StudentOrganisasjonen StOr Informasjonsplan for StOr Studieåret 2011/2012 Studentstyret ved UiS 23.08.2011
1. Innledning Bakgrunn: I arbeidsprogrammet for 2011/2012 under kapitel 2 punkt 2.3, står det studentstyret skal utarbeide en informasjonsplan og følge denne gjennom året. Hva dokumentet omhandler: Dokumentet er en plan for informasjonsarbeidet til StudentOrganisasjonen StOr i studieåret 2011/2012. Arbeidsprogram 2011/2012 og StOrs Prinsipprogram 2011-2014 ligger til grunn for planen. Alle tillitsvalgte i StOr bør, og Studentstyret, StOr på fakultetene og Studentparlamentet skal ha kjennskap til planen. Med informasjon menes opplysning om alle de saker som StOr er engasjerer i eller foretar seg, politisk og organisatorisk. Alle arrangement og møter i StOrs regi samt protokoll fra disse. Med informasjon menes også opplysning om meningsytringer som StOr måtte foreta, samt pressemeldinger eller lignede som kan være av interesse for de forskjellige målgruppene. Målet for planen: Det overordnede målet for planen er å følge opp formålsparagrafen til StOr slik den er beskrevet i vedtekter og valgreglementet sin 1.1, og 1.2. Det er også et overordnet mål i tillegg at organisasjonen skal fremstå åpen, konstruktivt kritisk, seriøs og samarbeidsvillig. Planen har også som mål og føre til en ryddig og fornuftig informasjonsflyt mellom de forskjellige leddene i organisasjonen i samsvar med vedtekter og valgreglement, forretningsorden og økonomireglement. Alle tillitsvalgte skal få relevant informasjon for deres arbeid, og alle aktive i StOr skal føle at de er en del av organisasjonen. Målgruppene: Målgruppene er i planen definert i tre kategorier, Studentene, Interne, og Eksterne. Denne inndelingen ligger også til grunn for dokumentets utforming. Det er viktig å holde fokus på gruppene også utenfor campus som f.eks Institutt for Musikk og Dans på Bjergsted og Arkeologisk Museum, når det gjelder kategoriene Studentene og Interne. Generelle bestemmelser: Alle som representerer StOr skal gjøre det på en god og representativ måte. I all informasjon som gis ut elektronisk eller fysisk skal StOrs logo og profil komme klart fram. Profilen skal alltid være i trå med StOrs offisielle profil slik den er beskrevet i håndbok, slik at organisasjonen har en enhetlig og klar framtoning som skaper en gjenkjennelseseffekt.
2. Studentene Definisjon: Alle som har betalt semesteravgift til Universitetet i Stavanger, som vil si om lag 9000 studenter. Mål: Alle studenter skal ha kjennskap til StOr, hva StOr gjør og hvilke rettigheter og plikter hver enkelt student har. Studentene skal også få lyst til å bidra i StOr politisk eller sosialt gjennom den informasjonen StOr gir ut og måten StOr fremstår på. Informasjonskanaler: - Sosial medier: Dette er kanskje den mest uformelle måten man kan nå studenter på, og kan være svært effektiv hvis det brukes riktig. Dette er også medier som når flere enn studentene, også interne og eksterne vil ha nytte av at StOr er aktive på Facebook, Twitter, og It s learning. På Twitter skal StOr legge vekt på faglige og politiske nyheter. På Facebook skal gruppen til StOr brukes for å spre info om aktiviteter politisk, faglig eller sosialt. Bilder og filmer bør legges ut med jevne mellomrom her. På It s Learning skal informasjon være konkret og omhandle akademiske studentaktiviteter i regi av StOr. For øvrig skal også StOr være synlig i andre sosiale medier som kan ha betydning for informasjonsflyt til studentmassen. - Nettmedier: Det viktigste nettmediet til StOr er StOrs egen hjemmeside www.stavangerstudent.no. Denne siden vil fungere både til