Konkurransegrunnlag Leie av ett autolinefartøy til merkeforsøk på blåkveite i mai 2008. Tokt nr: 2008 836 Tilbudsfrist 4. april 2008 kl. 1430 Åpen anbudskonkurranse 1
Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. I TILBUDSINNBYDELSE Orientering om toktet: Havforskningsinstituttet ønsker å leie ett autolinefartøy til merking av blåkveite. Toktet starter i Tromsø 19. mai 2008 kl. 1200 og avsluttes i Tromsø 24. mai 2008 kl 1200. Formålet med toktet er merking av blåkveite med konvensjonelle Floy merker og elektroniske datalagringsmerker. Merkingen vil foregå langs Eggakanten mellom 71 N og 75 N. Havforskningsinstituttets representanter vil utføre merkeoperasjonene og fartøyets mannskap må følge toktleders instrukser. Stubbene skal stå ute kort tid (3-6 timer) og hales langsommere enn normalt. Blåkveiten skal behandles skånsomt når den tas av linen, hvilket i praksis vil si at forsynet kuttes med kniv og fisken løftes inn etter forsynet. Kroken blir deretter klippet etter at fisken er om bord. Forskningsaktivitetene ledes av Havforskningsinstituttets toktleder. Posisjoner, dyp og ståtid på stubbene vil bestemmes underveis i toktet med utgangspunkt i fangster, ekkoregistreringer, redskap, vær- og strømforhold. Dette fordrer god dialog mellom toktleder og skipper. All fisk som ikke merkes og settes ut igjen skal tas vare på av fartøyets mannskap som under normal drift. 2
1 Kontraktens forutsetning, omfang og varighet Med forbehold om at nødvendige økonomiske tilskudd/forskningskvote blir gitt Havforskningsinstituttet, vil kontrakten vare fra 19-24.05.2008. Under forutsetning av at Havforskningsinstituttet får tildelt forskningskvote kan fartøyet fiske inntil 3 tonn blåkveite (rund vekt). All fangst tilfaller Havforskningsinstituttet. 2 Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), vedtatt ved kgl. res. 24.november 2006. Anskaffelsen gjennomføres som et uprioritert tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i forskriftene, jf kapittel 5. 3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 04.04.2008 kl. 1430 for å komme i betraktning. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 4 Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon skal leveres på norsk i lukket konvolutt merket Anbud tokt nr. 2008 836. Tilbudet skal enten sendes eller leveres til: Postadresse: Havforskningsinstituttet Postboks 1870, Nordnes 5817 Bergen Leveringsadresse: (Levering kun mot kvittering fra arkivet) Havforskningsinstituttet v/arkivet Nykirkekaien 1, 2 etg. 5004 Bergen Tilbud må ikke sendes pr. telefaks eller pr. e-post. Mottatte tilbud i strid med dette avvises, se punkt 7. 3
5 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderne har spørsmål til konkurransegrunnlaget er fristen til dette satt til 01.04.2008 kl.1430. Alle henvendelser skal skje skriftlig pr. e-mail til post@imr.no og merkes med det aktuelle toktnummer. Oppdragsgiver har kun adgang til å besvare spørsmål som gjelder eventuelle uklarheter eller feil i konkurransegrunnlaget. 6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 7 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-12, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med reglene om avvisning nevnt ovenfor. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 19.05.2008. II GRUNNLAGET FOR KONKURRANSEN 1 Kvalifikasjonskrav til reder Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. 4
Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet: Skatteattester HMS-egenerklæring (se vedlegg 1) Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. HMS-egenerklæring Samtlige leverandører skal levere HMS-egenerklæring i samsvar med skjema for dette som ligger vedlagt dette konkurransegrunnlag (vedlegg 1). Ved dette må leverandøren erklære at han/hun oppfyller eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Egenerklæringen må være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom egenerklæringen ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. 2 Krav til fartøy m.v. Fartøyet må: a) Ha mannskap med erfaring fra lignende tokt/fiskeri, helst på blåkveite. b) Ha mannskap som kan gjennomføre de arbeidsoppgaver som Havforskningsinstituttets representanter måtte pålegge, bl.a. assistanse ved merking. c) Ha skipper/ styrmann som underveis i toktet skal føre et standard skjema for registrering av aktivitet, bl.a. posisjon, tid for setting/ haling, stubbens lengde, dyp, antall krok etc. Dette skjema tas med av toktleder. d) Være bemannet og utrustet for effektivt linefiske og døgnkontinuerlig drift. e) Bruke en 50:50 blanding av akkar og makrell som agn. 5
f) Lage til gode arbeidsplasser for Havforskningsinstituttets personell med arbeidsbord i dragerrom og plass for tilrigging av medbrakt PC i styrehuset. g) Ha mulighet for å fryse ned fiskeprøver. h) Ha moderne navigasjons- og kommunikasjonsutstyr, tilgang til bredbånd, e- post, mobiltelefon, telefax/skriver, VHF og ekkolodd. i) Ha ekstra lugarplass med tilfredsstillende sanitære forhold for inntil 3 personer fra Havforskningsinstituttet. Dersom disse er av ulikt kjønn må det være plass til innkvartering på egne lugarer for hvert kjønn. j) Ha god lagringsplass for prøvetakingsutstyr. k) Ha godkjent rednings- og sikkerhetsutstyr. l) Ha røykfrie felles arbeids- og oppholdsrom, forbud mot røyking på lugarene, i bysse, messe og styrehus i periodene hvor Havforskningsinstituttet har representanter om bord. m) Ha prosedyre for avfallshåndtering (herunder spillolje) som forhindrer forurensing. n) Ha prosedyre for håndtering av fiskeavfall og ikke omsettelig fisk. 3 Krav om dokumentasjon / redegjørelse Følgende dokumentasjon / redegjørelse skal følge tilbudet: 3.1 Spesifikasjon av fartøy, fiskeredskap, sikkerhetsutstyr, kommunikasjonsutstyr og lugarforhold. 3.2 En redegjørelse for de øvrige forhold nevnt under punkt 2 (Krav til fartøy m.v) som ikke er omfattet av spesifikasjonen gitt under pkt. 3.1. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 11-11. III TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som anses egnet iht. ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fartøy får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : Erfaring slik det er beskrevet under punkt 2 ovenfor. Art og kvalitet av utstyr om bord slik det er beskrevet under punkt 2 ovenfor. Innvendige fasiliteter om bord (lugar- og sanitære forhold, arbeids/kontorplass, osv.) Miljøhensyn (bl.a. røykfrie soner, avfallshåndtering). 6
Pris Kriteriene er ikke angitt i prioritert eller vektet rekkefølge. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. IV ØVRIGE REGLER OM KONKURRANSEN OG TILBUDET 1 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2 Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 5 Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges og inngås kontrakt med en eller flere leverandører. Ved like kvalifiserte tilbud forbeholder vi oss retten til å foreta loddtrekning. 7
6 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 7 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbyderne ved anbudskonkurranser, hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne, bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da tilbudet må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 8 Pris / oppgjør Under forutsetning av at Havforskningsinstituttet får tildelt forskningskvote kan fartøyet fiske inntil 3 blåkveite (rund vekt) til oppdraget. All fangst tilfaller Havforskningsinstituttet. Fartøyets pristilbud ønskes gitt i pris pr. døgn. Reder dekker utgifter til bunkers, smøreolje, emballasje- og losseutgifter og evt. havneavgifter. Kost skal ikke tas med i tilbudet og eventuelle andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner ekskl. merverdiavgift. 8
Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato ( ) Ingen ansatte Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 9