Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: 19.04.2018 Tidspunkt: 09:00 11:20 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Gro Rydland Nestleiar / fung. leiar SP Stein Arild Aarskog Medlem AP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Forfall frå leiar Svein Malvin Marås vart ikkje meldt på førehand. Det var difor ikkje kalla inn vararepresentant. Andre som møtte: Navn Frode Løvli Atle Tornes Olaug Haugen Svein Dale Soleng Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet. Avtroppande rådmann i PS 13/18 t.o.m. PS 17/18 Ny rådmann i heile møtet Assisterande rådmann i PS 13/18 t.o.m. PS 17/18 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet Gro Rydland fung. utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 13/18 PS 14/18 PS 15/18 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orientering frå rådmann, presentasjon av ny rådmann i Fitjar kommune 2014/427 PS 16/18 Orienteringssak om arbeid med etikk i Fitjar kommune 2016/74 PS 17/18 Rapport etter forvaltningsrevisjon av IKT-tenester i Fitjar kommune 2017/42 PS 18/18 Kurs i regi av Deloitte 2018 - ny handsaming 2014/427 PS 19/18 Høyringsutkast - kva kan ein forvente av oppgåveutføring og kompetanse frå sekretariatret 2014/427 PS 20/18 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval 2015/204 PS 21/18 RS 5/18 Referatsaker Melding om vedtak - budsjettsituasjonen for kontrollutvalet 2018 2016/36 RS 6/18 Pressemelding - En ny og moderne kommunelov 2015/1 RS 7/18 Medlemsinfo mars 2018 frå FKT 2015/1 RS 8/18 Innkalling til representantskapsmøte i Samarbeidsrådet 2018 2015/197 RS 9/18 Innkalling til generalforsamling i Opero 2015/203 PS 22/18 Eventuelt 2
PS 13/18 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 14/18 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det var ingen merknader til protokoll frå møte 08.03.18. Protokoll frå kontrollutvalet sitt møte 08.03.18 vart samrøystes godkjent. PS 15/18 Orientering frå rådmann, presentasjon av ny rådmann i Fitjar kommune Ikkje lagt fram. Kontrollutvalet og ny rådmann presenterte seg for kvarandre. Rådmann fekk eit eksemplar av Kontrollutvalsboka, og den nye rådmann blei ønskt velkommen. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Informasjonen vart teke til orientering. PS 16/18 Orienteringssak om arbeid med etikk i Fitjar kommune Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Atle Tornes orienterte om etikk-arbeid i Fitjar kommune. Etikk-spørsmål gjennomsyrer alle områder i kommunen, og kva som vert arbeidd med og utfordringar som kan oppstå innan dette arbeidet vart trekt fram. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 17/18 Rapport etter forvaltningsrevisjon av IKT-tenester i Fitjar kommune Forslag til innstilling Med bakgrunn i rapport etter forvaltningsrevisjon av IKT-tenester i Fitjar kommune, ber kommunestyret rådmann syta for: 1. Å utarbeide mål og strategi for styring av IKT-tenesta. 2. Å formalisere rolla og ansvaret til IKT-tenesta. 3
3. Å formalisere og ev. etablere beredskapsrutinar for både den generelle brukarstøtta og for brukarstøtte til dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen 4 Å sikre at kommunen får gjennomført naudsynte tiltak innan ny personvernlovgiving trer i kraft. 5 Å etablere system for gjennomføring av risikovurderingar og fastsetjing av akseptkriterium knytt til drifstryggleik. 6 Å oppdatere og ferdigstille styringssystemet for informasjonstryggleik slik at dette oppfyller alle krava i regelverket, og som del av dette: a) etablere eit system som sikrar at kommunen har fullstendig og ajourført oversikt over kva personopplysningar som vert handsama. b) sikre at det vert gjennomført risikovurderingar av IT-system og behandlingar av personopplysningar opp mot fastsette akseptkriterium for informasjonstryggleik. c) gjennomføre tilstrekkeleg konktroll og etterprøving av informasjonstryggleiken i kommunen sine system. 7 Å utarbeide tilstrekkeleg med informasjon om informasjonstryggleik til dei tilsette, og sikre at dei tilsette får den naudsynte opplæringa for å kunne ivareta informasjonstryggleiken på ein tilfredsstillande måte Kommunestyret ber rådmann lage ein handlingsplan som skal sendast til kontrollutvalet innan 01.10.18, som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. Forvaltningsrevisor Frode Løvli frå Deloitte presenterte rapporten og orienterte om resultat av arbeidet som er utført. Kontrollutvalet drøfta det som kom fram i rapporten. Utvalet vil be om at rapporten vert presentert for kommunestyret når saka vert handsama der på førstkomande møte. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: Med bakgrunn i rapport etter forvaltningsrevisjon av IKT-tenester i Fitjar kommune, ber kommunestyret rådmann syta for: 1. Å utarbeide mål og strategi for styring av IKT-tenesta. 2. Å formalisere rolla og ansvaret til IKT-tenesta. 3. Å formalisere og ev. etablere beredskapsrutinar for både den generelle brukarstøtta og for brukarstøtte til dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen 4 Å sikre at kommunen får gjennomført naudsynte tiltak innan ny personvernlovgiving trer i kraft. 5 Å etablere system for gjennomføring av risikovurderingar og fastsetjing av akseptkriterium knytt til drifstryggleik. 6 Å oppdatere og ferdigstille styringssystemet for informasjonstryggleik slik at dette oppfyller alle krava i regelverket, og som del av dette: d) etablere eit system som sikrar at kommunen har fullstendig og ajourført oversikt over kva personopplysningar som vert handsama. e) sikre at det vert gjennomført risikovurderingar av IT-system og behandlingar av personopplysningar opp mot fastsette akseptkriterium for informasjonstryggleik. f) gjennomføre tilstrekkeleg konktroll og etterprøving av informasjonstryggleiken i kommunen sine system. 7 Å utarbeide tilstrekkeleg med informasjon om informasjonstryggleik til dei tilsette, og sikre at dei tilsette får den naudsynte opplæringa for å kunne ivareta informasjonstryggleiken på ein tilfredsstillande måte Kommunestyret ber rådmann lage ein handlingsplan som skal sendast til kontrollutvalet innan 01.10.18, som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. 4
PS 18/18 Kurs i regi av Deloitte 2018 - ny handsaming 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan..., dato / tid... 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kurset, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Det er kome signal frå administrasjonen om at det ikkje er anledning til å prioritera ressursar og tid til kurs nå. Kontrollutvalet avgjorde såleis at sak om kurs i regi av Deloitte skal takast opp på nytt til hausten. Dette vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet ber om sak vedr. kurs i regi av Deloitte vert førebudd til første møte til hausten. PS 19/18 Høyringsutkast - kva kan ein forvente av oppgåveutføring og kompetanse frå sekretariatret 1. Kontrollutvalet i Fitjar kommune takkar for at FKT har laga eit forslag til vegleiar om «Hva kan kontrollutvalget forvente av oppgaveutførelse og kompetanse fra sekretariatet» og har slike forslag til endringar i vegleiaren:... 2. Kontrollutvalet i Fitjar kommune takkar for at FKT har laga eit forslag til vegleiar om «Hva kan kontrollutvalget forvente av oppgaveutførelse og kompetanse fra sekretariatet» og har ikkje merknader til innhaldet i denne. Kontrollutvalet hadde ingen merknader til høyringsutkast til vegleiar som FKT har utarbeida. Alternativ 2 i forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Fitjar kommune takkar for at FKT har laga eit forslag til vegleiar om «Hva kan kontrollutvalget forvente av oppgaveutførelse og kompetanse fra sekretariatet» og har ikkje merknader til innhaldet i denne. PS 20/18 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker ein ville be om meir opplysningar om nå. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5
PS 21/18 Referatsaker Desse referatsakene vart gjennomgått: RS 5/18 Melding om vedtak budsjettsituasjonen for kontrollutvalet 2018. RS 6/18 Pressemelding En ny og moderne kommunelov. RS 7/18 Medlemsinfo mars 2018 frå FKT. RS 8/18 Innkalling til representantskapsmøte i Samarbeidsrådet 2018.04.18. Teke til orientering. RS 9/18 innkalling til generalforsamling i Opero. Teke til orientering. RS 10/18 Fitjar kommune budsjettbrev 2018 frå Fylkesmannen. RS 11/18 Rapport stadleg kontroll skatteoppkrevjar. Informasjonen i referatsakene vart teke til orientering. PS 22/18 Eventuelt Under eventuelt vart det drøfta om møtedato for neste kontrollutvalsmøte bør endrast. Det var semje om å halda fast på oppsett møtedato. Det vart difor ikkje fatta noko nytt vedtak om møtedato. Det blei ikkje fatta vedtak under eventuelt. 6