å gi informasjon til studentene og interne. Med StOr sine nye nettsider skal aktiviteten på siden økes, og det skal forsøkes å opprette en blogg. Viktigste er det likevel at informasjonen som ligger der er lett tilgjengelig og riktig. SmiS sine nettsider er en annen viktig arena hvor StOr kan utdype og kommentere særlig artikler som kommer fra StOr, som også vil gi StOr større synlighet. StOr bør også i større grad benytte seg av UiS sine sider, www.uis.no, student.uis.no og UiS Alumni. Her kan det særlig være aktuelt å legge ut link til arrangement eller saker på StOrs hjemmeside. - Studentaktiviteter: Med studentaktiviteter er det ment arrangement som er mest sosialt mer enn politisk. Det viktigste arrangementet for StOr er naturligvis Fadder som StOr arrangerer selv gjennom Fadderutvalget. Under Fadderdagene må alle ledd i StOr være aktive og synlige, særlig ovenfor de nye studentene. StOrs fadderaktiviteter planlegges gjennom sommeren og alle tillitsvalgte i StOr skal kunne delta aktivt på disse. Informasjonen som går ut under Fadderdagene skal i all hovedsak gå på hva StOr er. Et annet svært viktig arrangement er UGÅ. Under UGÅ skal StOr være synlige og aktive, hvor det er det sosiale som bør bli lagt mest vekt på. Begeistringsprisen er også en del av UGÅ som StOr har et spesielt ansvar for, og som er en god måte for StOr og andre å profilere seg. Linjeforeningene og øvrige studentorganisasjoner er det viktigste sosiale tilbudet til studentene ved UiS. Det er svært viktig at studenter som er med i disse, føler at StOr tar rollen som paraplyorganisasjon alvorlig, gjennom Engasjert. Nestleder møter på alle engasjermøtene og skal som leder for disse se til at organisasjonene får den informasjonen de trenger fra StOr og at StOr får informasjon om aktiviteter i regi av Engasjert. StOr skal gjennomføre en engasjementsuke i uke 35, hvor målet er å engasjere studenter til å bli med i StOr, særlig da som klassetillitsvalgte.
- Stand: Stand er en effektiv og god måte og nå studentene på, særlig fordi man her får mer en til en kommunikasjon. Det er viktig at man har et felles budskap og at informasjonen er lett tilgjengelig. På stand er det spesielt viktig at StOrs profil (særlig logo) kommer klart fram. Det er en fordel om man greier tidvis og samkjøre flere standplasser på forskjellige bygg, f.eks gjennom at StOr på fakultetene, Studentparlamentet og Studentstyret har ansvar for hver sin. Det er også viktig at de som deltar på standen er aktive mer enn passive og er imøtekommende mot studentene. Fokuset skal hovedsakelig brukes til tiden på stand, og ikke til forberedelser til stand. - Oppslag: Plakater og roll-ups, er i all hovedsak med på å synliggjøre StOr ovenfor studentene og vise organisasjonens tilstedeværelse. I tillegg kan man spre informasjon om arrangementer og saker som er viktige for studentene. Man fortsetter praksis med en månedlig dette har vi gjort: plakat. StOr har ansvar for at tavler og oppslag har studentrettet informasjon. - Studentenes Hus: Studentenes Hus skal være et bygg hvor Stor alltid skal ha åpne dører for samtale med linjeforeninger, andre studentorganisasjoner og enkeltstudenter. Det skal være fokus på samtaler når det kommer til kommunikasjonsflyt. - Studentvalget: Studentvalget skal gjennomføres på en slik måte at det er tilgjengelig for alle studenter som har betalt semesteravgift. Studentvalget skal ha en valgavis med info om studentdemokratiet, valgordningen, lister og personer man kan stemme på. Det skal også være plakater på Campus, aktiv bruk av media, standaktivitet og utnyttelse av alle elektroniske kanaler.
