Møteprotokoll Arendal kontrollutvalg Dato: 24.10.2018 kl. 9:00 12:50 Sted: Arendal Kultur- og rådhus, Komitérom 252 Barbu Arkivsak: 18/00131 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Per-Jakob Haakstad (leder fratrådte som inhabil i sak 49/18), Anne Rostad (medlem), Kristen Bjormyr (medlem), Terje Stiansen (medlem) Nina Roland (varamedlem for Per-Jakob Haakstad sak 49/18) Jan Kløvstad (varamedlem for Liv Andersen) Liv Andersen (nestleder) Andre: Rådmann Harald Danielsen, sak 49/18 Fagleder regulering Roy Vindvik, sak 49/18 Senioringeniør byggesaksavdelingen Jostein Aasbø, sak 49/18 Saksbehandler/ingeniør byggesaksavd. Liv Cathrine Sælsbråten, sak 49/18 Kommunalsjef økonomi Bente Rist, sak 50/18 Fagleder byggesak Frank Gauslå, sak 51/18 Fung. fagleder arkiv Gro Stormoen Nilsen, sak 51/18 Seniorrådgiver Kåre Gamlemshaug, sak 51/18 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, sak 52/18 Kommunalsjef helse og levekår Torill Skår, sak 57/18 Enhetsleder levekår Tora Halvorsen, sak 57/18 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Revisjonssjef Kristian Fjellheim Bakke, (kl. 10:15 11:45, sak 50-54/18) Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 6/18 18/00131-40 Godkjenning av innkalling 24.10.2018 3 Møteprotokoll 1
6/18 18/00131-39 Godkjenning av protokoll fra 19.9.2018 4 Saker til behandling 49/18 18/06092-25 Henvendelse vedr. reguleringsplanarbeid Arendal 5 50/18 18/11470-1 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Arendal 7 51/18 18/11443-4 Internkontroll arkiv og journalføring Arendal 8 52/18 18/11358-6 Varsling pleie og omsorg Arendal 9 53/18 18/11468-1 Bestilling av forundersøkelse Pleie og omsorg 10 54/18 18/11731-3 Møte- og arbeidsplan 2019 for Arendal kontrollutvalg 11 55/18 18/00137-11 Orienteringer fra revisor 24.10.2018 12 56/18 18/00143-11 Referatsaker 24.10.2018 13 57/18 17/16010-11 Fylkesmannens tilsyn med barselomsorgen i Arendal kommune 14 58/18 18/00149-11 Eventuelt 24.10.2018 15 Arendal, 24.10.2018 Per-Jakob Haakstad Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 6/18 Godkjenning av innkalling 24.10.2018 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 6/18 Innkalling til møte 24.10.2019 godkjennes. Innkalling til møte 24.10.2019 godkjennes. 3
Møteprotokoll 6/18 Godkjenning av protokoll fra 19.9.2018 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 6/18 Protokoll fra møte 19.9.2018 godkjennes. Protokoll fra møte 19.9.2018 godkjennes. 4
Saker til behandling 49/18 Henvendelse vedr. reguleringsplanarbeid Arendal 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 49/18 Forslag til vedtak blir lagt frem i møtet. Habilitetsvurdering Leder Per-Jakob Haakstad meldte seg inhabil pga. at hans advokatkontor er involvert i tilgrensende sak, og fratrådte. Varamedlem Nina Roland tiltrådte. Siden leder meldte seg inhabil og nestleder hadde forfall, måtte utvalget jf. kommuneloven 32 pkt. 4 velge leder for behandlingen av saken. Anne Rostad ble valgt som leder av kontrollutvalget for sak 49/18. Per-Jakob Haakstad ble enstemmig kjent inhabil etter forv.loven 6 e) punkt 2. Varamedlem Nina Roland deltok som vara for Per-Jakob Haakstad. Utvalget vurderte deretter om saken skulle lukkes fra starten eller ikke. Utvalget vedtok så med 3 mot 2 stemmer å lukke møtet med hjemmel i kommuneloven 31.3. Rådmann Harald Danielsen orienterte i saken og svarte på spørsmål. Overingeniør Roy Vindvik, senioringeniør byggesaksavdelingen Jostein Aasbø og saksbehandler/ingeniør byggesaksavdelingen Liv Cathrine Sælsbråten bistod rådmannen i å svare på spørsmål. Møtet ble åpnet etter redegjørelsen. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Redegjørelsen tas til orientering. Sakens realiteter er grundig gjennomgått. Kontrollutvalget finner ikke at noe i saken tilsier at noen i administrasjonen har opptrådt kritikkverdig eller har bedrevet forskjellsbehandling. Kontrollutvalget anser ikke at saken for øvrig er en sak for kontrollutvalget, og de behandler derfor ikke saken videre. Sekretær bes gi tilbakemelding til avsender av henvendelsene. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Redegjørelsen tas til orientering. Sakens realiteter er grundig gjennomgått. Kontrollutvalget finner ikke at noe i saken tilsier at noen i administrasjonen har opptrådt kritikkverdig eller har bedrevet forskjellsbehandling. Kontrollutvalget anser ikke at saken for øvrig er en sak for 5
kontrollutvalget, og de behandler derfor ikke saken videre. Sekretær bes gi tilbakemelding til avsender av henvendelsene. 6
50/18 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Arendal 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 50/18 Saken tas til orientering. Kommunalsjef økonomi Bente Rist orienterte om kommunens økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2018 og svarte på spørsmål. Saken tas til orientering. 7
