Rapporthåndbok i Discoverer 10g. Viewer og Plus. UiB. Fra 2011

Rapporthåndbok i Discoverer 10g Viewer og Plus UiB Fra 2011 Side 1

Innholdregister INNLEDNING... 3 ØKONOMISYSTEMET ORACLE... 4 RAPPORTVERKTØY OG RAPPORTTYPER... 5 RAPPORTER TILGJENGELIG I DISCOVERER... 7 R - REGISTERRAPPORTER 7 S - SALDORAPPORTER (STYRINGSRAPPORTER) 8 B - BUDSJETTRAPPORTER 11 D - DETALJRAPPORTER (TRANSAKSJONSRAPPORTER) 11 K - KUNDEMODULRAPPORTER 12 L - LEVERANDØRMODULRAPPORTER 12 BW - BASWARERAPPORTER 13 A - UTSTYRREGISTERRAPPORTER 13 PA- ORACLE PROJECTS RAPPORTER 13 HR- HUMAN RESOURCES RAPPORTER 14 HVORDAN TA UT EN RAPPORT I DISCOVERER VIEWER 15 Side 2

Innledning Denne rapporthåndboken inneholder rapporter beregnet på økonomiarbeidet ved fakulteter/avdelinger og institutter. Formålet er å gi brukerne en oversikt over og hjelp til å utnytte rapporteringsmulighetene i UiBs økonomisystem. Brukerne skal kunne benytte rapporthåndboken for å gjøre seg kjent med de rapporter som er tilgjengelig, velge de rapportene vedkommende har bruk for og gjøre riktige valg ved bestilling. Rapporthåndboken gir en beskrivelse av tilgjengelige rapporteringsverktøy, typer av rapporter, enkeltrapporter og rapportvarianter. Det er fra sentralt hold laget de rapportene som er vurdert til å være det som trengs for kunne utføre økonomiarbeidet ved fakulteter/avdelinger. Det er i utgangspunktet ikke lagt opp slik at brukerne selv kan definere nye rapporter på egen hånd. Denne løsningen er valgt med sikte på å få et system for rapportering som ivaretar krav til oversiktlighet og entydighet i tillegg til sikkerhetsmessige forhold. Dette forutsetter at det blir utarbeidet felles rapporter som ivaretar enhetenes rapporteringsbehov. Rapporter og rapporthandboken vil fortløpende bli utbedret og oppdatert, det er derfor viktig å følge med på den Web-baserte utgaven av rapporthandboken. Forslag om nye rapporter eller endringer i eksisterende rapporter meldes skriftlig til systemadministrator for økonomisystemet ved Økonomiavdelingen: Kontakt: Intranett Issue-tracker og logg sak til: Regnskap/Rapporter Side 3

OPPDATERING: Vi antar at det vil bli forbedringer og laget nye rapporter etter at rapporthandboken ble opprettet, derfor lager vi til en side i boken som vi skal notere n boken ble endret og hva som ble endre.: Dato Endring 05.september 2003 Ny rapporthandbok 01. oktober 2003 Lagt inn endringer etter versjon 2 av styringsrapporter 02. mai 2004 Lagt inn ny rapport for Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter 21. august 2004 Lagt inn ny rapport for Overheadskategori beskrivelse 05. august 2005 Lagt inn beskrivelse for nye rapporter for Basware 12. august 2005 Lagt inn ny prosjektsaldorapport for Styringsrapport 20.september 2007 Lagt inn ny rapport R02 19. mai 2011 Oppdatert med rapporter til ny rapportbase ØKONOMISYSTEMET ORACLE Databasesystemet Oracle Applications omfatter integrerte delsystemer for produksjon, personell, økonomi og administrasjon, markedsoppfølging mv. Oracle Financials er økonomisystemet i OA. Vi bruker Leverandørreskontromodulen der vi henter data om leverandøren og dens transaksjoner, i Kundemodulen henter vi data om kunden og dens transaksjoner. Deler av dataene som er ført i modulene (Lønn, Kunde, Leverandør) blir overført til Hovedbok, og det er her vi henter de totale regnskapsdata. Vi har fått to nye moduler HR og PA. PA brukes til å ha oversikt over prosjektene, budsjettering og allokering av ressurser. I HR, registreres nå alle ansatte slik at de kan hente til PA. PA overfører fakturaer til AR. Alle transene i PA overføres til GL i samlede prosjektverdier. Oracle Projects (PA) Human Resources (HR) Side 4