3. Interne Definisjon: Alle som har verv i StOr eller som er tillitsvalgte i StOr oppnevnt av noen av StOrs organer eller aktive på andre måter. StOr som en del av Norsk Student Organisasjon (NSO), og som NSO sitt lokallag ved UiS er også informasjonsflyt mellom StOr og NSO intern. Målsetting: At StOrs interne informasjonsflyt skal fungere på en slik måte at alle ledd og tillitsvalgte i disse skal få en konsis og riktig informasjon raskt, slik at organisasjonen kan være dynamisk og samlet. Informasjonsflyten fra StOr på fakultetene og klassetillitsvalgte til Studentparlamentet og Studentstyret må være så god at StOr til en hver tid er den organisasjonen ved UiS som til en hver tid har det mest oppdaterte og utfyllende helhetsbilde på utviklingen ved UiS og hverdagen til studentene. Det er også svært viktig at kommunikasjonen mellom studenter i råd og utvalgt ved UiS og resten av organisasjonen fungerer optimalt til en hver tid, slik at StOr fremstår som slagkraftig og tilstedeværende, slik at organisasjonen får gjennomført flest mulig av sine mål. StOr skal også være en synlig del av NSO politisk og sosialt, og delta aktivt i utforming av NSO som organisasjon samt politisk. Informasjonskanaler: Innkallinger: I tillegg til de retningslinjer som er beskrevet i vedtektene og økonomireglemente vurderer studentstyret og også ta i bruk innkalling via SMS, foreksempel i forbindelse med utsending av papirer. Sakspapirene skal være poengtert, definert, og lett forstålige. StOr på fakultetene skal ha kopi av innkallinger til styremøter i Studentstyret. Innkallinger til Studentparlamentet er regulert i Vedtekter og valgreglement. Samarbeidsmøter internt: En viktig del av og grunn for organisasjonsendringen Cosa Nostra handler om direkte internkommunikasjon. Derfor er flere interne samarbeidsmøtet nå beskrevet i stillingsbeskrivelsene til studentstyret og StOr på fakultetene. Disse er samlet i en oversikt på neste side.
Studentstyret Andre i StOr Når Juridisk ansvarlig Fag- læring ansvarlig + Leder og nestleder Fakultetsansvarlig + Leder og nestleder Juridisk ansvarlige StOr på fakultetene Fagpolitisk ansvarlige StOr på fakultetene Fagpolitisk ansvarlige, Tillitsvalgt / Linjeforeningsansvarlig StOr på Fakultetene Månedlig Månedlig Månedlig Studentstyret Studentstyret Annenhver uke Studentstyret Studentparlamentet 3-4 ganger i semesteret Fagansvarlig Fakultetsansvarlig Læringsmiljøutvalget Utdanningsutvalget Formøte med studenter i fakultetstyre og instituttstyre 3-4 ganger i semesteret 3-4 ganger i semesteret Det er disse som ifølge de øvre dokument som skal møtes. Hvordan disse møtene skal organiseres kan avtales mellom de enkelte. Det skal skrives protokoll fra alle disse møtene. Nyhetsbrev Leder og Nestleder i Studentstyret, sammen med Organisasjonskonusulent for StOr, skal i utgangen av hver måned sende ut et felles nyhetsbrev. Nyhetsbrevet skal inneholde informasjon om hva som skjer i organisasjonen, dagsorden, hva vi har fått til den siste måneden og kommende arrangementer. Nyhetsbrevet skal sendes til alle i StOr, og skal være lettleselig. Andre oversikter: Årshjul, saksoversikt, styringsdokumenter samt en «Verdt og vite» informasjon sendes StOr på fakultetene, Parlamentene, listene, og andre som har nytte av det hvert semester. Kurs og seminar: Det arrangeres Semester Kick-off i september, for alle tillitsvalgte i StOr, hvor man vil ha flere faglige og politiske innledninger, samt et sosialt arrangement på kvelden. Det arrangeres klassetillitsvalgtkurs i oktober, hvor det er StOr på fakultetene som tar initiativ til dette sammen med Studentstyret. Organisasjonskonsulenten gjennomfører et økonomikurs med alle ledere og nestledere av StOr på fakultetene både på høst og vårsemesteret. På vår semesteret skal organisasjonen ha et Organisasjonskurs, i samarbeid med SiS, for alle organisasjonene på UiS og alle tillitsvalgte i StOr. I forbindelse med den nye styringsmodellen skal man også ha et seminar for de som velges til de nye Fakultet- og Instituttstyrene ved UiS.
