Vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser for BI Studentsamfunn, Lokalavdelingene

Vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser for BI Studentsamfunn, Lokalavdelingene Gjeldende fra 9.desember 2011 1

Forord: Dette heftet inneholder de grunnleggende vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser for BI Studentsamfunn. Heftet inneholder avslutningsvis også hver enkelt lokalavdelings vedtekter. Disse skal ikke bryte med de standardiserte vedtektene. Heftet er gyldig frem til eventuelle lokale vedtektsendringer er fattet av Generalforsamlingen, eller eventuelle standardiserte vedtektsendringer er fattet av Landsmøtet. Ved Generalforsamlinger er det viktig at det ikke gjøres vedtektsendringer som strider med, eller avviker fra, det som fremkommer i vedtektene som er vedtatt av BIS Landsmøtet. Ta kontakt med KVK(kvk@bis.no) i BIS Sentralstyret om du/dere er i tvil. Vedtektene er styrets veileder for hvordan en skal drive BIS lokalavdelingene, og det er således særs viktig at alle tillitsvalgte tar ansvar for at man holder seg innenfor de rammer som Landsmøtet og Generalforsamlingen har vedtatt. 2

Innholdsfortegnelse : Kapittel 1 Navn Side 4 Kapittel 2 Formål Side 4 Kapittel 3 Medlemmer Side 4 Kapittel 4 Organisasjon Side 4 Kapittel 5 Vedtekter, avstemningsregler i BIS Side 12 Kapittel 6 Regnskap og Økonomi Side 13 Kapittel 7 Oppløsning Side 13 Kapittel 8 Ikrafttredelse Side 14 Retningslinjer for gjennomføring av valg og Generalforsamling Side 15 Retningslinjer for Styrets konstitusjoner Side 16 Retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i BIS Side 17 Retningslinjer for Kontroll og vedtektskomiteen Side 18 Retningslinjer for Valgkomiteen Side 19 Stillingsinstrukser for Styret Side 20 Stillingsinstrukser for Ledelsen Side 27 Lokale stillingsinstrukser for BIS Bergen Side 30 3

Kapittel 1: Navn 1-1-1 Organisasjonens fulle navn er BI Studentsamfunn forkortet BIS, stiftet mars 1987. 1-1-2 BIS LA skal ha en logo som er godkjent av Landsmøtet. 1-1-3 Styret står ansvarlig for oppfølging av samarbeidsavtalene. 1-1-4 BIS LA er en del av BI Studentsamfunn, og benytter også samme organisasjonsnummer. Kapittel 2: Formål 2-1-1 BIS LA har som formål å profilere og fremme medlemmenes interesser overfor Handelshøyskolen BI, BI LA, samt det offentlige, næringslivet og lokalsamfunnet for øvrig. BIS LA har også som formål å ivareta studentenes sosiale interesser. Kapittel 3: Medlemmer 3-1-1 Som fullverdige medlemmer av BIS LA regnes registrerte studenter ved Handelshøyskolen BI som har betalt kontingent til BIS, fastsatt av Generalforsamlingen. 3-1-2 Medlemmene har anledning til å reservere seg fra medlemskap, ved skriftlig søknad til styret i BIS LA. Styret kan i motsatt tilfelle ha anledning til å ekskludere medlemmer ved tungtveiende grunner. 3-1-3 Alle som vil være medlemmer i BIS LA må være student ved en av BI Handelshøyskolene. Medlemmene må oppfylle kravene i 3-1-1. 3-1-4 BIS LA kan melde seg ut av BIS ved 2/3 flertall på ordinær generalforsamling. Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS LA sin virksomhet. 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4

4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2 - uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4-1-8 Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS LA må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter. 4-1-9 Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 4-1-10 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-1-11 Generalforsamlingen skal avholdes i BI LA sine lokaler. 4-1-12 Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 4-2 Høstens Generalforsamling 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS LA, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 5

4-3 Høstens Generalforsamling, oppgaver 4-3-1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Redegjørelse fra styret. 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til eventuelle ledige tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i: BIS LA I II III - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) Valgkomiteen (Antall representanter) Tillitsvalgte har funksjonstid ett -1- år fra Generalforsamlingens slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret. 4-4 Vårens generalforsamling 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) 6

- Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-5 Vårens Generalforsamling, oppgaver 4-5-1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 3. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Redegjørelse fra styret. 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, ledelsen, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i BIS: I II III IV - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig - Leder NLD Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) Valgkomiteen (Antall representanter) Tillitsvalgte har funksjonstid fra 01.07-30.06. 7

4-6 Ekstraordinær Generalforsamling 4-6-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene ønsker det. 4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato. 4-6-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato. 4-6-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 4-7 Styret 4-7-1 Styret er BIS LAs høyeste organ utenom Generalforsamlingen. Det presiseres at Generalforsamlingen er et kontinuerlig organ, og kan gjennomføres når som helst. 4-7-2 Det er kun én gruppe som titteleres styret i BIS LA; de tillitsvalgte som er valgt av Generalforsamlingen, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. 4-7-3 Styret har ansvaret for den daglige drift. Styret forvalter organisasjonens midler og ivaretar dens anliggender i samsvar med vedtekter og stillingsinstrukser, samt følge opp vedtak fattet på Generalforsamling. 4-7-4 Alle styremedlemmer, inkludert en representant fra KVK, har møteplikt på Styremøter. Styremøtene skal referatføres. 4-7-5 Referatet fra forrige styremøte skal legges frem til godkjenning på neste ordinære styremøte. 4-7-6 Godkjent referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest en -1- uke etter styremøte. 4-7-7 Alle organisasjonens medlemmer har møterett på styremøter. De fremmøtte har, i tilfelle behandling av sensitive saker, taushetsplikt. Taushetsplikten skal presiseres av Leder ved møtets begynnelse. 4-7-8 Styret er beslutningsdyktig når minst tre - 3 - av styremedlemmene, inklusive leder eller leders stedfortreder er tilstede. Leder har dobbelstemme i tilfelle stemmelikhet. Leders stedfortreder overtar denne dobbeltstemmen i Leders fravær. Dette skal være informert om til KVK i fremkant av Leders fravær, av Leder. 8

4-7-9 Det skal innkalles til styremøte hvis Leder eller to - 2 - styremedlemmer ønsker det. 4-7-10 Innkallelse til styremøter skal være styremedlemmene, KVK, og VK i hende fem -5- dager før hvert møte. Sakspapirene skal være styremedlemmene i hende to -2- dager før hvert møte. 4-7-11 Styremedlemmene har tale-, forslags- og stemmerett. Organisasjonens medlemmer har tale- og forslagsrett. KVK og VK har tale og forslagsrett. 4-7-12 KVK skal minimum to 2 ganger per semester, uten forvarsel, grundig sjekke regnskapene. Dette skal det redegjøres for i KVK sin rapport til Generalforsamlingen. 4-7-13 Styret i BIS LA kan avholde ekstraordinært styremøte når tre -3- styremedlemmer inklusive leder eller leders stedfortreder har mulighet til å delta. 4-7-14 Styret i BIS LA kan selv bestemme når innkallelsen til ekstraordinært styremøte skal være styret, KVK og VK i hende. 4-8 Kontroll og vedtektskomiteen (KVK) 4-8-1 KVK skal bestå av minst en -1- person. 4-8-2 KVK skal: - Rapportere til Generalforsamlingen. - Tolke, forbedre og oppdatere lokale vedtekter når hensyn tilsier det. - Kontrollere at arbeidet i Styret, Ledelsen og undergruppene skjer i henhold til vedtekter og vedtak fattet på Generalforsamlingen. - Kontrollere at innkalling og gjennomføring av Generalforsamlingen, skjer i henhold til vedtekter og vedtak fattet på Generalforsamlingen. - Være representert med tale- og forslagsrett på styremøter. 4-8-3 Dersom det oppstår uenighet og/eller tvil om hvordan de standardiserte vedtektene skal forstås, skal dette utredes/tolkes av KVK ved LA i samråd med KVK Sentralt, for så å avgjøres av Sentralstyret. Deretter skal dette sendes ut til høring på hjemmesiden, og til alle ledere i grupper. 9

