Handlingsplan for Pasientreiser, Helse Fonna Ved Margareth Sørensen, funksjonsleiar Pasientreiser, Svanaug Løkling, seksjonsleiar akuttmottak Haugesund og Anne Hilde Bjøntegård, klinikkdirektør. Oversikt og føremål: Oppfølging av internrevisjonrapporten 2013 IR si tilråding AD si vurdering Tiltak Tidsfrist Ansvar Status april 2014 Det bør vurderast å fastsette eit eintydig mål for sakshandsamingstid i enkeltoppgjer,og det bør etableras tiltak for å sikre at sakshandsamingstid vert held Føretaket ser positivt på å delta i arbeid med fastsetting av eintydig mål for sakshandsamingstid. Det bør være nasjonalt felles mål, med forankring lokalt i helseføretaka. Føretaket vil stille personell til å delta i arbeidet, og vil ta felles mål inn i lokale planar og rapporteringssystem for oppfølging. Arbeid bør starte haust 2013 Klinikkdirektør Helse Vest RHF har etter revisjonen stadfesta at målsetting er 2-3 veker, og kommunisert dette tydelig til føretaka. Helse Fonna arbeider etter dette, og sett i verk tiltak når tid til sakshandsaming overstig 14 dagar. Det bør gjerast ei samla risikovurdering av prosessen for å avgjere kva kontrolltiltak som er effektive og hensiktsmessige hos kvar av partane for å sikre at saker blir korrekt handsama og utbetalt. Det er ikkje gjort ei formell samla risikovurdering. Føretaket har likevel gjennom skriftlege prosedyrar sikra at handsaming av eigne saker er korrekt og så lik som mogeleg. Det er òg utstrakt kontakt med andre pasientreisekontor gjennom deltaking i arbeidsgrupper. Eit av føremåla med deltaking her er å sikre lik praksis i alle føretak.. LEAN metoden er innført etter deltaking i nasjonalt prosjekt for betring av flyt og arbeidsprosessar ved pasientreisekontora i 2012. Arbeidsmetoden inneber mellom anna faste møter der saker vert diskutert i plenum, og der ein vert einig om praksis lokalt. Desse møta vil bli nytta til å utarbeide ei risikovurdering. og innan utgangen av 2013 Det er utarbeidet ROS analyse for prosessar knytt til enkelt oppgjer. LEAN metodikk nyttast framleis i prosessar knytt til sakshandsaming. Det bør utarbeidast opplæringsplanar og leggast til rette for deltaking i kompetansehevande tiltak i pasientreisekontor der dette ikkje er gjort. Føretaket har opplæringsplanar tufta på modular som Pasientreiser ANS nyttar. Desse kursa skal gjennomføras før ein blir satt i arbeid ved pasientreisekontoret. Sikre at opplæringsplanar vert følgd. Sikre minst et felleskurs i året på aktuelle tema for alle tilsette ved kontoret. Opplæringsplanane har vore følgt og er seinast revidert i april 2014. Fagdagar og kurs har vore arrangert, alle tilsette har tatt del.
Gjennomføring av forbetringsprosessar basert på LEAN bør vurderast gjennomført i alle pasientreisekontor. Dette er gjort i Helse Fonna. Sikre at gode arbeidsverktøy og metodar innført i samband med LEAN vert haldt ved like. LEAN metoden vert framleis nytta IR si tilråding AD si vurdering Tiltak Tidsfrist Ansvar Status Rutinar og manuelle kontrollar for tildeling, endring og avslutning av tilgangar i NISSY bør forbetrast. Tildelte tilgangar på området må gås gjennom. Det bør gjerast ei systematisk gjennomgang og vurdering av risiko for misleghald som omfattar risiko både i forhold til eksterne leverandørar (transportørar) og eigne tilsette. Leiar og superbrukar NISSY har dette ansvaret i dag. Det ligg føre prosedyre på at tilgangar skal gås gjennom kvar 6. månad. Føretaket vurderer at det er risiko for feil utbetalingar til transportørar. Det er avdekka tilfelle av dette gjennom manuell kontroll. Når det gjeld eigne medarbeidarar, så vurderas risikoen for misleghald som relativt liten då tal på tilsette er lite og tilhøva oversiktlege. Det er mellom anna laga prosedyre for sakshandsaming som gjeld tilsette og deira familie. Det er ikkje så langt gjort systematisk gjennomgang og risikovurdering på dette området Sikre at prosedyre vert følgd Utarbeide risikoanalyse. Innføre elektronisk oppgjerskontroll etter modell frå Stavanger når dette programmet er prøvd ut der.. Risikoanalyse innan oktober 2013. Elektronisk oppgjerskontro ll vår 2015 a Prosedyre vert følgd Det er utarbeid ROS analyse på området. Elektronisk oppgjerskontroll er ikkje innført. Det går føre seg eit nasjonalt prosjekt om oppgjørskontroll. Føretaket venter på resultat av dette
