Oppland Gymnastikk- og Turnkrets

Transkript

1 Oppland Gymnastikk- og Turnkrets Instruks for tillitsvalgte Redigert

2 Oppland Gymnastikk- og Turnkrets OM OPPLAND GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Fullt navn: Oppland Gymnastikk- og Turnkrets Stiftet: Er utgått av Opplandske Gymnastikk og Turnkrets, stiftet 30. mai Klubber: 22 (per 2015) Medlemmer: 2436 (per 2014) Oppland Gymnastikk- og Turnkrets (OGTK) inngikk tidligere i Opplandske Gymnastikk- og Turnkrets som ble stiftet 30. mai OGTK består av alle turnforeninger og grupper innen Oppland Gymnastikk- og Turnkrets` grenser som er medlem av Norges Gymnastikkog Turnforbund (NGTF). OGTK omtales som en særkrets underlagt særforbundet NGTF. Gjennom NGTF er OGTK et organisasjonsledd innen Norges Idrettsforbund (NIF). Kretsen er derfor underlagt NIF s og Gymnastikk- og Turnforbundets` lov og bestemmelser. Se organisasjonsplan: Figur 1: Organisasjonsplan over norsk idrett Alle lag i kretsen plikter å overholde Norges Idrettsforbund og Olympiske komite (NIF`s) og kretsens lover, sikkerhetsforskrifter og bestemmelser. Kretsen er den faglige myndighet under NGTF innen kretsens grenser. Norges Gymnastikk- og Turnforbund (NGTF) ble stiftet 25. mai 1890 og er landets eldste særforbund. Den gang het det «De Norske Turn- og Gymnastikkforeninger». Først i 1936 ble forbundet hetende Norges Gymnastikk- og Turnforbund.

3 Antall medlemmer i OGTK Oppland Gymnastikk- og Turnkrets MEDLEMSUTVIKLING I OGTK FRA ÅR 2000 TIL ÅR År Årstall Antall medlemmer Norges Gymnastikk- og Turnforbund er per 2017 ansvarlig for følgende konkurransegrener: Turn kvinner Turn menn Rytmisk Gymnastikk Troppsgymnastikk Gymnastikkhjul 2016 (Sportsdrill utgikk i 2013) I Oppland er det per 2017 aktivitet innen alle grener. Turn kvinner og Turn menn som konkurransegren blir bare drevet av Gjøvik Gym og Turn, Nordre Land IL Turn har Rytmisk Gymnastikk.

4 BARNEIDRETTSANSVARLIG: Oppland Gymnastikk- og Turnkrets ORD OG FORKORTELSER VKTS BKTS NIF NGTF HGTK OGTK IGS SALTO GymX Gym for life challenge Gymnaestrada Eurogym Voksenkretsturnstevne Barnekretsturnstevne Norges Idrettsforbund Norges Gymnastikk- og Turnforbund Hedmark Gymnastikk- og Turnkrets Oppland Gymnastikk- og Turnkrets Idrettens Grunnstige 1 (treningskonsept for barn) Treningskonsept for ungdom Treningskonsept for voksne i NGTF Show- og oppvisningskonkurranse som retter seg mot breddeaktivitet. Arrangeres både nasjonalt og internasjonalt. International Gymfestival, arrangeres hvert 4 år ca deltakere. Europeisk Gymfestival for ungdom, hvert 2. år Golden Age Internasjonal Gymfestival for deltakere 50 + Område 7 Gym- og Turnkretsene Hedmark, Oppland, Nord- og Sør-Trøndelag. samarbeider om VKTS som går på rundgang. Alle klubber skal ha en barneidrettsansvarlig Barneidrettsansvarlig skal: 1) Sikre at klubben har gode rutiner for å spre informasjon om bestemmelser og rettigheter til trenere, frivillige og foreldre. 2) Sikre forankring av rettigheter og bestemmelser i klubbens styre og undergrupper, slik at barneidrettsperspektivet blir ivaretatt i klubbens drift og arrangement, og kunne begrunne hvorfor dette er viktig. 3) Sørge for at klubben gjennomfører foreldremøter etter oppstart av aktivitet, bli kjent med foreldrene og sikre at det blir gitt nødvendig informasjonen om hva det innebærer å være medlem i klubben. 4) I fleridrettslag: Sørge for at idretter og grupper samarbeider, koordinerer og videreutvikler et mangfoldig aktivitetstilbud for barna i idrettslaget- ref. utviklingsplanen.. 5) I særidrettslag: Sikre god variasjon i barneidrettsaktiviteten, slik at det stimulerer helhetlig utvikling ref. utviklingsplanen. 6) Arbeide for at klubbens kostnader blir holdt på et rimelig nivå for å sikre bred deltakelse, også fra grupper med dårlig råd. 7) Bidra til at alle barn blir inkludert i idretten, uavhengig av bakgrunn. Barneidrettsansvarlig har mulighet til å øke sin kompetanse om barneidrettsbestemmelsene og rettighetene gjennom å: Delta på idrettskretsenes ulike tiltak hvor barneidrettsbestemmelser og rettigheter tas opp, f.eks. temakvelder, samlinger, fagseminarer. Gjennomføre e-læringsmodulen «Barneidrettens verdigrunnlag» som finnes på kurs.idrett.no

