GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR

GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2014

Innhold 1. SAMMENDRAG... 3 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 4 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 4 4. MØTER... 5 5. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2014... 5 5.1 Budsjett for kontrollutvalget... 5 5.2 Oppfølging av revisjonen... 7 5.3 Egenevaluering av kontrollutvalget... 7 5.4 Status på vedtak fattet i politiske organer... 8 5.5 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013... 8 5.6 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Gausdal kommune... 8 5.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2014... 8 5.7.1 Oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon»... 9 5.7.2 Foranalyse «Fastsetting av gebyrer for helårsboliger og fritidsboliger»... 10 5.7.3 Foranalyse «Økonomistyring samhandlingsreformen»... 10 5.7.4 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport «Journalføring av post og henvendelser»... 10 5.8 Selskapskontroller i 2014... 11 5.8.1 Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing.... 11 5.8.2 Selskapskontroll i «Ikomm AS»... 13 5.9 Orienteringer og mindre undersøkelser i 2014... 14 5.10 Rullering av planer for aktiviteten i 2015-2016... 16 2

1. SAMMENDRAG I tråd med tidligere praksis har sekretær laget en årsrapport fra kontrollutvalget til kommunestyret om kontrollutvalgets virksomhet forrige år. Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret. I den anledningen er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding om utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel kommunestyret som rådmannen. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i 2014. Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget mener det også i 2014 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. I fjor benyttet kontrollutvalget i tillegg til den årlige budsjettrammen også midler som var avsatt i forbindelse med mindreforbruk tidligere år. Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av kommunestyret er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille, behandle rapporter og følge opp. Både temaer som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon og andre tema som kommer opp underveis i valgperioden er vesentlige og viktige innenfor kontrollutvalgets oppgave å føre et helhetlig tilsyn med forvaltningen. Utvalgets budsjett for forvaltningsrevisjon er begrenset og det vil derfor ikke være mulig å utføre grundige undersøkelser innen mange tema og innen alle vesentlige områder og virksomheter i kommunen i løpet av valgperioden. Utvalget benytter seg derfor av orienteringer fra rådmannen for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen av de aktuelle temaene. I tillegg er det gjennomført noen mindre undersøkelser. Kontrollutvalget håper det også i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Østre Gausdal den 28.1.2015 Harald Eivind Bakke (sign). (leder) Hege Martens Handegaard (sign). (nestleder) Torgunn Maurset (sign). Arve Bergum (sign). Hans Martin Graedler (sign). 3

2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer: Harald Eivind Bakke (leder) Hege Martens Handegaard (nestleder) Torgunn Maurset Arve Bergum Hans Martin Graedler Varamedlemmer: 1. Hans Forrestad 2. Gunnar Slåsletten 3. Halvor Holen 4. Odbjørg Marie Nordeng 5. Kristine Blekastad Sagheim 1. Asbjørn Øverli 2. Inge Kampesveen 3. Elsa S. Lindholm 4. Britt Grimstad Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Gausdal kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Lillehammer og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne føres det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen (forskrift 4). Påser at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (Kommune-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgir uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og denne legges fram for vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påser at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgir rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapporterer til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påser at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeider en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (Kloven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påser at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). 4

Utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. Revisjonstjenester som bestilles av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og/eller mindre undersøkelser Revisjon av regnskapet gjennomføres uten særlig påvirkning fra kontrollutvalget, men utvalget har en påse-rolle mht. om revisjonen foregår iht. lover og regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. Det er imidlertid begrensede midler til slike bestillinger, noe som betyr at utvalget må velge ut fra en streng vesentlighets- og risikovurdering og at man også ser tilsynet samlet over flere år. 4. MØTER Utvalget har i løpet av året hatt 8 møter og det er behandlet i alt 30 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under orienteringer og eventuelt. Møtet den 18.8.14 var et fellesmøte sammen med de to øvrige kontrollutvalgene i region Lillehammer. Utvalgsmedlemmene Torgunn Maurset og Arve Bergum deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den 5.-6. februar 2014. Møtene holdes for åpne dører. Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene: http://www.oppland.no/kontroll-innlandet/ Denne hjemmesiden er tilgjengelig via Gausdal kommunes hjemmeside under fanen kontrollutvalget. 5. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2014 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som kan betraktes som administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Kontrollutvalget ønsker å vise til følgende saker i 2014: 5.1 Budsjett for kontrollutvalget I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 5

