Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling for anskaffelse av STRATEGISK RÅDGIVNING 1
Innhold 1. OM ANSKAFFELSEN... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og kravspesifikasjon... 4 1.3 Om oppdragsgiver... 6 1.4 Fremdriftsplan... 6 1.5 Kontraktsperiode... 7 1.6 Konkurransedokumenter og kontraktsbestemmelser... 7 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår... 7 Leverandøren skal fylle ut og signere vedlegg B (skjema om lønns- og arbeidsvilkår) før kontrakt inngås.... 7 1.8 Betaling og fakturering... 7 1.9 E-handel... 8 1.10 Kunngjøring... 8 1.11 Tilleggsopplysninger... 8 1.12 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 8 1.13 Offentlighet... 9 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 9 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 9 2.2 Tilbudsfrist... 9 2.3 Innlevering av tilbud... 9 2.4 Ønsket presentasjonsform... 10 2.5 Vedståelsesfrist... 10 2.6 Alternative tilbud / deltilbud... 10 2.7 Tilbudskonferanse/Befaring... 10 2.8 Tilbudsåpning... 10 2.9 Opplysningsplikt... 11 2.10 Taushetsplikt... 11 2
2.11 Sladdet utgave... 11 2.12 Forbehold... 11 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE... 11 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 11 3.2 Skatt og merverdiavgift... 12 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 12 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 12 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 13 Kvalifikasjonskrav... 13 Dokumentasjonskrav... 13 Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten.... 13 Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall.... 13 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering.... 13 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 14 4.1 Tildelingskriterier... 14 4.2 Tildelingskriterier i denne konkurransen... 14 4.3 Presentasjon av tilbud og forhandlinger... 15 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 15 3
1. OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Karmøy kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av strategisk rådgivning. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: E-post: Christian Bergquist Karmøy kommune v/helse- og omsorgsetaten post@karmoy.kommune.no Merk henvendelsen: «Anskaffelse - Strategisk rådgivning, saksnr. 16/2278. Att: Christian Bergquist». Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og kravspesifikasjon Anskaffelsen gjelder strategisk rådgivning som angitt nedenfor. Karmøy kommune etterspør en leverandør av organisasjons- og lederutvikling som kan utfordre, gi støtte, rådgi og som tar initiativ til å gjennomføre prosesser med sikte på å nå de målene vi har definert. Karmøy kommune ønsker bistand innenfor fagområdene: Organisasjonsutvikling Ledelse/lederutvikling Teamutvikling og teamarbeid Coaching - av ledergrupper, ledere Bistanden det her bes om tilbud på, vil omfatte følgende fem ledergrupper: rådmannens ledergruppe, lederguppa for rådmannens stab og tre etatsledergrupper. Bistanden vil innbefatte både gruppe- og individuell oppfølging. I hovedsak vil rådgivning foregå på rådhuset i Karmøy kommune eller et sted leverandøren foreslår inntil 1,5 times kjøreavstand med bil fra Rådhuset i Karmøy (oppdragsgiver beslutter hvor rådgivningen skal skje i hvert enkelt tilfelle). I enkelte tilfeller kan det imidlertid ut ifra behov for oppdragsgiver bli besluttet at rådgivningen blir ytet per telefon-/videomøte. Oppdragsgiver dekker kostnadene med å sende sine ansatte inntil 1,5 times kjøreavstand med bil fra rådhuset i Karmøy kommune. Oppdragsgiver kan inntil tre ganger i året beslutte at avstandskravet kan fravikes. De tre gangene i året vil oppdragsgiver betale tilbudt timepris med rådgivning ved fysisk tilstedeværelse og dekke 4