5 Organisasjonsplan for OGTK

6 KRETSSTYRET I OPPLAND GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Kretsen ledes og forpliktes av styret som er kretsens høyeste myndighet mellom tingene. Styret skal holde møter når lederen bestemmer det, eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styret skal: 1. Iverksette kretstingets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Forstå kretsens daglige administrasjon, representere denne utad og utøve dens faglige myndighet innen kretsens grenser. 3. Påse at kretsens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på tinget eller av overordnet organisasjonsledd, og sørge for at kretsen har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. 4. Arrangere stevner, kretsmesterskap og andre konkurranser innen kretsen og utarbeide terminliste for dette 5. Utvikle kretsens organisasjon og aktivitetstilbud 6. Oppnevne utvalg, råd, komiteer etter behov samt utarbeide mandat/ instruks for disse. 7. Sende foreskrevne rapporter til overordnede myndigheter til fastsatte frister. ARBEIDSOPPGAVER Medlemmene i kretsstyret har ulike oppgaver. Videre kommer en oversikt. LEDER: Ha oversikten over det som skjer i kretsen. Delegere ut ansvar og sørge for at det blir gjort. Spesielle oppgaver: Svare på henvendelser Dele ut KM-medaljer Ha oppfølgingsansvar for sine fadderlag Møtevirksomhet: Delta på styremøter og lede disse Delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer. Sette opp saksliste og klargjøre dokumenter til kretsstyremøtene i samarbeid med kretskonsulent I samarbeid med kretskonsulent ha ansvar for praktisk tilrettelegging av innkalling og sakspapirer til kretsting og møte mellom krets og lag

7 Økonomi: Følge opp kasserers arbeid Attester alle bilag Kursvirksomhet: Følge opp utdanningskontakten Representasjon: Representere styret på ulike møter, utvalg og komiteer. Representere kretsen under kretsturnstevet både for barn og voksne. Representere på møter og seminarer i regi av forbundet. Representere kretsen på kretsmesterskap Handlingsplan og årsberetning: Utarbeide årsberetningen til styret i samarbeid med styret. Ansvar for at utvalgene lager sine årsberetninger Utarbeide handlingsplan i samarbeid med styret I samarbeid med resten av kretsstyret, utvalgene og kretskonsulent arbeide for å oppfylle målene i handlingsplanen. PR/ markedsføring: Hvis leder har representert på et arrangement skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at kretskonsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Arbeide for økt aktivitet i lagene NESTLEDER: Være stand-in for leder ved leders fravær. Spesielle oppgaver: Svare på henvendelser. Ha oppfølgingsansvar for sine fadderlag Ungdomsstevnet: ha hovedansvaret for at stevnet blir gjennomført. Møtevirksomhet: Delta på styremøter. Delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer. Representasjon: Representere kretsen under kretsturnstevet både for barn og voksne. Handlingsplan og årsberetning: Utarbeide handlingsplan i samarbeid med styret. I samarbeid med resten av kretsstyret, utvalgene og kretskonsulent arbeide for å oppfylle målene i handlingsplanen.