I sak 029/13 den 25.9.13 vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for «Kontroll og tilsyn 2014», til sammen kr. 1.150.300,-, fordelt med kr. 114.700,- til kontrollutvalget selv kr. 215.000,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr. 820.600,- til Innlandet Revisjon IKS. I sin budsjettbehandling i sak 73/13 den 12.12.13 reduserte kommunestyret totalbudsjettet til kr. 1.127.300,-. Kontrollutvalget behandlet derfor revidert detaljbudsjett på nytt i første møte i 2014 og vedtok å ta reduksjonen på kr. 23.000,- innenfor kontrollutvalgets detaljbudsjett. I tillegg til totalrammen har utvalget hatt tidligere avsatt mindreforbruk til disposisjon i 2014. Til sammen utgjorde dette kr. 160.000,-, noe som i noen grad er brukt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014. Til sammen har derfor utvalget hatt kr. 1.287.300,- til disposisjon i 2014. I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Innlandet Revisjons IKS sendt avregninger som tilsvarer oppdragsavtalen for 2014 til sammen kr. 820.600,-. Avregningen fra revisjonen viser at det totalt er utført tjenester for kr. 940.908,- i 2014. Dette er et bevisst merforbruk fra kontrollutvalgets side og er forutsatt dekket av fond. Revisjonen opplyser i brevet at for lite innbetalt à konto i løpet av 2014 vil bli fakturert sammen med à kontobeløpet for andre tertial i 2015. Årsavregningen fra revisjonen framkommer på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning 581 timer kr. 476.420,- Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 496 timer kr. 432.288,- Som fordeler seg på denne måten (timeforbruk i 2014): Selvkostberegninger 17 timer kr. 16.335,- Etterlevelse av anskaffelsesreglementet 106 timer kr. 86.916,- Prosjektet fortsetter i 2015. Totalt forventes brukt 200 timer. Journalføring post 250 timer kr. 211.281,- Prosjektet fortsetter i 2015. Totalt forventes brukt 260 timer. Økonomistyring samhandlingsreformen 36 timer kr. 35.393,- Kostra-presentasjon 14 timer kr. 13.365,- Eidsiva Energi AS 24 timer kr. 20.060,- Ikomm AS 50 timer kr. 48.483,- Møter i kontrollutvalget og kommunestyret 35 timer kr. 32.200.- I tillegg til kr. 940.908,- som er benyttet til revisjon har kontrollutvalget benyttet kr. 200.073,- til sekretærfunksjonen (budsjett kr. 215.000,-), mens resten kr. 75.843,- er benyttet til utvalget selv dvs. møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs etc. Til sammen er det i 2014 brukt kr. 1.216.824,-. Merforbruket kr. 89.524,- er forutsatt dekket av tidligere avsatt mindreforbruk på fond. Kontrollutvalget vedtok i sak 25/14 den 15.10.2014 forslag til budsjett for sin aktivitet i 2015. Forslag til ramme var kr. 1.176.925,-. Kommunestyret behandlet budsjettet i sak 81/14 den 11.12.2014 og fastsatte kontrollutvalgets totalbudsjett til kr. 1.127.300,-. Det vil si samme kronebeløp som ble bevilget i 2014. Kontrollutvalget vil derfor behandle sitt detaljbudsjett på nytt på første møte i 2015. Det legges opp til at tidligere vedtatt detaljbudsjett beholdes. Det samme gjelder inngått oppdragsavtale for 2015 med revisjonen. Merforbruket som er innbakt i oppdragsavtalen kan dekkes av gjenstående midler på ovennevnte fond. Det forutsetter at disse midler fortsatt er til utvalgets disposisjon også i 2015. 6

