Forsand kommune ordførar m.fl. Dykkar ref.. Vår ref. Arkivkode: Dato: 14/468-17/14/14575 K1-026 22.10.2014 REFERAT FRÅ DRØFTINGSMØTE OM KOMMUNESAMANSLÅING Vedlagt fylgjer referat frå drøftingsmøte om kommunesamanslåing den 20. oktober 2014. Ver venleg å distribuer dette til kommunens valde representantar i styringsgruppa/drøfitngsutvalet. Med helsing Rådmannen Flacké, Dag rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ingen signatur Vedlegg: REFERAT FRÅ MØTE I STYRINGSGRUPPA FOR KOMMUNESTRUKTURPROSESS Postadr.: Vågen, 4130 Hjelmeland Sentralbord: 51 75 70 00 Telefaks: 51 75 70 70 Bankgiro: 3207.07.00750 Besøksadr Direktenr. 40439011 E-post: postmottak@hjelmeland.kommune.no Org.nr. 864979092
DRØFTINGSMØTE KOMMUNESTRUKTURPROSESS: 1) Velkomen Møteleiar, Trine Danielsen. Referent Dag Flacké Godkjenning av agenda 2) Saker til praktisk avklaring for prosessen a) Vararepresentantar I utgangspunktet ingen fast vararepresentasjon. Men ordførarane får fullmakt til å gjere ei vurdering/avgjere om det er behov for vararepresentasjon frå sine respektive kommunar. b) Møtestad, møteleiing, referent Rullerande møtestad. Strand Forsand Hjelmeland etc. Ansvar for møteleiing (ordførar) og referat (rådmann) fylgjer møtestad. Agenda og utsending styrast av rådmennene. c) Møteopenheit Den kommunestyrevedtekne gruppa er styringsgruppe for prosessen ( i tillegg til å vere ei sjølvstendig strategisk arbeidsgruppe). Sjølve arbeidsmøta blir haldne lukka. Ordførarane er talspersonar for prosessen. Ordførarane held pressebrief etter kvart arbeidsmøte. Mulege møter i arbeidsgrupper skal også vere lukka. Arbeidsgruppene melder til styringsgruppa. Offentleggjering av informasjon frå prosessen ligg til styringsgruppa å vurdere. I utgangspunktet skal berre ordførarane uttale seg offentleg. Alle referat frå styringsgruppa skal vere offentlege. d) Tidsplan Heildagsmøter første onsdag kvar månad frå 4. februar 2015. Faste tidspunkt for møtestart er kl. 09:00. Ein vil vere opene for nødvendige justeringar. Møteplan for resten av 2014 blir avtalt særskilt: Neste møte 26/11 kl. 11:00 (Forsand), 16/12 kl. 09:00 (Hjelmeland). Møteplan 1. halvår 2015: Onsdag 4. februar Onsdag 4. mars Onsdag 1. april Side 1 av 4
(Denne dagen fell på onsdag i påskeveka. Onsdagen etterpå er samafallande med KS sitt Kommunalpolitiske toppmøte. Forslag: torsdag 9. april) Onsdag 6. mai Onsdag 3. juni Onsdag 1. juli (eventuelt) 3) Kommunikasjonsplan Det blir aldri nok informasjon. Viktig å bruke internett i kommunikasjonen. Ulike vurderingar i møtet av om ein skal opprette eigen, felles heimeside med eigen, felles kommunikasjonsmedarbeidar, eller om kvar kommune skal nytte eigne kanalar og eigne medarbeidarar. Konklusjon: Agenda, referat og andre offentlege dokument blir lagt ut på respektive heimesider. Kvar kommune er ansvarleg for sitt kommunikasjonsarbeid. Informasjon til eigne tilsette må skje gjennom ordinære kanalar for medarbeidarmedverknad. 4) Ekstern prosesshjelp Kommunane har kompetanse til å drive dette sjølv. Men det kan vere faglege tema/utgreiingsbehov det kan vere aktuelt å få ekstern bistand til. Rådmennene får sjølv høve til å avgjere kva ein ynskjer slik hjelp til. Det kan vere aktuelt å etablere representative arbeidsgrupper på ulike utgreiingstema. Styringsgruppa vil avklare dette etter kvart. Det er viktig å avklare kva ambisjonsnivå ein skal ha på utgreiingar. Utgreiingar bør avgrensast til å gå på sentrale, nødvendige tema og ikkje nødvendigvis alt ein kan kome på som mulege tema. Rådmennene har ansvar for å arbeide med nødvendige avklaringar på utgreiingsbehov. 5) Spørjeundersøking vs. folkerøysting Uavhengig av kva metode ein veljer, bør det gjennomførast ein prosess som tilkjennegir folkets synspunkt før sommaren 2015 altså før valkampen startar. Val om kva metode ein skal nytte vil ikkje bli tatt no. Alle innbyggarar skal bli høyrde. Ein vil avvente Regjeringas verkty (spørjeundersøking) før styringsgruppa tek endeleg stilling til kva metode ein skal velje eller tilrå (ev. at kvar kommune gjer ulike val). 6) Gjennomgang av drøftingsnotatet. Notatet er eit godt utgangspunkt. Det vil no vere behov for å ta stilling til kva som bør utgreiast. Kva omfang bør utgreiingane ha? Kva detaljeringsnivå bør dei ha? Side 2 av 4
