GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Grimstad kommune avholdt møte: Møtedato: Fredag 17. september 2010 Tid: Kl. 10.00 15.15 Møtested: Grimstad Rådhus, formannskapssalen Til stede: Fra administrasjonen: Andre: Fra revisjonen: Sekretær: Rolf Christian Ørnholt (leder), Tore Abrahamsen (nestleder), Anne Mo Grimdalen (medlem), Jofrid Helle Skåre (medlem), Marit Wright (medlem) Juridisk seniorrådgiver Hallvard Bjørgum, økonomisjef Helge Moen, enhetsleder for forvaltningstjenesten Torgeir Neset. Disse var til stede i forbindelse med behandling av sak nr. 30/10 pkt. nr. 1, nr. 2, nr. 3 og sak nr. 31/10. Advokatfullmektig Kristian Dahle Trygstad, Advokatfirmaet G-Partner AS, var til stede under behandling av sak nr. 33/10. Knut-Thore Larsen, Arne Kjell Tellefsen Øistein Strømsland Sak nr: 29/10 30/10 31/10 32/10 33/10 34/10 SAKSLISTE SAKER: Godkjenning av protokoll fra forrige møte (24.08.2010) Orienteringer/referatsaker Brev adressert til kontrollutvalget vedrørende klage på byggesaksbehandler, datert 18.08.2010 Valg av sekretær for kontrollutvalget for 2011 Rapport fra Advokatfirmaet G-Partner AS, datert 10.09.2010: Utredning av kommunal saksbehandling i forbindelse med salg av grunn og dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av næringsbygg på gnr 40 bnr 138-143, Spedalen Eventuelt Grimstad, 17. september 2010 Rolf Christian Ørnholt leder Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Øistein Strømsland sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, plan- og utviklingssjef, Arendal Revisjonsdistrikt IKS SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017391 E-postadresse: oistein.stromsland@austagderfk.no Postboks 788 Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnr.: 943039046 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
2 Sak nr: 29/10 Saksbehandler: Øistein Strømsland Sak: Godkjenning av protokoll fra forrige møte (24.08.10) Forslag til vedtak: Protokollen fra møtet 24.08.10 godkjennes. Sak nr: 30/10 Sak: Orienteringer/referatsaker Saksbehandler: Øistein Strømsland 1. Orientering ved rådmannen: Sjøboder i Skraviga. Det vises til sak nr. 24/10, pkt. nr. 1 behandlet i kontrollutvalget 24.08.10 med vedlegg av: Brev fra Fevik Vel m/vedlegg, datert 18.05.10 og 02.06.10. I tillegg til foran nevnte dokumenter følger som trykte vedlegg til sak nr. 30/10 følgende dokumenter: 1. Notat datert 28.04.10 (v/ggj.): Sammendrag av behandling av søknader om sjøboder i Skraviga 2. Fylkesmannen i Telemark, brev datert 01.07.2009: Medhold i klage - oppføring av 5 sjøboder - gnr 38, bnr 4, Skraviga - Grimstad kommune 3. Fylkesmannen i Aust-Agder, brev datert 15.10.2008:Grimstad kommune - klage på vedtak om mindre vesentlig reguleringsendring for oppføring av sjøboder på gnr/bnr 38/4, reguleringsplan for Skravika 4. Fylkesmannen i Aust-Agder, brev datert 13.08.2008: Miljøvernavdelingens merknader til mindre vesentlig endring av reguleringsplan for Skraviga i Grimstad kommune I møte i kontrollutvalget 24.08.10 i sak nr. 24/10, pkt. nr. 1, fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: Kontrollutvalget har behandlet brev fra Fevik Vel, datert 18.05.10 og 02.06.10. Kontrollutvalget ber rådmannen om å redegjøre i neste møte om delegasjonsvedtaket i sak nr. 519/09 er i tråd med de fullmakter som er gitt til administrasjonen i delegasjonsreglementet for Grimstad kommune, herunder også redegjøre for rutiner for kvalitetssikring av vedtak. Videre ber kontrollutvalget om redegjørelse for velforeningers partsrettigheter. I henhold til vedtaket i saken er rådmannen bedt om å gi en redegjørelse i møtet. Administrasjonen orienterte i møtet om saken. Kontrollutvalget fikk en foreløpig orientering. Kontrollutvalget følger saken opp i neste møte.