5.2 Oppfølging av revisjonen På vegne av kommunestyret inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med fylkeskommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I sak 23/14 den 15.10.14 vedtok kontrollutvalget oppdragsavtalen for 2015. Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme ble vedtatt av fylkestinget. Ettersom kommunestyret har redusert budsjettet med ca. 50.000,- i forhold til kontrollutvalgets forslag, vil rammen for utvalgets aktivitet og nytt justert detaljbudsjett bli behandlet på nytt på første møte i 2014. Det antas at det vil måtte bli en reduksjon i planlagt forvaltningsrevisjon. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer dessuten kontrollutvalget bl.a. revisjonens metodebruk, kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer til de forventinger som utvalget har til undersøkelsen. Videre påser kontrollutvalget årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. Når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger (benchmarking). Undersøkelsen for 2014 ble presentert for utvalget i møte 9.12.14. I sak 29/14 behandlet kontrollutvalget en evaluering om kontrollutvalgets påse-ansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen var basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Dette er en evaluering utvalget bør utføre minst en gang i løpet av sin periode for å dokumentere det forholdsvis omfattende tilsyn- eller påse-ansvaret som utvalget har med revisjonen. Konklusjonen i saken var at utvalget har fulgt med på de punktene som forventes. 5.3 Egenevaluering av kontrollutvalget I møte den 4.2.14 og 12.3.14 ble det gjennomført en egenevaluering av kontrollutvalgets og sekretariatets aktiviteter. Ordfører og rådmann var til stede for å komme med sine synspunkter under evalueringen. Sekretariatet oppsummerte egenevalueringen og la dette fram i sak 16/14 i møte 11.6. 14. Egenevalueringen ble tatt til orientering. Evalueringen viste at det meste fungerer bra, men pekte også på noen punkter til forbedring. Noen justeringer har blitt utført i etterkant, som f.eks. oppdatering av sekretariatets hjemmeside. 7

5.4 Status på vedtak fattet i politiske organer De tertialvise rapportene om status på vedtak fattet i politiske organer behandles av kontrollutvalget før de sendes videre til kommunestyret. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den 27.3.14, 26.6.14 og 25.9.14. 5.5 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2013 i sak 06/14 i møtet den 4.2.14. Kommunestyret tok rapporten til orientering i sak 0011/14 i møtet den 20.2.14. 5.6 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Gausdal kommune Kontrollutvalget fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til årsregnskapet i sak 11/14 den 9.5.14. Utvalgets uttalelse til årsregnskapet var vedlagt saken da kommunestyret behandlet årsregnskapet i sak 0021/14 den 22.5.14. 5.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/037 på møtet den 21.11.12. Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 74/12 i møtet den 13.12.12. Her gjengis punkt 1 i vedtaket: 1. «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Gausdal kommune 2013-2015: Prioriterte tema for forvaltningsrevisjon 2013-2015: 1. Brukerbetaling institusjon 2. Integrering 3. Tidlig innsats - spesialundervisning Øvrige aktuelle tema i perioden: - Samhandlingsreformen - Innkjøp- herunder bruk av konsulenter - Forebyggende helsearbeid - Selvkost - Etterslep vedlikehold - Tidlig innsats utsatte barn Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer, noe som f.eks. er aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som meget aktuelle og/eller mer vesentlige 8

eller med høyere risiko enn de som er nevnt i planen. Utvalget foretar derfor rullering av planen og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. I 2013 ble forvaltningsrevisjonsrapportene «Kommunens rutiner i forbindelse med inntektsgivende arrangement innen kultursektoren» og «Brukerbetaling institusjon» behandlet. Innen temaet «Integrering» er det gjennomført en foranalyse. På bakgrunn av denne foranalysen bestemte kontrollutvalget i sak 016/13 den 12.6.13 at det ikke gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Temaet «Tidlig innsats spesialundervisning» vil bli vurdert på nytt i løpet av 2015. Kontrollutvalget har to forvaltningsrevisjoner på gang når denne årsrapporten skrives. Revisjonsrapportene «Journalføring av post og henvendelser» og «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesreglementet» vil bli behandlet av kontrollutvalget i løpet av vinteren 2015. I 2014 har disse revisjonene belastet kontrollutvalgets budsjett med hhv. 260 timer/ca. kr. 240.000,- og 130 timer/ca. kr. 120.000,-. For 2014 vises det til følgende saker som er behandlet i kontrollutvalget: 5.7.1 Oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon» Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten i sak 026/13 den 25.9.13 og vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten Brukerbetaling institusjon» til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten innen 1.2.14. Kommunestyret vedtok som innstilt i sak 54/13 den 24.10.13. I revisjonsrapporten var det følgende anbefalinger til kommunen: - Kommunen bør utarbeide et system for kvalitetssikring basert på en gjennomgang av risiko. - Administrasjonen bør se på rutiner og ansvarsforhold i forbindelse med oversikt over mottak og arkivering av mottatte skjemaer der beboer har signert på at hun/han er orientert om betalingsplikten. - Administrasjonen bør vurdere å gi begrunnelse for endring i vedtak om ny beregning og eventuelt i etteroppgjøret av egenandel til beboer. - Det bør tas inn i betalingsvedtakene at beboer/pårørende har et eget ansvar for å melde fra om endringer i beboers økonomiske situasjon. - Kommunen bør beregne oppholdsutgiftene og ta det inn som en opplysning i betalingsvedtaket. - Det bør vurderes om følgende forhold skal tas opp til politisk behandling/orientering; o At kommunen følger forskriftens maksimalsatser i beregning av egenandel for opphold i institusjon. o Renteberegning av kontantytelsen. Kontrollutvalget har fulgt opp vedtaket i kommunestyret og behandlet statusrapport fra rådmannen i sak 04/14 den 4.2.14, der følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget tar statusrapporten fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget avventer behandling i kommunestyret og særskilt tilbakemelding fra rådmannen. 9