4. Eksterne. Definisjon: Universitetsledelsen på alle nivå, alle ansatte for øvrig ved UiS, Stavanger kommune, Rogaland Fylkeskommune, Stortingsbenken fra Rogaland, LO, NHO, Samskipnaden i Stavanger, Folken, Regjeringen, Kunnskapsdepartementet, Velferdstinget, UHR, Strategiske samarbeidspartnere til UiS, UGÅ, media og andre opinionsdannere. Mål: StOr skal ha en god informasjonsutveksling og samarbeid med eksterne aktører slik at StOr skal få gjennomført sine faglige, politiske og sosiale mål slik de er definert i Prinsipprogrammet og Arbeidsprogrammet. I første rekke gjelder dette ledelsen ved UiS. StOr må ovenfor ledelsen framstå samlet og kritisk konstruktiv med en aktiv tilstedeværelse i alle saker på alle ledd som er av interesse for studentene, også ut over den lovpålagte representasjonen. Det er også viktig å påvirke de opinionsdannerne som fra sin side igjen påvirker beslutningstagerne. StOr skal bistå NSO nasjonalt med å påvirke media og politisk ledelse til å ha en generell positiv holdning til høyere utdanning og spesielt UiS og våre studenter. Informasjonskanaler: - Samarbeidsmøte: StOr skal månedelig gjennomføre et samarbeidsmøte med ledelsen ved UiS og administrasjonen i SiS. Det skal være StOr ved leder som tar initiativ til dette møte og studentstyret skal følge opp aktivt. - Dekanlunsj: StOr på fakultetene skal gjennomføre dekanlunsj månedlig på alle fakultet, hvor StOr skal ta opp saker av betydning for organisasjonen gjennom en aktiv, kritisk og konstruktiv dialog. StOr på fakultetene må påse at saker som tas opp her blir fulgt opp i de forskjellige råd, utvalg og styrer sakene skal behandles i. - Samskipnaden: StOr samme med Velferdstingets AU innkaller til samarbeidsmøte før alle Samskipnadsstyremøtene med studentrepresentantene i SiS, Studentstyret og representanter for de øvrige skolene. Administrasjonen i SiS skal det holdes tett dialog med for å gi og hente informasjon ifm kultur og kommunikasjon, studentboliger og helseordninger med mer. - Velferdstinget: StOr skal ha en dialog med Velferdstingets AU og påse at StOr tar den rolle organisasjonen har som den største institusjonen i Velferdstinget. - Politiske organ utenfor UiS: StOr sender et kort skriv til alle partiene i Stavanger, Sola og Sandnes kommuner, samt alle partiene i Rogaland Fylkeskommune, ila året for å innformere om viktige saker for StOr. StOr prøver også å få til et møte med politiske ledelse i Stavanger kommune, ala det man hadde tidligere med formannskapsgruppen. Studentstyret skal innformere Stortingsbenken om viktige saker for organisasjonen som avgjøres på det nivået, det samme gjelder medlemmer av regjeringen.
- Hovedorganisasjonene: Som de to viktigste partene i arbeidslivet, og de sterkeste organisasjonene i Norge, bør lokallagene til hovedorganisasjonene (NHO og LO) i Rogaland ha kjennskap til StOr og organisasjonens synspunkter. Studentstyret tar derfor initiativ til et møte med den regionale ledelsen av hovedorganisasjonene på våren for å skape en kontakt mellom StOr og organisasjonene (NHO og LO). Møtet er ment som et initiativ for å se hvilke saker man kan samarbeide bedre om, dette kan være enkelte fag, bedre praksis og arbeidstaker rettigheter. StOr skal bruke Råd for Samarbeid med Arbeidslivet (RSA) som arena for informasjonsutveksling med arbeidslivet. - Media: Studentmediene i Stavanger (SmiS) er den viktigste nyhetsaktøren for StOr, sammen med de lokale mediene, NRK Rogaland, Rogalands Avis og Stavanger Aftenblad. Organisasjonen må være aktiv med informasjon i forhold til mediene, i form av pressemeldinger og invitasjoner, men i større saker bør også journalister kontaktes pr telefon. Leder av StOr er organisasjonens ansikt utad, men det bør tilstrebes at hele organisasjonen kommer fram i media. - Kulturelle arena: StOr skal benytte seg av og delta i kulturelle arena i Stavangerregionen for å bidra til å styrke Stavanger som studentby.