Prosessmodell Hurtigguider - rammeverk Sist redigert 13.06.2009 For å arbeide med prosessene, må du kunne synliggjøre og kommunisere dem på overordnet nivå. Du må også kunne bryte dem ned i mer detaljerte sub-prosesser ved behov. Snorre Fossland Eier og driver Snorres Modellbyrå Innhold Introduksjon... 2 Om modellen... 2 Arbeidsprosessen (Work process)... 4 Input... 4 Styring og kontroll... 5 Output... 5 Ressurs (Mechanism)... 6
Introduksjon En arbeidsprosess kan defineres som summen av de aktiviteter som sammen skaper en kundeoppfattet verdi. All virksomhet kan beskrives som en samling med prosesser. For eksempel produksjon av produkter, oppfylling av ordrer, utvikling av nye produkter, vedlikehold av varemerker og løsning av kundens problemer. Det å arbeide med økt verdiskapning i virksomheten betyr dermed i praksis å forbedre de ulike prosessene. En arbeidsprosess kan defineres som summen av de aktiviteter som sammen skaper en kundeoppfattet verdi. I og med at det stilles krav til en kundeoppfattet verdi, har en arbeidsprosess med andre ord en mottaker av prosessens resultat. Denne mottakeren kan være internt i egen virksomhet eller eksternt. Prosesser kan defineres på overordnet nivå, men også på detaljert nivå. Arbeidsprosesser på overordnet nivå kan krysse organisatoriske grenser, enten mellom interne funksjoner, eller også mellom virksomheter som samarbeider i et kunde/ leverandørforhold. Prosesstankegangen har tradisjonelt vært brukt til kvalitetskontroll av produksjonsprosesser i industrien. Etter hvert har den også kommet inn som kvalitetsverktøy (totalkvalitetsledelse) både innenfor industri og tjenesteytende næringer. Prosessmodellering blir gjerne brukt for å finne eller beskrive den beste måten skape et ønsket resultat på ("beste praksis"), og også for å gjøre sammenligninger av ytelse ("benchmarking"). Om modellen En prosessmodell er en forenkling av virkeligheten med utgangspunkt i et gitt perspektiv. Begreper som prosess, aktivitet og oppgave brukes ofte om hverandre. Du kan gjerne si at aktivitet eller oppgave brukes om det nederste nivået du velger å modellere. Begrepsbruken er med andre ord i praksis avhengig av ståsted og formål. Prosessbeskrivelsen her tar utgangspunkt i notasjonsstandarden IDEFO. Elementene i prosessmodellen betegnes av og til som ICOMs, etter de engelske begrepene "input", "control", "output" og "mechanism". Fakta Andre vanlige standarder er: Prosessmodell 2 av 6
BPMN (Business Process Modeling Notation) UML (Unified Modeling Language) aktivitetskart Fakta Mange benytter også forskjellige notasjoner som: Dataflyt Aktivitetsmodellering I de ulike deltemaene beskriver jeg her kort de ulike elementene i en slik basis prosessmodell. Jeg har brukt prosessen med å bake et brød som gjennomgangseksempel. Nedbryting i hierarki Modellering på overordnet nivå gjøres ofte i forbindelse med den overordnede organisasjonsutviklingen i bedriften, og vil også kunne være sentralt i en bedrifts strategiarbeid. Nedbryting til detaljert nivå gjøres gjerne for å kvalitetssikre og effektivisere kritiske prosesser. For å få oversikt må prosesser ofte deles opp i flere nivåer (hierarki). Man får da en prosesstruktur som på øverste nivå viser hovedprosessene og på nederste nivå aktiviteter. Eksempel "bake brød": Bake brød kan brytes ned til lage deig, varme ovn og steke brødet. Hver av disse delprosessene vil igjen kunne beskrives og brytes ytterligere ned. Lage deig kan for eksempel brytes videre ned til: Blande ingredienser, elte deig, heve, elte deig, forme til brød og heve. Detaljeringsnivået vil avhenge av hva som oppfattes som hensiktsmessig i forhold til formålet. Notasjon: Delprosessene eller aktivitetene kobles sammen med pilene for å vise hvordan de henger sammen. I eksempelet over ser vi at outputen "deig" Prosessmodell 3 av 6
