Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 14.03.2012 Tidspunkt: 17:00 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed.
Saksliste PS 2012/14 PS 2012/15 PS 2012/16 PS 2012/17 RS 2012/13 RS 2012/14 RS 2012/15 PS 2012/18 PS 2012/19 PS 2012/20 PS 2012/21 PS 2012/22 PS 2012/23 PS 2012/24 PS 2012/25 PS 2012/26 PS 2012/27 PS 2012/28 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Referat fra SU/SMU-møte på Låby skole tirsdag 7. februar 2012 Referat fra møte i Samarbeidsutvalget/Skolemiljøutvalget ved Hjortsberg skole. Behandling av saker som er unntatt offentlighet Økonomirapport pr. januar Undervisning og Oppvekst Fordeling av vedtatte investeringsmidler - 2012 Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr 2009/508 2010/2921 2012/1260 2012/984 2009/297 Videreføring av investeringsprosjekter 2009/297 Ulykkesforsikringer for barn i grunnskolen og kommunens barnehager m.m. Utdeling av stipend fra "Legat til beste for studier og opplæring i Halden" Søknad om forhåndstilsagn av kommunalt drifttilskudd Do Re Mi barnehage fra 2013 Søknad om driftstilskudd ny barnehage Festningen fra august 2012 Klage på avslag om skolestart ved skole utenfor opptaksområdet Søknad om ABA behandling/opplæring for ***** ***** ***** ***** Søknad om prolongering av ABA-behandling for ***** ***** ***** ***** Prolongering av ABA behandling for ***** ***** ***** ***** ***** 2011/6763 2011/6790 2009/833 2012/1051 X 2011/7085 X 2008/2159 X 2009/68 X 2010/5663 Side nr.
Roar Lund utvalgsleder
PS 2012/14 Godkjenning av innkalling PS 2012/15 Godkjenning av saksliste PS 2012/16 Godkjenning av protokoll fra forrige møte
PS 2012/17 Referatsaker
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 033 2009/508-21 08.02.2012 Trygve Beyer-Olsen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Referat fra SU/SMU-møte på Låby skole tirsdag 7. februar 2012 Til stede: Forfall: Bastian Hop Edvardsen, Ardita Hiseni og Marie Bergstrøm elever Peter Lirvall,) og Sophia Stranger, foreldre Lisbeth Torp og Sjur Mørk, lærere Kristin Svanberg, andre ansatte Roar Lund, politisk valgt Jorunn Nordbakke, SFO-leder Trygve Beyer-Olsen, rektor og sekretær Brit Ortiz, forelder Innkalling og referat - Godkjent Veileder til nye SMU-medlemmer - delt ut, leses og ev. diskuteres på neste møte Skolerute 2012 13 - Rektor la frem følgende forslag til endring i skoleruta: o Flytte planleggingsdag fredag 10. mai 2013 til onsdag 15. august 2012. 10. mai blir da fridag for elever og lærere. - rektors forslag til skolerute for Låby skole 2012 13 godkjennes Organisering av skoledagen og uka - en arbeidsgruppe på skolen arbeider med alternativ organisering og ressursbruk, i denne forbindelse har det også kommet opp behov for en annen organisering av skoledagen og uka. - I den nye organiseringen vil spisepause på et kvarter legges inn ekstra slik at tiden ikke tas fra undervisningstid, deretter følger en halv time pause. - Skoletimene vil dessuten utvides til 60-minutter, ikke 45 minutter som nå. Dette fører ikke til endringer i den totale undervisningstiden. - Leksehjelp legges inn med 30 minutter etter endt skole på 1. 4. trinn fra mandag til torsdag.
