VELKOMMEN SOM TILLITSVALGT i Sør-Trøndelag Gymnastikk- og Turnkrets Tilsluttet NORGES GYMNASTIKK- OG TURNFORBUND
Innhold 1. Innledning... 3 2. Faktaopplysninger om kretsen... 4 2.1 Organisasjonskart... 6 3. Økonomi... 6 3.1 Kretsens økonomi... 6 3.2 Samarbeidsavtaler... 7 3.3 Personlig økonomi... 7 Skattekort... 7 Reiseregninger... 7 Tapt arbeidsfortjeneste... 7 Levering av regninger... 7 Forsikring... 8 4. Om å arbeide i en frivillig organisasjon... 8 Forhold å huske på:... 8 5. Kretsstyret kretskonsulenten utvalgene... 9 Kretsstyret:... 9 Kretskonsulent:... 9 Utvalg /komiteer:... 10 Arbeidsgrupper:... 10 5.1 Kretsstyremøter... 10 Saker som ønskes fremmet for styret... 10 Offentliggjøring av vedtak... 10 Arbeidsform i styret... 11 Kommunikasjonskart... 11 5.2 Representasjonsoppgaver i kretser og lag, fadderordning... 11 Stikkord ved representasjon:... 11 5.3 Arbeidet i utvalgene... 12 Tilgjengelighet... 12 Møtevirksomhet... 12 Planlegging av større arbeidsoppgaver... 13 Referater fra representasjonsoppgaver, kurs, andre møter.... 13 6. Brev og underskriftsrutiner... 13 7. Gym og Turn og www.gymogturn.no... 14 7.1 Medlemsbladet Gym og Turn... 14 7.2 www.gymogturn.no... 14 8. Materiell... 14 9. Administrativ ansatt... 15 Kretskonsulent:... 15 Adresse til kretskontoret:... 15 Trykking, kopiering... 15 10. Instruks for utvalg/komiteer... 15 10.1 Instruks for komiteer:... 15 Alle medlemmer av utvalgene skal:... 15 Et minimum for den enkelte fagkomite... 16 2
1. Innledning Takk for at du har sagt ja til å bidra som tillitsvalgt og frivillig i kretsen! Noen har lang erfaring fra ulike typer tillitsverv, andre er nye. I alle tilfeller er det en utfordring å starte arbeidet i en ny organisasjon. Mange ganger kan det også virke forvirrende når en hører forkortelser en ikke kjenner til, skal bruke planer som en ikke vet hvordan en skal få tak i, eller skal ta kontakt med en person som en verken har navn eller adresse på, osv. I dette heftet har vi samlet en del informasjon om arbeidsrutiner og praktiske opplysninger som gjelder i vår krets relatert til lag og forbundet sentralt. Vi håper at du kan finne svar på de fleste av dine spørsmål i dette heftet. Det forutsettes at du leser dokumentet nøye med en gang - så sparer du både deg selv og andre for unødvendig arbeid og irritasjon. Det vil sikkert også dukke opp spørsmål som det ikke er gjort rede for i heftet, men da må du ikke nøle med å ta kontakt med kretskontoret for flere opplysninger. Du finner mye oppdatert informasjon på NGTF og kretsens hjemmesider www.gymogturn.no Vi ønsker deg lykke til med arbeidet i kretsen, og håper på godt samarbeid mellom alle som jobber aktivt for alle de aktivitetene vårt forbund er ansvarlig for. Med vennlig hilsen Sør-Trøndelag Gymnastikk- og Turnkrets Charlotte Brøttemsmo (sign.) Kretsleder 3
2. Faktaopplysninger om kretsen Kretsen ble stiftet i 9. oktober 1901 og da som Trøndelag Gymnastikk- og Turnkrets. Fram til 1982 omfattet kretsen begge Trøndelagsfylkene. I 1982 ble kretsen delt i to i henhold til den gang krav fra Idrettsforbundet om at kretsgrensene slavisk skulle følge fylkesgrensene. Kretsen omfattes av 24 lag. 1. Arbeidernes Turn- & Idrettsforening (ATIF) 2. Brekken IL 3. Byneset RG 4. Dalgård Idrettslag 5. Frøya IL 6. Haltdalen IL 7. Hemne TF 8. Hommelvik Turnforening 9. Lensvik IL 10. Malvik Turn og RG 11. Meldal IL 12. NTNUI-Turn 13. Nidaros Turn 14. Orkanger IF 15. Rissa IL 16. Røros IL 17. Selsbakk IF turn/rg 18. Stiftsstaden Turnforening 19. Stoksund SK 20. Trondhjems Turnforening 21. Uthaug Turn og Gymnastikklag 22. Ørland Turnforening 23. Åfjord IL 24. Ålen IL Pr januar 2015 var vi 5210 medlemmer. Dette er fordelt med lag organisert i: Rene gymnastikk- og turnforeninger Grupper i fleridrettslag, eller også som lag i allianseidrettslag Totalt i forbundet er det i overkant av 94 000 medlemmer. Idrettsgrener (offisielle) som omfattes i vårt forbund er: - gymnastikk (inkl. aerobic som mosjon) - turn kvinner og menn - rytmisk gymnastikk - troppsgymnastikk - gymnastikkhjul Trampoline har for tiden ingen organisert aktivitet i vårt forbund. 4