8 PR/ markedsføring: Hvis nestleder har representert på et arrangement skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at kretskonsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider Arbeide for økt aktivitet i lagene KASSERER: Kvalifikasjoner: Bør inneha nødvendig kompetanse innenfor regnskap og økonomistyring og ha tid til kontinuerlig å holde regnskapet oppdatert. Økonomistyring og hovedansvarlig for kretsens økonomi og oppfølging av vedtak gjort av styret i forhold til økonomiske forhold. Ta avgjørelser i regi av å sitte i styret. Og i forkant av avgjørelser, sette seg inn i aktuelle saker på en slik måte at han/ hun er i stand til å ta viktige avgjørelser. Spesielle oppgaver: Betale kretsens regninger Sende ut fakturaer på vegne av kretsen Purre opp ubetalte regninger Kontere og sende regnskapsunderlag til regnskapsføring Sørge for best mulig renter i forhold til enhver tid gjeldende rentesatser på de ulike kontoer Svare på henvendelser Lage forslag til budsjett i samarbeid med leder og resten av styret Sende inn rapporter for tilskudd Hjelpe kretskonsulenten med søknader Bistå lag som ber om hjelp i forhold til økonomiske forhold Holde kontakt med revisor og sørge for revidering av regnskap i god tid før kretstinget Ha oppfølgingsansvar for sine fadderlag Møtevirksomhet: Delta på styremøter. Delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer. Kursvirksomhet: Sende ut fakturaer til klubbene/ deltakerne etter at kurset er holdt Utbetale lønn til instruktører og sørge for skattekort og riktig dokumentasjon Representasjon: Representere styret på ulike møter, utvalg og komiteer. Representere kretsen under kretsturnstevet både for barn og voksne. Handlingsplan og årsberetninger: Årsregnskap årsberetning og budsjett skal klargjøres og presenteres for kretstinget.

9 I samarbeid med resten av kretsstyret, utvalgene og kretskonsulent arbeide for å oppfylle målene i handlingsplanen. PR/ markedsføring: Hvis kasserer har representert på et arrangement skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at kretskonsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider Arbeide for økt aktivitet i lagene. STYREMEDLEMMER OG UTVALGSLEDERE: Ta avgjørelser i regi av å sitte i styret, og i forkant av avgjørelser, sette seg inn i aktuelle saker på en slik måte at han/ hun er i stand til å ta viktige avgjørelser. Spesielle oppgaver: Svare på henvendelser Videreformidle henvendelser til rett person. Delta på klubbesøk dersom det er behov. Ha oppfølgingsansvar for sine fadderlag. Møtevirksomhet: Delta på styremøter. Delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer. Representasjon: Representere styret på ulike møter, utvalg og komiteer. Representere kretsen under kretsturnstevet både for barn og voksne. Handlingsplan og årsberetning: I samarbeid med resten av styret, utarbeide handlingsplan. I samarbeid med resten av kretsstyret, utvalgene og kretskonsulent arbeide for å oppfylle målene i handlingsplanen. PR/ markedsføring: Hvis styremedlemmet har representert på et arrangement skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at kretskonsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Arbeide for økt aktivitet i lagene UTDANNINGSKONTAKT: Kontaktens arbeidsområder omfatter all kurs- og utdanningsaktivitet i kretsen. Utdanningskontakten skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i spørsmål som har med kurs og utdanning å gjøre. Han/ hun skal holde seg à jour med utviklingen innenfor kurs og utdanning og videreføre dette til lagene og styret.

