Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Administrasjonsutvalet

Tokke kommune Møteinnkalling Til medlemene i Administrasjonsutvalet Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Tokke kommunehus Dato: 03.02.2016 Tid: 09:00 Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet snarast råd. Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling. Jarand Felland Leiar Marit Seltveit Konsulent

Saksliste Utvalssaksnr RS 16/1 RS 16/2 RS 16/3 RS 16/4 RS 16/5 RS 16/6 RS 16/7 Innhald Referatsaker May Helen Andreassen - Aksept av 100% fast tilsetjing som kokk for tida ved helse- og omsorgsetaten Synnøve Solli - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent sjukepleiar for tida ved helse- og omsorgsetaten Elzbieta Treska - Aksept av 59% fast tilsetjing som reinhaldar for tida ved teknisk etat Bekk Marita - aksept av 100% stilling som lærling helsefagarbeiderfaget for tida ved helse- og omsorgsetaten Gunvor Mandt - Oppseiing av delar av stilling (60%) som bioingeniør ved for tida helse- og omsorgsetaten Åse K. Midtbø - Oppseiing av stilling Mona Haugen - Aksept av 50% tilsetjing som prosjektstilling innanfor rusarbeid for tida ved helse- og omsorgsetaten i tida 161115 161118 Lukka DS 16/1 DS 16/2 DS 16/3 DS 16/4 DS 16/5 DS 16/6 DS 16/7 DS 16/8 DS 16/9 DS 16/10 DS 16/11 Delegerte vedtak Jeanette Romtveit Berdalen - Stadfesting på oppseiing delar av stilling Viviana Burgos - Svar på søknad om redusert stilling i perioden 210316-310317 John Fredik Kleve - Svar på søknad om redusert stilling i perioden 010116-311216 Ingunn Slettetveit - Svar på søknad om redusert stilling i perioden 010216-010217 Unni Lise Vadder - Svar på søknad om permisjon i perioden 021015-011016 Anne Toril Dalen - Svar på søknad om redusert stilling i perioden 051115-041115 Kjersti Solli - Svar på søknad om redusert stilling skuleåret 2016/2017 Elin Solbu - Svar på søknad om reduksjon i stilling for skuleåret 2016/2017 Lene Christin Larsen - Svar på søknad om permisjon i perioden 241215-241216 ved langvarig fråvær Lisemette Hansen - Svar på søknad om permisjon i perioden 130316-310816 Mia Marie Gøytil - Svar på søknad om permisjon X X X

PS 16/1 Politiske saker Grimdalstunet - vidare driftsopplegg Orienteringssaker: Helse- og omsorgssjefen orienterar om 12-timers turnus i Åheim og drøftar organisering i Helse- og omsorg. Teknisk sjef orienterar om ressursgjennomgangen i teknisk. Personalsjefen orienterar om resursgjennomgangen i sentraladministrasjon.

Referatsaker RS16/1MayHelenAndreassen-Akseptav100%fasttilsetjingsomkokkfortidavedhelseogomsorgsetaten RS16/2SynnçveSolli-Akseptav100%fasttilsetjingsomoffgodkjent sjukepleiarfortidavedhelse-ogomsorgsetaten RS16/3ElzbietaTreska-Akseptav59%fasttilsetjingsomreinhaldarfortida vedteknisketat RS16/4BekkMarita-akseptav100%stillingsomlærling helsefagarbeiderfagetfortidavedhelse-ogomsorgsetaten RS16/5GunvorMandt-Oppseiingavdelaravstilling(60%)sombioingeniçr vedfortidahelse-ogomsorgsetaten RS16/6ÅseK.Midtbç-Oppseiingavstilling RS16/7MonaHaugen-Akseptav50%tilsetjingsomprosjektstillinginnanfor rusarbeidfortidavedhelse-ogomsorgsetatenitida161115-161118