Sistnevnte punkt i vedtaket gjelder det første og siste strekpunktet i revisjonens anbefalinger. Disse punktene skal kontrollutvalget følge opp på første møte i 2015, der det vil bli henvist til sak 0078/14 i formannskapet «Revidering av rutinebeskrivelser ved beregning av egenbetaling for langtidsopphold i institusjon». 5.7.2 Foranalyse «Fastsetting av gebyrer for helårsboliger og fritidsboliger» Kontrollutvalget hadde fått en henvendelse fra Samarbeidet for Fritidsboliger på Skei-Austlid og ba på møtet den 4.2.14 revisjonen utarbeide en foranalyse. I sak 08/14 den 12.3.14 ble foranalysen «Fastsetting av gebyrer for helårsboliger og fritidsboliger» presentert av revisjonen og kontrollutvalget fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Kontrollutvalget mener at kommunen har forholdt seg til lover og regler og egne forskrifter ved fastsettelse av kommunale avgifter. 2. Kontrollutvalget prioriterer ikke en spesifikk oppfølging av henvendelsen fra Samarbeidsutvalget for Fritidsboliger på Skei-Austlid. 3. Temaet selvkost vil bli vurdert på nytt ved rulleringen av plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015 senere i år. 5.7.3 Foranalyse «Økonomistyring samhandlingsreformen» Kontrollutvalget i Lillehammer kommune vedtok i møte 3.6.14 (sak 11/14) å bestille en forvaltningsrevisjon om temaet økonomistyring knyttet mot samhandlingsreformen. De inviterte samtidig de andre samarbeidende kommunene til å samarbeide om et slikt prosjekt. Kontrollutvalget i Gausdal kommune vedtok derved å bestille en foranalyse i sak 17/14. Formålet med en slik undersøkelse er å kartlegge og vurdere om kommunen har tilstrekkelig intern kontroll og styring med den økonomiske situasjonen og tilhørende rapportering. Etter en helhetsvurdering valgte revisjonen å utarbeide tre separate foranalyser. Dette kom primært av at det er ulikt risikobilde i de tre kommunene, samt at noen kommuner ønsket en spissing av temaet. Både Lillehammer og Øyer kommune ble anbefalt å gå videre med temaet av revisjonen, med spissing mot problematikk i den aktuelle kommunen. Foranalysens gjennomgang av regnskapstall og budsjettavvik tyder ikke på at samhandlingsreformen er en stor utfordring i forhold til Gausdal kommunes økonomiske utfordringer. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 27/14 den 9.12.14: Kontrollutvalget bestiller ikke et forvaltningsrevisjonsprosjekt om temaet økonomistyring sett i forhold til samhandlingsreformen. 5.7.4 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport «Journalføring av post og henvendelser» I sak 034/13i møte 11.12.13, fattet kontrollutvalget vedtak om at de ønsket en orientering om kommunens rutiner for journalføring, da dette ble vurdert som et potensielt risikoområde. I møte 4.2.2014 orienterte rådmannen ved arkivkonsulenten om kommunens journalføringsrutiner. 10

I sak 12/14 den 7.5.2014 ble det bestilt en foranalyse som ble presentert av Innlandet Revisjon IKS i møte 11.6.2014. Her vedtok utvalget å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt på temaet. Formålet med prosjektet er å undersøke om det finnes rutiner i tråd med aktuelt regelverk og om all post og dokumentasjon som er arkivverdig journalføres samt om brukerne får svar på henvendelser de retter til kommunen. Følgende problemstillinger ligger til grunn for undersøkelsen: 1. Er kommunens skriftlige rutiner og prosedyrer for postbehandling i tråd med lovregler om journalføring og evt. svar/foreløpig melding? 2. a) Har kommunens ytre enheter kunnskap om hva som skal journalføres? b) Følger kommunens ytre enheter gjeldende bestemmelser om hva som skal journalføres? 3. a) Har kommunens ulike tjenesteområder kunnskap om forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? b) Besvarer kommunen henvendelser i tråd med forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? Utvalget fikk en oppdatering på status i prosjektet i møte 10.9.2014. Rapport er forventet klar til møte i kontrollutvalget enten i mars eller april 2015. 5.8 Selskapskontroller i 2014 Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for 2013-2015 i sak 021/13 den 21.8.13. Kommunestyret vedtok som innstilt fra utvalget i sak 45/13 den 26.9.13: 1) Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Gausdal kommune for 2013-2015. 2) Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av selskapskontroll i 2013-2015; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. Ikomm AS c. Gausdal Næringstorg AS d. Lillehammer Kunnskapspark AS e. Lipro AS 3) Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. 4) Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5) Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. 5.8.1 Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing. Selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS er et samarbeid mellom de 7 største aksjonærene i selskapet. 11