- Utfordringene kommer i SFO som får mindre tid til aktiviteter og spising. Nye vedtekter legger opp til en del aktiviteter, (SFO-leder redegjorde kort.) - SU anbefaler at skolen gjør et forsøk med ny organisering av skoledagen og uka, men at ordningen evalueres til jul -12 Leirskole - skolen må skifte tidspunkt for leirskoleopphold, nå er det 7. trinns elever som drar i uke 10 - elevrådet har drøftet saken og mener at denne ordningen med vinteropphold for 7. trinns elever bør fortsette - FAU mener at 6. trinns elever bør dra på vinteren - Ansatte mener at 7. trinns elever bør dra på høsten - Fordi SU ikke kan gi rektor noe entydig råd, anbefaler utvalget at rektor selv får ta avgjørelsen på grunnlag av denne diskusjonen Oppfølgingssaker Sykefravær: - sykefraværet har vært lavt dette skoleåret, og i desember 11 lå det på 4,8 % Renhold: - renholdet varierer fremdeles og skolen er ikke alltid like fornøyd - rektor foreslår at skolen selv tar ansvaret for renholdet. Det er relativt mye penger satt av på budsjettet, (ca kr 600.000,-) Det kunne for eksempel vært mulig å forsøke en utprøving/pilotering på Låby skole. Bruk av IKT i undervisningen - en del maskiner er byttet ut slik at de aller fleste nå virker bra - det trådløse nettverket fungerer også bra - dette har ført til at det brukes mer IKT i undervisningen Informasjon fra rektor Budsjett 2012: - rektor har levert økonomirapport for januar 12 - prognosen peker mot et underskudd på ca 0,4 mkr - dette skyldes bl.a. lavt sykefravær som gjør at kravet om økt inntjening på sykelønnsrefusjon blir vanskelig å innfri. I tillegg er kan det se ut til å være en underdekning i budsjettet i f.t. strømutgiftene. Låby skole er ikke prioritert når det gjelder ENØK-tiltak. - Rektor kan derfor ikke se at det er mulig å holde budsjettet i balanse uten en nedbemanning fra august -12. Innskrivning av nye elever - i uke 7 skrives det inn 34 nye elever på Låby skole - 16 gutter og 18 jenter vil begynne på Låby i august 12 Informasjon fra elevrådet - elevrådet har arrangert en volleyballturnering for hele skolen - dette ble et flott arrangement Side 2 av 2
Informasjon fra FAU - FAU arrangerer diskotek for alle elever fra 2. 7. trinn onsdag 15. februar - Og for 7. trinns elever på Låby, Gimle og Hjortsberg i mars, dato ennå ikke fastlagt - FAU samarbeider også med skolen om vinteridrettsdagen, bl.a. med klargjøring av skiløype og skøytebane Nytt møte - tirsdag 29. mai kl. 18.00 Sjur Mørk Nestleder/møteleder Trygve Beyer-Olsen sekretær Side 3 av 3
Halden kommune Hjortsberg skole Medlemmene i Hjortsberg skoles SU/SMU Hjortsberg skole Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Referent: Dato: 2010/2921-7 033 Ann Kariin Kildal, 27.02.2012 Referat fra møte i Samarbeidsutvalget/Skolemiljøutvalget ved Hjortsberg skole. Møtereferat Dato: 14. februar 2012. Tid: Kl. 17.30-19.30 Sted: Personalrommet på Hjortsberg skole. Til stede: Fra FAU: Camilla Mollestad, Per-Ola Samuelsson, Terje Axelsen(SMUrepresentant) Ikke møtt: Cathrine Hansen(SMU-representant). Fra undervisningspersonalet: Anne Gry Ulsrød, Inger Marie Nakken. Fra andre ansatte: Åshild Bø. Fra Elevrådet: Synne Cecilie Holden, Anders Stenrød. Fra Halden kommune. Ann Kariin Kildal(rektor), Ronny Nordmark(HUO). Sak 1) Gjennomgang av vedtekter for Samarbeidsutvalg og Skolemiljøutvalg. Rektor leste fra vedtektene, 11-1 og 11-1a i Opplæringsloven. Vedtak: Vedtektene ble tatt til etterretning. Sak 2) Konstituering, valg av leder og nestleder. Camilla Mollestad ble foreslått som leder og Per-Ola Samuelsson ble foreslått som nestleder. Vedtak: Camilla Mollestad og Per-Ola Samuelsson ble valgt til hhv. leder og nestleder av Hjortberg skoles samarbeidsutvalg skoleåret 2011/2012. Sak 3) Budsjett 2012. Rektor informerer. Etter vedtak i kommunestyret 15.12.11, ble innsparingen ved Hjortsberg skole satt til ca 2,1 millioner kroner. Det konsekvensjusterte budsjettet, dvs hva skolen mente var behov for driften, var satt til kr. 23 487 149 Skolen budsjett for 2012 etter vedtatt innsparing er kr. 21 363 872
