KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og del IIl for anskaffelse av Rådgivningstjenester innenfor økonomi- og regnskapstjenester, skatt og avgift, virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll Anskaffelsesnummer: STAB-080-13 Tilbudsfrist: 20.6.2013 kl. 12:00
1. INNLEDNING... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Avtale og avtalemessige forhold... 3 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Fremdriftsplan... 4 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyren... 4 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud... 4 2.3 Taushetsplikt... 4 2.4 Etiske retningslinjer... 5 2.5 Forbehold og avvik... 5 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 6 2.8 Tilleggsopplysninger... 6 2.9 Offentlighet... 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Lovbestemte krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.5 Signert taushetserklæring... 8 4. TILDELINGSKRITERIER... 9 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 9 5.2 Tilbudets utforming... 10 6. VEDLEGG... 10 6.1 Vedlegg 1 - Svarmatrise... 10 6.2 Vedlegg 2 - Avtale med bilag... 10 Side 2
1. INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Norsk Tipping AS skal tilby attraktive spill i ansvarlige former, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2012 for drøyt 19,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel. Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og EuroJackpot. I tillegg har vi spillterminalene Multix og Belago. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norsk Tipping AS Postadresse: Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Gateadresse: Jønsrudvn. 21, inng. Måsåbekkvn., 2315 Hamar E-post: STAB-080-13@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Norsk Tipping har til hensikt å inngå rammeavtale med leverandør av rådgivningstjenester innen flere fagområder, deriblant: - Økonomi- og regnskapstjenester, herunder lover/regler, regnskapsstandarder, årsoppgjør, økonomistyring, verdivurdering av selskaper og Due Diligence. - Skatt og avgift, herunder i hovedsak personbeskatning. - Generell rådgivning innen områdene virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll. 1.3 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen er estimert til 1-2,5 mill. over en periode på fire - 4 år. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. 1.4 Avtale og avtalemessige forhold Det skal inngås rammeavtale, ref. vedlegg 2, med én leverandør. Avtaleperioden er på to 2 år, med opsjon på to forlengelser, hver på ett - 1 år, slik at total mulig lengde på avtalen blir fire - 4 år. Side 3
1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no og den europeiske databasen TED. 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring på Doffin 7.5.2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 10.6.2013 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 20.6.2013 kl. 12:00 Meddelelse om valg av leverandør 28.6.2013 Utløp av karensperiode 8.7.2013 Kl. 24:00 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Tildeling av avtale vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene(jf. 3.1 3.4) vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderen oppfordres derfor til å gi sitt beste tilbud. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Henvendelsen skal skje skriftlig til oppdragsgivers e-post jf. pkt. 1.1. 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Side 4
2.4 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av avtalen. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ avtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra www.etiskhandel.no/offentlig_sektor. Side 5
2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må i sitt tilbudsbrev vedstå seg sitt tilbud i tre - 3 måneder fra tilbudsfrist. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post, jf. 1.1, innen utløp av spørsmålsfristen som er angitt i pkt. 1.6. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post, jf. 1.1. 2.9 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om oppdragsgivers privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg: Originaldokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres* *Denne skal være skannet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 6
3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovbestemte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/merverdiavgift/skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utfylt HMS-egenerklæring. Link til nedlastning her 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 7
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Norsk Tipping har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Kapasitet Oversikt over firmaets totale bemanning og kapasitet. Relevant kompetanse/erfaring Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Med relevant menes leveranser til børsnoterte selskaper eller statseide selskaper av tilsvarende størrelse som Norsk Tipping. Oppgi referanser. 3.5 Signert taushetserklæring Autorisert representant for leverandøren skal signere vedlagt taushetserklæring for leverandører(bilag 4 til rammeavtalen). Denne skal legges ved tilbudet. Side 8
4. TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Tilgjengelighet 20 % Utfylt svarmatrise Kvalitet på tilbudte ressurser 40 % Utfylt svarmatrise Pris 40 % Utfylt svarmatrise 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse/postadresse som angitt, jf. pkt. 1.1. - Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, STAB-080-13 - Tilbudet skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark. - Identisk skannet kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). NB! Utfylt svarskjema ønskes i tillegg levert i originalformat i den elektroniske versjonen. - Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.9 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. - Tilbudet inklusive eventuelle vedlegg skal leveres på norsk - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. Side 9
5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget, vedståelsesfrist, avtale og spesielle avtalevilkår. Eventuelle forbehold må 1 framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget, jf. 2.5. Brevet må inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt, jf. 3.1 3 Skatteattest for mva., jf. 3.1 4 HMS-egenerklæring, jf. 3.1 5 Firmaattest, jf. 3.2 Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning 6 for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette, jf. 3.3 7 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen, jf. 3.3 Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn 8 seks måneder siden siste årsregnskap, jf. 3.3 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, jf. 9 3.3 10 Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 3.4 11 Signert taushetserklæring for leverandører, jf. 3.5 12 Leverandørens svar på dokumentasjonskrav i forhold til tildelingskriterier, jf. 4 6. VEDLEGG 6.1 Vedlegg 1 - Svarmatrise 6.2 Vedlegg 2 - Avtale med bilag 1- Avtalens innhold 2- Avropsskjema 3- Endringer i rammeavtale eller bilag 4- Taushetserklæring for leverandører 5- Etiske retningslinjer for leverandører Side 10