10 Spesielle oppgaver: Svare på henvendelser Kartlegge behov for kurs blant tillitsvalgte og instruktører Søke samarbeid med forbundet, idrettskretsen og andre kretser med tanke på kurs Holde seg oppdatert vedrørende kurstilbud fra NGTF, idrettskretsen og våre nabokretser Samarbeide med øvrige utvalg og lagenes utdanningskontakter vedrørende behov for skolering til en hver tid. Ha jevnlig kontakt med utdanningskontaktene i lagene og sørge for at de kartlegger sine tillitsvalgte og instruktørenes utdanning Kartlegge aktuelle kurslærere og sende liste til NGTF. Være utvalgene og klubbene behjelpelig med instruktører til kurs. Skaffe arrangørsted og kurslærere til alle kretsens kurs og sørge for at disse har fått nødvendig informasjon. Utarbeide halvårig kursoversikt i samarbeid med utvalgene og distribuere disse til lagene. Utarbeide kursinnbydelse i samarbeid med kretskonsulent og sende de ut minimum 1 mnd før kursstart Holde kretsstyret informert om hva som skjer Utarbeide handlingsplan og bruke denne aktivt Være en støttespiller overfor lagene vedrørende utdanning. Delta på klubbesøk dersom det er behov. Møtevirksomhet: Delta på styremøter. Kontakten skal på hvert styremøte informere styret om arbeidet. Delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer. Handlingsplan og årsberetning: Skrive årsberetning for utdanning og sende denne til leder og kretskonsulent senest 1 mnd før kretstinget. PR/ markedsføring: Hvis utdanningskontakten har representert på et arrangement skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at kretskonsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Sende viktig informasjon om utdanning til kretskonsulenten slik at det kan distribueres på kretsens hjemmesider. VARAMEDLEM: Møte på styremøter. Sette seg inn i aktuelle saker i forkant av styremøter. Har stemmerett dersom noen andre i styret har meldt forfall. Spesielle oppgaver: Ha oppfølgingsansvar for sine fadderlag Svare på henvendelser

11 Møtevirksomhet: Delta på styremøter om ønskelig, eller hvis et styremedlem melder forfall Delta på kretsting hvis noen av de andre i styret melder forfall. Delta på aktuelle seminarer hvis noen andre i styret melder forfall. UTVALGENE I OPPLAND GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Kretstinget velger leder og eventuelle medlemmer til de utvalg og komiteer organisasjonsplanen til enhver tid krever. Medlemmene i utvalgene skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i spørsmål knyttet området. Lederen i utvalgene har stemmerett i styret og på kretsting. Hvis leder er forhindres fra å møte, har medlem stemmerett. Under følger en oversikt over utvalg i OGTK per 2011, deres sammensetning og oppgaver. TEKNISK UTVALG: Utvalgets sammensetning: Utvalget skal bestå av minimum 3 personer + dommeroppmann. Medlemmene bør være gymnastikk- og turnteknisk kyndige. En representant må representere RG. Utvalgets arbeidsområder omfatter all aktivitet innen konkurransegrenene turn kvinner, turn menn og RG i kretsen. Utvalget skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i spørsmål knyttet til konkurransegrenene. De skal holde seg à jour med utviklingen innenfor grenene og videreføre dette til lagene. Medlemmene plikter å tilegne seg den nødvendige kunnskap om regelverk og lignende og de skal være et støtteorgan og en motivasjonsfaktor for de lag som driver eller som ønsker å starte med konkurranseturn i kretsen. Leder i utvalget skal ta avgjørelser i regi av å sitte i styret. I forkant av avgjørelser må leder sette seg inn i aktuelle saker på en slik måte at han/ hun er i stand til å ta viktige avgjørelser. Spesielle arbeidsoppgaver: Svare på henvendelser Foran hver periode, sette opp terminliste med planer for samlinger og konkurranser og legge dette frem for kretsstyret. Ta ut deltakere til kretslag, samlinger, sommerleir Samordne konkurranseturn for menn og kvinner og RG i Oppland og holde seg orientert om hva som skjer i klubbene. Bistå arrangørene i forbindelse med kretsmesterskap. Ta tidlig kontakt med arrangerende forening vedrørende apparater til bruk under konkurranser. Sørge for at retningslinjene for kretsmesterskap i turn kvinner, turn menn og RG til en hver tid er oppdatert. Informere styret og kretskonsulenten ved eventuelle endringer på terminlisten snarest etter vedtatt endring.

