HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL

HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I STAVANGER KOMMUNE 2012-2015

Del 1 Bakgrunn, ansvar og målsettinger Innledning Stavanger kommune skal etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. Denne handlingsplan inngår i Stavanger kommunes anskaffelsesstrategi, og skal bidra til økt kvalitet på innkjøpene og at innkjøp skjer på en bærekraftig og ressurseffektiv måte. Planen gjelder for perioden 2012-2015. Den ble første gang utarbeidet i 2009. Handlingsplanen er et styringsverktøy. Den angir hvilke etiske krav som skal stilles, i hvilke anskaffelser det skal stilles krav og hvordan kravene skal følges opp. Handlingsplanen beskriver også behovet for kompetanse og ressurser, samt betydningen av kommunikasjon, dialog og samarbeid med leverandører, fagmiljøer og andre interessenter. Ansvar for gjennomføring av handlingsplanen Den enkelte leder har ansvaret for gjennomføringen av handlingsplanen i sin virksomhet ved tildeling og oppfølging av kontrakter, samt for å bidra med nødvendige opplysninger i forbindelse med kommunens årsrapport om etisk handel til Initiativ for etisk handel. Arbeidet med etisk handel i kommunen er et ressurskrevende arbeid, og den enkelte leder må derfor tilse at tilstrekkelige ressurser settes av til å utføre dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Den sentrale innkjøpsfunksjonen har ansvar for å informere og å gi støtte i forbindelse med gjennomføringen av tiltakene i handlingsplanen, og kan kontaktes ved spørsmål. Kostnader knyttet til gjennomføring av planen (kontroller mv.) belastes den virksomhet/avdeling som har ansvaret for anskaffelsen dette gjelder. For kommuneovergripende avtaler som berører flere enheter, dekkes disse kostnadene i utgangspunktet av Innkjøpsavdelingen. Hva er etisk handel og etiske krav, og hvorfor er det viktig? Etisk handel er handel som ivaretar og fremmer arbeidstakerrettigheter, menneskerettigheter og miljø i leverandørkjeden. Etiske krav beskriver minstestandarder for disse områdene 1. Å stille etiske krav handler ikke om å eksportere norske arbeidsstandarder til andre land. Det handler om å respektere grunnleggende arbeidstakerrettigheter og menneskerettigheter. Etisk handel er viktig fordi: Stavanger kommune skal ta aktivt samfunnsansvar gjennom å etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, 2. setning sier at: Det offentlige [skal opptre] med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 1 Sosiale hensyn / ansvar er også et begrep som brukes. Sosiale hensyn/ansvar er imidlertid et langt videre begrep enn etiske krav, og omfatter ansettelsesmuligheter, anstendige arbeidsforhold, overholdelse av sosiale rettigheter, sosial integrasjon, etisk handel, m.m. Dette er en handlingsplan for etisk handel og begrepet etiske krav er derfor brukt. 2

Etiske krav vil bidra til å styrke prinsippet om likebehandling og ikke-diskriminering og derigjennom bidra til rettferdig konkurranse mellom likeverdige aktører. Etiske krav vil motvirke til at useriøse aktører tildeles kontrakter. Det vil bidra til å styrke tilliten mellom Stavanger kommune og de ansatte, skattebetalere/ innbyggere, leverandører, kunder og andre interessenter. Stavanger kommune gjennom sitt medlemskap i Initiativ for etisk handel har forpliktet seg til å stille etiske krav ved sine innkjøp. Målsettinger for planperioden Målsettinger for planperioden 2012-2015 er følgende: 1. Anvende etiske krav i de anskaffelser der en risikovurdering tilsier et behov for dette 2. Gjennomføre tiltak for oppfølging og kontroll av etterlevelse av kravene i minimum 3 anskaffelser per år (rammeavtaler og/eller enkeltanskaffelser) 3. Delta i arbeidet med å videreutvikle og teste ut etiske krav som kvalifikasjonskrav 4. Gjennomføre tiltak for å øke kompetansen på etisk handel i hele kommunens innkjøpsorganisasjon 5. Øke kompetansen på etisk handel hos sentrale leverandører 6. Videreutvikle rutiner for en mer ressurseffektiv oppfølging av leverandører 7. Vurdere muligheter for samarbeid med andre offentlige aktører i Norge og utenlands Medlemskap i Initiativ for etisk handel (IEH) Stavanger formannskap vedtok våren 2007 (sak 3129/07) at Stavanger kommune skulle søke om medlemskap i IEH og ga derigjennom sin tilslutning til IEHs vedtekter og prinsipperklæring. IEH er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel. Deres formål er samarbeid for handel som sikrer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. Dette skal gjøres ved å: Styrke oppslutningen om etisk handel Styrke medlemmenes arbeid med etisk handel Medlemskapet i IEH medfører at Stavanger kommune er forpliktet til å: Bruke sin innflytelse til å styrke oppslutningen om og forståelsen for etisk handel Utvikle egne etiske retningslinjer og formidle disse overfor sine handelsforbindelser i leverandørkjeden 2. IEHs etiske retningslinjer angir minimumsstandard Arbeide aktivt for at arbeids- og miljøstandarder forbedres i leverandørkjeden Avgi en årlig rapport om arbeidet med etisk handel. Årsrapporten er offentlig tilgjengelig Stavanger kommune vil støtte seg til IEH og den kunnskapen organisasjonen har om etisk handel og leverandørkjedeutfordringer. 2 For offentlige virksomheter betyr dette å stille etiske krav i risikoanskaffelser. 3