Rapportverktøy og rapporttyper Discoverer Discoverer er vt rapporteringsverktøy for økonomistyring. Discoverer er et eget program koblet opp mot et utvalg av regnskapssystemets database. Discoverer-rapporter gir mulighet for å få et stort detaljeringsnivå, samt styringsrapporter. Rapportbasen er en kopi av tallene i regnskapssystemet (produksjonsbasen). I løpet av natten blir dataene overført til Rapportbasen. I tillegg til saldotall kan Discoverer-rapporter også inneholde transaksjonsdata (bilagsdetaljer). Rapportene taes ut ved spørring til skjerm, og man f rapporten frem i Discoverer. De fleste rapportene kan vises i sin helhet i Discoverer. Noen av rapportene kan bearbeides etter at de er overføret til Excel. Rapportbildet har følgende hovedelementer: 1) Rapportnavn se under om navnestandard 2) Rapportens avgrensning etter konti, og periode samt tidspunkt for rapportuttak 3) Sideelementer som kan snevre inn rapportavgresning ytterligere 4) Kolonnesett viser rapportinnhold sortert bortover (x-aksen) 5) Radsett - viser hovedsorteringen nedover (y-aksen) 6) Ark arkene har ulike varianter av rapporten, for eksempel etter detaljeringsgrad for art, navnet på arket finnes også som siste ledd i rapportnavnet. Side 5

Rapportene er delt i inn i ulike typer og begynner med en bokstav som angir hvilken type rapporten tilhører: R- Registerrapporter S - Styringsrapporter/Saldorapporter B - Budsjettrapporter D - Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K- Kundemodulrapporter L- Leverandørmodulrapporter A- Utstyrregisterrapporter (anleggsmodul) BW Baswarerapporter PA - Prosjektmodulrapporter HR Human Resources rapporter IR Innkjøpsrapporter Side 6

Rapporter tilgjengelig i Discoverer R - Registerrapporter Registerrapporter innholder opplisting av segmentverdier og følgende beskrivelse med tekst. Dersom det er lagt inn andre forutsetninger vil disse også vises: R02 Segmentregister Innholder: Artsregister, stedregister, analyseregister, aktivitetsregister, prosjektregister, overheadregister og FAregister R07- Kunderegister Kunderegister inneholder Kundenavn, Adresse 1-3, Kundenr., adresse, kontaktperson, Organisasjonsnr. Evt. avgrensninger: Kundenavn og adresse R08 - Leverandørregister Leverandørregister innholder Leverandørnavn, Leverandørnr, Bankkontonummer, Adresse, Land, Betalingsbetingelse og Organisasjonsnummer Evt. avgrensninger: Leverandørnavn og bankkontonummer Side 7

S - Saldorapporter (Styringsrapporter) Saldorapporter gir summen av alle bilag innenfor en bestemt rapports definisjon (for eksempel artskonto og sted) Kolonnesett S-rapportene kommer vanligvis med følgende kolonnesett: Sortering Bud denne måned Regn denne måned Bud f.eks ART Avvik denne måned (kr) Avvik denne måned (%) Regn Avvik (kr) Avvik (%) Årsbudsjett 1) Sortering angir hva som er hovedsorteringen nedover i rapporter typisk ART, STED, PROSJEKT eller ANALYSE. 2) Denne måned er neste bolk. Den viser status for siste måned rapporter er begrenset til (for eksempel mars) for budsjett, regnskap og avvik. 3) Etter dette følger Hittil i (for eksempel t.o.m mars) som viser budsjett, regnskap og avvik for summen av månedene fra januar til den siste måneden rapporten er spesifisert for. 4) Årsbudsjett er siste del og viser hva det er budsjettert med for et som helhet Det finnes flere kolonnesett i rapportene. Ett av dem angir teknisk prognose for et. Sortering Bud Regn Årsbudsjett Tekn. prognose Avvik (kr) Avvik (%) f.eks ART Teknisk prognose er status pluss budsjettert utvikling fra nå av og ut et (regnskap + budsjett for resten av et). Merk at teknisk prognose bare gir en indikasjon på hvordan et kan ende om resten av et blir som budsjettert. En teknisk prognose må alltid rimelighetsvurderes. Følgende saldorapporter er tilgjengelig i Discoverer: Navn S11 Artsregnskap Beskrivelse/formål Radene gir arter og kolonnene sbudsjett, budsjett, regnskap og avvik i kroner og %. Velg ett av to ark i rapporten for ønsket detaljeringsnivå. Rapporten kan spesifiseres på ønsket a-sted, sted, prosjekt eller analyse etter at rapporten har blitt kjørt gjennom bruk av sideelement. Rapporten er egnet n en ønsker samlet artsoversikt for summen av flere steder, for eksempel et fakultet eller et sted med flere seksjoner. Side 8