3 2. Orientering ved rådmannen/juridisk rådgiver i kommunen: Habilitetsbestemmelsene for styreleder og styremedlemmer i IKS. I møte i kontrollutvalget 24.08.10 i sak nr. 27/10 - Eventuelt - pkt. nr. 1, ble følgende tatt opp: Anne Mo Grimdalen tok opp spørsmålet om habilitet for styreleder og styremedlemmer i IKS. Kontrollutvalget ønsker en orientering om habilitetsbestemmelsene på dette området fra juridisk rådgiver i Grimstad kommune i neste møte i kontrollutvalget. Rådmannen/juridisk rådgiver i kommunen er bedt om å gi en orientering i møtet. Juridisk rådgiver i kommunen ga i møtet en orientering om habilitetsbestemmelsene. Redegjørelsen tas til orientering. 3. Regnskapsrapport 2. kvartal 2010 for Grimstad kommune. Regnskapsrapport 2. kvartal 2010 for Grimstad kommune. I møte i kontrollutvalget 24.08.10 i sak nr. 24/10 fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: Kontrollutvalget har mottatt (fredag 20.08.10) regnskapsrapport 2. kvartal 2010 for Grimstad kommune. Revisor og sekretær ga en foreløpig orientering om rapporten. Kontrollutvalget ønsker i neste møte orientering fra rådmannen om realitetene i innsparingstiltakene. Rådmannen/økonomisjef er bedt om å gi en orientering i møtet. Økonomisjefen ga i møtet en orientering om regnskapsrapport for 2. kvartal 2010 for Grimstad kommune og om innsparingstiltakene. Redegjørelsen tas til orientering. 4. Orientering ved revisor: Melding om skifte i stillingen som revisjonssjef (jfr. vedlagte brev fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS, datert 31.08.10).
4 Revisor orienterte i møtet om saken. Redegjørelsen tas til orientering. 5. Revisor orienterte om planlagt konferanse for kontrollutvalgsmedlemmer i Aust-Agder og Vest-Agder i Kristiansand 10.11.10. Arrangør er Aust-Agder Kommunerevisorforening i samarbeid med KS Agder. Enstemmig tatt til orientering. Sak nr: 31/10 Saksbehandler: Rolf Christian Ørnholt Sak: Brev adressert til kontrollutvalget vedrørende klage på byggesaksbehandler, datert 18.08.2010 1. Brev fra Tom Tellefsen adressert til kontrollutvalget vedrørende klage på byggesaksbehandler, datert 18.08.2010. 2. E-post (med vedlegg) fra Tom Tellefsen adressert til sekretæren for kontrollutvalget, datert 09.09.2010. 3. E-post fra Tom Tellefsen adressert til sekretæren for kontrollutvalget, datert 10.09.2010. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget behandlet i møte 24.08.10 i sak nr. 28/10 brev fra Tom Tellefsen, Solveien 19 i Grimstad, datert 18.08.10. Brevet er en klage på en navngitt byggesaksbehandler i Grimstad kommune. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige vedtak i sak nr. 28/10: Kontrollutvalget har behandlet brev fra Tom Tellefsen, datert 18.08.10. Før kontrollutvalget tar stilling til om dette er en sak for utvalget, ber kontrollutvalget om at rådmannen redegjør for kommunens oppfølging av fylkesmannens behandling. I henhold til vedtaket i saken er rådmannen bedt om å gi en redegjørelse i kontrollutvalgets møte. Tom Tellefsen har 09.09.10 og 10.09.10 sendt to e-poster til sekretæren for kontrollutvalget. Dokumentene følger saken som trykte vedlegg (jfr. vedlegg nr. 2 og nr. 3). På grunnlag av de opplysninger som foreligger i saken må kontrollutvalget ta stilling til om dette er en sak for utvalget. Sekretæren viser i denne sammenheng til kontrollutvalgsforskriftens 4 med departementets merknader der det blant annet heter:.kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret/fylkestinget, eller det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Når det gjelder henvendelse fra andre enn kommunestyret/ fylkestinget eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører hjemme under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken.