I vår krets har vi aktivitet innen gymnastikk, turn kvinner og menn, rytmisk gymnastikk og troppsgymnastikk. 5
NGTF er medlem av følgende internasjonale forbund: - Samarbeid innen de nordiske gymnastikkforbundene - UEG Den europeiske Turnunion - FIG Det internasjonale Turnforbund 2.1 Organisasjonskart Forbundstinget Forbundsstyret Adm. v/ Gen.sekr Ansatte på Ullevål og kretskonsulenter Totalt ca 20 årsverk Kretser Komiteer Lag 3. Økonomi 3.1 Kretsens økonomi Kretsens inntekter er i hovedsak stevneinntekter, kursinntekter og aktivitetsmidler fra Sør-Trøndelag idrettskrets. Kretsens utgifter er i hovedsak: trenere/instruktører i forbindelse med kursvirksomhet, leie idrettshaller, diverse trykking ved publiseringer, reiseutgifter, utdanning av dommere, og intern kursvirksomhet/samling. Årsresultat for 2014 viste driftsinntekter på kr 780.829,-,- og finansinntekter på kr 4.015. Driftskostnadene var på kr 736.969,- noe som tilsier et overskudd ved årets slutt på litt over 47.875,- Kretsen har valgt og ikke kreve inn kretskontingent fra sine lag. Lagene betaler en medlemsavgift til NGTF på kr 120,- pr medlem. Forbundsavgiften dekker bl.a. alle utgifter til kretskonsulent, deltakelse av inntil 5 tillitsvalgte på en årlig kretsseminarsamling og forsikring. Kretskonsulent har vi felles med kretsene i Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal. Alle tillitsvalgte har, sammen med den ansatte, ansvar for å bidra til at vedtatte budsjett blir overholdt. Kretsens regnskap føres av Idrettens Regnskapskontor. På forespørsel får vi oppdatert regnskap. I praksis vil det si fire ganger i løpet av året. 6
3.2 Samarbeidsavtaler Vår krets har pr i dag ingen samarbeidsavtale med andre kretser. Men man har et uforbindtlig samarbeid med kretsene i region Midt-Norge vedr. bl.a. kursvirksomhet. 3.3 Personlig økonomi Som tillitsvalgt i kretsen dekkes dine utgifter i tilknytning til oppdrag du har for kretsen. For at det skal finne sted må imidlertid følgende retningslinjer følges: Skattekort I de tilfeller det skal trekkes skatt vil skattekort bli hentet ut elektronisk fra altinn av regnskapskonsulent på forbundskontoret/irk. Reiseregninger Reiseregninger fra møter, konkurranser, kurs etc skal fylles ut på et eget skjema. Skjema ligger tilgjengelig på kretsens web side. Kun billigste reisemåte dekkes, og det må foreligge originalkvitteringer på alle utgifter. Alle kvitteringer skal limes på ark og nummereres før de sendes inn. Skjema med original kvitteringer sendes inn til kretskontoret pr post eller scannes inn og sendes vi elektronisk til kretskontoret. Dersom det er nødvendig å benytte bil, dekkes kostnader til enhver tid etter statens regulativ. Reise bestiller den enkelte tillitsvalgte selv og leverer reiseregning til kretskontoret etter endt reise. For hotellovernatting og eventuelle andre kostnader ved reisen, så er det fullt mulig å be om å få tilsendt faktura til kretskontoret. Du må i så fall huske å be om at regningen merkes slik at administrasjonen vet hvilken reise det gjelder (f.eks. Olsen, møte ddmmåå, Sted). Skulle det være behov for eventuelt