Hvor skal man så spare? Rektor informerte kort om tiltakene som er blitt gitt til skolene, for Hjortberg fordeler tiltakene seg slik: En innsparing på 800 000 forventes ved at Hjortsberg skole får en økning i mottatte refusjoner for sykepenger og svangerskapspenger. En innsparing på 225 000 forventes ved at det blant annet reduseres i tid til funksjoner (IKT-kontakt, spesialpedagogisk koordinator, sosiallærer med mer), samt en gradvis omlegging av spesialpedagogisk hjelp. En innsparing på 500 000 forventes ved ENØK-tiltak. For Hjortsberg skoles del vil det investeres i 2012, men økonomisk effekt av dette vil vi ikke se før i 2013, kanskje i nov/des 2012. En innsparing på 100 000 forventes ved at en reduserer kostnader til generell drift (blant annet vedlikehold, inventar og utstyr, ekskursjoner med mer) En innsparing på 215 000 forventes ved at en reduserer bruk av variabel lønn. (vikarlønn, overtidslønn) En innsparing på 130 000 forventes ved en generell nedbemanning (av lærere, ikke assistenter/miljøterapeuter) En innsparing på 145 000 forventes ved at kostnadene til renhold reduseres. Det en ser er at noen av disse innsparingene er det ikke mulig å få gjennomført kun ved å kutte i generell drift, ved Hjortsberg skole blir vi nødt til å kutte i lønnsutgifter for å kunne holde budsjettet. Skolen har ansatte som går ut i svangerskapspermisjon eller går av med pensjon i 2012. Noe kan spares ved at det ikke settes inn vikar eller ansettes noen i hele eller deler av disse stillingene. 3 klasser på årets 5. trinn slås sammen til to klasser fra august. 5. trinn har pr. i dag 52 elever. Dette vil gi en frigjøring av timer som kan komme andre trinn der behovet er stort til gode. Skolen ser helt klart behovet for å styrke 1.-4. trinn neste skoleår. Timer til tidlig innsats er ikke tatt bort, det er en lovpålagt oppgave, men antallet timer er halvert i forhold til timetallet vi la ut til tidlig innsats fra august 2011. Det er ikke noen lovbestemt mal til antall timer til tidlig innsats, dette timetallet bestemmes av hver skole. Det kuttes ikke i e-timer. Vedtak om disse fattes om våren, og vedtaket varer helt til det går ut eller nytt vedtak fattes. Det vil alltid være skolens oppgave og mål å gi en forsvarlig undervisning til alle elevene ved Hjortsberg skole. Vi vil bestrebe oss på at innsparinger ikke forringer elevenes undervisningstilbud. En videre utvikling i arbeidet med innsparingene vil jeg kunne gi i nestemøte, når første lønnskjøringen og innsparingene er lagt inn i prognosen. Vedtak: Rektors informasjon om budsjett 2012 ble tatt til orientering. Samarbeidsutvalget vil bemerke at innsparingstiltak det ikke er mulig å gjennomføre uten at en må ta av lønnsmidler, altså å redusere i lærertimer, er svært uheldige, og en del av innsparingstiltakene virker urealistiske og Side 2 av 2
umulige å gjennomføre. Man bekymrer seg for elevenes læringsmiljø og læringsutbytte, og man stiller også spørsmål ved om de ansattes arbeidssituasjon blir vanskeligere. Samarbeidsutvalget stiller seg spørrende til hvordan det kan være et så stort sprik (2,1 millioner kroner) mellom det konsekvensjusterte budsjettet og det vedtatte budsjettet. Sak 4) Utbygging 2012. Rektor informerer. Utbyggingen er vedtatt, det er bevilget 26 millioner kroner som skal dekke alt innenfor byggetrinn 1 ihh til tegninger datert 21.09.2011. Disse tegningene ligger på skolens hjemmeside under Info fra skolen. Alle kostnader, herunder inventar, forprosjektering med mer må inngå i rammebevilgningen. Akkurat nå utarbeides anbudsdokumentene som skal legges ut på Doffin. Man håper pr. dd at den gamle paviljongen skal være revet og byggeplassområdet klargjort og sikret til skolestart i august. Det er opprettet en prosjektgruppe som består av Per Øystein Gundersen fra Eiendomsavdelingen (leder av gruppa), arkitekt Ole-Jørgen Moth, vaktmester Jan Larsen, og rektor Ann Kariin Kildal, SFO-leder Åshild Bø og lærer Anne Gry Ulsrød. Prosjektgruppa vil bli utvidet