kostnadene med å sende oppdragsgivers ansatte (ledere) utover 1,5 times kjøreavstand med bil fra rådhuset i Karmøy kommune. Til denne avtalen har vi behov for 6 konsulenter. Bruken av konsulentene vil variere noe, men det vil kunne være behov for alle konsulentene på samme tid. Vi ønsker å ha 1 konsulent som er dedikert til hver ledergruppe. Det er viktig for oppdragsgiver at konsulentene har kunnskap om kommunale prosesser, offentlig forvaltning og politiske føringer. Karmøy kommune ønsker meget erfarne konsulenter for denne rammeavtalen, og har derfor definert følgende minimumskrav til de som skal utøve konsulenttjenestene: Konsulenters erfaring: Leverandør må tilby konsulenter som til sammen har meget god erfaring innen ledelse, lederutvikling, organisasjonsutvikling, teamutvikling og teamarbeid, samt coaching av ledere. Konsulentene skal ha gode formidlingsevner og god kunnskap om organisasjonspsykologi. Til denne avtalen skal vi ha seniorkonsulenter, og det kreves at hver konsulent har minimum 5 års relevant arbeidserfaring. Relevant arbeidserfaring vil si erfaring med oppdrag innenfor et eller flere av de områdene som er beskrevet i dette punkt 1.2 (til sammen må teamet ha god erfaring innen alle områdene). Utdannelsesnivå til konsulenter som tilbys skal være: Høgskolegrad/universitetsgrad Språkkrav i kontraktsperioden er norsk (både muntlig og skriftlig). Oppdragsgiver skal kunne skifte ut konsulenter ved saklig grunn. Saklig grunn kan være mangelfull rådgiving/leveranse eller dårlig kjemi. Leverandøren er i kontraktsperioden forpliktet til å knytte til seg ressurser som muliggjør utskiftning av tilbudte konsulenter med konsulenter som er minst like god. Det innebærer at dersom leverandøren ikke har ressursene i egen organisasjon er leverandøren forpliktet til å søke samarbeid om dette med annet foretak. Det må også være mulig å få inn en like god konsulent ved sykdom. Estimert timeforbruk i kontraktsperioden er 266-333 timer per år. Dette er kun et estimat, og er ikke bindende for hvor mye man vil kunne benytte konsulentene. Det skal inngås en rammeavtale med en leverandør. Anslått verdi på anskaffelsen er beregnet til mellom 1 360 000 og 1 700 000 kr (NOK) ekskl. MVA. for hele avtalens løpetid inklusive opsjonene. 5
1.3 Om oppdragsgiver Karmøy kommune ligger i Nord-Rogaland og er regionens største kommune med mer enn 40 000 innbyggere. Kommunen kan tilby et godt bo- og oppvekstmiljø og et rikt kultur- og fritidstilbud. I Karmøy kommune er det ca. 3 000 ansatte i hel- og deltidsstillinger. Vi legger vekt på å yte god service og høy kvalitet på alle våre tjenester. Vår visjon er «Kommunen som vil at du skal lykkes!». Kommuneledelsen har i løpet av det siste året satt i gang et arbeid på ledernivå for å utarbeide felles strategiske mål. Satsingen er kalt «Fra ambisjon til handling» og skal implementeres i hele organisasjonen. Følgende mål er utarbeidet: Regionens mest inspirerende arbeidsplass God økonomistyring og riktig prioritering Utvikle og gi framtidsretta tjenester En inkluderende og mangfoldig kommune De fire kommunale målene skal forplikte på kommunenivå, etatsnivå, avdelingsnivå og i virksomhetene. I første omgang er det kun de tre første målene det skal jobbes aktivt med i hele organisasjonen da det siste målet skal begrenses til bosetting av flyktninger. Det har vært lagt vekt på å utvikle noen få strategiske mål for at det skal være overkommelig å følge opp målene på en god måte. Det kan bli aktuelt å skifte ut eller føye til noen mål etter en tid når ledere og ansatte opparbeider seg mer erfaring med å jobbe mot felles strategiske mål. Hvert mål er konkretisert gjennom delmål og det skal utarbeides både kvantitative og kvalitative indikatorer. Kommunens verdier respekt, ansvar og kvalitet skal prege prioriteringen av mål og tiltak i hele organisasjonen. Verdiene skal gjennomsyre lederskap på alle nivå og legge føringer for hvordan målene og arbeidet med målene skal implementeres i organisasjonen. Intensjonen er at alle kommunens ansatte skal ha et eierforhold til verdiene og at de skal etterleves i det daglige arbeidet. 1.4 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen sendt til Doffin 22.07.2016 Frist for å levere inn tilbud 29.08.2016 kl. 12:00 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 35 Tilbudsevaluering Uke 36-37 Forhandlinger Uke 38-39 Utsendelse av brev om valg av tilbud Uke 39-40 Klagefrist Uke 40-42 Kontraktsinngåelse Uke 40-42 6