5 Forslag til vedtak i saken vil bli lagt fram i møtet. Administrasjonen orienterte i møtet om saken. Kontrollutvalget har behandlet brev fra Tom Tellefsen, datert 18.08.10 (jfr. sak nr. 28/10 i møte 24.08.10). I kontrollutvalgets møte 17.09.10 har rådmannen redegjort for kommunens oppfølging av fylkesmannens behandling av saken. På grunnlag av den informasjon kontrollutvalget har i saken anser kontrollutvalget ikke dette for en sak utvalget vil arbeide videre med - jfr. 4 i forskrift for kontrollutvalg med departementets merknader. Sak nr: 32/10 Saksbehandler: Rolf Christian Ørnholt Sak: Valg av sekretær for kontrollutvalget for 2011 1. Kommunestyresak nr. 79/10 2. Kontrollutvalgets vedtak i sak nr. 27/09 Bakgrunn for saken Ved behandlingen av sak 79/10 i kommunestyret 21.06.10 vedr. forlengelse av sekretariatsfunksjonen for 2010 og 2011 fremmet ordføreren forslag om at valg av sekretær fra 01.01.2011 skulle skje i samsvar med gjeldende anskaffelsesregler i kommunen. Dette ble vedtatt mot 8 stemmer. Kontrollutvalget tok vedtaket til etterretning, og vedtok i møte 24.08.10 at revisor, i samråd med kontrollutvalgets leder, skulle legge frem egen sak for KU i neste møte. Det anses korrekt, og i tråd med forskrift for kontrollutvalg, at kontrollutvalget forbereder saken og fremmer forslag for kommunestyret som etter forskriftens 20 skal sørge for tilfredsstillende sekretariat for kontrollutvalget. Dette samsvarer også med slik andre kommuner/fylkeskommuner har behandlet saken. Sekretær for kontrollutvalget anses for å være inhabil, og saken legges derfor frem av kontrollutvalgets leder. I og med at sak nr. 79/10 i kommunestyret 21.06.10 gjelder sekretariatsordningen for årene 2010 og 2011, forutsetter kontrollutvalget at innhenting av tilbud på tjenesten er begrenset til året 2011. Saksutredningen fra kontrollutvalget underbygger dette, i og med at en mer permanent ordning har avventet avklaring i forhold til en fylkessammenslutning. Valg av sekretær har også tradisjonelt fulgt perioden for kommunevalg. Som det fremgår av tidligere vedtatte og forslag til budsjett for 2011 for kontrollutvalget, utgjør samlet kjøp av sekretærtjenester i et normalår under 100.000 kr. Det betyr at tjenesten kan anskaffes direkte etter innhentet tilbud.
6 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen, i samråd med leder av kontrollutvalget, om å innhente tilbud fra 4 utvalgte offentlige revisjonsenheter på sekretariatstjenester for 2011 i samsvar med forskrift om anskaffelser 3-1. Mottatte tilbud og anbefaling om valg av sekretær legges frem for kontrollutvalget i møte 23.11.2010. Etter forskrift for kontrollutvalg, 20, sendes kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for videre behandling. Sekretæren anså seg som inhabil i denne saken og forlot møtelokalet (jfr. forvaltningsloven 6 første ledd bokstav a) og 8 første ledd). Forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Sak nr: 33/10 Saksbehandler: Øistein Strømsland Sak: Rapport fra Advokatfirmaet G-Partner AS, datert 10.09.2010: Utredning av kommunal saksbehandling i forbindelse med salg av grunn og dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av næringsbygg på gnr 40 bnr 138-143, Spedalen 1. Rapport fra Advokatfirmaet G-Partner AS, datert 10.09.2010: Utredning av kommunal saksbehandling i forbindelse med salg av grunn og dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av næringsbygg på gnr 40 bnr 138-143, Spedalen Bakgrunn for saken Kommunestyret i Grimstad behandlet i møte 31.05.10 sak nr. 64/10 og fattet følgende enstemmige vedtak: 1) Kommunestyret viser til brev fra Kontrollutvalget datert 20. mai 2010. Kommunestyret bevilger inntil 100.000 kroner fra konto Til kommunestyrets disposisjon til gjennomgang av saken om næringsbygg i Spedalen (KS-sak 041/10). 2) Mandatet for kontrollutvalgets arbeid presiseres og begrenses slik: Kontrollutvalget bør gå gjennom saksbehandlingen i saken, fra de første forespørsler om kjøp av grunn til dispensasjon fra kommuneplanen for oppføring av næringsbygg ble gitt i april 2009. Kontrollutvalget bør om mulig peke på forhold som kan forklare at kommunens saksbehandling ikke ble gjennomført fullt ut i samsvar med reglene i dagjeldende plan- og bygningslov. Kontrollutvalget bes også vurdere kommunens saksbehandling i forbindelse med omgjøring av dispensasjonsvedtaket høsten 2009 og formidlingen av denne beslutningen. Kommunestyret minner for ordens skyld om kommunestyrets vedtak i sak 65/07: I eventuelle senere granskinger bør alle som får sine forhold gransket, regnes som parter og gis partsrettigheter slik at deres rettssikkerhet blir fullgodt ivaretatt. 3) Kommunestyret ber samtidig rådmannen vurdere regler for og omfang av kommunalt ansattes kjøp av kommunal eiendom som ikke er kunngjort til salgs i et åpent marked. Resultat av vurderingen legges fram for kommunestyret.