med flere personer etter behov i løpet av prosessen. Brukergruppa vil bli en referansegruppe og en gruppe skolens deltakere i prosjektgruppa kan rådføre seg med og drøfte saker etter hvert som de kommer opp i løpet av prosessen. Det vil bli innkalt til møte i brukergruppa så fort vi har en framdriftsplan for byggeprosjektet klar. Vedtak: Rektors informasjon ble tatt til orientering. Sak 5) Sommeråpent SFO. Saken innmeldt av FAU. FAU har fått flere henvendelser fra foreldre vedrørende muligheten for sommeråpen SFO. I Halden kommune finnes det kommunale vedtekter for SFO, og det å åpne for sommeråpen SFO vil kreve en vedtektsendring. Det er ikke noe i veien for at Samarbeidsutvalget ved Hjortsberg skole løfter dette som en sak til HUO. Samarbeidsutvalget ønsker imidlertid at det gjennomføres en spørreundersøkelse i regi av FAU blant foreldrene for å kartlegge behovet. Vedtak: FAU utarbeider et spørreskjema der foreldrene bes krysse av på om de kommer til å benytte seg av evt. sommeråpen SFO. Ut i fra responsen på denne undersøkelsen vil Samarbeidsutvalget evt. arbeide videre med saken. Eventuelt: Det ble meldt inn 5 saker under Eventuelt. - Sykefravær. Info fra rektor grunnet forespørsler. Hjortsberg skole har hatt et relativt høyt sykefravær i høst/vinter, spesielt i månedene november, desember og januar. Alle ansatte er med i sykefraværsoversikten, både ledelsen, lærere og assistenter/miljøarbeidere. I november og desember hadde vi et sykefravær på 15,5 %, og prognosene for januar tilsier et høyt fravær for den måneden også. Dette gjelder egen sykdom, Side 3 av 3
enten ved egenmelding eller sykmelding. Fravær for å være hjemme med sykt barn o.a kommer i tillegg til dette. For februar ser det ut til at sykefraværsprosenten er synkende. Som et innsparingstiltak skal Hjortsberg redusere på det som kalles variabel lønn (vikarlønn) når det gjelder korttidsfravær, men vi setter inn vikar når vi må, elever blir ikke sendt hjem eller sittende uten tilsyn. Et større problem for oss i denne perioden har egentlig vært å få tak i mange nok vikarer. En del fravær meldes om morgenen, og det er ikke alltid like lett å finne de beste løsningene. Dessverre medfører dette av og til at vi må bruke tidliginnsatslæreren eller en annen tolærer som vikar, rett og slett for å få dagen til å gå i hop. Ledelsen ønsker at alle klassene skal ha et best mulig tilbud hver dag. Foreldrerepresentantene i SU ga uttrykk for at et sykefravær på 15,5 % er meget høyt, og de etterlyste tiltak som har blitt iverksatt/skal iverksettes for å få ned sykefraværet. Det ble også rette spørsmål om hva som kan være årsaken til det høye fraværet, og det ble uttrykt bekymring for om kutt i lønnsutgifter vil påvirke sykefraværet negativt. Rektor informerte om at Halden kommune har rutiner for sykefraværsoppfølging som benyttes. Vedtak: Samarbeidsutvalget tok rektors informasjon til orientering. SU har forståelse for at vikarsituasjonen i perioder med mye fravær kan være vanskelig og at det er en utfordring for skolens ledelse å finne gode løsninger. SU vil presisere at det ved fravær, særlig ved langtidsfravær, forsøkes å få til løsninger som sikrer elever og foresatte mest mulig stabilitet og forutsigbarhet, enten ved stabil vikar utenfra eller ved interne omdisponeringer av personale. - SFO, nytt alternativ til 75% plass. SFO-leder og skolens øvrige ledelse har drøftet et ønske som har kommet fra foreldre om muligheten for at det blir et alternativ 3 som innebærer muligheten for å begynne kl. 7 alle 5 dager, med slutt kl. 15. Dette innebærer å forflytte tid fra ettermiddag til morgen, men samlet antall timer blir det samme. Ledelsen ønsker Samarbeidutvalgets syn på saken. Vedtak: Samarbeidsutvalget stiller seg positive til nytt alternativ for 75 % SFOplass. - Overføringsskjema barneskole/ungdomsskole. FAU har fått forespørsel fra foreldre på 7. trinn ang. et skjema som Strupe ungdomsskole ønsker at barneskolene i nettverket skal benytte ved overgang barneskole/ungdomsskole. Skjemaet finner en på Strupes hjemmeside, under Rådgivers hjørne. Det har kommet spørsmål om disse opplysningene skal lagres i et elektronisk register, og hvordan dette stiller seg i forhold til å være hjemlet i lov, og i forhold til datatilsynet. Rektor har vært i dialog med Strupe. Dette skjemaet skal ikke lagres elektronisk i noe register. Skjemaet er ment som et hjelpemiddel til å notere opplysninger om den enkelte elev, opplysninger som det er relevant å gi ved overgang fra barneskolen til ungdomsskolen. Ifølge ledelsen og rådgiver på Stupe er det Side 4 av 4