4-9 Valgkomiteen (VK) 4-9-1 Kandidater kan stille til valg fram til VK sin innstilling bekjentgjøres på Generalforsamlingen. 4-9-2 Så fremt det lar seg gjøre skal VK bestå av tre -3- personer, som til daglig skal rekruttere og skape interesse rundt de ledige vervene i styret og ledelsen. Valgkomiteen velger selv sin leder. 4-9-3 Under intervju av stillinger som settes på Generalforsamling, skal hele VK være tilstede, samt en -1- fra styret og en -1- fra Kontroll- og vedtektskomiteen. Representanten fra styret skal være den personen som sitter i det vervet som kandidaten skal intervjues til. 4-9-4 Dersom det forekommer inhabilitet, sykdom eller andre forhold som fører til frafall i VK, skal det være et likt antall VK under alle intervju av det aktuelle vervet som blir rammet. 4-9-5 Om noen fra styret skulle søke til den samme stillingen som han/hun allerede sitter i, blir den personen inhabil under intervjuene. VK vil da bestå av tre -3- personer fra VK, og en -1- person fra kontroll- og vedtektskomiteen. 4-9-6 Medlemmer i VK er å anse som inhabile i behandling av søknadsprosessen til verv de selv søker. I slike tilfeller består VK av de resterende medlemmer. 4-9-7 VK skal innkalle alle kandidater som har bekjentgjort sitt kandidatur innen den satte søknadsfristen til intervju i forkant av Generalforsamlingen. Kandidatene intervjues i den rekkefølge som VK bestemmer. Alle intervjuer skal ha like lang varighet, bestemt av VK. 4-9-8 Leder av VK leverer skriftlig begrunnet innstilling til leder av KVK uten ugrunnet opphold. VK sitt arbeid anses for ferdig når innstillingen er levert. 4-9-9 KVK bekjentgjør på Generalforsamlingen VK sin innstilling til de enkelte verv, før avstemningen til dette vervet starter. KVK har for øvrig taushetsplikt vedrørende VK sin innstilling. 4-10 Tillitsverv 4-10-1 Kandidater til tillitsverv i BIS LA må oppfylle de krav som er nevnt i kapittel 3. Kandidater til tillitsverv må være definert som medlemmer i BIS LA i minst 50 % av sin funksjonstid. 4-10-2 Tillitsvalgte valgt av Generalforsamling kan trekke seg fra sitt verv med skriftlig varsel til styret og med en -1- måneds oppsigelsestid, skriftlig rekommandert varsel eller ved personlig overlevering til styret. Styret har mandat til å finne erstatter for alle styreverv, med unntak av leder i styret. Disse skal godkjennes av påfølgende Generalforsamling. 10

4-10-3 Styret kan med øyeblikkelig virkning ekskludere/suspendere et medlem dersom han/hun har forbrutt seg mot organisasjonens vedtekter og/eller stillingsinstruks, eller ved sin handlemåte har skadet BIS LA sin anseelse innad og/eller utad. Med tillitsvalgt menes her alle tillitsvalgte innen BIS. 4-10-4 Alle medlemmer i BIS kan fremsette krav om avsettelse av en tillitsvalgt, som definert over. Med tillitsvalgt menes også her alle tillitsvalgte innen BIS. Mistillitsforslag må rettes skriftlig til styret. Ved et slikt krav plikter styret å behandle saken innen to 2 uker. 4-10-5 Personer som reiser eller blir reist mistillit mot, er inhabile i behandlingen og skal dermed ikke ha beslutningsmyndighet. Beslutningen kan ankes. KVK har ingen rett til å anke. For behandling av slike saker skal retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i BIS LA, følges. 4-11 Retningslinjer Fadderuken 4-11-1 Dersom det ikke er hensiktsmessig å oppnevne en egen gruppe for å arrangere Fadderuken, er dette Styrets ansvar å arrangere. Fjorårets prosjektleder- og prosjektgruppe for Fadderuken skal sikre god overlapping frem til skoleslutt. 4-12 Retningslinjer for Fagutvalget 4-12-1 Fagansvarlig er Leder/ansvarlig for Fagutvalget. 4-12-2 Fagutvalget består av fagutvalgets leder; Fagansvarlig, og alle representanter fra hver klasse ved BI LA. 4-12-3 Fagansvarlig skal sørge for at det blir valgt minst en 1- representant fra hver klasse til fagutvalget innen 6 uker etter skolestart på høsten. 4-12-4 Representantene fra klassene skal titteleres tillitsvalgt, klasse xx. 4-12-5 Den ene av de tillitsvalgte skal være hovedtillitsvalgt, og den andre skal være varatillitsvalgt. 4-12-6 Fagutvalget skal gjennomføre møter, i samarbeid med BI, en gang per måned. Hovedtillitsvalgte har møteplikt under fagutvalgets møter. Varetillitsvalgt har møteplikt i hovedtillitsvalgt fravær. 4-12-7 Fagutvalget skal gjennomføre evaluering av pensum, blackboard og BIS LA sitt tilbud. 4-12-8 De tillitsvalgte skal gjennomføre samarbeidssamtaler med sine forelesere en gang ved begynnelsen og en gang ved slutten av hvert semester. 11