Delegertevedtak DS16/1JeanetteRomtveitBerdalen-Stadfestingpåoppseiingdelaravstilling DS16/2VivianaBurgos-Svarpåsçknadomredusertstillingiperioden 210316-310317 DS16/3JohnFredikKleve-Svarpåsçknadomredusertstillingiperioden 010116-311216 DS16/4IngunnSlettetveit-Svarpåsçknadomredusertstillingiperioden 010216-010217 DS16/5UnniLiseVadder-Svarpåsçknadompermisjoniperioden021015-011016 DS16/6AnneTorilDalen-Svarpåsçknadomredusertstillingiperioden 051115-041115 DS16/7KjerstiSolli-Svarpåsçknadomredusertstillingskuleåret2016/2017 DS16/8ElinSolbu-Svarpåsçknadomreduksjonistillingforskuleåret 2016/2017 DS16/9LeneChristinLarsen-Svarpåsçknadompermisjoniperioden 241215-241216vedlangvarigfråvær DS16/10LisemetteHansen-Svarpåsçknadompermisjoniperioden130316-310816 DS16/11MiaMarieGçytil-Svarpåsçknadompermisjon

Politiskesaker

Politiskesaker

Tokke kommune Arkiv: C56 Saksnr.: 2016/129-2 Sakshands.: Olav Bjørn Bakken Direkte tlf.: 35075219 Dato: 14.01.2016 Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Utviklingsutvalet 16/2 28.01.2016 Administrasjonsutvalet 16/1 03.02.2016 Formannskapet 16/3 03.02.2016 Kommunestyret Grimdalstunet vidare driftsopplegg Vedlegg: 1 Grimdalstunet - drift sumaren 2016 2 Kommunestyresak 15/056 3 Fråsegn VTM 210116 4 Notat frå styremedlemene i Anne Grimdalens minne, Torunn Haugsevje og Randi J. Felland Saksutgreiing: Tokke kommunestyre hadde sak om auka kommunalt tilskot til vidare drift av Grimdalstunet (Anne Grimdalens minne) oppe til handsaming 8.des 2015. Då vart saka utsett sjå vedlegg 2. Her vert også problemstillinga i saka nærare forklart, men eit kort samandrag: - Styret for Grimdalstunet ser seg ikkje i stand til å drive anlegget vidare med noverande driftsopplegg - Styret har teke initiativ til konsolidering med Vest-Telemark museum (VTM), og overføring av driftsansvaret til VTM - VTM kan ikkje ta på seg dette utan å få tilført meir driftsmidlar kr 700 000,- pr år der kr 500 000,- er tenkt å koma frå staten (Kulturdepartementet), og kr 200 000,- må koma frå lokale kjelder - Tokke kommune må innan 1.mars 2016 ha gjort vedtak om auka tilskot til Grimdalstunet (kr 200 000,-) viss søknaden om statleg tilleggsfinansiering skal koma med i statsbudsjettet for 2017. - Tokke kommune må i tillegg ta ansvar for alarmmottak, ettersyn/snomåking, vedlikehald og reparasjonar av museumsbygget og utleigebustaden stipulera til om lag kr 75 000,- pr år. - For varig drift av Grimdalstunet må kommunen altså inn med i alt kr 340 000,- pr år, der kr 200 000,- kjem i tillegg til dei kr 140 000,- kommunen allereie støttar med.