12 Dommeroppmannens ansvarsområder: Sette opp arbeidsfordeling for dommere i henhold til årets konkurranser. Arbeidsfordelingen må deretter utsendes og følges opp ved nærmere beskjed. Ta initiativ til dommerkurs i samråd med kretsens utdanningsutvalg Orientere dommere om aktuelle bestemmelser og reglement. Holde seg oppdatert på hvem som til en hver tid er dommere i kretsen. Møtevirksomhet: Leder av utvalget skal delta på styremøter. Utvalget skal på hvert styremøte informere styret om utvalgets arbeid. Leder av utvalget skal delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer Holde egne møter om nødvendig, referat skal sendes til kretsstyret. Kursvirksomhet: Ta ansvar for at det til en hver tid arrangeres dommerkurs og andre kurs innen grenen for å holde oppe rekrutteringen. Kurs arrangeres i samarbeid med utdanningskontakt og kretskonsulent. Økonomi: Sette opp budsjett for utvalgets arbeid Representasjon: Utvalget skal representere kretsen under kretsmesterskapet i turn for kvinner og menn. Handlingsplan og årsberetning: Skrive årsberetning for utvalget og sende denne til leder og kretskonsulent senest 1 mnd før kretstinget. Fremme konstruktive forslag til handlingsplan og budsjett Vise en sunn økonomisk holdning og følge det vedtatte budsjett. Følge opp handlingsplanen. PR/ markedsføring Ved representasjon på et arrangement innen grenen skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at konsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Ønskes annen promotering av teknisk utvalg sine aktiviteter sendes dette kretskonsulenten for distribuering. Ved endringer i terminlisten for turn kvinner og menn må kretskonsulenten snarest varsles slik at våre hjemmesider kan bli oppdatert. I tillegg til denne instruksen har utvalget følgende dokumenter å ta hensyn til: Retningslinjer for KM og andre konkurranser i kretsen i turn kvinner og menn Retningslinjer for KM og andre konkurranser i kretsen i RG Retningslinjer for cuper i turn kvinner og menn (endringer må gjøres i samarbeid med Hedmark).

13 TROPPSUTVALGET: Utvalgets sammensetning: Utvalget består av 1 leder og det antall medlemmer det til en hver tid er behov og ønske om. Utvalgsrepresentantene skal velges/oppnevnes på kretstinget. Valgperiode er 2 år for medlemmene og 1 år for lederen. Utvalgets arbeidsområder omfatter all aktivitet innen troppsgymnastikk i kretsen. Utvalget skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i spørsmål knyttet til tekniske saker og dommersaker. De skal holde seg à jour med utviklingen innenfor grenen og videreføre dette til lagene. Medlemmene plikter å tilegne seg den nødvendige kunnskap om regelverk og lignende og de skal være et støtteorgan og en motivasjonsfaktor for de lag som driver eller som ønsker å starte med troppsgymnastikk i kretsen. Leder i utvalget skal ta avgjørelser i regi av å sitte i styret. I forkant av avgjørelser må leder sette seg inn i aktuelle saker på en slik måte at han/ hun er i stand til å ta viktige avgjørelser. Spesielle arbeidsoppgaver: Svare på henvendelser Foran hver periode, sette opp terminliste med planer for samlinger og konkurranser og legge dette frem for kretsstyret. Ta ut deltakere til kretslag, samlinger, sommerleir Samordne troppsgymnastikk i Oppland og holde seg orientert om hva som skjer i klubbene. Bistå arrangørene i forbindelse med kretsmesterskap. Sørge for at retningslinjene for kretsmesterskap i troppsgymnastikk til en hver tid er oppdatert. Informere styret og kretskonsulenten ved eventuelle endringer på terminlisten snarest etter vedtatt endring. Sette opp arbeidsfordeling for dommere i henhold til årets konkurranser. Arbeidsfordelingen må deretter utsendes og følges opp ved nærmere beskjed. Ta initiativ til dommerkurs i samråd med kretsens utdanningsutvalg Orientere dommere om aktuelle bestemmelser og reglement. Holde seg oppdatert på hvem som til en hver tid er dommere i kretsen. Kretsens troppsgymnastikkutvalg er, gjennom kretsstyret, kontaktorgan for forbundets tekniske komitè i troppsgymnastikk. Utvalget står fritt om det vil følge forbundets retningslinjer, eller selv sette opp bestemmelser som går i kretsens regi. Oppgaver i forbindelse med OpplandsPokalen (se eget dokument) Møtevirksomhet: Leder av utvalget skal delta på styremøter. Utvalget skal på hvert styremøte informere styret om utvalgets arbeid. Leder av utvalget skal delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer Holde egne møter om nødvendig, referat skal sendes til kretsstyret. Kursvirksomhet: Ta ansvar for at det til en hver tid arrangeres dommerkurs og andre kurs innen grenen for å holde oppe rekrutteringen. Kurs arrangeres i samarbeid med utdanningskontakt og kretskonsulent.