Kapittel 5: Vedtekter, avstemmingsregler i BIS LA og valgprosedyrer 5-1 Vedtekter 5-1-1 Standardiserte vedtektsendringer må ha 2/3 flertall på Landsmøtet. Lokale vedtektsendringer må ha 2/3 flertall på Generalforsamling. 5-1-2 Vedtektsendring, stillingsinstrukser og retningslinjer kan ikke gis tilbakevirkende kraft. 5-1-3 Vedtektsendring kan ikke komme som benkeforslag. 5-2 Avstemmingsregler i BIS LA 5-2-1 Definisjon av flertallsformer: Absolutt flertall: Kvalifisert flertall: Simpelt flertall: Minimum halvparten av stemmene Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer. Minimum en stemmes overvekt. 5-2-2 Ved forslag: Alle saker / forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet. 5-2-3 Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 5-2-4 Stemmefordeling: Hver delegat har en stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til den delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. 5-3 Valgprosedyrer 5-3-1 Generelle valgprosedyrer: Det skal gjennomføres skriftlig hemmelig valg på alle valgbare tillitsverv i BIS LA. 5-3-2 Valgprosedyrer ved valg der flere enn en skal velges: 1: Den er valgt som oppnår minimum halvparten av stemmene. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 2: Dersom ingen kandidat i første valgomgang oppnår flere enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg. Er det flere enn to kandidater, faller kandidaten med færrest stemmer ut i hver valgomgang, inntil en av kandidatene oppnår flere enn halvparten av stemmene. 12

3: Dersom to eller flere kandidater oppnår samme antall færreste stemmer i samme valgomgang, foretas loddtrekning om hvem som faller ut. 4: Dersom det etter omvalg fortsatt er stemmelikhet, avgjøres rangeringen ved loddtrekning. 5: Dersom den siste gjenværende kandidat til et verv ikke oppnår flertall blant de avgitte stemmer, det vil si et flertall av blanke stemmer, skal det foretas omvalg med bare denne ene kandidaten, som så skal anses for å være valgt bare gjennom absolutt flertall. 5-3-3 Valgprosedyrer ved valg der kun en skal velges: 1 Den av kandidatene som har fått flest stemmer blir valgt, - det kreves absolutt flertall. 2. Ved stemmelikhet mellom to eller flere kandidater, foretas omvalg mellom disse. 3. Ved fortsatt stemmelikhet foretas loddtrekning. Det kan føres opp like mange navn som det antall kandidater som skal velges. Kapittel 6: Regnskap og økonomi 6-1 Regnskapet skal avsluttes pr. 31.12 og skal revideres. Det reviderte regnskapet med revisors anmerkninger legges frem til godkjenning på førstkommende Generalforsamling. 6-2 Medlemmene betaler kontingent basert på studiepoeng, fastsatt av Generalforsamlingen i BIS LA. 6-3 Medlemskontingenten skal gå til drift av BIS LA. 6-4 Det foreligger nulltoleranse vedrørende alkoholinnkjøp til BIS LA. Unntak er innkjøp for videresalg. Ved spesielle anledninger skal det søkes om og behandles av styret. 6-5 Leder og Økonomiansvarlig i styret er disponenter på alle bankkonti til BIS LA. 6-6 Alle medlemmene av BIS LA som jobber aktivt med studentarbeid i BIS LAs regi, plikter å arbeide innen de gitte budsjettrammer. 13