nøyaktig samme informasjon som tidligere ble utvekslet muntlig som nå skal noteres i stikkordsform på et papirskjema. Skjemaet er ment som et hjelpemiddel når lærerne på Hjortsberg og Strupe samles for å utveksle informasjon slik at for eksempel arbeidet med å sette sammen klasser blir enklere. - Informasjon fra Elevrådet. Elevrådsrepresentantene redegjorde kort for driften av kantinen og at elevrådet hadde fattet et vedtak på å gi kr. 250,- til hver klasse, til innkjøp av leker til aktiviteter i friminuttene. - Rektors deltagelse på FAU-møter. Rektor har fra tidligere arbeidsplass hatt god erfaring med å være med på deler av FAU-møtene, noe som er med på å skape god dialog og fremme godt samarbeid, og hun har kommet med forespørsel til FAU om det er interesse for dette. FAU ønsker at rektor er tilstede på første del av enkelte FAU-møter framover, for å orientere om aktuelle saker og svare på spørsmål. Ann Kariin Kildal Sekretær i Samarbeidsutvalget. Side 5 av 5
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 047 2012/1260-1 29.02.2012 Rolf E. Odberg Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for undervisning og oppvekst 14.03.2012 Behandling av saker som er unntatt offentlighet Enkelte saker som Hovedutvalg for undervisning og oppvekst skal behandle er underlagt lovbestemt taushetsplikt, og er unntatt offentlighet. Det har oppstått en del usikkerhet om hvem som kan delta under behandlingen av slike saker, og hvem som har tale- og forslagsrett. Å lukke et politisk møte pga behandling av saker unntatt offentlighet, er lovhjemlet i Kommunelovens 31. Møteoffentlighet som lyder slik: 31. Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Endret ved lover 10 jan 1997 nr. 8 (ikr. 1 mars 1997), 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli 2011, etter res. 14 jan 2011 nr. 38). I 2011 utga Jan Fridthjof Bernt og Oddvar Overå en bok med tittelen Kommuneloven med kommentarer. Boka er utgitt på Kommuneforlaget. På side 284 i denne boka står følgende om saksbehandlingen i politiske organ av saker unntatt offentlighet: At dørene er lukket, innebærer at utenom møtende medlemmer eller varamedlemmer er det bare ordfører eller fylkesordfører eller representanter for denne ( 9 nr. 4), administrasjonssjefen personlig eller ved en av sine underordnede ( 23 nr. 3), leder for kommunerådet eller annet medlem av dette og eventuelt kommune- eller fylkesrådsmedlem med ansvar for vedkommende saksområde ( 20 nr. 5) som har rett til å være til stede, og da med talerett, men ikke forslags og stemmerett hvis ikke vedkommende også er medlem av vedkommende organ, noe som bare vil være aktuelt som ordfører. I tillegg har representanter for de tilsatte i kommunen eller
fylkeskommunen som hovedregel møte- og talerett i nemnder når disse behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de tilsatte, se 26. Andre kan få tillatelse til å være til stede, men ikke å delta i møtet. Vedkommende organ avgjør selv dette fra sak til sak hvis det ikke er gitt bestemmelser om det i reglementets form. Når det foretas lukking på grunn av taushetsplikt, må imidlertid kretsen av slike utenforstående personer som gis adgang til møtet, begrenses til det som er helt nødvendig av hensyn til saksbehandlingen eller oppfølgingen av vedtaket. Personer som kan ha behov for å være til stede også i lukket møte, kan for det første være kommunalt eller fylkeskommunalt tilsatte som har oppgaver i forbindelse med den aktuelle