Teknisk vinteruke 2008 Storefjell Resort Hotel, Gol Sentral Driftskontroll og EDB-basert FDV-system, Klarer vi å ta nye teknologier i bruk? Erfaringer med FDV-system Hva trenger man? Hva er begrensningen, systemet eller mennesket? Prosjektrådgiver Jan Holteng Hospitalitet AS 1366 Lysaker
Hva trenger man? En god kakeboks (FDV-systemet) til å oppbevare kakene (FDV-dataene) i Gode kaker (FDV-data) som har en form og størrelse som gjør det mulig å putte dem i kakeboksen og fylle denne opp på en effektiv måte Det skal være enkelt å få tak i kakene når man har lyst på disse, og husk kaker skal også kunne etterfylles!
Jeg ser helt klart at det fins mange gode EDB-baserte FDV-systemer med god funksjonalitet og avanserte grensesnitt i markedet og mange organisasjoner/ virksomheter med et gjennomtenkt forhold til sitt FDVsystem, der dette gir en klar merverdi for bedriften. I slike organisasjoner vil man utvilsomt kunne utnytte FDVsystemer godt. Jeg skal derfor ikke overprøve behovet for FDVsystemer. Det blir feil. Likevel er det en del kritiske spørsmål som må stilles, ikke mist ved oss selv. FDV-systemet er ikke målet i seg selv. Det er effekten av FDV-systemet man ønsker og som er det viktige (effektmålet) Vi må stille det kritiske spørsmålet; Hva kan FDVsystemet bidra med i min virksomhet og gi av merverdi? Hvilken effekt kan det få for økt kvalitet, bedret økonomi, et bedre arbeidsmiljø osv? Hva klarer jeg, med mine forutsetninger, å få ut av systemet? Hva er gevinsten? Det er det viktige fokus.
Hva trenger man? Et system som gir: - Oversikt og status over bygninger, anlegg, systemer og komponenter (produksjonsmidlene) - Godt grunnlag for planlegging av tiltak og kontroll av tiltak relatert til bygningsmasse og tekniske systemer. - Dokumenterer tiltak, kvalitet og sikkerhet (formelle krav innen brann, sikkerhet) - Gir oversikt over kostnader og økonomi gir oversikt over ressursbehov/ bruk - Og ikke minst dokumentere forskriftskrav/ myndighetskrav, energiforbruk osv. I dag er FDVU informasjon, en del av selve leveransen ved nybygg og nye anlegg og klok av skade er det ofte koblet sanksjoner (f eks dagmulkt eller utsatt betaling) opp mot mangler og/ eller forsinkelser ved leveransen. På dette området har forholdene bedret seg enormt de senere år. Problemet er normalt ikke mengden av data, men struktur på denne og mangler ved mottaks- og oppfølgingsapparatet. Må ikke akseptere alt. Dette må beskrives bedre i anbuds/ konkurransegrunnlaget.
Mengden data er altså sjelden problemet MEN.. Mitt hovedbudskap er; Konkret og spesifisert informasjon om mine anlegg, strukturert slik at det akkurat dekker mitt behov på en måte som gjør at jeg kan nå mine målsettinger, med mitt ambisjonsnivå (sikkerhet, tilgjengelighet) Og med den kompetanse min organisasjon har. Druknes veldig ofte i helt ustrukturert og ofte helt unødvendig informasjon på CD er, fra tilgang til databaser osv Det må jobbes mye mer med å skaffe seg virkelig god kunnskap om sine anlegg og systemer, finne ut hva er godt nok mhp FDV - systemer, kommunisere ambisjonsnivå opp til ledelsen, bli enige, få aksept på nivået, og eventuelt justere dette etter hvert som erfaringene kommer. Utøve godt skjønn, ha selvtillit og ikke alltid sette i verk det som leverandørene mener er nødvendig.
Foreløpig oppsummert trenger man altså; Et godt FDV(U) system, databasert med de riktige grensesnitt, en kraftig og funksjonell rapportgenerator strukturert etter brukerens krav og ønsker De riktige data/ informasjoner, vasket, strukturert og formatert slik at de gjenspeiler de anlegg, systemer og komponenter og kombinasjoner av disse som jeg faktisk har i min besittelse? Hva er begrensningene? Klarer vi å ta nye teknologier i bruk?
Hva er begrensningen? (Klarer vi å ta nye teknologier i bruk? Systemet (tekniske); Neppe, gode systemer Innholdet (data, informasjon); Kanskje, datamengdene er enorme. Krever struktur. Mennesket (organisasjonen); Ja, trolig Manglende målsettinger; Ja, i mange organisasjoner Min påstand er at mennesket eller kanskje heller organisasjonen/ organiseringen i all hovedsak er begrensningen. Svært ofte finner man: Manglende ansvarsforhold Manglende formulerte strategier Manglende formulerte målsettinger Mangelfull kommunikasjon Mangelfull tilgang på ressurser Manglende eierskap til system, data og oppfølging
Det er mange ildsjeler der ute, ofte med noe manglende forankring i sin egen organisasjon og med ledelsen (langt) bak seg...og det kan være et langt sprang i organisasjonen fra ledelsen som bruker F modulen og delvis U modulen i et FDVU system som sitt verktøy, for strategisk planlegging og forvaltning av eiendomsmasse.... og til de som benytter D og V modulene som sitt hjelpemiddel i den daglige drift Drømmen : Tenk om alle FDV systemer kunne bli bare litt bedre utnyttet Det kan hende det er et 80/ 20-forhold også i denne sak Gjør en enkel sammenlign med andre dataprogrammer, mobiltelefon eller PC en og se litt på hvor mye av funksjonaliteten der som benyttes av gjennomsnittsbrukeren.
Fallgrubene: Mange forsøk/ systemer er drept i starten av for store ambisjoner, manglende oppfølging og ressurser og for stort fokus på detaljer For høy brukerterskel for de fleste i organisasjonen (kunnskap gir makt) Favner for vidt i starten, føles som et ork Krav om mange grensesnitt, interaksjon og toveis kommunikasjon med DAK- systemer og SD anlegg for å nevne noen. Vær OBS på håndtering av tegninger. Oppsummering FDV systemer har kommet for å bli, det er mange gode systemer Analyser behovet og finn et system som passer for deg og din organisasjon Definer et ambisjonsnivå, gjerne en opptrappingsplan, drep ikke motivasjonen med en gang Bruk tid på å designe systemet til dine anlegg og systemer og din organisasjon
Oppsummering Still krav til de data som legges inn, ikke last inn store mengder informasjon ukritisk. Tør du bruke systemet for å se hvor god du (egentlig) er? Bruk systemet til å gjøre deg selv bedre, benchmarking mot andre er viktig, men det krever strukturering av data og standardisering. Bruk f eks strukturer fra Norske Standarder for klassifisering av aktiviteter, kostnader mv. Oppsummering: Sentral Driftskontroll og EDB-basert FDVsystem, - Erfaringer med FDV-system Hva trenger man? Hva er begrensningen, systemet eller mennesket? Klarer vi å ta nye teknologier i bruk?