«Heltidsmodellen» - tall er nødvendig, men ikke nok Kommuneøkonomikonferansen 2015 Fornebu 28. mai 2015 02.06.2015
Disposisjon Hvordan fungerer modellen? Hvorfor ble modellen laget? Hvordan sikre en god bruk av modellen?
Kostnader og gevinster ved deltid
Grunnlaget: Antall tilstede og lengde på vaktene
Vakter i helgene som «nøkkel»
Ny erkjennelse gjennom avstemming mot regnskapet? Mye overtid og bruk av vikarer?
Tør vi satse på «overbooking»? Overbooking kan brukes ved fravær Redusert behov for vikarer Mindre tid til innleie Flere kjente ansikter for brukerne
Er kravene til kvalifikasjoner ivaretatt?
Indirekte tidskostnader Kostnader = tidsbruk*lønnsutgifter Kan antallet vakter med innleie reduseres? Bør lederne avlastes slik at lederne kan være ledere? Trolig kan andre utføre arbeidet raskere og billigere Blir arbeidet med innleie utført effektivt?
Grunnleggende statistikk for drift Antall til stede per vakt og gjennomsnittlig arbeidstid Årsverk som inngår i turnus fast ansatte utover bemanningsplanen Fast ansatte og «faste vikarer» Stillingsstørrelse Fordelt på ulike helgeordninger Fyller kravene til kvalifikasjoner i stillingen Økonomiske størrelser Regnskap og budsjett Gjennomsnittlig grunnlønn per årsverk Lønnsutgifter + kjøp fra vikarbyrå - refusjoner fra folketrygden Langtids- og korttidsfravær Andel av korttidsfraværet som blir dekket inn
Viktigste resultatindikator for heltid/deltid: Stillingsstørrelse (endre overskrift) 80% Gjennomsnittlig stilllingsstørrelse dersom vakt 3 hver skal være mulig 70% 60% 50% 40% 30% 64 % 64 % 70 % 20% 10% 0% Hvordan gjorde vi det i fjor. Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år
Indikator for kvalitet Antall personer som beboere/ brukere møter jevnlig 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Hvordan gjorde vi det i fjor. Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år Antall vikarer etc utover fast ansatte 8,0 8,0 2,0 Hull i turnus/ ikke besatte stillinger 0,0 0,0 0,0 Fast ansatte Over 80 % 18,0 18,0 19,0 Fast ansatte 50 til 80 % 5,0 5,0 5,0 Fast ansatte 30 til 50% 0,0 0,0 0,0 Fast ansatte Under 30 % 6,0 6,0 0,0
Omfanget av innleie og overtid 25,0 Antall årsverk 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Hvordan gjorde vi det i Hvordan planlegger vi i Alternativ løsning i år fjor. år Overtid 0,2 0,2 0,2 Innleie av vikarer All annen 0,9 0,9 0,9 Innleie av vikarer Ferie-avvikling 1,1 1,1 1,1 Fast ansatte utover bemanningsplan (overbooking) 1,2 1,2 1,2 Bemanningsplan 16,0 16,0 15,6
Økonomiske utslag av planlagte endringer Lønnsutgifter fratrukket refusjon folketrygden (inkl dagstillinger) 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Hvordan gjorde vi det i Hvordan planlegger vi i Alternativ løsning i år fjor. år Arb giver avgift 1631 1699 1685 Pensjonspremie 1405 1609 1604 Annen overtid 117 122 124 Innleie av vikarer Ferie-avvikling 536 552 546 Innleie av vikarer (eks til ferieavvikl) 421 434 429 Nattillegg 642 642 642 Helligdagstillegg 269 278 255 Lør - og søndagstillegg 367 367 331 Grunnlønn 7807 8044 8022
Kostnader til å administrere turnusen Hvor mye brukes til å ringe etter vikarer, personalarbeid etc. Lønnsutgifter inkl arb avgift og pensjon 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Hvordan gjorde vi det i Hvordan planlegger vi i Alternativ løsning i år fjor. år Personal/ledelsesarbeid nytilsettinger 39 40 40 Personal/ledelsesarbeid ansatte 480 488 404 Tidsbruk ansatte har avsatt i turnusplanen til turnusoppsett etc Fylle bemanningsplan (ringe, sende SMS etc) 113 119 101 32 33 32
Veiledningshefte
Disposisjon Hvordan fungerer modellen? Hvorfor ble modellen laget? Hvordan sikre en god bruk av modellen?