14 Sette opp terminliste Økonomi: Sette opp budsjett for utvalgets arbeid Vise en sunn økonomisk holdning og følge det vedtatte budsjett. Representasjon: Utvalget skal representere kretsen under kretsmesterskapet i troppsgymnastikk Handlingsplan og årsberetning: Skrive årsberetning for utvalget og sende denne til leder og kretskonsulent senest 1 mnd før kretstinget. Fremme konstruktive forslag til handlingsplan. Følge opp handlingsplanen. PR/ markedsføring Ved representasjon på et arrangement innen grenen skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at konsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Ønskes annen promotering av troppsgymnastikk sine aktiviteter sendes dette kretskonsulenten for distribuering. Ved endringer i terminlisten for troppsgymnastikk må kretskonsulenten snarest varsles slik at våre hjemmesider kan bli oppdatert. I tillegg til denne instruksen har utvalget følgende dokumenter å ta hensyn til: Retningslinjer for KM og andre konkurranser i kretsen i troppsgymnastikk Arbeidsoppgaver OpplandsPokalen Lokale tilpasninger reglement troppsgymnastikk BREDDEUTVALGET: Utvalgets sammensetning: Utvalget skal bestå av leder samt et nødvendig antall medlemmer. Utvalgets arbeidsområder omfatter all breddeaktivitet i kretsen. Gymnastikkutvalget skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i gymnastikkspørsmål og de skal holde seg à jour med utviklingen innenfor gymnastikk og videreføre dette til lagene. Spesielle arbeidsoppgaver: Svare på henvendelser. Informere styret og kretskonsulenten ved eventuelle endringer på terminlisten snarest etter vedtatt endring. Kretsturnstevner: Støtte og hjelpe foreninger som arrangerer barne- og voksenkretsturnstevner. Sende statuttene/ retningslinjene til arrangøren straks etter tildeling av stevnet og påse at disse statuttene/ retningslinjene blir fulgt.

15 Sørge for at retningslinjene vedrørende barnekretsturnstevnet til en hver tid er oppdatert. Være delaktige i oppdatering av retningslinjer for voksenkretsturnstevnet i samarbeid med resten av område 7. Sørge for bestilling av årsmedaljer fra i henhold til innsendte påmeldingsskjemaer, og oppgi priser til klubbene. Ajourføre kartoteket for deltagelse på kretsturnstevner og sørge for at bestemmelsene om tildeling av merker og medaljer blir fulgt. Utvalgets oppgaver under stevnet følger for øvrig de vedtatte statuttene. Være behjelpelige med å avvikle gymnastikkleire, SALTO helger, SALTOkonkurranser for ikke- konkurrerende turnere hvert år. Være behjelpelige med å avvikle ungdomsstevne. Møtevirksomhet: Leder av utvalget skal delta på styremøter Utvalget skal på hvert styremøte informere styret om utvalgets arbeid. Leder av utvalget skal delta på kretsting. Utvalget skal delta på aktuelle seminarer. Utvalget skal holde egne møter om nødvendig. Referat fra egne møter skal sendes til kretsstyret og kretskonsulent Økonomi: Lage faktureringsgrunnlag til klubbene i forbindelse med årsmedaljer og lenker på BKTS og VKTS. Grunnlaget sendes til kasserer. Vise en sunn økonomisk holdning og følge vedtatt budsjett. Kursvirksomhet: Planlegge og innstille på at nødvendige kurs blir holdt innenfor fagområdet i samarbeid med kretsens utdanningsutvalg og kretskonsulent. Representasjon: Utvalgets medlemmer skal representere kretsen på alle kretsturnstevner. Handlingsplan og årsberetning: Skrive årsberetning for gymnastikkutvalget og sende denne til leder og kretskonsulent senest 1 mnd før kretstinget. Fremme konstruktive forslag til handlingsplan og budsjett. Følge opp handlingsplanen. PR/ markedsføring: Ved representasjon på et arrangement skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at konsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Ønskes annen promotering av gymnastikkutvalget sine aktiviteter sendes dette kretskonsulenten for distribuering. Ved endringer i terminlisten til gymnastikkutvalget må kretskonsulenten snarest varsles slik at våre hjemmesider kan bli oppdatert.