saken eller sakstypen, som er saksforberedere eller iverksettere. Det kan være praktisk at disse gis anledning til å være til stede for å gi supplerende opplysninger, enten til administrasjonssjefen eller den som møter for ham eller henne, eller ved at de får ordet i møtet for å supplere denne. Det kan også være nødvendig at tilsatte som har oppgaver i forbindelse med oppfølging eller iverksetting av et vedtak, er til stede i møtet, slik at de får et mest mulig presist bilde av hva de folkevalgte har tenkt seg. Videre kan det være en klar fordel om ikke-møtende varamedlemmer får lov til å overvære forhandlingene når det er påregnelig at de må tiltre senere i møtet eller i et senere møte om samme eller beslektede spørsmål. I motsetning til møtende tilsatte vil varamedlemmer som bare deltar i møtet som observatører, ikke kunne gis ordet. Derimot vil det ikke være anledning til å la helt utenforstående være til stede under forhandlingene. Hvis organet ønsker å la parter eller andre bestemte personer eller grupper få legge frem sitt syn på et bestemt spørsmål, må dette skje i forkant av møtet eller behandlingen av vedkommende sak. Dette vil da måtte anses som en del av saksforberedelsene; møtet kan først begynne eller fortsette når alle utenforstående personer har forlatt møterommet. Side 2 av 2
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2012/984-3 28.02.2012 Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for undervisning og oppvekst 2012/18 14.03.2012 Utsendte vedlegg 1 Enhetsrapport pr. januar Undervisning og Oppvekst Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. januar 2012 Undervisning og oppvekst Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Marie E. Axelsen Sammendrag av saken: Budsjettet for 2012 ble vedtatt i KS 15.12.2011 sak PS 2011/ 104. I henhold til vedtakets punkt 3. skal rådmannen påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig enhetenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til Hovedutvalgene, Formannskapet og kommunestyret. Ved avvik som kan medføre budsjettoverskridelser skal rådmannen umiddelbart legge fram alternative forslag til inndekning for aktuelt politisk organ i henhold til dette vedtaket og delegeringsreglementet. Rådmannen fremlegger med dette økonomirapport pr. januar 2012 på enhetsnivå. Det periodiserte avviket mellom budsjett og regnskap for januar viser et negativt avvik på 1,9 mill kr. Rådmannen vil i tillegg kommentere risiko knyttet til budsjett for 2012, da særlig relatert til postene ENØK og refusjon sykepenger. Risiko vil, slik rådmannen ser det, beløpe seg til ca 6 7 mkr i tillegg til den negative prognosen. Med bakgrunn i utfordringer knyttet til budsjettet for 2012, fremmer rådmannen herved forslag til tiltak i henhold til budsjettets vedtakspunkt 3. Rådmannens innstilling: 1. Reduksjon i bruk av assistenter og miljøarbeidere tilsvarende to årsverk (900 000 kr). 2. Søskenmoderasjon i barnehager tilpasses statens minstekrav (200 000 kr). 3. Kompetansehevende tiltak skjer kun ved statlige midler. Avvikle ordningen Kompetanse for kvalitet (500 000 kr).
4. Det skal som hovedregel ikke benyttes ekstrahjelp og overtid (500 000 kr). 5. Gjennom kontinuerlig regnskapsoppfølging må det sikres at alle inntekter tilfaller den respektive enhet og kommunen for påløpte kostnader. 6. For å imøtekomme en risiko tilsvarende fem mkr må alle øvrige tiltak vedtatt i budsjett 2012 følges opp kontinuerlig. Det må foretas en gjennomgang der det sikres at alle mulige ENØK tiltak som kan bidra til å sikre effekt blir gjennomført i 2012. Saksutredning: Enhetene har i prognosen for 2012 innarbeidet effekten av igangsatte tiltak som er vedtatt i budsjettet for 2012. For flere av tiltakene er det fortsatt usikkerhet knyttet til den økonomiske effekten for inneværende år. Det er derfor stor usikkerhet til denne prognosen som viser at undervisning og oppvekst kan komme til å få et merforbruk på 1,9 mill kr ved utgangen av 2012. Usikkerheten knyttes blant annet til det budsjetterte