Thoning Owesens gt. 37 7044 Trondheim Tlf: 73 01 08 55 73 01 08 56 Fax: 94 11 78 21 E-post: firmapost@trustit.as Internett: www.trustit.as Orgnr: NO 988 530 956 MVA Medlemsregister Ranheim IL Trondheim den 15.09.2007
Innholdsregister Innledning...3 Dagens register...3 Kompletering av register...3 Hovedregister...3 Underregister...3 Tilhøringhet i idrettslaget...4 Nyregistrering...4 Stopp av medlemskap...4 Generering av medlemskontingent...4 Betalingsinformasjon til Regnskap...4 Generering av treningsavgift...4 Cupavgifter og varer...4 Side 2 av 5
Innledning Ranheim IL ønsker å kunne vedlikeholde- og benytte sitt medlemsregister i sitt intranettsystem, bl.a for å håndtere innkreving av medlemsavgift, treningsavgift ovs. Pr. i dag er dette registeret ajourført i et regnskapssystem som Lade Regnskap vedlikeholder, ettersom de fører regnskap for hovedlaget i Ranheim IL. Dagens register Vi har mottatt et medlemsregister i Excel-format som er relativt tynt og dårlig oppbygd. Med litt modifisering av registeret kan vi lese det inn i WisWeb og viderebehandle det der. Det er ca. 1500 medlemslinjer i registeret. MEdlemsnumret er på 5 siffer, hvorav det siste angir husstander innefor et medmemsnummer. (For eksempel 10130, 10131, 10132. Registeret har ingen ingen angivelse av fødselsdato på medlemmene, ingen avgivelse av hvor i idrettslaget de hører hjemme eller type medlem. Kompletering av register Når registeret er lest inn i WisWeb og satt opp med nødvendig informasjonsbredde, må vi tilrettelegge for en innlogging fra medlemmene for å ajourføre sin families data. Vi sender på forhånd ut et brev med oppfordring til hjelp, enten i WisWeb eller pr. brev for de som ikke har tilgang til PC. Informasjonsbredde For å løse de utfordringene som ligger i innkreving av medlemskontingent, treningsavgift, andre egenandeler og kjøp av varer, må vi sette opp registeret med følgende felter: Hovedregister 1. Medlemsnummer (N4) 2. Reg.dato(Datofelt) 3. Slutt.dato (Datofelt) 4. Adresse 5. Postadresse 6. Hustelefon 7. Medlemstype Tabell med medlemskode, beskrivelse, medlemspris pr. år. a. Enkeltmedlem Kr. 100,- b. Familiemedlem Kr. 300,- c. Støttemedlem Settes direkte på medlemmet da det vil variere d. Æresmedlem Kr. 0,- Underregister 8. Husstandsnummer 9. Hovedmedlem (J/N) J= Den som skal motta betalingsinfo i familien. 10. Etternavn 11. Fornavn 12. Fødselsdato (dd.mm.åååå) 13. Mobilnummer 14. E-postadresse Side 3 av 5
15. Kjønn (M/K) 16. Rolle (Aktiv, Passiv, Tillitsvalgt Feltene i underregisteret må kunne legges til som poster under hovedmedlemmet, med en forekomst pr. familiemedlem. Tilhøringhet i idrettslaget Alle medlemmer må også kunne kobles til de områder de hører til. (F.eks Håndball G92, Fotball G92 og på disse områdene må det kunne legges opp en pris- og moderasjonsmatrise, som gjør det mulig å kalkulere treningsavgiften en familie skal betale. Nyregistrering Når registeret er oppdatert og i drift, kan vi tilrettelegge for at nye medlemmer kan registrere seg selv via nettsiden. Dette kan gjøres ved at de fyller ut et skjema, som en eller annen godkjenner og oppdaterer inn i registeret. Stopp av medlemskap På samme måte som ved nyregistrering må også medlemene kunne sende inn et skjema med utmelding av idrettslaget. Generering av medlemskontingent Når tiden er inne og det skal kreves inn medlemskontingent, må WisWeb generere en ordre pr. medlemsnummer, der beløpet beregnes etter prisinformasjonen på medlemstypen. Ordreinformasjonen sendes på mail til hovedmedlemmer og her får medlemmene beskjed om å gå inn på nettsidene til Ranheim for å betale. Det må opplyses et KIDnr, som består av medlemsnummer og ordrenummer og en betalingsfrist. Betalingsinformasjon til Regnskap Når betaling er utført genereres en post i en fil som regnskapsfører kan motta for oppdatering av betalingsinformasjon i regnskapssystemet. Generering av treningsavgift Når løsningen med medlemskontingent er på plass og det blir oppdatert en prismatrise samt et regelverk for beregning av moderasjoner kan en også generere ordrer til medlemmene på treningsavgift også. Treningsavgiften vil variere fra særidrett til særidrett og fra årsklasse til årsklasse. Grunnprisen for dette på legges inn på området til det enkelte lag. Cupavgifter og varer På sikt ser vi for oss at det samme systemet skal kunne brukes for å betale andeler av cupavgift, reiser, innbetaling av dugnadspenger og kjøp av varer som Ullmax, idrettstøy etc. Dette blir produkter i produktmodulen. Side 4 av 5
Side 5 av 5