7 På grunnlag av vedtaket i kommunestyret i sak nr. 64/10 ble saken lagt fram for kontrollutvalget i møte 08.06.10 i sak nr. 21/10. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget tar vedtaket i kommunestyresak nr. 64/10 til etterretning. 2. Kontrollutvalget nedsetter en styringsgruppe for å gjennomføre undersøkelse i samsvar med mandatet beskrevet i kommunestyresak nr. 64/10. Styringsgruppen består av leder og sekretær i kontrollutvalget og revisjonssjef i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. 3. Styringsgruppen gis de nødvendige fullmakter av kontrollutvalget til å gjennomføre undersøkelsen, herunder å vurdere omfang/tiltak, utarbeide tidsplan, økonomiske rammer samt engasjering og bruk av ekstern bistand. 4. Kontrollutvalget holdes løpende orientert om framdriften i undersøkelsen. Kontrollutvalgets styringsgruppe besluttet å gå ut i markedet med en tilbudsforespørsel til anerkjente leverandører som utfører denne type undersøkelser/granskinger. Det ble utarbeidet tilbudsforespørsel i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbudsforespørsel ble sendt ut 17.06.10 til 4 eksterne leverandører: Advokatfirmaet G-Partner AS Advokat Kjell Bentestuen, Advokatfirmaet Kjær & Co DA Ernst & Young AS PricewaterhouseCoopers AS Ved tilbudsfristens utløp (07.07.10) var det mottatt to tilbud fra følgende: Advokatfirmaet G-Partner AS Advokat Kjell Bentestuen, Advokatfirmaet Kjær & Co DA Begge de to innkomne tilbudene ble av kontrollutvalgets styringsgruppe vurdert til å oppfylle kravene i tilbudsforespørselen. På grunnlag av tildelingskriteriene konkluderte styringsgruppen med å velge Advokatfirmaet G-Partner AS. Oppdragsavtale mellom Advokatfirmaet G-Partner AS og Grimstad kommune ved kontrollutvalget ble inngått 23.08.10. Vedlagt denne kontrollutvalgssaken følger rapport fra G-Partner AS, datert 10.09.2010, for behandling i kontrollutvalget. G-Partner AS vil være tilstede i kontrollutvalgets møte 17.09.10 for å presentere rapporten. Sekretæren viser til rapporten og gjennomgangen av denne i møtet. Forslag til vedtak i saken vil bli lagt fram i møtet. I kontrollutvalgets møte gjennomgikk advokatfullmektig Kristian Dahle Trygstad, Advokatfirmaet G-Partner AS, undersøkelsen og presenterte rapporten. Kontrollutvalget drøftet saken. Etter drøfting av saken framsatte sekretæren følgende forslag til vedtak: 1. Rapporten fra Advokatfirmaet G-Partner AS, datert 10.09.2010, er kontrollutvalgets svar på det oppdraget kommunestyret ga kontrollutvalget i sak nr. 64/10. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og oversender denne til kommunestyret for behandling.
8 2. Kontrollutvalget ser alvorlig på de forhold som er avdekket, og kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å be om en tilbakemelding fra rådmannen om oppfølgingen av konklusjonene i rapporten. 3. Etter kontrollutvalgets vurdering gir ikke rapporten grunnlag for å gå videre med en mer omfattende undersøkelse av saken (fase 2). Leder av kontrollutvalget fremmet forslag til pressemelding knyttet til saken. Kontrollutvalget slutter seg enstemmig til det framlagte forslaget til pressemelding, datert 17.09.10. Sak nr: 34/10 Sak: Eventuelt Saksbehandler: Øistein Strømsland 1. I henhold til møteplanen er neste møte berammet til: 16.11.2010.