forholdet mellom utgifter ved syke ogfødselsvikariater med tilhørende refusjoner, samt budsjetterte strømutgifter. Pr. utgangen av januar mnd er det registrert om lag 0,85 mkr i berettigede refusjoner fra NAV. Samtidig viser det periodiserte budsjettet 1,5 mkr, noe som gir et periodisert avvik på 0,65 mkr. Deler av dette avviket skyldes at det er et visst etterslep på slike refusjoner slik at ett reelt avvik for januar mnd beregnes til å bli om lag 0,4 mkr isolert sett. Utgifter til syke -og fødselsvikariater viser for januar mnd 1,2 mkr mot et periodisert budsjett på 0,8 mkr, noe som gir et avvik på 0,4 mkr. Deler av dette vil refunderes i februar mnd på grunn av etterslep. Totalt beregnes nettolønnsavviket (reelt) pr januar til å være ca 0,8 mkr hvorav deler av dette vil refunderes i februar mnd. Allikevel er det en indikasjon på at forholdet mellom vikarutgifter og tilhørende refusjoner er i ubalanse og legger press på driftsøkonomien for området. Enhetenes tallprognoser bygger allikevel på at nettolønnsbalansen delvis oppnås resten av driftsåret selv om dette medfører en stor usikkerhet. Det er i investeringsbudsjettet for 2012 lagt inn midler til ENØK-tiltak. Deler av disse midlene vil tilfalle undervisningsbyggene, og kommunalområdet er gjort kjent med at eiendomsavdelingen har startet arbeidet med å prioritere disse midlene. Slik denne prioriteringslisten foreligger når denne rapporten skrives er det flere av undervisningsbyggene som ikke vil bli prioritert. Enhetenes tallprognoser bygger allikevel på at strømbudsjettet i all hovedsak holdes (med noen unntak). Prognoseavviket på 1,9 mkr refererer seg i all hovedsak til øvrige driftsforhold der utgifter til vikarer i ikke-refunderbart fravær, og generelle driftsutgifter ser ut til, dersom ikke ytterligere tiltak iverksettes, å medføre et negativt resultat på om lag 1,9 mkr. I tillegg kommer altså usikkerheten/risikoen knyttet til det budsjetterte forholdet mellom vikarutgifter og refusjoner, samt nivået på strømbudsjettet. Den foreløpige usikkerheten/risikoen beløper seg til om lag 6 7 mkr i tillegg til den negative prognosen. Kommentarer til foreslåtte tiltak: 1. Reduksjon i bruk av assistenter og miljøarbeidere tilsvarende to årsverk (900 000 kr). Halden kommune har, i følge data fra KOSTRA, et høyere antall assistenter og miljøarbeidere i skolen sammenlignet med andre kommuner. Snitt i Østfold er 90 elev pr. årsverk. I Halden er det pr. i dag et snitt på 50 barn pr. årsverk. Assistenter og miljøarbeidere er viktige ansatte i grunnskolen, og en gruppe ansatte som ofte har svært krevende og utfordrende oppgaver lagt til
sin stilling. En reduksjon må derfor medføre en endret praksis i skolen, slik at elevenes behov blir ivaretatt. 2.Søskenmoderasjon i barnehager tilpasses statens minstekrav (200 000 kr). Søskenmoderasjon endres fra 40 % for barn nr. 2 til 30 % for barn nr. 2 jfr. 3 første ledd. Moderasjonen skal gjelde søsken som bor fast sammen. Hel plass 80 % plass 4 dager pr. uke 60 % plass 3 dager pr. uke 50 % plass 2/3 dager pr. uke 40 % plass 2 dager pr. uke 2 330 2 100 1 630 1 400 1 170 I tillegg til opphold betales det henholdsvis kr. 130 / 105 / 80 / 65 / 50 pr. måned for melk og frukt. Det gis 30 % søskenmoderasjon for barn nr. 2 og 50 % for barn nr. 3 og flere. Det gis lik søskenmoderasjon både i kommunale og private barnehager jfr. forskrifter til Lov om barnehager. Søskenmoderasjon gis til yngste barn. Det betales for opphold i 11 måneder. Det betales ikke for juli måned. Tiltaket kan tidligst iverksettes fra august 2012. 3.Kompetansehevende tiltak skjer kun ved statlige midler. Avvikle ordningen Kompetanse for kvalitet (500 000 kr). Halden deltar i det nasjonale kompetansehevingsprogrammet Kompetanse for kvalitet. Kostnaden med programmet er fordelt mellom staten, kommunen og den enkelte ansatte. Kommunen mener likevel at midlene rettes mot få personer pr. år (5 pers) og vil søke midler til tiltak som retter seg mot en større gruppe ansatte. 4.Det skal som hovedregel ikke benyttes ekstrahjelp og overtid (500 000 kr). 5.Gjennom kontinuerlig regnskapsoppfølging må det sikres at alle inntekter tilfaller den respektive enhet og kommunen for påløpte kostnader. 6.For å imøtekomme en risiko for negativt avvik i kommunalavdelingen må alle øvrige tiltak vedtatt i budsjett 2012 følges opp kontinuerlig. Det må foretas en gjennomgang der det sikres at alle mulige ENØK tiltak som kan bidra til å sikre effekt blir gjennomført i 2012. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Marie Axelsen Per Egil Pedersen