Den første selskapskontrollen ble gjennomført i 2012 2013. Kommunestyret behandlet revisjonsrapporten i sak 0042/13 den 20.6.13. Dette hadde som formal å se på hvilke mål og strategier eierne hadde satt for sitt engasjement i selskapet og om selskapsorganene ivaretok sine oppgaver i henhold til lovverket. Alle samarbeidende kontrollutvalg vedtok en videreføring av selskapskontrollen som hadde som formål å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva. Det ble utarbeidet 2 problemstillinger for å belyse prosjektet: 1. I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2. I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstilling vil vi se på utdeling til: - Breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - Kulturaktiviteter - Fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Den siste revisjonsrapporten ble presentert for kontrollutvalget den 10.9.14 og endelig behandlet i møtet den 9.12.14 i sak 26/14. Kommunestyret forventes å behandle rapporten på første møte i 2015. Kontrollutvalgssekretariatet samarbeidet med sekretariatet for de andre eierkommunene om utarbeidelse av saksframlegg og forslag til vedtak. Det er derfor vedtatt likelydende vedtak i alle i kommunestyrer og fylkesting som har samarbeidet om selskapskontrollen. Utvalgene har valgt å legge revisjonens hovedkonklusjoner og deler av anbefalingene inn i forslaget til vedtak. Slik er forslaget til vedtak som skal behandles av kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing 12

I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr 50 000 er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr 50 000. Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber styret i LGE Holding AS ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. Gausdal kommunes andel i denne siste selskapskontrollen beløper seg til kr. 25.800,- (4,3 % eierandel) fordelt på årene 2013 og 2014. 5.8.2 Selskapskontroll i «Ikomm AS» 13

Selskapskontrollen i Ikomm AS har vært et samarbeid mellom de tre kontrollutvalgene Lillehammer-regionen. Gausdal kommunes eierandel er på 17,2 % og til sammen utgjør kommunens utgifter til denne selskapskontrollen 50 timer, dvs. ca. kr. 48.000,-. Hovedformålet med prosjektet er beskrevet i vedtakene til kontrollutvalgene om igangsetting av prosjektet og er formulert som 3 problemstillinger: 1. Har selskapet vært drevet i henhold til vedtekter, lovverk og eiernes målsetninger med selskapet? 2. Har selskapets ekspansjon mot «eksterne» kunder skjedd i tråd med eiernes ønsker og anerkjente prinsipper for drift av kommunale selskaper? 3. Hvordan har eiernes IKT kostnader utviklet seg i perioden etter omdannelsen til aksjeselskap i 2007? Revisjonen har oppsummert sine anbefalinger i 3 punkt: Styret bør lage en utbytteplan slik aksjonæravtalens pkt 8 forutsetter. Ikomms økonomi- og strategiplaner bør behandles av generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter. KS anbefaling innebærer at selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, som hovedregel bør skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. I fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i Lillehammer-regionen den 18.8.14 ble revisjonsrapporten behandlet i sak 18/14. Det ble fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende Innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre for selskapet». 3. Kommunestyret anmoder selskapet om å gi en tilbakemelding innen 31.12.2014 til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefaling 2 i revisjonsrapporten om «økonomi- og strategiplaner bør behandles i generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter». Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den 25.9.14 i sak 28/14. 5.9 Orienteringer og mindre undersøkelser i 2014 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer fra rådmannen og/eller gjennomført mindre undersøkelser selv. Utvalget har også fått orienteringer fra Innlandet Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer og behandlet følgende «mindre» undersøkelser i 2014: Møte 4.2.14: 14

