Fylkesmannen i Oppland Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i alderen 0-6 år i Øyer kommune Virksomhetens adresse: Kongsvn 325, 2636 Øyer Tidsrom for tilsynet: 03.07.2013 15.11.2013 Kontaktperson i virksomheten: Gerd H. Hvoslef Sammendrag Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Om Øyer kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer Om Øyer kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring Det ble ved tilsynet ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble ikke gitt merknad. Dato: 15.11.2013 Jens Christian Bechensten revisjonsleder Randi Marthe Graedler revisor
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Regelverk... 4 7. Dokumentunderlag... 5 8. Deltakere ved tilsynet... 6
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Øyer kommune i perioden 03.07.2013 -. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten og helse- og omsorgstjenesteloven 12-3. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Øyer kommune ligger helt syd i Gudbrandsdalen og har 5.100 innbyggere. Kommunens ledelse består av rådmann, assisterende rådmann, kommunalsjef og HR ansvarlig. Helsestasjons- og legetjenesten er begge organisert i Helse- og familie. Koordinerende helsesøster rapporterer til virksomhetsleder Helse og familie, som videre har rådmann som sin øverste leder. Asylmottaket i Øyer kommune ble nedlagt fra 01.01.2013. Kommunen bosetter 15 flyktninger pr. år. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 03.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 05.11.2013. Intervjuer 9 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonslokalene. Sluttmøte ble avholdt 06.11.2013. 4. Hva tilsynet omfattet Tilsynstema1: Om Øyer kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer Tilsynstema 2: Om Øyer kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud Tilsynstema 3: Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn Tilsynstema 4: Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring 5. Funn Det ble ved tilsynet ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble ikke gitt merknad. Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg: Helsestasjonen har foretatt en kartlegging av områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav Kartleggingen omhandler både drift av helsestasjonen og helsetilbudet som gis Det er avsatt 2 planleggingsdager pr. år, hvor det blant annet gjennomføres en systematisk gjennomgang av tjenestene Journalføringen fremstår som utfyllende og systematisk, og gir grunnlag for å sikre kontinuitet i helseundersøkelsene 6. Regelverk Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester m.m. Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om helsepersonell Lov om barnevern Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om pasientjournal Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og
skolehelsetjenesten Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjon/ansatte organisasjonskart Øyer kommune organisasjonskart for helse-familietjenesten oversikt over ansatte ved helsestasjonen/skolehelsetjenesten Planer kommuneplan 2003-2015 kortversjon virksomhetsplan for helse-familietjenesten 2013 og utkast 2014 plan for helsestasjon- og skolehelsetjenesten brosjyre «Velkommen til Øyer» brosjyre «Skolehelsetjenesten i Øyer» Mål kommunestyrets overordnede målkart for 2013 virksomhetens målkart for 2013 helsestasjon/skolehelsetjenesten målkart 2013 Rapporter virksomhetsrapport 2012 årsrapport helsestasjon/skolehelsetjenesten 2012 Opplæring/kompetanse introduksjonsprogram nyansatte strategisk kompetanseplan helse- og omsorgstjenesten kompetanseplan for helse- og familietjenester 2013 Stillingsbeskrivelser fagleder/koordinator helsestasjon/skolehelsetjenesten koordinator for barn og unge Samarbeidsavtaler/møtestruktur retningslinjer for barne- og ungdomsteamet retningslinjer for koordineringsteam for barn og unge samarbeidsavtale mellom BUP og Øyer kommune Rutinebeskrivelser og maler retningslinjer for bruk av ansvarsgrupper mal for individuell plan prosedyrebok for helsestasjonen Koordinerende enhet forvaltningsrevisjon individuelle planer høst 2011 Internkontroll sjekkliste for internkontroll skjema for avviksmelding Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 32 pasientjournaler Risiko- og sårbarhetsanalyse for virksomheten
Rutine for videre henvisning av pasienter Internkontrollsystemet Standarden Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Diverse eposter vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynsbesøket 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Grete Roen Harkinn Koordinator / helsesøster X X X Stine Røssum Iversen Helsesøster X X X Kari Buskenes Ringstad Inger Marie W. Johnsgård Helsesøster X X X Barnefysioterapeut X X X Lisbeth Rindal Koordinator barn og unge X X Dag Olav Vrålstad Nilssen Helsestasjonslege X X X Alexander Løvdahl Kommuneoverlege X X Gerd Hvoslef Virksomhetsleder X X X Bernt Tennstrand Assisterende rådmann X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Randi Marthe Graedler, revisor Jens Fløtre, revisor Jens Christian Bechensten, revisjonsleder