- Stiftinga Grimdalsfondet har om lag 3,1 mill kr til rådvelde, men bruken av desse midlane er i stor grad styrt av vedtekter - Stiftinga Anne Grimdalens minne har om lag 0,6 mill kr i oppspart reservekapital. I saka som vart handsama 2.des 2015 i formannskapet, vart det understreka at det var viktig å få til drift sumaren 2016. Rådmannen har laga eit forslag til driftsopplegg for sesongen 2016, der kommunen tek over drifta av Grimdalstunet. For å kunne gjere dette må ein engasjere ein prosjektmedarbeidar (gallerist) som kan førebu og gjennomføre drifta i 2016. Rådmann tilrår ei 50 % stilling i 6 månader ut frå eit overslag på arbeidsmengde. Rådmannen foreslår slikt budsjett for prosjektet for 2016: Utgifter: 1. Løn museumsstyrar/prosjektmedarbeidar (gallerist) inkl sosiale utg kr 175 000,- 2. Løn omvisarar med sosiale utgifter kr 225 000,- 3. Driftsutgifter (straum, reinhald, forskring, gebyr osb) kr 200 000,- 4. Vedlikehald, snomåking, teknisk drift kr 100 000,- 5. SUM utgifter kr 700 000,-. Inntekter: 1. Tilskot frå Tokke kommune (eksisterande løyving) kr 140 000,- 2. Tilskot frå Grimdalsfondet kr 50 000,- 3. Inntekter frå sal av bilettar m.m. kr 50 000,- 4. Inntekter husleige, andre inntekter kr 60 000,- 5. Tilskot stiftingsstyret kr 400 000,- 6. SUM inntekter kr 700 000,- Budsjettforslaget er sett opp på bakgrunn av mellom anna driftsrekneskap for Grimdalstunet. I si vurdering av opplegget (sjå vedlegg 1), har styret for Grimdalstunet uttrykt ynskje om at overføringa til kommunen vert redusert frå kr 400 000,- til kr 200 000,-. Men skal styret betala mindre må kommunen inn med meir midlar for å få dette til. Vest-Telemark museum har også kome med ei fråsegn til saka sjå vedlegg 3. Her peikar dei mellom anna på at også VTM treng å få tilført midlar for å ta i vare dei oppgåver VTM er tiltenkt i drifta sumaren 2016. Det bør la seg gjere innafor den budsjettramma som er sett opp stor kr 700 000,-. Etter at saka vart sendt Utviklingsutvalet har også to av styremedlemene i Anne Grimdalens minne kome med eit notat sjå vedlegg 4. Spørsmålet om varig drift av Grimdalstunet - eller kva som skal skje med samlinga og anlegget etter 2016, er ikkje løyst med dette. Ei avklart løysing krev at kommunestyret aukar den årlege løyvinga til Grimdalstunet med kr 200 000,- til kr 340 000,-, og ei slik varig høgding av utgiftene bør vurderast i samband med rulleringa av økonomiplanen.

Grimdalstunet er formelt sett ei eiga sjølvstendig juridisk eining, og Tokke kommune har ikkje eit formelt ansvar for at drifta haldast oppe. Viss ei stifting ikkje lenger har eit fungerande styre vil Stiftingstilsynet kunne gå inn og ev oppnemne eit avviklingsstyre som avviklar verksemda. Men ei slik avgjerande og for mange dramatisk utfall, bør gjennomdrøftast noko betre enn det har vore tid til så langt. Rådmannen tilrår difor at endeleg avklaring vert gjort i samband med rullering av økonomiplanen og budsjetthandsaming/vedtak til hausten, og at våren vert nytta til å drøfte saka med museale interesser, styret for Grimdalsfondet, Anne Grimdalen sin familie, Stiftingstilsynet (som ev kan godkjenne endra vedtekter) osb - og på bakgrunn av den politiske handsaminga og signal som kjem fram av denne saka. Det er skilnad på om kommunestyret under handsaminga av saka signaliserar vilje til å auke løyvingane eller om ein signaliserar eit klart nei slik rådmannen tilrår. Rådmannen si tilråding: 1. Tokke kommune ved PNK-etaten tek over driftsansvaret for Grimdalstunet i tråd med saksopplysningane for driftsåret 2016, og på vilkår av at styret for Grimdalstunet yter eit tilskot stort kr 400 000,- til dette. 2. Det vert skipa ei prosjektstilling som gallerist i 50 % stilling i 6 månader knytt til PNK-etaten for å gjennomføre pkt 1. 3. Budsjett for prosjektet i tråd med saksopplysningane godkjennast og innarbeidast i PNK-etaten sitt budsjett for 2016. 4. Det vidare arbeid med tanke på ei varig løysing for Grimdalstunet må legge til grunn uendra løyvingar frå Tokke kommune si side.

Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2015/123-5 Sakshands.: Olav Bjørn Bakken Direkte tlf.: 35075219 Dato: 06.11.2015 Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Formannskapet 15/79 02.12.2015 Kommunestyret 15/66 08.12.2015 Kommunestyret Konsolidering av Anne Grimdalens Minne med Vest-Telemark museum auka kommunal finansiering? Saksutgreiing: Denne saka tek sikte på å få ei avklaring frå Tokke kommunestyre om det aktuelt for kommunen å gå inn med nye friske midlar for å halde fram med drift av museet Anne Grimdalens minne. Styret for stiftinga Anne Grimdalens Minne (heretter kalla Grimdalstunet), ser seg ikkje i stand til å drive vidare som no, og har teke initiativ til ei konsolidering med Vest- Telemark museum (VTM). Men VTM krev kr 700 000,- i nye årlege friske midlar for å ta ansvar for delar av museumsdrifta der kr 200 000,- må koma frå lokal finansiering og kr 500 000,- frå staten. Bakgrunnen for at styret ber om konsolidering med VTM er at Grimdalstunet stend føre omfattande vedlikehald, men og andre utfordringar med drifta som gjer at styret ikkje ser seg i stand til å halde fram slik dette er organisert og finansiert no. Av vesentlege utfordringar kan nemnast at Grimdalstunet har 11 antikvariske bygningar med torvtak som alle stend for tur til snarleg vøling. Det same gjeld sjølve museumsbygget mellom anna eit flatt tak som er over 40 år gamalt. Tokke yter i dag om lag kr 1 350 000,- i faste årlege tilskot til museumsdrift i kommunen. Kr 710 000,- av denne summen er driftstilskot til VTM inklusive avdelingane i Eidsborg og Åmdals Verk gruver. I tillegg betalar kommunen kapitalutgiftene i samband med eit lån VTM tok opp då dei bygde sitt nye museumsbygg i Eidsborg med om lag kr 500 000,- i året. Dette lånet har ei nedbetalingstid på 25 år rekna frå 2011. Anne Grimdalens Minne får også eit driftstilskot frå kommunen. Dette er på kr 140 000,- i året til dekning av driftsutgifter til straum/oppvarming, forsikring, kommunale avgifter, løn til omvisarar, vedlikehald osb. Berre straum og forsikring kostar om lag kr 100 000,- i året. Styret og varamedlemer har opp gjennom åra lagt ned ei stor friviljug innsats og arbeid for å få dette til å gå rundt, men innser no at ein er ved eit vegskilje. Mellom anna har dei laga mat for sal i kafeteriaen på dugnad for å dekke driftsutgiftene.