Det er på mange måtar desse utgreiingane som vil bli avgjerande for kva som blir det endelege resultatet av dei pågåande drøftingane, samt vedtak i kommunestyra. Nemnde tema for utgreiing (pkt. 13 i drøftingsnotatet) er langt på veg fyldestgjerande. Det er først og fremst rolla som samfunnsutviklar og myndigheitsutøving det vil vere behov for å greie ut vidare (næringsareal, samfunnsplan, samferdsel), då dette er område ein spesielt ser behov for samordnings- og effektiviseringsgevinst med ei samanslåing. Tenestestruktur (lokalisering av tenester) vil for mange vere svært viktig. Kommunane si rolle som tenesteutøvar vil uansett bli teke godt i vare. Skular og barnehagar må drivast der folk bur. Viss det bor nok elevar i eit område, er det t.d. grunnlag for at det skal vere ein skule der. Institusjon og heimebasert omsorg må vere lokalisert i høve til befolkningssamansetning og bustad. Rolla kommunane har som tenesteutøvar skal vere minst like godt ivareteke som i dagens situasjon. Det er kommunen som tenesteutøvar folk flest vil vere opptekne av. Det er mykje følelsar som blir avgjerande for folk flest i ein kommunesamaslåingsprosess. Kommunenamn, målform og kommunevåpen er viktig symbolsaker (viktig for følelsar). Ein bør ikkje vente for lenge med å avklare dette. Eit mål for drøftingane er å finne ut om ein ny felles kommune vil vere betre i stand til å syte for ein meir robust organisasjon i høve til dei framtidige tenestekrava. Eksempel på sårbare oppgåver er utarbeiding av areal- og næringsplanar/-utvikling, samt samanhengande planar for god samferdsel. Ein skal ha som klare mål at ein skal legge til rette for gode planar for areal til nærings- og bustadbygging. Korleis skal ein skape ein ny kommune som har enno betre føresetnader til å levere tenester til innbyggarane enn i dag? Ein bør kanskje sette ned nokre pålar allereie tidleg i prosessen, t.d. skulestruktur, institusjonar, tal på kommunestyrerepresentantar osb. Spørsmålet om demokratiføresetnadane er betre eller dårlegare i ein ny kommune får heller komme meir etter kvart. Kva vil t.d. ein ny, større kommune ha å seie for tidsbruk m.m. for folkevalde? Som lekk i dette arbeidet må utgreiingane også få fram reelle motførestellingar i befolkninga. Desse må takast på alvor og synleggjerast i heile prosessen. Kva endringar får ein i handlingsrom for ein ny kommune samanlikna med nosituasjonen? - kva vil ein t.d. ikkje kunne klare kvar for seg i tida framover? Side 3 av 4
- korleis vil ein (muleg) auke i konsesjonskraftinntekter kunne bli nytta? øyremerke ein del til samferdselstiltak? andre føringar for bruk av konsesjonskraftinntekter? - vil det vere aktuelt å planlegge ein overgangsordning over eit tal år for ikkje å utfordre tenestestruktursituasjonen (skule-/barnehagestruktur, institusjonar?) Nytt punkt til lista på pkt. 13.1: - næring og areal 7) Prioritering til neste møte: - kva prinsipp skal ein legge til grunn for tenesteproduksjonen, verksemder og lokalisering i ein ny kommune? o folketal o geografi o fagmiljø (styrker og svakheiter) o kapasitetsutveksling (eit område i vekst vs. område som treng tilføring av vekst) Det er viktig at vi ikkje no skal lage ein ny kommuneplan, men ein skal greie ut nokre premissar for det vidare arbeidet mot ei avgjerd om kommunesamanslåing. - tenestestruktur (-lokalisering) og prinsipp for dette - økonomiske rammer og konsekvensar for ein ny kommune i hovudtal (i «store tal) - effektiviseringsgevinstar o viktig å sjå på naturleg avgang tidleg i denne vurderinga Notatets skildring av Mål og Visjon er ok per no. Avklaring av spørsmål knytt til geografi: Det vere viktig å få avklaringar på geografiske grenser. Hjelmeland må sitte i førarsete på dette spørsmålet grunna sin situasjon med at Ombo er delt mellom to kommunar og Jøsenfjorden skaper ulike ståstader for dei vidare vurderingane. Organisasjon: Rådmennene vil vere ansvarlege for å legge fram ei skisse til organisering. Prinsippa om versemdsoverdraging vil bli lagt til grunn. 20. oktober 2014 / df Side 4 av 4