Guide Valg av regnskapsprogram
Trenger du et regnskapsprogram for din bedrift? Det er mye å tenke på når man sammenligner ulike tilbud. Hva er dine faktiske behov, hva er sluttprisen for en løsning, og hva kreves for å lære å bruke programmet effektivt? Her finner du en guide i alt du trenger å huske på når du velger og evaluerer ulike regnskapsprogram. 1. Hvilket regnskapsprogram passer din bedrift? 2. Hvor mye av regnskapet vil du gjøre selv? 3. Hva er den egentlig kostnaden? 4. Hvilken sikkerhet har programmet? 5. Kan du få hjelp av leverandøren hvis du trenger det? 6. Hvilke begrensninger har programmet? 7. Trenger du hjelp til implementering av programmet? 8. Ønsker du en skybasert løsning? 9. Hvordan importerer du informasjon fra ditt gamle system? 10. Hvilken opplæring trenger du for å bruke programmet?
1. Hvilket regnskapsprogram passer din bedrift? Start med deg selv og ikke regnskapsprogrammet - hvordan ser din virksomhet ut i dag, hvilken informasjon trenger du om de ulike delene av virksomheten din for å få full kontroll? Gi et komplett bilde, gjerne i et tankekart, slik at du tydelig kan se hvor flaskehalsene er og hvilke utfordringer som står i veien for økt produktivitet og kunnskap. Dette vil være viktig for å finne den riktige leverandøren og den riktige løsningen. Mange leverandører tilbyr en rekke versjoner av sine regnskapsprogram. Du bør ikke betale for en løsning som inneholder mer funksjonalitet enn du trenger. Når du diskuterer tilbud med leverandører kan du hele tiden gå tilbake til tankekartet og sørge for at regnskapsprogrammet du vurderer, faktisk inneholder funksjonaliteten du trenger. Men det som passer deg i dag, er kanskje ikke nok i fremtiden. Hva skjer hvis lagerbeholdning blir mye større eller om antall ansatte endres? Det er ofte mange moduler i regnskapsprogram, og disse funksjonene øker kostnaden. Det kan derfor være lurt å få en komplett prisliste over alle alternativer. Hvor mye koster for eksempel moduler for timeføring, betalingsløsning og kanskje integrasjon mot e-handel? På sikt kan det også være viktig å utvide med flere brukere. Hva koster det med å koble dem til regnskapsprogrammet?
2. Hvor mye vil du gjøre selv? Mange bedrifter velger å outsource en del eller hele regnskapsarbeidet til et autorisert regnskapsfører selskap. Årsaken er enkel, spesielt blant mindre selskaper, du kan spare tid og heller fokusere på kjernevirksomheten din. Har du noen gang mistet lommeboken din? Det er ingen god følelse, og man blir raskt stresset over ikke å ha kontroll. Når du endelig finner lommeboken, vil du føle en ro. På samme måte vil du gjerne ha kontroll med økonomien i bedriften din. Mange ser økonomi som en stressfaktor i sin virksomhet. Med et oppdatert og smart regnskapsprogram, som gjerne er integrert med et regnskapsbyrå, vil du få svært god kontroll.
3. Finn ut hva regnskapsprogrammet egentlig koster. Det er grunn til at mange entreprenører tenker seg om både en og to ganger før de bestemmer seg for valg av regnskapsprogram. Hva koster alt, egentlig? Det kan virke åpenbart, men siden et regnskapsprogram er et komplekst IT-system med mange forskjellige funksjoner og utviklingsmuligheter, kan prisene variere basert på hvordan det skal tilpasses bedriften. Ikke se deg blind på ulike prislister. Gi deg selv tid til å kontakte ulike tilbydere for å stille de spørsmålene om priser. Hva er de totale kostnadene ved å kjøpe, installere og vedlikeholde et regnskapsprogram? Utdanning? Utvikling av tilpassede funksjoner? Prisen er ikke en engangskostnad, men også om en driftskostnad som kan variere avhengig av hvordan du planlegger å bruke programmet, i dag og i morgen. En annen måte å se dette på er at du ikke kjøper, men investerer i et regnskapsprogram, da kjøpet også betyr et langsiktig forhold mellom deg, regnskapsprogrammet og leverandøren. Jo sikrere det føles når du diskuterer en løsning med en leverandør, jo større er sannsynligheten for at du også vil gjøre en smart investering i bedriften din.
4. Still høye krav til maskinvare og sikkerhet. Et regnskapsprogram, i motsetning til et mindre økonomiprogram, bør kunne inneholde mye og snakke med flere systemer. Derfor må du finne ut hvilken infrastruktur som kreves for å bruke regnskapsprogrammet som du ønsker. Et annet viktig aspekt er sikkerhet. Hvis du bruker egen server, må du sørge for å sikre alle dataene i regnskapsprogrammet på en praktisk og smart måte. Det handler om å lage rutiner for jevnlig å sikkerhetskopiere dataene dine og at sikkerhetskopiene dine er sikret mot tyveri og brann. Mange regnskapsprogrammer er i dag skybaserte og tilbyr også muligheter for sikkerhetskopiering i skyen. I dag er det også mange nettbaserte sikkerhetskopieringstjenester som du kan koble til regnskapsprogrammet, for automatisk lagring av data på et trygt sted.