51/18 Internkontroll arkiv og journalføring Arendal 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 51/18 Redegjørelsen tas til orientering. Fungerende fagleder arkiv Gro Stormoen Nilsen fra AKST orienterte om rutiner for arkiv og journalføring, og svarte på spørsmål. Hun viste til at arkivet i sine kurs gjør saksbehandlere oppmerksom på deres del av arkivansvaret. AKST er i dag ajour med all journalføring. Seniorrådgiver Kåre Gamlemshaug fra AKST var til stede under orienteringen. Fagleder byggesak Frank Gauslå orienterte om arkiv- og journalføringsrutinene innen byggesak. De legger stor vekt på å forholde seg til rutinene fra AKST, både for eget behov og pga. mange innsynsbegjæringer. Gro Stormoen Nilsen sa videre at det har vært en utfordring med arkiv på skolene, dette viste også tilsynet fra Statsarkivet. Dette jobbes det fortsatt med. Redegjørelsen tas til orientering. 8
52/18 Varsling pleie og omsorg Arendal 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 52/18 Redegjørelsen tas til orientering. Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen redegjorde for kommunens håndtering av varsel ved Margarethestiftelsen og svarte på spørsmål. Han fikk i oppdrag fra rådmannen å behandle varselet etter kommunens varslingsrutiner, og han redegjorde for behandlingen av saken. Han svarte på spørsmål. Medlem Kristen Bjormyr stilte spørsmål om egen habilitet til videre behandling pga. at han er pårørende til beboer ved Margarethestiftelsen. Han ble enstemmig erklært habil til den videre behandlingen. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: Kontrollutvalget anser at oppfølgingen av varslingen til nå har vært i tråd med vedtatte varslingsrutiner. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmannen etter gjennomført tilsyn. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget anser at oppfølgingen av varslingen til nå har vært i tråd med vedtatte varslingsrutiner. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmannen etter gjennomført tilsyn. 9
53/18 Bestilling av forundersøkelse Pleie og omsorg 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 53/18 Kontrollutvalget ber Aust-Agder Revisjon revidere den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen for tjenesteområdet pleie og omsorg i Arendal kommune, som en forundersøkelse før en forvaltningsrevisjon på området. Undersøkelsen legges frem for behandling i kontrollutvalget i desembermøtet 2018. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke redegjorde for behovet for nye analyser og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ber Aust-Agder Revisjon revidere den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen for tjenesteområdet pleie og omsorg i Arendal kommune, som en forundersøkelse før en forvaltningsrevisjon på området. Undersøkelsen legges frem for behandling i kontrollutvalget i desembermøtet 2018. 10
54/18 Møte- og arbeidsplan 2019 for Arendal kontrollutvalg 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 54/18 Møte- og arbeidsplan 2019 for Arendal kontrollutvalg godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2019: Onsdager kl. 09:00. 23.1.2019 6.3.2019 24.4.2019 29.5.2019 4.9.2019 9.10.2019 xx.11.2019 (obligatorisk opplæring nytt KU) 11.12.2019. et oversendes bystyret til orientering. Sekretær viste til utsendt forslag til møteplan. Møte- og arbeidsplan 2019 for Arendal kontrollutvalg godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2019: Onsdager kl. 09:00. 23.1.2019 6.3.2019 24.4.2019 29.5.2019 4.9.2019 9.10.2019 xx.11.2019 (obligatorisk opplæring nytt KU) 11.12.2019. et oversendes bystyret til orientering. 11
55/18 Orienteringer fra revisor 24.10.2018 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 55/18 Saken tas til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om løpende revisjonsoppgaver og svarte på spørsmål. Saken tas til orientering. 12
56/18 Referatsaker 24.10.2018 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 56/18 Saken tas til orientering. 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig interesse for kontrollutvalget: a. 27.09.2018: i. PS 18/120 Oppfølging av bystyresak 18/86 «Felles arbeid til beste for barn/unge og deres familier i Arendal kommune.» Organisatoriske endringer ii. PS 18/131 Politiske utvalg Møteplan 2019 iii. PS 18/133 Melding til bystyret Elevenes læringsmiljø og forebygging mot mobbing iv. PS 18/134 Interpellasjoner til bystyret 27.09.2018 1. Vedr. omsorgstjenesten 3. Vedr. tilsyn byggesak 2. Temark høstkonferanse 14.11.2018 3. Neste møte 21.11.2018 4. Kontrollutvalgskonferansen NKRF 30.-31.1.2018 5. Fagkonferansen FKT 4.-5.6.2018 Saken tas til orientering. 13
57/18 Fylkesmannens tilsyn med barselomsorgen i Arendal kommune 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 57/18 Redegjørelsen tas til orientering. Enhetsleder levekår Tora Halvorsen redegjorde for kommunens oppfølging av tilsynet og svarte på spørsmål. Bemanning jordmortjenesten nå tilstrekkelig, gjør endringer i rutinene. Sårbart ved fravær pga. kompetansebehovet. Bedre samarbeid mellom helsesøster- og jordmortjenesten. Kommunalsjef helse og levekår Torill Skår orienterte om tiltak innen legetjenesten på bakgrunn av tilsynet, og svarte på spørsmål. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: Kontrollutvalget avslutter med dette oppfølgingen av tilsynet. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget avslutter med dette oppfølgingen av tilsynet. 14
58/18 Eventuelt 24.10.2018 1 Arendal kontrollutvalg 24.10.2018 58/18 - Tolga-saken. Kontrollutvalget ber om en orientering om Arendal kommunes praksis på området. - Hvordan er Barbuparken kostnadsført? Inngår dette i VA-utgiftene? Revisor undersøker i saken til neste møte. 15