16 I tillegg til denne instruksen har utvalget følgende dokumenter å ta hensyn til: Retningslinjer for BKTS Retningslinjer for VKTS (endringer må gjøres i samarbeid med Hedmark, Sør- Trøndelag og Nord-Trøndelag krets). Retningslinjer for ungdomsstevne. GYMNASTIKKHJULUTVALGET: Utvalgets sammensetning: Utvalget består av 1 leder og 1 medlem. Utvalgsrepresentantene skal velges/oppnevnes på kretstinget. Valgperiode er 2 år for medlemmene og 1 år for lederen. Utvalgets arbeidsområder omfatter all aktivitet innen gymnastikkhjul i kretsen. Utvalget skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i spørsmål knyttet til tekniske saker og dommersaker. De skal holde seg à jour med utviklingen innenfor grenen og videreføre dette til lagene. Medlemmene plikter å tilegne seg den nødvendige kunnskap om regelverk og lignende og de skal være et støtteorgan og en motivasjonsfaktor for de lag som driver eller som ønsker å starte med gymnastikkhjul i kretsen. Leder i utvalget skal ta avgjørelser i regi av å sitte i styret. I forkant av avgjørelser må leder sette seg inn i aktuelle saker på en slik måte at han/ hun er i stand til å ta viktige avgjørelser. Spesielle arbeidsoppgaver: Svare på henvendelser Foran hver periode, sette opp terminliste med planer for samlinger og konkurranser og legge dette frem for kretsstyret. Samordne gymnastikkhjul i Oppland og holde seg orientert om hva som skjer i klubbene. Bistå arrangørene i forbindelse med kretsmesterskap. Sørge for at retningslinjene for kretsmesterskap i gymnastikkhjul til en hver tid er oppdatert. Informere styret og kretskonsulenten ved eventuelle endringer på terminlisten snarest etter vedtatt endring. Sette opp arbeidsfordeling for dommere i henhold til årets konkurranser. Arbeidsfordelingen må deretter utsendes og følges opp ved nærmere beskjed. Ta initiativ til dommerkurs i samråd med kretsens utdanningsutvalg Orientere dommere om aktuelle bestemmelser og reglement. Holde seg oppdatert på hvem som til en hver tid er dommere i kretsen. Kretsens gymnastikkhjulutvalg er, gjennom kretsstyret, kontaktorgan for forbundets gymnastikkhjulkomitè. Utvalget står fritt om det vil følge forbundets retningslinjer, eller selv sette opp bestemmelser som går i kretsens regi. Møtevirksomhet: Leder av utvalget skal delta på styremøter. Utvalget skal på hvert styremøte informere styret om utvalgets arbeid. Leder av utvalget skal delta på kretsting. Delta på aktuelle seminarer Holde egne møter om nødvendig, referat skal sendes til kretsstyret.