Del 2 Etiske krav, oppfølging og ressurser Etiske krav Kontraktsvilkår Våre leverandører skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til Stavanger kommune skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav. ILOs kjernekonvensjoner Ansattes rettigheter Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. 4

Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Bestemmelser i nasjonal lovgivning Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger skal etterleves. Som en hovedregel vil Stavanger kommune anvende samtlige krav. Imidlertid vil vi vurdere behovet for å tilpasse kravene etter type anskaffelse og bransje. Tilpassede krav vil ikke være svakere enn ovennevnte krav. Ovennevnte krav skal inntas i kommunens dokumentmaler for konkurransegrunnlag, kontrakter og oppfølging av kontrakter. Hvor i anskaffelsesprosessen? Etiske krav benyttes primært som kontraktsvilkår i Stavanger kommunes varekontrakter. Vi vil vurdere å bruke etiske krav som kvalifikasjonskrav. I hvilke anskaffelser skal det stilles etiske krav? Stavanger kommune skal stille etiske krav ut fra en risikovurdering. Sentrale kriterier i denne vurderingen er: Type ytelse/anskaffelse Hvor tilvirkning finner sted Estimert kontraktsverdi Anskaffelsens symbolverdi En rekke rapporter og studier har identifisert flere vare-/ produktgrupper der det er risiko for at tilvirkningen skjer på en måte som bryter med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter. Stavanger kommune vil vurdere å stille etiske krav ved anskaffelse av: Tekstiler og klær (for eksempel uniformer og fottøy) Steinprodukter Vann- og avløpsutstyr Medisinsk-teknisk utstyr Vareleveranser knyttet til bygg- og anleggskontrakter Møbler og inventar Leker Lekeapparater Idrettsutstyr Verktøy Profileringsartikler Elektronikk 5

Datamaskiner og -utstyr Listen er ikke uttømmende og hvilke produktgrupper som inngår vil endre seg over tid. IEH bekrefter at det er risiko knyttet til produksjon av vare-/produktgruppene over. Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) har utviklet et prioriteringsverktøy til bruk for risikovurdering på overordnet nivå 3. Med faglig støtte i IEH og ved hjelp av Difis prioriteringsverktøy, vil kommunen gjøre en årlig risikovurdering av de anskaffelser som forventes gjennomført i det påfølgende år. I de kontrakter der etiske krav er stilt, skal oppfølging av kravene foregå som angitt nedenfor. Dersom en risikovurdering tilsier at det er behov for det, skal det vurderes gjennomført stedlig kontroll knyttet til etterlevelse av de etiske kravene. Kontrollen kan være uannonsert, semiannonsert eller annonsert. Kontrollen skal avstedkomme en rapport som gir en beskrivelse av arbeidsforhold og miljøforhold på produksjonssted(ene). Hvor langt bakover i leverandørkjeden skal kravene gjelde? I utgangspunktet gjelder de etiske kravene for alle ledd i produksjonen. Imidlertid vil det å ha full oversikt over og kontroll med hele leverandørkjeden være vanskelig i praksis. Som en begynnelse vil det være fornuftig å ta for seg et eller flere ledd, avhengig av hvordan leverandørkjeden er organisert. I anskaffelser i Stavanger kommune skal de etiske kravene, som et minimum, gjelde for produsentleddet. I noen tilfeller vil hovedprodusent sette bort deler av produksjonen til andre og mindre produsenter. De etiske kravene omfatter også disse. På sikt vil kravene gjøres gjeldende lenger bak i leverandørkjeden. Dette vil være en gradvis prosess. Oppfølging av kravene etter kontraktsinngåelse Stavanger kommune vil ta i bruk IEHs anbefalte metode og verktøy i oppfølging av leverandører (se vedlegg). Hvilken metode, eller kombinasjon av metode og verktøy, avhenger av risiko for brudd på de etiske kravene, størrelsen på anskaffelsen målt i kroner, og av type anskaffelse (engangslevering eller rammeavtale). 3 Verktøyet er ikke helt presist på vareanskaffelser. I kombinasjon med faglig dialog med IEH, vil dette imidlertid kunne danne et nyttig grunnlag for risikovurderingen. 6