(Tilsvarer gammel rapport A11A/B- artsregnskap) S11 - Artsregnskap pr. mnd. Radene gir arter og kolonner for regnskap pr måned. Rapporten kan spesifiseres på ønsket a-sted, sted, prosjekt og analyse etter at rapporten har blitt kjørt gjennom bruk av sideelement. Rapporten er egnet n en vil se saldotall pr. måned for steder og analyserverdier. (Tilsvarer gammel rapport A11 - artsregnskap mnd) S11 - Tidsserier S12 Stedsregnskap Rapportene gir tall tilbake til 2006. En kan velge ut ulike konti og sumnivåer. Radene gir arter med bruddsum på sted - og kolonnene sbudsjett, budsjett, regnskap og avvik i kroner og %. Velg ett av tre ark i rapporten for ønsket detaljeringsnivå. Rapporten kan spesifiseres på ønsket prosjekt eller analyse etter at rapporten har blitt kjørt gjennom bruk av sideelement. Rapporten er egnet n en ønsker artsregnskap pr. sted for eksempel under et fakultet eller under et sted med flere seksjoner. (Tilsvarer gammel rapport A12A/B- stedsregnskap) S12 Universitetsregnskap Radene gir inntekter og kostnader med bruddsum på fakulteter - og kolonnene sbudsjett, budsjett, regnskap og avvik i kroner og %. Velg ett av to ark for ønsket detaljering. Rapporten er egnet for institusjonsrapportering. (Tilsvarer gammel rapport A12C- stedsregnskap UiB) S13 Prosjektregnskap Radene gir arter med bruddsum på prosjekt - og kolonnene sbudsjett, budsjett, regnskap og avvik i kroner og %. Velg ett av tre ark i rapporten for ønsket detaljeringsnivå. Rapporten kan spesifiseres på ønsket a-sted, sted og analyse etter at rapporten har blitt kjørt gjennom bruk av sideelement. Rapporten er egnet n en ønsker artsregnskap pr. prosjekt under et sted eller under summen av flere steder. (Tilsvarer gammel rapport A13A/B- prosjektregnskap og øvrige prosjektrapporter) S13 Aktivitet- etter fin.kilde Radene gir saldo for inntekter og kostnader innenfor ulike Side 9

finansieringskilder - og kolonnene sbudsjett, budsjett hittil i, regnskap og avvik i kroner og %. Velg ett av to ark i rapporten for ønsket sortering Rapporten er egnet til analyser av den eksternt finansierte virksomheten på institutt-, fakultets- eller institusjonsnivå. Virksomhetsparameter bør stå lik EFV. S14 Analyseregnskap Radene gir arter med bruddsum på analyse - og kolonnene sbudsjett, budsjett, regnskap og avvik i kroner og %. Velg ett av tre ark i rapporten for ønsket detaljeringsnivå. Rapporten kan spesifiseres på ønsket a-sted, sted eller prosjekt etter at rapporten har blitt kjørt gjennom bruk av sideelement. Rapporten er egnet n en ønsker artsregnskap pr. analyse under et sted. (Tilsvarer gammel rapport A14A/B- stedsregnskap) S15-Investeringer S16-Byggregnskap S20 -Råbalanse Rapporten viser kun investerings artene i 4-serie. Rapporten viser regnskap mot budsjett for bygg. Rapporten brukes av Eiendomsavdelingen. Radene gir arter med bruddsum på artsklasser for alle arter. Kolonnene gir periodens IB, periodens bevegelser og periodens UB. Rapporten kan spesifiseres på flere segmenter etter at rapporten har blitt kjørt gjennom bruk av sideelement. Rapporten er egnet for institusjonsrapportering. (Tilsvarere gammel rapport R20 Råbalanse) S21 - Prosjektsaldorapport Radene gir detaljer fra prosjektregister, og prosjektsaldo med inntekter, kostnader og resultat etter regsnkaps, periode og sted. Side 10