Behova for data for styringsog oppfølgingsformål i pasientreisekontora bør avklarast, og styringsrapportar på områder innanfor eventuelle udekte behov bør utviklast raskt. Det er behov for fleire elektroniske verktøy til oppfølgings- og styringsformål, særleg innan direkte oppgjer. Dette er i dag i stor grad tufta på manuelle system, og basert på samanstilling av data frå fleire kjelder. Det finnes egna dataprogram til føremålet. Mellom anna er Bliksund kommuneskjema nytta i fleire føretak. Føretaket vil vurdere anskaffing av fleire dataprogram, til dømes Bliksund, i samband med portefølje prosess 2014. Føretaket vil òg delta i dialog med ANS og dei andre føretaka om behov for utvikling av nye verktøy. Hausten 2014 klinikkleiing og føretaksleiing Føretaket vil vurdere innkjøp av nye verktøy i samband med innføring av fleire dagsbilar i 2015. Venter med anskaffing av verktøy til resultat av nasjonale prosjekter om samkøyring og bestillar løysing ligg føre
IR si tilråding AD si vurdering Tiltak Tidsfrist Ansvar Status Det bør greias ut om tiltak som er sett i verk lokalt for å hente ut data direkte frå dataleverandøren og over i andre verktøy er i samsvar med de krav som følgjer av personopplysningsloven med tilhøyrande forskrift. Det bør settast tydeligare mål- og resultatkrav innanfor pasientreiseområdet til helseføretak som har pasientreisekontor. Føretaket har ikkje lokalt utvikla dataverktøy innan og har heller ingen planer om å utvikle slike. Føretaket har dei siste månadene jobba med mål og tiltaksplan på klinikknivå og på einingsnivå. Hovudmål for er; - Auke rekvirentanes kunnskap om lovar og reglar for rett til dekka pasienttransport - 100 % elektronisk rekvirering - Auke grad av samkøyring Klinikk og føretaksleiinga vil arbeide vidare med målstyring og risikostyring. Føretaksleiing Føretaket har ikkje lokalt utvikla dataverktøy Det vert systematisk arbeida mot 100% innføring elektronisk av rekvirering og opplæring av rekvirentar. Samkøyringsgraden er auka Det har òg vore jobba målretta det siste halve året med ROS analyser og med sakshandsamingstid Det bør avklaras om lokale IKT-system (til dømes Bliksund), som understøtter oppgåveløysing i pasientreisekontora, skal inngå som ein del av den samla IKT-porteføljen på området. Føretaket har ikkje lokalt utvikla verktøy, men støtter tanken om størst mogeleg grad av samla IKTportefølje på pasientreiseområdet. Dette vil forenkle samanlikning og tenesteutvikling på tvers av føretaka. Føretaket vil delta i diskusjonar kring dette i leiarlinja og i fora knytt til ANS. Deltar i prosjekt der dette inngår i diskusjonen.
Det bør etablerast eit systematisk opplegg for gjennomgang og oppfølging av risiko på pasientreiseområdet, slik at tiltak kan settas i verk med utgangspunkt i et felles risikobilde. Det er ikkje utarbeidd systematisk opplegg for risiko arbeid på pasientreiseområdet. Det er heller ikkje gjort skriftleg heilskapleg risikovurdering lokalt i føretaket. Det er likevel gjort mykje arbeid for å avdekkje og redusere risiko. Noko av dette har skjedd gjennom LEAN prosjektet, anna er gjort av lokal leiar og fagutviklar i eininga. Føretaket har òg deltatt i faggrupper og i kurs i regi av ANS der dette har vore tema. Tiltak som er sett i gong vil bli systematisert og justert lokalt ut frå tenesteutvikling. Føretaket vil òg sikre deltaking i regionalt og nasjonalt arbeid. Løpande. Det er utarbeid ROS analyser for store deler av pasientverksemda. Det er òg utarbeidet retningslinjer for handsaming av avvik i tråd med regional bestilling.