Det er ført drøftingar med Vest-Telemark museum med tanke på konsolidering dvs at VTM tek over driftsansvaret for Grimdalstunet, og at Stiftinga Anne Grimdalens minne vil halde fram med eit lokalt museumsstyre med avgrensa oppgåver. VTM legg til grunn at dei ikkje kan ta over driftsansvaret for Grimdalstunet utan nye friske pengar. Det ville gå ut over det øvrige museale ansvar og drift som VTM har. Og då VTM er ei uavhengig stifting kan heller ikkje kommunen «instruere» VTM ein må koma fram til ei sams løysing for ev å få dette til. VTM har gjort ei vurdering av vedlikehaldstrong og driftsutgifter framover for dei antikvariske bygningane, og som tidlegare opplyst konkludera med at det må inn om lag kr 700 000,- i nye årlege tilskot for å drive museet og dei antikvariske bygningane på ein forsvarleg måte. Denne summen føreset at Tokke kommune tek ansvar for tyngre vedlikehald av museumsbygget og vaktmeistar/utleigebustaden. For museumsbygget må ein rekne med vøling av tak, måling fasade, skifting av vindauge, og kostnadane til dette er vanskeleg å setje nøyaktige tal på, men teknisk etat har gjort eit kostnadsoverslag på kr 150 000,- til 200 000,- for reperasjon av taket, og noko tilsvarande for oppussing av fasade og skifting av vindauge. Dei kr 700 000,- i årleg tilleggsramme for VTM er då tenkt finansiert slik at ein lokalt (kommune og ev andre) finansierar kr 200 000,-, medan staten bidreg med kr 500 000,- i året. Det statlege bidraget er avhengig av eit lokalt bidrag i ei fordeling 40 % lokalt og 60 % frå staten. Det lokale tilskotet vert då 200 + 140 = 340. Ein har ikkje nokon garanti for at staten ved Kulturdepartementet vil auke si løyving om den lokale finansieringa aukast - dette vil bli ein del av det statlege budsjettarbeidet. For at Grimdalstunet skal koma med i statsbudsjettet for 2017 må Tokke kommunestyre fatte eit vedtak om lokal finansiering innan 1.mars 2016. Men styret treng signal helst før jol for å koma i gang med førebuingane til neste sesong. VTM kan ikkje overta det fulle driftsansvar for Grimdalstunet før frå 1.jan 2017. Bror av Anne Grimdalen (Olav) skipa 2 stiftingar i samarbeid med Tokke kommune for å ta i vare minnet og kunsten etter Anne: 1. Anne Grimdalens minne - med ansvar for å drive museet og garden, og 2. Grimdalsfondet - som forvaltar avkastninga av inntekter frå den kapitalen som Olav Grimdalen sette av i fondet - opphavleg på kr 500 000,- der kr 300 000,- av denne summen kom frå salet av garden til Tokke kommune. Grimdalsfondet hadde pr 31.12.2014 ein fast, bunden kapital på kr 2 521 456,- og ein fri forvaltningskapital på kr 624 448,-. Grimdalsfondet er bunde av vedtekter som mellom anna krev at 50 % av avkastinga kvart år leggast til den bundne kapitalen. Det er såleis ein relativt liten sum i frie midlar med det låge rentenivået me no ser om lag kr 25 000,- i året. Det som overstig kr 500 000,- av den faste kapitalen kan lånast ut i 8 år til tiltak som er til bate for museet. Grimdalstunet (Anne Grimdalens Minne) har om lag kr 600 000,- i oppspart reservekapital (disposisjonsfond). Grimdalstunet leiger ut ei hytte ved Gausbu til familien Grimdalen (kr 5 000,-), har eit mindre tilskot for å slå eit jorde med verneverdige planter (kr 9 000,-) og leiger ut dyrka areal (kr 9 500,-) for til saman kr 23 500,- i året. I tillegg vert jakta leigd ut.