forskudd eller bistand til å bestille reise, avklares dette med kretskonsulenten. FOR ALL REISEAKTIVITET GJELDER AT DET SKAL VÆRE AVTALT PÅ FORHÅND I HENHOLD TIL VEDTAK, MED KRETSKONSULENT ELLER KRETSLEDER. Dersom slik avtale ikke foreligger, vil ikke utgifter bli refundert. Dette gjelder også andre utgifter du måtte få i forbindelse med utførelse av ditt verv. Tapt arbeidsfortjeneste Ditt verv er et frivillig verv. Hovedregelen er at tapt arbeidsfortjeneste ikke dekkes. I helt spesielle tilfelle kan det søkes om tapt arbeidsfortjeneste. Søknad skal sendes før eventuell reise/kurs/konkurranse finner sted. Søknad med dokumentasjon fra arbeidsgiver, sendes kretskonsulenten. Levering av regninger Det må benyttes ett reiseregningsskjema pr. møte/reise. Reiseregningen må innleveres senest innen utløpet av påfølgende måned. 7
Utbetaling/refusjon av regninger som inneholder oppgavepliktige beløp gjøres i forbindelse med lønnskjøringen den 15. i hver måned. Seneste innlevering for å få de med på den aktuelle kjøringen er den 4. i hver måned. Øvrige refusjoner av faktiske utgifter gjøres fortløpende. I forbindelse med årsavslutningen av regnskapet vil det bli satt egne frister for innlevering av regninger. Dersom denne fristen ikke overholdes vil regningen ikke bli honorert. Det er kun kretskonsulent og leder som har tilgang til kretsens konti. Utbetaling skjer ved at kretskonsulent legger inn regning for utbetaling og at leder kontrasignerer. For utbetaling til leder er det rutine med at nestleder signerer i bilagsperm. Forsikring Alle tillitsvalgte er ulykkesskadeforsikret ved reise til/fra og på møter/arrangementer arrangert av ledd tilhørende NGTF. Det vil si at du er forsikret fra du drar hjemmefra til et møte og til du er hjemme igjen. 4. Om å arbeide i en frivillig organisasjon Å arbeide i en frivillig organisasjon er både spennende og utfordrende, samtidig som det settes krav til deg. Du skal samarbeide med andre frivillige og ansatte om oppgaver som betyr mye for medlemmene våre, og vi skal sammen skape mest mulig aktivitet for de ressursene vi rår over. Å være frivillig i en organisasjon, som også har ansatte, gir muligheter til å få til mye dersom vi organiserer oss riktig. Tydelig og god kommunikasjon er en av de viktigste faktorene for at vi skal lykkes. Oppgavene vi skal samarbeide om er nedfelt i langtidsplanen og eventuelt de mer detaljerte handlingsplanene og budsjettene. I en organisasjon vil det alltid være prosesser som pågår, og i disse er det viktig at vi alle bidrar med den kompetanse og erfaring vi har. I prosessen fram mot vedtak må vi alle tilstrebe en konstruktiv dialog som gjør at vi får belyst saken fra alle vinkler og dermed får det best mulige grunnlag for beslutning. Forhold å huske på: Et styrevedtak som er fattet av et flertall, skal følges opp solidarisk også av de som i utgangspunktet var uenige. Det er i prosessen vi kan fremme de ulike synspunktene, i gjennomføringen er vi solidariske og lojale. Som frivillig eller ansatt, må du regne med å bli betraktet som en offisiell representant for kretsen. Dette betyr at du må huske på at det du sier vil bli tolket som en offisiell mening for det utvalget / kretsstyret eller den administrasjonen du representerer. Dersom du er i tvil konfereres først med leder FØR man uttaler seg. 8