Regnskap Budsjett Avvik Budsjett Januar Januar 2012 Fellesinntekter -117 930 135-116 337 943 1 592 192-1 300 871 860 NAV 4 930 136 4 214 678-715 458 49 252 612 Næringsutvikling 174 993 272 280 97 287 3 884 009 Juridisk 192 784 193 965 1 181 2 154 083 IT 2 641 218 1 674 569-966 648 18 988 155 Allsang på grensen 10 612 132 928 122 316 1 111 092 Enhet Miljø og Landbruk 133 997 326 008 192 011 4 133 657 Rådmannen 844 861 476 076-368 785 3 346 794 Ordfører / Politiske utvalg 545 244 568 516 23 272 6 498 434 Diverse fellesfunksjoner 15 872 834 1 298 272-14 574 562 43 399 162 Kommunalsjef personal, økonomi og 91 IT682 89 453-2 228 982 839 Økonomisk & plan 2 422 990 1 444 322-978 668 14 368 563 Personal & Organisasjon 2 437 626 1 493 797-943 829 16 217 001 Kultur & Idrett 3 363 035 3 775 712 412 677 44 910 308 Eiendom 1 798 641 2 569 776 771 135 26 894 763 Prosjektering 798 367 413 080-385 287-706 Plan 301 319 120 394-180 925 1 084 460 Brann 1 797 051 2 080 602 283 551 20 794 199 Kommunalteknikk 672 188-358 336-1 030 524-6 468 525 Vann 357 053 1 846 356 1 489 303 0 Avløp 765 042 2 843 188 2 078 146 0 Renovasjon 101 048 1 896 191 1 795 142-98 333 Rokke avfallsanlegg 545 183-1 644 557-2 189 740-20 012 410 190 Funksjonen 781 381-337 960-1 119 341-41 365 Veier og Gater 183 794 588 743 404 950 9 204 705 Park og Idrett 222 742 267 130 44 389 3 113 673 Havn -408 345-103 303 305 041-54 870 Kommunalsjef Teknisk 76 974-233 988-310 962-1 961 747 Felles grunnskoletjenester 1 802 466 2 488 171 685 705 34 029 179 Tistedal Skole 2 286 586 1 468 845-817 742 16 042 075 Berg skole 1 775 682 1 655 342-120 340 18 623 663 Folkvang skole 1 679 652 1 026 074-653 578 11 289 283 Gimle skole 2 017 625 1 815 753-201 872 19 735 682 Hjortsberg skole 2 464 324 1 897 763-566 561 21 303 812 Iddevang skole 796 547 791 139-5 407 8 900 538 Låby skole 1 768 628 1 739 188-29 440 19 385 186 Os skole 1 867 726 1 709 187-158 540 19 084 965 Prestebakke skole 601 664 676 412 74 748 7 577 741 Øberg skole 1 895 164 1 480 972-414 192 16 581 844 Risum skole 2 469 487 2 184 530-284 957 24 386 706 Rødsberg skole 2 411 346 2 426 916 15 569 27 337 641 Strupe skole 3 430 879 3 563 436 132 557 38 876 996 Halden Voksenopplæring 861 329 444 876-416 453 4 496 346 PPT 670 263 620 038-50 224 6 896 767 Barnehagene felles/private 29 935 477 30 789 355 853 877 132 761 579 Bergknatten barnehage 486 204 374 525-111 679 4 122 575 Bjørklund barnehage 349 576 376 502 26 926 4 132 651 Karrestad barnehage 494 489 471 849-22 640 5 196 906 Stangeløkka barnehage 426 688 487 433 60 745 5 372 770 Tistedal barnehage 298 319 351 722 53 403 3 843 424 Brekkerød barnehage 467 554 517 683 50 129 5 647 994 Isebakke barnehage 453 228 460 451 7 223 5 024 125 Helse og sosial 480 737-1 864 542-2 345 279 1 064 997 Institusjoner 10 687 629 10 202 784-484 845 118 410 946 Omsorgsboliger 8 801 379 7 296 542-1 504 837 84 789 696 Samlokaliserte boliger 9 500 557 8 898 372-602 185 101 600 648 Hjemmebaserte tjenester 5 746 233 4 857 361-888 872 59 863 931 Rehabilitering & aktivitet 3 051 421 3 523 313 471 892 39 628 276 Koordinerende enhet, fag/ forvaltning 4 828 042 5 782 809 954 767 48 731 105 Administrasjon & ressurspooler hjemmebaserte 2 891 926 tjenester 3 085 657 193 731 34 473 040 Rus og psykiatri 462 616 1 988 065 1 525 449 22 344 889 Familiens hus 6 618 338 4 438 315-2 180 023 50 793 826 Behandlende tjenester 4 130 536 3 162 964-967 571 36 819 505 T O T A L T 42 634 632 20 759 751-21 874 880 0