fra "lage deig" er input til "steke brød", mens outputen "ovn 200 grader" fra "varme ovn" inngår i elementene "styring og kontroll" for "steke brød" som en nødvendig forutsetning for at denne delprosessen skal kunne starte. Notasjonen viser også her at "lage deig" og "varme ovn" kan startes uavhengig av hverandre, mens "steke brød" er avhengig av begge de to andre delprosessene for å kunne gjennomføres. Arbeidsprosessen (Work process) Selve arbeidsprosessen beskriver hva som skal utføres. Prosessen kan være oppdelt i flere underprosesser (sub-prosesser) eller i konkrete aktiviteter. Eksempel "bake brød": I eksemplet mitt er selve arbeidsprosessen å bake brød. Den prosessen kan igjen deles opp i å lage en deig, varme ovnen og steke brødet. Notasjon: Ved modellering beskrives arbeidsprosessen inne i selve boksen som utgjør prosessen. Input Dette beskriver de ingrediensene som skal bearbeides (brukes, forbrukes eller endres) i prosessen. Dette kan være materiell, behov, informasjon, problemer eller tilstander. Eksempel "bake brød": I brødbaking er input mel, salt, olje og lignende. I tillegg kommer informasjon knyttet til disse ingrediensene, som for eksempel holdbarhetsdato. Notasjon: Input beskrives med piler inn til venstre kant av prosessen. Prosessmodell 4 av 6
Styring og kontroll I noen notasjoner visualiseres triggere for seg. De rammevilkår og regler som gjelder for prosessen. Det som bestemmer hvordan og når en prosess eller aktivitet utføres. Eksempler på elementer som utgjør styring og kontroll er standarder, regler, styrende planer, retningslinjer og lover. Dette kan være elementer som er spesifikk for bedriften (for eksempel gitt av bedriftens styrende dokumenter) eller generelle forhold som for eksempel lovgivning. En annen kategori som inngår i styring og kontroll er hendelser (events) som starter og eventuelt stopper prosessen. Disse omtales ofte også som triggere. Eksempel "bake brød": I brødbakeeksemplet må oppskriften og prosessen for eksempel følge norske og internasjonale lover med hensyn til hva som er tillatt for brødbaking. I tillegg kommer eventuelle bedriftsinterne regler og standarder, samt selvsagt den spesifikke brødoppskriften. Hendelsen som starter brødbakingen vil i praksis være at et gitt klokkeslett inntrer, her illustrert ved hanen som galer ved morgengry. Notasjon: Styring og kontroll beskrives med piler inn til toppen av prosessen. Output Den verdien som til syvende og sist blir gitt til mottakeren, prosessens kunde, i form av resultater, informasjon, leveranser, produkter og/eller tilstander. Tips Andre eksempler på output kan være (prosessen i parentes): Prosessmodell 5 av 6
betaling (oppfylling av ordrer) prototype (utvikling av produkter) bestilling (etablering av kundeforhold) løsning (oppfylling av servicekrav) Ved design av en prosess, vil du kunne se på dette som målet med prosessen, eller det den er ment å produsere. Ved anvendelse av prosessen, vil dette være det den faktisk produserer. Eksempel "bake brød": For bakeren i vårt eksempel, vil output være det ferdige brødet. Dette brødet har også gitte karakteristika som vil være en del av resultatet (sprø skorpe, nøtteaktig smak, enhetlig størrelse). Du vil også kunne se på et ferdig emballert brød med varedeklarasjon som output. Da må du også inkludere aktiviteter for dette i den totalprosessen du arbeider med. Notasjon: Output beskrives med piler ut fra høyre kant av prosessen. Ressurs (Mechanism) Ressurser, eller mekanismer, er noe som benyttes, men ikke forbrukes i prosessen. Dette kan være menneskelige ressurser og roller, verktøy, systemer, utstyr og andre fasiliteter. Roller kan være for eksempel prosesseier, prosessleder, utførende eller kontrollør. Eksempel "bake brød": I brødbaking kan mekanismene være kjøkkenredskap, ovn og baker. Notasjon: Mekanismer beskrives med piler inn til underkant av prosessen. Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Prosessmodell 6 av 6