1 8 Utfordringene henger sammen 53 % jobber deltid stor arbeidskraftsressurs (Kilde: KS Arbeidsgivermonitor, 2014) Heltid/deltid Sykefravær Sykefravær i kommunesektoren: 9,4 % (Kilde: Pai, KS) Mot 2023: økt arbeidskraftsbehov med 14 % (Kilde: KS Arebeidsgivermonitor, 2014) Kompetanse Rekruttering Innovasjo n Omdømme
Utgangspunktet
Målet Etablere en heltidskultur og prøve ut tiltak og modeller som avskaffer ufrivillig deltid og øker gjennomsnittlig stillingsstørrelse. 20
Mandatet Modell til hjelp for kommuner som ønsker å redusere omfanget av deltid «Enkel modell» som kan gjennomskues Krav til modellen Effekter av å endre turnus Synliggjøre handlefrihet innenfor økonomiske rammer Effekter som dokumenteres i den enkelte kommune Rettet mot kommuner som arbeider med redusert deltid i regi av «sammen om en bedre kommune»
Disposisjon Hvordan fungerer modellen? Hvorfor ble modellen laget? Hvordan sikre en god bruk av modellen?
Resultater og erfaringer Økning i gjennomsnittlig stillingsstrørrelse, men ikke store endringer Heltidskultur er nytt og uvant Savner sentrale virkemidler Forankring redd for økonomien? (U)frivillig deltid? 23
En god prosess er nødvendig Hva er organisasjonens behov, og hva er prosjektets hensikt? Hvilke mål er satt, og hvordan skal det informeres om prosjektets hensikt og mål? Hvordan sikres god forankring - politisk, administrativt og hos tillitsvalgte og ansatte? Hvordan legges det opp til samarbeid, medvirkning og involvering av ledere, tillitsvalgte og ansatte? Er det satt av tilstrekkelig med ressurser i form av tid, økonomi og kompetanse (endrings-, turnus- og fagkompetanse)? Hvordan vil prosjektet bli fulgt opp underveis og i etterkant? Kartlegging og evalueringer flere ganger
Klargjør utfordringene. Manglende kontinuitet får betydning får kvaliteten Mange ansatte som møter brukerne Lav gjennomsnittlig stillingsstørrelse Manglende heltidskultur Mange ansatte i småstillinger i helgene Problemer med å fylle vakter i helgene Høy andel av utgiftene til innleie og vikarer Tungvint administrering av turnusen Ledere får ikke tid til å lede Modellen: hva skjedde i fjor?/hva gjør vi år?
..målene Bedre kvalitet og kontinuitet Færre personer møter brukerne Skape heltidskultur og økte stillingsstørrelser Sikre vaktene i helgene med kompetente faste ansatte Mer effektiv administrering av turnusen Flere faste stillinger og lavere utgifter til innleie og vikarer Mer tid til ledelse Modellen: hva er løsningen? Motstridende mål krever dialog mellom partene for å finne frem til gjennomførbare tiltak til beste for brukerne
Når kan modellen brukes? Laget for heltid/deltid Som grunnlag for planlegging av driften og økonomisk styring Når budsjettet foreligger for å planlegge driften Som grunnlag for budsjettet Fokus på helgevakter ved bruk av deler av modellen Hvordan fylle helgevaktene Kostnader til administreringen av turnusen Som grunnlag for styring og rapportering
Bruk krever bred kompetanse og bidrag fra flere miljøer Ferdigheter Regneark normale ferdigheter Turnusplanlegging hvilke tiltak virker Økonomi budsjett og regnskap Prosess for mer heltid (hva skal til for å lykkes?) Analytisk teft Opplæring trolig nødvendig Skolering av nøkkelperson(er) i den enkelte kommune
29 Generelle forutsetninger Oversikt over grunnleggende statistikk for driften Store variasjoner mellom kommunene Egnet kontoplan Helst ansvar som følger turnusgrupper Avklart delegasjon av ansvar for «personal, økonomi og fag» Kobling mellom ansvar for økonomien og beslutninger om turnus og bemanning
30 en melding vi likte «Modellen vil kunne ha stor betydning for å få i gang en dialog mellom dem som til daglig arbeider med turnus, og dem som sitter med mer overordnet budsjettarbeid i kommunen. I dag er det mange steder to forskjellige verdener Den vil bl.a. kunne hjelpe økonomifolk til å forstå mer av turnus, og arbeidsledere til å forstå kostnadene som utløses av ulike valg og prioriteringer. Og den vil kunne bli et av flere redskap for å løfte turnusplanleggingen ut av det tradisjonelle A3-formatet og inn på årsplanlegging og mer varierte turnuser.»