5. Støtte og vedlikehold når du trenger det. Tenk deg at du plutselig støter på problemer i regnskapsprogrammet og ikke kommer videre. Noe som garantert koster deg både tid og penger. I slike tilfeller vil du trenge rask hjelp og støtte fra leverandøren din. En god støtte- og vedlikeholdsavtale bør sikre at du får hjelp når du trenger det, men like viktig er at du har et regnskapsprogram som alltid oppdateres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Noen tilbydere deler støtte og vedlikehold på to separate fakturaer med ulikt innhold. Må du betale for oppdateringer med ny funksjonalitet? Må du betale for nye brukerhåndbøker og manualer? Støtteavtalen inneholder ubegrenset tilgang til supportavdelingen eller koster den ekstra? Kan du nå dem via e-post, telefon, chat, forum eller kanskje Facebook? Alt dette bidrar til den totale kostnaden for drift og vedlikehold av regnskapsprogrammet.
6. Vokt deg for unødvendige begrensninger. Ingen regnskapsprogram kan gjøre alt, men det skal kunne støtte deg og dine behov. Vær derfor oppmerksom på eventuelle begrensninger som programmet har, noe leverandører ikke alltid informerer om hvis du ikke spør. Det kan være unødvendig dyrt dersom leverandøren har begrensninger på for eksempel antall bilag og transaksjoner, eller mengden lagringsplass i databasen. Hvis du har gjort en grundig analyse av dine behov, vet du hvilke restriksjoner du kan leve med, og da kan du også få den riktige prisen.
7. Trenger du hjelp med implementeringen av forretningssystemet? Avhengig av hvor komplisert dine behov er, må du kanskje skreddersy regnskapsprogrammet. Det er også vanlig, men det betyr selvsagt også at det kan kreve kompetanse for å opprettholde og oppdatere programmet. Hvis du trenger hjelp med installasjon, er det for eksempel viktig å sjekke hva som inngår i prisen på installasjonen. Krever regnskapsprogrammets innstillinger slik at du må få hjelp fra en konsulent? I så fall kan konfigurering av database og rapporter føre til en overraskende faktura. Derfor, når du vurderer regnskapsprogram, er det viktig å huske at mens skreddersydde regnskapsprogram kan være veldig gode for å møte spesifikke behov, kan de også være vanskelige og dyre å vedlikeholde og oppdatere i det lange løp.
8. Vil du jobbe med regnskapsprogrammet i skyen? Hvis du vil ha tilgang til regnskapsprogrammet ditt via Internett, bør du vurdere fordelene og ulemper det bringer til virksomheten din. Et nettbasert regnskapsprogram gir deg tilgang til informasjon uansett tid og sted, og sparer deg tid og ressurser på IT-operasjoner. Med en lokal installasjon er du ikke avhengig av internettforbindelse og har større fleksibilitet i integrasjon med annen maskinvare og andre programvareløsninger. Det er ingen tvil om hvilken utvikling vi står overfor - flere og flere løsninger blir nettbaserte og kravene kommer fra leverandører og kunder. Tenk på hvordan du og dine ansatte vil jobbe i fremtiden, og i hvilken retning markedet og dine kunder beveger seg. Pass på å velge en leverandør som kan tilby de løsningene du trenger - i dag og i fremtiden.
9. Hvordan importerer du eldre data og hva koster det? Bruker du allerede i dag et regnskapsprogram eller annet forretningssystem? Så vil du måtte flytte over mye informasjon ditt nåværende program til det nye. Det er viktig at du sikkerhetskopierer dataene og beholder en back-up, men det er ikke nok. Hvis du vil konvertere og flytte eldre data fra ditt tidligere regnskapsprogram, hvordan skjer overføringen i praksis? Du bør også finne ut om alle data kan importeres, eller bare deler av det - og kanskje enda viktigere, hva koster det? Siden dataoverføring ofte er en prosess i seg selv, bør du undersøke hvilke muligheter som eksisterer og om det er inkludert i grunnprisen for regnskapsprogrammet.
10. Din utvikling med regnskapsprogrammet. Du vil ikke lære et nytt regnskapsprogram med alle tilkoblinger og alternativer på en dag. Be om en oppsummering fra leverandører om hvilken opplæring som trengs for å bruke deres regnskapsprogram. Hvilke ulike typer kurs tilbys? Er det best for deg å få en personlig gjennomgang på kontoret ditt eller vil du heller ta opplæringen om kvelden og bli guidet online via din nettleser? Igjen, tenk at du ikke bare kjøper et teknisk IT-system, men også en arbeidsform som krever kunnskap og konstant utvikling. Det er først når du og dine kollegaer kjenner og forstår mulighetene for løsningen at du kan begynne å regne hjem investeringen din på tid, penger og innsikt i bedriften din.
Ønsker du hjelp til å velge regnskapsprogram? WiCan Regnskap Fredrikstad AS og WiCan Regnskap Halden AS har lang erfaring i å føre regnskap for små og mellomstore bedrifter. Gjennom dette arbeidet har vi opparbeidet god kjennskap til ulike regnskapsprogram. Vi bruker gjerne tid sammen med deg for å bidra til at du velger et regnskapsprogram som passer akkurat din bedrift. Ta gjerne kontakt med oss på firmapost@wican.no eller telefon 69 35 56 56