ALL skriftlig utveksling SKAL godkjennes og underskrives av kretsleder eller kretskonsulent. Dette omfatter også det som måtte produseres av informasjonsmateriell og også for nettbaserte medier. En del saker berører mange menneskers aktivitet, og det er ofte mange momenter å ta hensyn til. I slike saker er det spesielt viktig at du er klar over hvordan dine uttalelser vil bli tolket av tilhørerne. Det er også sentralt at vi viser LOJALITET og SOLIDARITET. Det er viktig og nødvendig at du avsetter tid til utførelsen av ditt verv, og at du prioriterer de oppgaver som er naturlig ut fra din funksjon. Dette gjelder blant annet deltakelse i møter, representasjon i og utenfor organisasjonen, og ikke minst forberedelser til møter. Overhold tidsfrister! Tidsfrister er satt ut fra at administrasjonen og evt. andre organisasjonsledd skal ha rimelig tid til å behandle saken. Uenighet i sak, både små og store vil forekomme. Det er likevel en selvfølge at vi behandler andre med respekt. La det gå sport i en hyggelig tone både innad og utad i kretsen. 5. Kretsstyret kretskonsulenten utvalgene Kretsstyret: - Kretsens høyeste myndighet mellom tingene. - Oppnevner (dersom ikke valgt på tinget) alle utvalg/komiteer og har. Overordnet ansvar / myndighet for arbeidet i komiteene. - Avgjør hvilke saker som skal behandles og treffer selvstendige beslutninger. - Avgjør hvilke saker som skal delegeres og til hvem. Kretskonsulent: Delegeres ansvar/myndighet gjennom generalsekretær, da det er forbundet som har personalansvaret overfor konsulentene. I henhold til vedtak på forbundstinget i 2012 skal kretskonsulenten ivareta som et minimum: - Oppfølging av vedtak fra kretsstyret. - Tilrettelegging av kretsting og lignende møter. - Tilrettelegging og oppfølging utdanningstiltak. - Søknad om tilskudd fra idrettskrets, fylke og andre lokale aktører. - Oppfølging av kretsens økonomi, jfr. kap 1.1. - Oppfølging av lagene i forhold til kontaktinformasjon. - Oppfølging av lagene i kretsen i forhold til medlemsregistrering. - Oppfølging lagene i kretsen i forhold til trenerlisenser. - Publisering på hjemmesidene, jfr. kap 1.2. 9
- Oppfølging av utstyrs- og anleggsaktiviteten i kretsen. - Delta på kretsting, kretsledermøter og forbundsting. Ytterligere kan det avtales andre arbeidsoppgaver. Eksempel på dette er gjennomføring av Convention annet hvert år. Utvalg /komiteer: - Styrets faglige rådgivende organ. - Arbeider i tråd med vedtatt mandat for sitt fagområde. - Gjennomføring i henhold til vedtatte handlingsplaner. - Gode ambassadører for kretsens aktiviteter. Arbeidsgrupper: - Det vil kunne bli opprettet grupper etter behov, og da med en avgrenset varighet og klart mandat. 5.1 Kretsstyremøter Kretsstyret har normalt møte 7-9 ganger pr. år. Styremøtene legges enten til ettermiddag-/kveldstid eller en weekend (f.eks. i tilknytning andre arrangementer). Oversikt over når kretsstyremøtene finner sted settes opp på første styremøte på høsten og våren, og oversikten finner en i referater fra styremøtene. Saker som ønskes fremmet for styret Alle saker som ønskes behandlet av styret, må leveres i ferdig form til styreleder eller kretskonsulent, senest 4 dager før styremøtet finner sted. I utarbeidelsen av et saksframlegg til styret er det viktig at utvalgene nyttiggjør seg kretskonsulentens kompetanse og innsikt i den helhet av aktiviteter som kretsen har ansvar for. Innsending av sak må minimum inneholde følgende punkt: Hva saken gjelder bakgrunn / grunnlag økonomisk konsekvens - forslag til løsning / vedtak. Kretskonsulent og kretsleder tar seg løpende av saker som det er unødvendig å styrebehandle, Sakspapirene til styret sendes som e-post fra kretskonsulent / kretsleder senest tre dager før møtedato. Offentliggjøring av vedtak En bør sørge for at alle personer som blir berørt av et vedtak som er fattet, får informasjon om innholdet i vedtaket FØR man eventuelt offentliggjør det. Hvis styret forandrer et vedtak som er gjort i et utvalg, blir vedtaket ikke offentliggjort før det aktuelle utvalget er blitt gjort kjent med styrets nye vedtak. Referat fra styremøter blir lagt ut på kretsens hjemmeside. 10