Kommunen vel styremedlemene både til Grimdalstunet og til Grimdalsfondet. Munnleg har styreleiar for Grimdalsfondet (Olav Felland) sagt seg positiv til å støtte driften av Grimdalstunet med heile den årlege avkastninga (om lag kr 50 000,-), men dette krev vedtektsendringar - som må godkjennast av Stiftingstilsynet. Det er mogleg etter godkjenning frå Stiftingstilsynet, å avvikle, endre eller slå saman ei stifting med ei anna tilsvarande stifting t.d. VTM (omdanne). Dette vert ikkje nærare vurdera i denne omgang, men rådmannen må uansett fylgje opp med ei ny sak ut frå kva kommunestyret seier om vidare drift ved Grimdalstunet. Vurderingar Problemstillinga i saka er grovt sett som fylgjer (men litt avhengig av kva kommunestyret gjev av signal for vegen vidare): a) fyrst avklare om det er grunnlag for vidare drift av Grimdalstunet, dvs om kommunen kan garantere for nye, friske, lokale midlar tilsvarande om lag kr 200 000,- i året, pluss ansvar for museumsbygget - som er ein ukjent kostnad. b) viss ja på a: legge ein plan for drifta i 2016, og for eit varig driftsopplegg eller c) viss nei, legge ein plan for avvikling, ev redusert drift om dette er mogleg. For at drifta ved Grimdalstunet skal halde fram på sikt må kommunen stille med rundt kr 150 000,- i auka årleg tilskot samt ta på seg vedlikehaldsansvar for museumsbygget der kostnadane er usikre samt stell av gardstunet. Dei resterande kr 50 000,- legg ein då til grunn at vert finansiert av Grimdalsfondet og dei inntektene som kan koma frå eigedomen. Vaktmeistarbustaden kan ein vurdere å selje, men er i så fall avhengig av godkjenning. Eit sal av bustadhuset vil kunne frigjere midlar som kan nyttast til kortsiktig vøling av museumsbygget. Det er også ei hytte knytt til eigedomen som ligg ved Gausbuvatnet, og denne hytta kan også vere mogleg å selje om stiftingstilsynet godkjenner det. Her har det vore nemnd ein mogleg salssum på kr 300 000,-. Sidan her er ein viss reservekapital i museet kan ein i teorien halde museet oppe eitt år eller to til, men om ein ikkje har ein langsiktig plan så bør ein kanskje avvikle fyrst som sist og nytte oppspart kapital i ei styrt avvikling/avhending/sal. Utan ei langsiktig løysing vil ein uansett truleg ikkje klare å få på plass eit lokalt styre, slik at ei kortsiktig drift i det vesentlege ville bli i kommunens eigen regi. Rådmannen kan ikkje tilrå kommunestyret å auke tilskotet til museumsdrift eller ta på seg ansvar for meir bygningsmasse i ein situasjon der kommunen ikkje har ressursar til å ta vare på dei bygg og anlegg ein allereie har ansvaret for. Om kommunestyret fylgjer rådmannens tilråding, så må ein koma attende med ei ny sak om kva ein då bør gjere med museet. Lokalstyret for Grimdalstunet og VTM bør då koma med sine tilrådingar i saka som del av ei ny saksførehaving. Rådmannen si tilråding: 1. Tokke kommune har ikkje høve til å auke sitt tilskot til museumsdrift ved Anne Grimdalens minne ut over dei kr 140 000,- i året som no vert gjeve. 2. Tokke kommunestyre ber styret for Anne Grimdalens minne og Vest-Telemark museum om ei tilråding om kva ein bør gjere vidare med Grimdalstunet.

Saksprotokoll i Formannskapet - 02.12.2015 Det var i møtet sett spørsmål om Jarand Felland og Tone Sofie Dale Solvang vart inhabil i saka. Det vart samrøystes vedteke at Jarand Felland og Tone Sofie Dale Solvang var inhabil i saka. Birgit Johanne K. Olsnes leia møtet under saka. Varamedlemmer Sverre Bakke og Laila K. Taraldlien deltok i handsaminga. Tillegg til pkt 2 i møtet: Og ser det som viktig å få til drift sommaren 2016. Rådmannen sin tilråding med tillegg vart samrøystes vedteke. Vedtak 3. Tokke kommune har ikkje høve til å auke sitt tilskot til museumsdrift ved Anne Grimdalens minne ut over dei kr 140 000,- i året som no vert gjeve. 4. Tokke kommunestyre ber styret for Anne Grimdalens minne og Vest-Telemark museum om ei tilråding om kva ein bør gjere vidare med Grimdalstunet. Og ser det som viktig å få til drift sommaren 2016. Saksprotokoll i Kommunestyret - 08.12.2015 Tone Sofie D. Solvang og Jarand Felland stilte spørsmål om habilitet i saka. Det vart samrøystes vedteke at dei var inhabile i saka. Framlegg frå Thor Arne Heggtveit om at Birgit Johanne K. Olsnes vart setteordførar i saka. Samrøystes vedteke. Karstein Midtbø og Monica Borgen vart innkalla som vara i saka. Framlegg få Hilde Alice Vågslid, Ap: Utsetje saka til neste møte etter nye opplysningar i møtet frå rådmannen. Det vart røysta over framlegget til Hilde Alice Vågslid, Ap. Framlegget vart samrøystes vedteke. Vedtak Saka vart utsett til neste møte.