MØTE Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtedato: 04.03.2010 kl. 14.00 16.40 Møtested: Horg Sykehjem Arkivsak: Møtende medlemmer Berit Skillingsaas Nygård, Leder Magne Thommasen, Nestleder Gerd E. Hegerberg Sidsel Bodsberg Eivind Bjerksetmyr Andre møtende Hanne Kongsvik, møtesekretær, KonSek IKS Merknader til møteinnkallingen Ingen merknader
SAK 1/2010 GODKJENNING AV MØTEBOK Kontrollutvalget 04.03.2010 1/2010 Møtebok fra kontrollutvalgets møte 07.12.2009 godkjennes Innstilling enstemmig vedtatt Møtebok fra kontrollutvalgets møte 07.12.2009 godkjennes SAK 2/2010 REFERATSAKER Kontrollutvalget 04.03.2010 2/2010 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Innstilling enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering
SAK 4/2010 RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPE FOR STYRKET EGENKONTROLL Kontrollutvalget 04.03.2010 4/2010 Kontrollutvalget tar informasjon om innholdet i rapport fra arbeidsgruppa om egenkontroll til orientering. Kontrollutvalget vil følge opp rapporten innen områder som omhandler utvalgets rolle og oppgaver Innstilling enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tar informasjon om innholdet i rapport fra arbeidsgruppa om egenkontroll til orientering. Kontrollutvalget vil følge opp rapporten innen områder som omhandler utvalgets rolle og oppgaver SAK 5/2010 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget 04.03.2010 5/2010 Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Melhus kommune 2009-2011 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadseffektivitet innenfor sektor for vann, avløp og renovasjon. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme 250 timer, og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 30. mai.
Sekretariatet endret dato for ferdigstillelse, i siste setning i innstilling. Endret innstilling er: Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme 250 timer, og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 31. august. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Melhus kommune 2009-2011 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadseffektivitet innenfor sektor for vann, avløp og renovasjon. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme 250 timer, og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 31. august. SAK 6/2010 OPPFØLGING AV INNKOMMET SAK TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 04.03.2010 6/2010 Ingen innstilling På bakgrunn av den innkomne henvendelsen ba kontrollutvalget i forrige møte om at Fylkesmannen ble bedt om å komme med sin vurdering av de problemstillingene som var reist. Fylkesmannens tilbakemelding ble lagt fram i kontrollutvalgets møte. Omforent forslag fremmet i møtet: Kontrollutvalget viser til innkommet henvendelse fra J. Lund Furunes, J.Jagtøyen og S. Graabak, datert 03.12.2009, angående innsyn i et kommunalt dokument. Dokumentet det gjelder er en juridisk betraktning rundt forhold i en kommunal virksomhet, utarbeidet av KSadvokatene. I henvendelsen stilles det spørsmål om hvorvidt lovverket åpner for at
administrasjonsutvalg, kommunestyre og berørte ansatte, dog med nødvendige restriksjoner knyttet til taushetsplikt, kan gis innsyn i det aktuelle dokumentet. Kontrollutvalget har bedt om Fylkesmannens vurdering av de problemstillingene som er tatt fram i henvendelsen. Fylkesmannens vurdering, i brev av 02.03.2010 til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, er lagt fram i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget registrerer at spørsmålet om innsyn vurderes på ulike måter av KS Advokatene og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Utvalget merker seg dette, og ønsker ikke å ha noen oppfatning om de ulike vurderingene. Henvendelsen som kontrollutvalget mottok fra J. Lund Furunes, J. Jagtøyen og S. Graabak besvares med utskrift av denne sak, sammen med kopi av brev fra Fylkesmannen til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Kopi av kontrollutvalgets svar oversendes ordfører og rådmann. Kontrollutvalget viser til innkommet henvendelse fra J. Lund Furunes, J.Jagtøyen og S. Graabak, datert 03.12.2009, angående innsyn i et kommunalt dokument. Dokumentet det gjelder er en juridisk betraktning rundt forhold i en kommunal virksomhet, utarbeidet av KSadvokatene. I henvendelsen stilles det spørsmål om hvorvidt lovverket åpner for at administrasjonsutvalg, kommunestyre og berørte ansatte, dog med nødvendige restriksjoner knyttet til taushetsplikt, kan gis innsyn i det aktuelle dokumentet. Kontrollutvalget har bedt om Fylkesmannens vurdering av de problemstillingene som er tatt fram i henvendelsen. Fylkesmannens vurdering, i brev av 02.03.2010 til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, er lagt fram i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget registrerer at spørsmålet om innsyn vurderes på ulike måter av KS Advokatene og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Utvalget merker seg dette, og ønsker ikke å ha noen oppfatning om de ulike vurderingene. Henvendelsen som kontrollutvalget mottok fra J. Lund Furunes, J. Jagtøyen og S. Graabak besvares med utskrift av denne sak, sammen med kopi av brev fra Fylkesmannen til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Kopi av kontrollutvalgets svar oversendes ordfører og rådmann. SAK 7/2010 EVENTUELT Kontrollutvalget 04.03.2010 7/2010
Ingen innstilling Følgende sak ble tatt opp: Endret dato for neste møte i kontrollutvalget Neste møte flyttes fra 3. mai til tirsdag 27. april