Arbeidsform i styret Ved utarbeidelse av ulike dokumenter nyttes google.doc. Kretskonsulent administrerer nettstedet, og alle tillitsvalgte har tilgang og kan legge inn dokument her. Kommunikasjonskart Kommunikasjonskart er ikke å forveksle med organisasjonskartet. Kommunikasjonskartet klargjør i hvilke linjer den daglige kommunikasjonen skal foregå. Forbundsstyret Kretskonsulent eventuelt den som delegeres myndighet Kretsstyret Utvalg/komiteer 5.2 Representasjonsoppgaver i kretser og lag, fadderordning I ulike sammenhenger blir man påmeldt til arrangement som representant for og på vegne av kretsen. Dette kan gjelde både styremedlemmer og utvalgsmedlemmer. Ved slik representasjon forutsettes: Pent antrekk og bruk av det representasjonstøy som til enhver tid fins. Man deltar på alle programpunkter fra arrangør. Eksempelvis for o møter; selve møtet fullt ut (husk å komme presis), felles bespisning, informasjon/foredrag/samlinger i tilknytning til arrangementet. o stevner; defileringer, åpning, felles bespisninger, konkurranser, oppvisninger, avslutning. Det er utarbeidet en del informasjonsmateriell til bruk ved slike anledninger. Som tillitsvalgt på kretsplan er det noen forhold det kan være vel verdt å merke seg. Stikkord ved representasjon: NGTFs verdier og ønskede etterlatte inntrykk må kommuniseres. Sett deg inn i gjeldende dokumenter fra kretsen, slik at du i ditt virke bidrar til å fremme det kretsen står for. Vær stolt av gymnastikk- og turnidretten og av kretsen og vis det. Hvis du brenner for det du presenterer, vil tilhørerne se gløden! Vit hvem du er når du representerer kretsen. Du er kretsens representant overfor laget og det du sier vil bli oppfattet som meningene til kretsen. 11
Finn ut noe om laget/ene du skal besøke. Hva er de gode på, hva kan du skryte av, hva kan du imponere med at du vet om de du skal besøke? Alle ønsker å få en bekreftelse på at de er gode på noe og når du som en person i overordnet ledd viser at du har lagt merke til noe de har gjort, vil det skape et godt utgangspunkt for besøket! Når du ikke kan svare på det du blir spurt om: Finn ut hvem de kan kontakte eller ta kontakten selv. Som tillitsvalgt i kretsen har du ingen mulighet til å vite noe om alt, men du kan finne ut av det. Motiver laget til å ta aktivitetskonseptene i bruk og til å delta i konkurransene og på stevnene. Du må selge oss slik at tilhøreren ser at det lønner seg å være aktiv i en Gym- og Turnforening. Møt presis og ring før du skal gjennomføre besøket og spør om det er noe spesielt de vil at du skal fortelle om. 5.3 Arbeidet i utvalgene Arbeidsrutiner gjennomgås i samarbeid med de respektive ansatte på første komitémøte. I dette heftet lister vi opp en del felles rutiner / retningslinjer som er nødvendige og som gjelder for alle komiteer. Tilgjengelighet Du har nå sagt ja til et verv innen en av kretsens aktiviteter, og en viktig forutsetning for at vi skal kunne yte den service som forventes, er at du er tilgjengelig. Hvordan og når du gjennomfører de enkelte arbeidsoppgavene må avtales i samråd med konsulent / styret / øvrige utvalgsmedlemmer. Mye kommunikasjon foregår også med e-post, og det forventes at du holder deg ajóur med de saker som til enhver tid er under arbeid. Der det kreves svar, forventes reaksjon innen tre dager. Kretskonsulenten har flere enn en krets å forholde seg