Kapittel 7: Oppløsning 7-1 Vedtak om oppløsning av BIS skal fattes på to - 2 - etterfølgende Generalforsamlinger/ekstraordinære Generalforsamlinger i to forskjellige semester. 7-2 Begrunnet forslag om oppløsning av BIS må være BIS Sentralstyret i hende senest seks - 6 - uker før Landsmøtet skal avholdes. 7-3 Vedtak krever at 3/4 av de stemmeberettigede er til stede. 7-4 Vedtak krever 3/4 flertall ved skriftlig votering. 7-5 Ved oppløsning fryses alle BIS LAs midler og eiendeler inntil fordeling av disse stemmes over på to -2- etterfølgende Generalforsamlinger. Kapittel 8: Ikrafttredelse 8-1 Vedtak fattet på Generalforsamlingen trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Unntak for dette er hvis Generalforsamlingen godkjenner at vedtakene eller ett spesifikt vedtak trer i kraft på et annet spesifisert tidspunkt. 14

RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED GENERALFORSAMLINGEN 1. Bekjentgjørelse av kandidatur 1.1 Kandidater kan melde sitt kandidatur frem til votering starter. 1.2 Kandidatens navn og aktuelt verv opplyses ved forespørsel til Valgkomiteen eller Styret. 2. Valgkomiteens (VK) arbeid 2.1 VK starter sitt arbeid når den finner det hensiktsmessig. 2.2 Alle kandidater som har bekjentgjort sitt kandidatur før offentliggjort søknadsfrist har rett på å bli innkalt til intervju av VK. 2.3 Kandidatene intervjues i den rekkefølgen VK bestemmer. Alle intervjuene til hvert verv skal ha like lang varighet, bestemt av VK. 2.4 Leder av VK leverer skriftlig begrunnet innstilling til leder av KVK uten ugrunnet opphold. VKs arbeid anses som ferdig når innstillingen er levert. 3. Kontroll og vedtektskomiteens (KVK) arbeid 3.1 Medlemmene av KVK har taushetsplikt vedrørende VK sin innstilling. 3.2 KVK med tellekorps skal foreta opptelling av stemmesedlene. 4. Gjennomføring av valget 4.1 Valget ledes av ordstyrer. 4.2 De kandidater som har meldt sitt kandidatur innen søknadsfristen satt av VK, har rett til 5 minutters presentasjon. Generalforsamlingen har rett til å stille kandidaten spørsmål i 5 påfølgende minutter. Dersom det finnes flere kandidater til samme stilling skal de andre kandidatene forlate salen. 4.3 Kandidater som melder sitt kandidatur etter søknadsfristen satt av VK, gis anledning til å presentere seg i forkant av valget og har maksimalt 5 minutters presentasjon. 4.4 Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at det skal foretas en ny presentasjonsrunde av kandidatene, på maks. 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor en eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 4.5 Generalforsamlingen skal velge inn kandidater til det aktuelle vervet umiddelbart etter at alle kandidater til dette vervet har presentert seg, og innstillingen er gitt. 5. Avstemming 4.1 For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 4.2 Delegatene benytter stemmesedler som blir utdelt av arrangøren. KVK og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. 4.3 Er det avgitt feilaktig stemme skal denne ikke medregnes, forutsatt at det på forhånd er gitt korrekt informasjon fra ordstyrer. 15