17 Kursvirksomhet: Ta ansvar for at det til en hver tid arrangeres dommerkurs og andre kurs innen grenen for å holde oppe rekrutteringen. Kurs arrangeres i samarbeid med utdanningskontakt og kretskonsulent. Sette opp terminliste Økonomi: Vise en sunn økonomisk holdning og følge det vedtatte budsjett. Representasjon: Utvalget skal representere kretsen under kretsmesterskapet i gymhjul Handlingsplan og årsberetning: Skrive årsberetning for utvalget og sende denne til leder og kretskonsulent senest 1 mnd før kretstinget. Fremme konstruktive forslag til handlingsplan. Følge opp handlingsplanen. PR/ markedsføring Ved representasjon på et arrangement innen grenen skal informasjon og gjerne et bilde sendes til kretskonsulenten slik at konsulenten kan utarbeide en nyhet eller legge ut annen informasjon på kretsens hjemmesider. Ønskes annen promotering av gymnastikkhjul sine aktiviteter sendes dette kretskonsulenten for distribuering. Ved endringer i terminlisten for gymnastikkhjul må kretskonsulenten snarest varsles slik at våre hjemmesider kan bli oppdatert. I tillegg til denne instruksen har utvalget følgende dokumenter å ta hensyn til: Retningslinjer for KM og andre konkurranser i kretsen i Gymnastikkhjul Arbeidsoppgaver OpplandsPokalen. Kriterier, gymhjulfondet Redigert Madeleine Slettum KOMITEENE I OPPLAND GYMNASTIKK- OG TURNKRETS INNSTILLINGSKOMITÉ FOR KRETSENS FORTJENESTEMEDALJE: Sammensetning: Komiteen består av 3 medlemmer. Komiteen velges på kretsting. Oppgaver: Informere klubber om muligheten for å nominere kandidater for kretsens fortjenestemedalje. Behandle innkomne søknader om tildeling av kretsens fortjenestemedalje. Sende svar til kretsstyret etter at søknader er behandlet. Aktuelt materiell for komiteen:

18 Retningslinjer for tildeling av NGTF's kretsfortjenstmedalje i sølv og gull med diplom. (Disse blir oppdatert av NGTF, og oppdatert versjon er å finne på forbundets hjemmesider: VALGKOMITÉ: Sammensetning: Komiteen består av 2 medlemmer. Oppgaver: Forespørre styremedlemmer som er på valg om de ønsker gjenvalg Finne kandidater til ubesatte verv i kretsen Legge frem fullstendig forslag til nytt kretsstyre og verv i kretsen på kretsting. HALL OG UTSTYRSKOMITÉ: Sammensetning: Komiteen består av 2 medlemmer. Komiteen velges på kretsting Utvalget skal innenfor sitt område være kretsstyrets sakkyndige og rådgivende organ i spørsmål knyttet til saker inne utstyr og anlegg. Komiteen skal være et støtteorgan for lagene i kretsen. Komiteen skal også ha oversikt over kretsens utstyr til en hver tid Oppgaver: Holde seg à jour med utviklingen innenfor lover, regler og muligheter på anlegg og utstyrsfronten. Delta på utstyr og anleggskonferanser. Skrive årsberetning for komiteen og sende denne til leder og kretskonsulent senest 1 mnd før kretstinget. Holde oversikt over hvor det utlånte utstyret er til en hver tid, Motta søknader om leie (behandling av søknader ligger hos styret?) Administrere utlån og avtaler rundt frakt. Lage leiekontrakter. Leder i hall og utstyrskomiteen har signeringsrett for kontrakter for lån av utstyr. Informasjon om hvilket utstyr som kan lånes og at klubber kan søke. Bør sendes ut en gang per halvår. Utsending gjøres via kretskontoret på initiativ fra komiteen. Gymhjulutvalget håndterer utlån av gymhjul selv, men utvalget ønsker at utstyrskomiteen holder oversikt over utstyret. Ansvarsfordeling rundt administrering av utlån av utstyr. Søknader skal være skriftlige og sendes til kretskonsulent og behandles på styremøte i kretsen. Leieperioden vil fortsatt være 3 måneder. Klubben henter og kjører tilbake utstyret til kretsens konkurranser. Hvis utstyr skal brukes til andre konkurranser er det arrangerende klubb som må hente og bringe utstyret tilbake til der det sto. KOMITÉ OPPLANDSPOKALEN: Sammensetning: Komiteen består av en leder, fortrinnsvis leder av kretsstyret, leder i utvalgene troppsgymnastikk, gymnastikkhjul og sportsdrill, representant fra Lillehammer

19 Turnforening, økonomiansvarlig og medlemmer etter behov. Kretskonsulenten deltar også. Komiteen oppnevnes av kretsstyret. Oppgaver: Oppgaver og arbeidsfordeling er beskrevet i eget dokument. Dato Navn Hva er gjort Toril Nordseth Sendt ut dokumentet til høring Siri Nergård Rettet tekst og publisert Toril Nordseth Rettet litt, fjernet sportsdrill og reise og turnkom Toril Nordseth Diverse rettelser Toril Nordseth Endret etter diverse bestemmelser på styremøter