B - Budsjettrapporter Budsjettrapporter gir saldotall for perioder og konti for budsjetter. Følgende saldorapporter er tilgjengelig i Discoverer: Navn B1 Budsjettdetaljer Beskrivelse/formål Radene gir Debet, kredit og netto budsjett for hele. En kan velge sideelement for Prosjekt, Sted, Analyse, Firma, Aktivitet. Rapporten kan sorteres etter Art og Prosjekt. B11- Budsjett pr mnd Radene gir arter og kolonnene gir mnd fra jan til periode 13 og total for et. En kan velge sideelement for a-sted, sted, prosjekt og analyse etter at rapporten er kjørt. Rapporten er egnet til budsjetteringsstøtte. (Tilsvarer gammel rapport B11 artsbudsjett mnd). B11-Budsjettrapport-B1-B3- B4 Viser sum inntekter/kostnader/overføringer/totalt for hver av de tre budsjettene. Brukes bla. for å kontrollere at B1 og B3 g i null, og at sum inntekter/kostnader/overføringer er lik i B1 og B3. D - Detaljrapporter (Transaksjonsrapporter) Detaljrapportene viser alle (transaksjoner) regnskapsdata fra hovedboken (GL). I tillegg er det overført transaksjoner fra SLP (lønnsystemet), AR (Kundemodulen) og AP (Leverandørmodulen) Disse overføringsjobbene fører til at enkelte felt f opplysninger fra flere moduler og kan dermed virke litt uoversiktlige. Navn: D22 - Bilagsdetaljer Beskrivelse formål Viser alle bilagstransaksjoner. Rapporten viser hele kontostrengen, beløp i Norske kroner, Leverandøren sitt navn fra AP. Ansatsnavn fra SLP eller Referanse fra GL eller Bilagsnr fra Leverandørmodulen. Kundenavn, Hovedboksnr. fra GL. Periode, Effektiv dato i GL, Hvilken valuta, og valutabeløpet. Rapporten kan avgrenses med hovedboksdato, art, prosjektnr, sted, analysenr. og firma Det er et eget ark for saldonivå I (instituttsaldo) hvor en holder utenfor fastlønn og sosiale kostnader (tidligere rapport D23 Institutt bilagsdetaljer) Drill til PA: fra hovedboksposteringsnr kan man drille inn til PA bilag Side 11

K - Kundemodulrapporter Disse rapportene henter data fra Kundemodulen. Reskontroen inneholder data vedrørende kunden og dens transaksjoner. Navn: K31 - Kundereskontro K32 - Forfalte fakturaer K33-Fakturaer-som-er purret Beskrivelse formål Inneholder data om kunden og dens transaksjoner. Her f du oversikt over Selger, Saksbehander, Kundenavn, Fakturanr, Fakturadato, Fakturabeløp, Forfallsdato, Gl (Hovedboks)- dato, Det blir oppgitt om beløpet er utestående eller betalt Rapporten kan avgrenses på Kunde, Selgersted, Fakturadato og Utestående Denne rapporten gir en oversikt over fakturaer som ikke er betalt. Kundenavn: Fakturanummer, Forfallsdato, Antall dager etter forfalt. Utestående beløpet med en 6 fordeling etter forfall. Oversikt over hvilke fakturaer som er purret fra UiB. Kundenavn, fakturadato, Forfallsdato, fakturanr. Antall dager fakturaene er etter forfall, dato n fakturaen ble purret, Beløpet som er purret. Se elles rutiner vedr. purring L - Leverandørmodulrapporter Navn: L41 Leverandørreskontro L42 AP -ikke i hovedbok Beskrivelse formål Inneholder data om Leverandøren og dens transaksjoner. Her f en oversikt over alle fakturaer som leverandøren har hatt pr sted. Rapporten inneholder Sted, Leverandørnavn, Fakturadato, Fakturnr. Bilagsnummer (enten ankomstreg.nr eller bilagsnummer), Fakturabeløp, Om fakturaen er betalt eller ikke, samt hvor mye som st til rest. Begrensningene kan være pr fakturadato, Leverandørnavn eller om beløpet er gjenstående. Denne rapporten gir leverandør fakturaer som ikke er postert i hovedbok. Side 12