RETNINGSLINJER FOR STYRETS KONSTITUSJONER 1. Bekjentgjørelse av kandidatur 1.1 Alle kandidater som har bekjentgjort sitt kandidatur før offentliggjort søknadsfrist har rett til å bli intervjuet av VK. 2. Styret eller valgkomiteens (VK) arbeid 2.1 VK er ansvarlig for å bekjentgjøre ledige verv. 2.2 VK skal kalle inn til og foreta intervju. 2.3 VKs arbeid er over når innstilling er levert. 3. Kontroll og vedtektskomiteens (KVK) arbeid 3.1 KVK skal være representert under konstitusjoner. 3.2 KVK foretar opptelling av stemmene. 3.3 KVK skal se til at konstitueringen skjer i henhold til vedtekter, retningslinjer og instrukser. 4. Gjennomføring av konstitueringen 4.1 Kandidatene kommer inn i møtelokalet, en og en av gangen. 4.2 Kandidatene presenterer seg og intervjues i den rekkefølge Styret bestemmer. Kandidatene har rett til like lang tid for presentasjon og intervju. 4.3 VK legger fram eventuell innstilling. VK kan innstille en -1- kandidat til hvert verv i styret. 4.4 VK plikter å gi opplysninger om eventuell dissens i VK. 4.5 Valg gjennomføres hemmelig. 5. Avstemming 5.1 Under avstemming skal kun Styret og KVK være representert i møtelokalet. 5.2 Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 5.3 Valget skal være skriftlig. 5.4 Kandidatene trenger halvparten av stemmene for å bli valgt. Om to kandidater får halvparten hver, foretas omvalg mellom disse to. Ved fremdeles stemmelikhet, foretas loddtrekning om hvem som er valgt. 6. Antall kandidater som kan stille til valg 6.1 Styret kan ta med et valgfritt antall kandidater, men helst flere enn én. Her må en ta hensyn til kandidatenes kvalifikasjoner, samt det økonomiske aspektet ved det å betale for evt. reise. En bør ta med den/de som er best egnet, da dette også er årsaken til at man foretar intervjuer i forkant av konstitueringen. 16

RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV DISIPLINÆRSAKER I BIS. Hensikten bak denne forskriften er å sikre BIS-medlemmer rettigheter ved eventuelle disiplinærsaker, samt å lage klare retningslinjer for Sentralstyret, KVK og Lokalavdelinger ved disiplinærsaker og eventuelle ankesaker. 1. Alle organer er underlagt taushetsplikt når saken er under behandling. 2. Alle BIS-medlemmer og tillitsvalgte, som det behandlende organ mener kan sitte inne med kjennskap til sakens fakta, har ved innkallelse både møte- og opplysningsplikt. Disse personer er ved innkallelse underlagt taushetsplikt inntil endelig dom har falt. 3. Den / de berørte skal umiddelbart underrettes om ett evt. mistillitsforslag. 4. Den / de berørte har rett til å uttale seg om saken før en avgjørelse fattes. 5. En avgjørelse i Styret kan ankes inn for Ankeutvalget senest to 2 uker etter at sentralstyrets beslutning er meddelt den / de berørte. 6. Styret skal holde sin dom hemmelig for allmennheten i to 2 uker grunnet en eventuell anke. Ved en eventuell anke skal alle saksopplysninger og sentralstyrets konklusjon legges frem for ankeutvalget, som nedsettes av KVK. 7. Ankeutvalget skal bestå av fem - 5 - personer, inkludert KVK. Personer som KVK velger å innhente til et ankeutvalg, skal være tillitsvalgte i studentforeninger ved BI LA og/eller ansatt ved BI. Anken skal behandles innen en - 1 - måned. 8. Avgjørelser i Ankeutvalget er endelige. 9. En dom trer ikke i kraft før endelig avgjørelse foreligger. 10. Punkt 1-4 gjelder også ved Ankeutvalgets saksbehandling. 11. En beskrivende dom skal offentliggjøres, med mindre det foreligge særlige tungtveiende grunner for vern av den / de berørte personen(er). 12. Ikke under noen omstendigheter skal uskyldige berørte personer nevnes i en offentliggjørelse. 13. Siste behandlende instans i en disiplinærsak er ansvarlig for en offentliggjøring. 14. Hvis en berørt person pålagt taushetsplikt bryter denne, skal det fremmes mistillitsforslag mot vedkommende. 15. Forslag om endringer til Retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i styret behandles på samme måte som vedtektsendringer i BIS LA. 17