Lite kjøp i kroner Stort kjøp i kroner Figuren illustrerer tre nivåer for oppfølging: Egenrapporteringsskjema i kombinasjon med en eller flere oppfølgingssamtaler. Egenrapporteringsskjema. Vurdere behov for oppfølgingssamtale. Liten risiko Stor risiko Oppfølging av rammeavtale: 1. Liten risiko lite innkjøp: Egenrapporteringsskjema og evt. oppfølgingssamtale. 2. Middels risiko middels stort innkjøp: Som 1 i kombinasjon med en eller flere oppfølgingssamtaler. 3. Stor risiko stort innkjøp: Som 2, i tillegg vurderes kontroll på produksjonssted. Oppfølging av engangslevering: 1. Liten risiko lite innkjøp: Egenrapporteringsskjema som besvares av leverandør(er) etter kontraktsinngåelse og før levering. 2. Middels risiko middels stort innkjøp: Som 1 i kombinasjon med strukturert oppfølgingssamtale før levering. 3. Stor risiko stort innkjøp: Som 2, i tillegg vurderes kontroll på produksjonssted før levering hvis mulig. Ved avvik vil Stavanger kommune be om utbedring. Leverandør og dennes underleverandør(er), og eventuelt en uavhengig part, setter opp en forbedringsplan. Planen skal vise hva som skal utbedres i prioritert rekkefølge (fare for liv og helse gis første prioritet), tidsfrister for når utbedringene skal igangsettes/være gjennomført, og krav til dokumentasjon. Planen skal godkjennes av oppdragsgiver. Utbedring av mangler vil være en gradvis prosess. Ved gjentatte brudd eller manglende vilje til utbedring kan oppdragsgiver heve kontrakten. Kompetanse og ressurser Etiske krav i offentlige anskaffelser er fortsatt et nytt tema som krever kunnskap. De som skal stille kravene må vite hva de ulike kravene betyr, og de må kjenne til metoder og verktøy for oppfølging og kunne anvende disse på en hensiktsmessig måte. For å sikre nødvendig kompetanse, er etiske krav innarbeidet i Innkjøpsavdelingens kompetanseplan. En veileder for arbeidet med etisk handel i kommunen, er under utarbeidelse. Som et ledd i kompetansehevingen er det et løpende behov for å samarbeide med eksterne fagmiljøer. Stavanger kommune er i dag i jevnlig kontakt med IEH og fagnettverk. Difi vil også kunne bistå med kompetanse på dette området. 7

Kommunikasjon, informasjon, og samarbeid Det er viktig med god dialog og godt samarbeid med leverandørene. Derfor vil Stavanger kommune informere leverandørene om de etiske kravene og våre mål knyttet til dette. Innkjøpsavdelingen vil utarbeide og/eller videreformidle informasjonsmateriell for intern og ekstern kommunikasjon. Brosjyren "Etisk handel i Stavanger kommune" ble utarbeidet februar 2012. Denne er tilgjengelig på kommunens internettsider og på Innkjøpsweb, og ble blant annet distribuert til deltakere på leverandørseminar om etisk handel gjennomført våren 2012. Brosjyren kan bestilles via fagansvarlig for etisk handel i Innkjøpsavdelingen. Rapportering Stavanger kommune rapporter årlig til IEH om status og fremdrift. Rådmannen rapporterer til formannskapet om kommunens arbeid og mål knyttet til etisk handel. Revisjon av handlingsplanen Handlingsplanen revideres seinest i løpet av 2015. Justeringer i planen kan skje i hele planperioden, dersom det er behov for dette. Vedlegg: Etiske krav som kontraktsvilkår Egenrapporteringsskjema, trinn 1 Brosjyren "Etisk handel i Stavanger kommune" Sist revidert: 24.10.2012, LHE 8