BW - Baswarerapporter Navn: BW01 Faktura-ikkekonterte-uib BW02 Fakturamottaker-uib BW03 Anviser-attestanteruib BW04 Konterte-fakturaeruib BW05-Utstyrregistrering- ADI BW06-KontertefakturaDIV_Utvalg_sort_lev BW07-IP-PM-BRUKER Beskrivelse formål Inneholder data om skannede fakturaer som ikke er kontert og ikke overført til Leverandørresktontro. Rapporten viser også fakturabildet. Inneholder data om alle fakturamottakerer med bestillerkode Inneholder data om hvem som er anvisere og attestanter for fakturaene. Inneholder data om alle konterte fakturaer med bildet for den skannede faktura. Kan søkes etter firma og prosjektnr Inneholder data som skal lastes inn i FA-modul fra basware. Inneholder data for alle konterte fakturaer sortert per leverandør Inneholder data for alle brukere registrert i IP og PM med rolle og rettigheter A Utstyrregisterrapporter Navn: Beskrivelse formål A61- Anleggsmodulregister Inneholder data om alle registrerte utstyr i anleggsmodulen. Kan søkes etter stedkode, utstyrnavn og beskrivelse(hvor utstyret er plassert). A62- Plan avskrvn mnd Viser hvordan avskrivningen blir i ett bestemt basert på avskrivningsplanen som pt ligger inne anleggsmodulen. En kan velge å ta ut rapporten slik at den er egnet til å limes inn i ADI for budsjettering. PA- Oracle Projects Rapporter Navn: PA01R- Prosjektregister_UIB PA01R-utgifts og stedregister PA02D-Bilagsdetaljer(I_K) PA03B-Budsjett PA04S- Budsjett-Regnskap per prosjektperiode PA04S-Budsjett-Regnskap per ÅR Beskrivelse formål Viser alle prosjekter som er registrert i prosjektmodul, inneholder kundeopplysninger, teammedlemmer og klassifiseringsregler for alle prosjekter i PA Viser utgiftkategorier og utgifttype register i PA og alle Pa - organisasjoner. Viser inntekter og kostnader for alle prosjektene, med og uten konvertering. Kan drille til GL Viser budsjetter og kalkyler for alle prosjektene, rapporten viser: medgått-tid, direkte kostnader, totale kostnader, inntekter og margin. Viser også kalkyler Viser budsjettsdata og regnskapsdata, inntekt og kostnadsbudsjett, inntektsført og kostnadsført + margin og resultat forbrukt. Budsjetter overhead og Regnskapsoverhead Viser budsjett og regnskapsdata distribuert per mnd og Side 13

PA05S-Inntesktregnskap Viser en oversikt over kontraktsbeløp, finansiering, budsjettering, fakturert, inntekt. Alle tall vises for perioder og prosjekt PA08D-Fakturadetaljer Viser alle prosjektfakturaer, hendelser som er ført i PA, med AR fakturanr. Fakturert inklusiv og eksklusiv mva og uteståendesaldo PA09S-Eksternrapportering Brukes til eksternrapportering, viser kun inntektsregnskap, med inntektsbudsjett, inntektsført, rest og inntektsført i % PA10A-Prosjektsaldo-etterkostnadssted PA11A- Avstemmingsrapport-I-Ksaldo PA12R-Ressursallokering PA15R-Aktivitetregister PA16R-avtalesporing Viser ufakturert kundefordring og ikke opptjent inntekt, gir prosjektsaldo etter kostnadssted, tilsvarer rapporten i PA Prosjektsaldo etter prosjekt og kostnadssted Brukes til avstemmingsformål mellom PA og Gl, Rapporten styres ut av GL-dato., gir kostnad og inntektssaldo, total sum per prosjekt, rapporten viser også klassifiseringsregler på prosjektene Viser hvilke resurser som er allokert til hvilke prosjekter med måneds oversikt over budsjetterte timer og medgått tid Gir oversikt over alle aktiviteter som er opprettet på prosjektene Viser forskjellen mellom avtale opprettet i web og avtaler i forms HR- Human Resources rapporter Navn: HR01-Ressursregisteret Beskrivelse formål Viser alle ansatte som er registrert i HR Hvordan ta ut en rapport i Discoverer plus: Discoverer plus anbefales for økonomikonsulenter og andre som bruker økonomirapporter mye. Discoverer plus finner en her: https://gullris.uib.no:8094/discoverer/plus Discoverer viewer finner en her: https://gullris.uib.no:8094/discoverer/viewer En kommer inn i menylinjene for rapportgrupper ved å følge disse linkene. Her velger en først mellom UiBs vanlige rapporter og UIBs PA-rapporter. Det er egne passord for disse to rapportgruppene. Medarbeidere med spesielle oppgaver kan også ha tilgang til andre rapportgrupper. Side 14

Hvordan ta ut en rapport i discoverer plus og viewer Kursdokumentasjon for Discoverer plus og viewer finner en på UiBs Ansattsider: Discoverer Plus er for mer avanserte brukere. Plus-versjonen anbefales for de av dere som har hyppig behov for uttak av rapporter og som ønsker å kunne bearbeide rapportene noe. Det gjelder spesielt dersom du arbeider med prosjektadministrasjon av Bidags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet (BOA), men også om du er Controller ved enheten din. Discoverer plus finner en her: Kursdokumentasjon Discoverer/plus Discoverer viewer anbefales for dem som bare i liten grad bruker rapporter fra økonomisystemet. Discoverer viewer finner en her: Kursdokumentasjon Discoverer viewer Side 15