Retningslinjer for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK) ved BIS LA 1. Generalforsamling Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK) skal rapportere direkte til Generalforsamlingen, og skal påse at innkallingen og gjennomføringen av Generalforsalingen skjer i henhold til gjeldende vedtekter og vedtak. KVK skal rapportere eventuelle misligholdelser som oppdages til alle BIS LA sine grupper og utvalg, samt til Sentralstyret, og er ansvarlig for at dette tas opp som sak på neste Generalforsamlingen. 2. Vedtekter/stillingsinstrukser 3. Styret KVK skal ha overoppsynet med at vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser følges opp og ajourføres, samt fremme eventuelle forslag til endringer. KVK har møteplikt, tale- og forslagsrett på Styremøter i BIS LA. KVK skal følge opp vedtak fattet av Styret. 4. KVK skal ha kvartalsvise rapporter (saldobalanse) med kommentarer til eventuelle avvik fra budsjett, samt månedlig økonomiavstemming. Disse kommentarene skal gis uoppfordret fra Styret ved Økonomiansvarlig. KVK skal fra tid til annen ta stikkprøvekontroller av regnskapet ved å se gjennom bilagene fra en bestemt periode. 5. Lokalavdelinger KVK skal bistå grupper og utvalg og hvis de trenger hjelp med tanke på deres tolking av vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 18

Retningslinjer for Valgkomiteen (VK) i BIS LA 1. Valgkomiteen (VK) skal arbeide aktivt for å fremme rekrutteringen til de forskjellige Styreverv i BIS LA. VK kan innstille en -1- kandidat til hvert Styreverv på Generalforsamlingen. VK kan innstille to -2 kandidater til de vervene det trengs to -2 kandidater til. Valgkomiteen (VK) skal videre arbeide aktivt for å fremme rekrutteringen til de forskjellige vervene i Ledelsen i BIS LA. VK kan innstille en -1- kandidat til hvert verv i Ledelsen til Styret. VK har mulighet til å innstille to -2 - kandidater i de vervene det trengs to -2 kandidater til. 2. Samtlige av VKs medlemmer pålegges taushetsplikt. Medlemmene kan kun løses fra sin taushetsplikt ved skriftlig samtykke fra den gjeldende kandidat. Unntatt fra dette er offentliggjøringen av kandidatur. 3. VK pålegges å utføre sitt arbeid objektivt. 4. VK skal motta en søknad og levnetsbeskrivelse (CV) fra hver enkelt kandidat til styret. Dette er dog ikke nødvendig til ledelsen i samme grad. 5. VK innstiller sin kandidat til hvert enkelt verv. Verken i skriftlig eller muntlig form aksepteres subjektivitet som kan skade en person direkte eller indirekte. 6. VK pålegges å gi opplysninger om en eventuell dissens i VK. 7. Medlemmer i VK er å anse som inhabile ved behandling av søknader til verv de selv søker. I slike tilfeller består VK av de resterende medlemmer. 19

Stillingsinstrukser for Styret Generelle retningslinjer for Styret 1.0 Styret skal aktivt jobbe for å skape engasjement og motivasjon i BIS LA. De skal samtidig arbeide for å motivere studentene ved BI LA til å ta del i studentarbeid. 1.1 Styret har solidarisk det fulle ansvar for/av BIS LA, administrering av årsbudsjett samt anskaffelse av en regnskapskyndig person for revidering av regnskapet. 1.2 Leder og Økonomiansvarlig i BIS LA har begge prokura. Økonomiansvarlig har fullmakt til å anvise utbetalinger innenfor de gitte budsjettrammer. 1.3 Styret står ansvarlig for: - Å følge BIS LAs formålsparagraf gjennom best mulig samarbeid med Handelshøyskolen BI, BI LA, BIS Sentralstyret og de andre BIS medlemmene. -Å formidle informasjon til BIS medlemmene om det arbeidet som har blitt gjort og skal foretas i BIS LA. - Den strategiske planleggingen og utarbeiding av handlings-/langtidsplaner som gir rammebetingelser for driften av BIS LA i tråd med vedtatte langtidsplaner i BIS. -Å følge opp vedtak fattet på BIS Landsmøter. 1.4 Styret er videre ansvarlig for: - - - - - - At alle LA holder nettsiden oppdatert med nødvendig informasjon til enhver tid. At alle undergrupper og arrangementer i regi av BIS benytter bis.no som sin kommunikasjonsplattform. At alle domener for undergrupper og arrangementer linkes til bis.no. At BIS LA til enhver tid å benytter seg av gjeldende designmaler i sin eksterne profilering. At alle arrangementer og undergrupper i regi av BIS profileres og tydeliggjøres som et BIS-arrangement. At BIS sin logo fremkommer tydelig i profileringen av alle prosjekt og arrangementer. 20