I møte 11.12.13 vedtok KU at de ønsket en orientering om etterslep og plan for vedlikehold av kommunens bygninger (sak 034/13). Temaet er nevnt i Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015, under øvrig aktuelt tema. Istedenfor orientering er dette fulgt opp i referatsak; I møte 4.2.14 står følgende under referatsaker: o Diverse saksprotokoller fra kommunestyret. Herunder; Kommunestyrets sak 0072/13 den 12.12.13 Vedlikehold av kommunale bygg og eiendommer» - jf. vedtak i sak 034/13 i kontrollutvalgsmøte 11.12.13 Vedtak: Referatsakene ble tatt til orientering. Kontrollutvalget var enig om å følge opp temaet «Vedlikehold av kommunale bygg og eiendommer» ved en senere anledning når kommunen har implementert tiltak iht. kommunestyrets sak 0072/13. Orientering v/arkivleder om «Rutiner for journalføring av post». Møte 12.3.14: Sak 09/14; Henvendelse om brukerråd; Kontrollutvalget vedtok at det ikke ønsket å prioriterer videre undersøkelse om brukerråd ved Follebu omsorgssenter. Under eventuelt: Manglende avgiftsinnbetaling Q-meieriet; Tas opp i forbindelse med presentasjonen av årsregnskapet på neste møte. Møte 7.5.14: Under eventuelt: o Generelt om brukerråd og evalueringen av disse. Rådmannen orienterte om at intensjonen er at ny rutine omkring styringsdialog skal behandles politisk i løpet av høsten 2014. Kontrollutvalget vurderer deretter temaet på nytt. o Henvisning til postliste og brev om politianmeldelse. Rådmannen orienterte om saken. Møte 11.6.14: Orientering: Jfr. tidligere revisjonsrapport «Kommunens rutiner i forbindelse med inntektsgivende arrangement innen kultursektoren»; Rådmannen orienterte om systemet fungerer i henhold til intensjonen. Rektor for kulturskolen bekrefter at vedtatte rutiner og oppgjørsskjema benyttes i henhold til anbefalingene fra revisjonen. Rådmannen vil sende en påminnelse til alle aktuelle enheter. Under eventuelt: Kontrollutvalget ble orientert om e-post fra Olav Iverslien vedrørende hans forespørsel til kommunen om informasjon om moms-kompensasjon vedrørende en pågående sak, som det er informert om i formannskapet i et lukket møte. Forespørselen er besvart fra kommunen. Fellesmøte 18.8.14 (sammen med øvrige kontrollutvalg i Lillehammer-regionen): Fylkesmannen i Oppland v/eli Blakstad og Anne-Gunn Sletten o Kommunereformen o Prosjekt «Egenkontroll» o Arbeidet med «Kommunebilder» Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud o Kostra-tall vedrørende kommunene i Lillehammer-regionen Møte 9.10.14: Orientering om status i forvaltningsrevisjon «Journalføring av post» v/innlandet Revisjon IKS. 15

Presentasjon av revisjonsrapport «Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS» v/innlandet Revisjon IKS. Endelig rapport behandles i kontrollutvalget senere. Møte 15.10.14: Sak 21/14: Rådmannen orienterte om «Helsetjenestens sikring ved ferieavvikling» og svarte på spørsmål vedrørende temaet «Tildelingskontoret og samhandling». Informasjonen fra rådmannen ble tatt til orientering. Fra punktet møtebehandling i møteprotokollen gjengis følgende: o Kommunen er klar over utfordringen med legers tilgang til pasienters journaler hos andre leger. Det forventes at etablering av nytt legesenter gir mulighet for forbedring. o Vedrørende tildelingskontoret og samhandling vises det til vedlagte sak 58/14 fra kommunestyret «Evaluering av tildeling av tjenester i pleie og omsorg». 5.10 Rullering av planer for aktiviteten i 2015-2016 Kontrollutvalget vedtok følgende den 9.12.14 i sak 28/14 om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: 1. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for forvaltningsrevisjon i perioden 2015-2016: a. Tidlig innsats - spesialundervisning 2. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for selskapskontroll i perioden 2015 2016: a. Kommunens eierskapsforvaltning generelt b. Oppfølging av tidligere selskapskontroller i GLØR IKS 3. Kontrollutvalget ønsker orienteringer på møter i 2015 om følgende aktuelle tema: a. Tidlig innsats - spesialundervisning b. Forebyggende helsearbeid c. Samhandlingsreformen d. Risiko knyttet til omstillingstiltak i kommunen e. Barneverntjenesten f. Helsesøstertjenesten g. Planer for vedlikehold og/eller avhending av eiendom 16