til. Dette betyr at konsulenten i enkelte perioder er opptatt med andre saker enn den du trenger hjelp til. Gjensidig informasjon om fravær i forbindelse med møter, ferier o.l. blir derfor viktig. Dette for å kunne planlegge arbeidet slik at vi unngår at vi ikke klarer å overholde tidsfrister m. m, og for å bidra til en jevn fordeling av arbeidet utover ukedagene uten unødige store belastninger. Møtevirksomhet Kretsstyremøter inklusive møter av betydning for kretsens arbeid så som samarbeidsmøter, utvalgsmøter, møter med lag. Styret eller det enkelte utvalg bestemmer selv behov for og møtehyppighet. Vårt arbeid er av stor betydning for kretsens aktivitet, og selv om mange avklaringer kan tas pr. telefon, må en del saker drøftes med alle tilstede. 12
Alle møtereferater skal skrives i standardform. Et slikt oppsett finner du google.doc. Det er viktig å huske møtedato. Det skal skrives referat fra alle typer møter og dette sendes til kretskonsulenten umiddelbart etter møtet. Innen kretsen skriver vi tilnærmet vedtaksreferater. Dette innebærer at det kun er selve vedtaket som skal refereres, men i og med at de også brukes som arbeidsreferater, er det viktig at det tas med tilstrekkelig bakgrunns- og saksopplysninger til at det er mulig å forstå innholdet selv om en ikke har vært tilstede. En slik form muliggjør også at det kan henvises til andre instanser/utvalg vedrørende oppgaver som skal løses. Planlegging av større arbeidsoppgaver Større arbeidsoppgaver planlegges og vedtas i kretsens styremøter. Referater fra representasjonsoppgaver, kurs, andre møter. Kort notat sendes umiddelbar til kretskonsulent for distribusjon. OBS! Ved representasjoner i konkurranser skal resultatene (resultatlistene) sendes umiddelbart til kretskontoret. Sørg for å minne arrangør på dette, eller send til kontoret selv! Mal for oppsett finnes på kretsens web side. Ved oversendelse til kretskonsulent nyttes pdf-format. Alle resultater skal så langt mulig bekjentgjøres på www.gymogturn.no første arbeidsdag etter en konkurranse. Dette betyr at arrangør har ansvar for at det kan gjennomføres ved å sende resultatene videre umiddelbart. 6. Brev og underskriftsrutiner Alle skriv som sendes ut fra kretsen skal undertegnes av kretsleder eller kretskonsulent. Informasjonsskriv sendes i størst mulig grad som e-post, og det er kun i tilfeller hvor leder ikke har e-post at det sendes vanlig brev. Vi gjør spesielt oppmerksom på at alle offisielle brev og rundskriv skal sendes via kretskontoret. Dette er nødvendig for at kretskontoret skal kunne svare på evt. spørsmål og for nødvendige kopier/arkivering. Utsendelser fra de enkelte komiteer skal godkjennes av leder, men trengs ikke å være underskrevet av leder. I utsendelser må det tydelig framgå hvem som er mottaker ved oppfølging. NB! Man må aldri gi/sende ut informasjon om materiell o.lign. før det er godkjent og helt ferdig og klar for utsendelse. 13
7. Gym og Turn og www.gymogturn.no 7.1 Medlemsbladet Gym og Turn Gym og Turn er i samsvar med tingvedtak et offisielt meldingsblad. Det distribueres ikke i papirutgave, men legges ut på forbundets nettsider. Alle tillitsvalgte oppfordres til å bidra med å sende inn stoff. Dette kan være så vel info fra arrangement som innbydelser til ulike arrangement. Dette sendes til kretsleder eller kretskonsulent for endelig innsending. 7.2 www.gymogturn.no NGTF's internettside er et viktig sted for publisering av informasjon. Forbundet arbeider aktivt for at dette blir en stadig bedre informasjonskilde. Tempoet på nyheter og informasjonsflyt på nettet er høyt, noe som setter krav til alle om å levere det som forventes til riktig tid. Ikke minst gjelder dette resultater fra konkurranser. Her publiseres også alle åpne invitasjoner, generelle informasjoner i tillegg til reglementer, statutter og andre nyheter. Det er kretskonsulenten som styrer og administrerer kretsens del av internettsidene. 8. Materiell Følgende materiell skal du som tillitsvalgt og ansatt i forbundet ha lest igjennom og være oppdatert vedr innhold: Velkommen som tillitsvalgt Lover for kretsen Årsberetning fra siste ting Protokoll fra siste kretsting Kretsens handlingsplan Budsjett for inneværende tingperiode Adresse-/telefonliste for alle tillitsvalgte se nettsidene Diverse aktuelle brosjyrer Dette får du: Kretsens representasjonstøy Videre forutsettes at e-poster som sendes ut i forbindelse med vårt arbeid leses og eventuelt reageres på innen tre dager. 14
9. Administrativ ansatt Kretskonsulent: Gill Johannessen Telefon: 976 83 976 E-post: gill.johannessen@nif.idrett.no Hun har arbeidssted på Idrettens Hus i Trondheim Spektrum. Sammen med vår krets er hun også konsulent for også de to andre kretsene i Region Midt-Norge, Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal. Adresse til kretskontoret: (oppgis som faktura adresse) Idrettens Hus Trondheim v/sør-trøndelag Gymnastikk og Turnkrets Postboks 9465 Sluppen 7495 Trondheim Trykking, kopiering Trykking og kopiering kan bli utført hos kretskonsulenten etter nærmere avtale. Brev, referater o.l. av mindre omfang blir kopiert på kopieringsmaskin. E-post er den normale utsendingsformen for informasjon fra kontoret. 10. Instruks for utvalg/komiteer 10.1 Instruks for komiteer: 1. Hvert utvalg har en utnevnt leder. Denne har ansvar for å lede utvalgets arbeid og skal rapportere til styret gjennom kontaktperson eller kretskonsulent fortløpende. Lederen har også ansvar for at relevant informasjon til utvalgets medlemmer blir distribuert. 2. Lederen for det enkelte utvalg skal i samarbeid med medlemmene fordele ansvaret for de arbeidsområder som komiteen har ansvaret for. Oversikt over fordeling av arbeidsoppgaver i utvalget gjøres tilgjengelig for styret og kretskonsulent. 3. Utvalget/komiteen skal bidra i utarbeidelsen av kretsens Handlingsplan. 4. Utvalget/komiteen skal bidra til gjennomføringen av vedtatt Handlingsplan. 5. Utvalget/komiteen kan selv initiere saker ved å fremme dem til kretsens styre gjennom kretskonsulenten. 6. Alle vedtak av økonomisk konsekvens skal godkjennes av kretsleder eller kretskonsulent. Kretskonsulenten har myndighet til å stoppe tiltaket inntil det er endelig godkjent. Alle medlemmer av utvalgene skal: a. følge alle overordnede ledds lover og retningslinjer; b. gjøre seg kjent med og følge kretsens lover, c. følge de administrative retningslinjer og rammer og mandater som gjelder for tillitsvalgte, d. være lojal overfor vedtak fattet av kretsens ting og kretsstyret, 15
e. holde seg innenfor gitte budsjettrammer, f. holde seg à jour med utviklingen innen sitt fagområde, og selv initiere deltakelse på møter/seminarer innen gym og turn, g. gjennomføre møter og tiltak i h.h.t. utvalgets arbeidsoppgaver, gjerne i samarbeid med andre utvalg, og h. være en positiv og lojal representant for gym og turn. Et minimum for den enkelte fagkomite - Sette opp terminliste. Liste må være ferdig og utsendt i forkant av hvert halvår. - Ved arrangement: bestille lokaler, sørge for innhold, inngå avtale med utfører, sende ut påmelding, oppfølging ved gjennomføring, rapportering i etterkant. - Representere ved konkurranser og samlinger innen ansvarsområdet - Bidra til oppsett/revisjon av handlingsplan 16