Planlagt oppstart av kontrakt Uke 42 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.5 Kontraktsperiode Kontrakten vil vare i 1 år fra kontraktsignering med mulighet for oppdragsgiver til å utløse opsjon på forlengelse med 1 år + 1 år på like vilkår. 1.6 Konkurransedokumenter og kontraktsbestemmelser Kunngjøring i Doffin og dette dokumentet med følgende vedlegg utgjør grunnlaget for konkurransen: Vedlegg A: Generelle kontraktsvilkår når varer og tjenester anskaffes Vedlegg B: Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg C: SSA-B Enkel v2015 Vedlegg D: Prisskjema NB! Kun vedlagt prisskjema skal brukes. Må ikke endres av tilbyder! Når det i dette dokument og vedlegg skrives konkurransegrunnlag eller KG, menes dette dokument med vedlegg dersom annet ikke er særskilt beskrevet. Avtaleforholdet vil bli regulert av standard kontrakt fra DIFI (SSA-B Enkel) (se vedlegg C). Standardavtalen er endret ved Oppdragsgivers utfylling i SSA-B Enkel punkt 9 (Øvrige endringer og tillegg til avtaleteksten). Avtalen vil bli ferdig fylt ut av Oppdragsgiver før kontraktsinngåelse. For spørsmål som ikke er regulert ved kontraktsdokumentene, vil kontrakten suppleres av alminnelige kontraktsrettslige prinsipper. 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal fylle ut og signere vedlegg B (skjema om lønns- og arbeidsvilkår) før kontrakt inngås. 1.8 Betaling og fakturering Faktura skal baseres på en betalingsfrist i henhold til Karmøy kommunes innkjøpsvilkår, og sendes i henhold til kommunens fakturahåndteringsrutiner. Leverandøren skal kunne sende faktura, purring og kreditnota elektronisk i standard format i henhold til krav satt av Direktoratet for forvaltning og IKT. Se bl.a. http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet. 7
Karmøy kommune skal uten ekstra kostnader kunne velge hvordan ovennevnte dokumenter skal mottas. Det skal kunne leveres samlefaktura pr. konto/virksomhet. Det kreves at leverandøren strekker seg langt for å tilfredsstille ønskene rundt fakturaoppsettet fra Karmøy kommune. Det skal ikke belastes fakturagebyr, adm. gebyr eller lignende. 1.9 E-handel Ytelsene som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtale skal gjøres tilgjengelig for avrop via ehandelsplattformen anskaffelser.no. Leverandøren må derfor være villig til å inngå «Samhandlingsavtalen» med kommunen, og sette i verk nødvendige tiltak uten forsinkelser. Leverandøren skal inngå eller å ha inngått avtale med operatøren av Ehandelsplattformen Ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Leverandøren må selv dekke sin del av kostnadene ved abonnementsavtalen, og andre kostnader leverandøren pådrar seg med dette. For informasjon om den offentlige markedsplassen, avtaler, retningslinjer, priser osv. vennligst gå til nettstedet www.anskaffelser.no/e-handel/ 1.10 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.11 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Anskaffelse Strategisk rådgivning, saksnr. 16/2278. Att: Christian Bergquist», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.12 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/ lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i 8
Doffin. 1.13 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov 2006-05-19 nr. 16 Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) og Lov 1967-02-10 forvaltningsloven, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5 og 3-6. Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. offentleglova 23, 3. ledd. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige med unntak for opplysninger iht. FOA 3-6 jf. offentleglova 13 jf. forvaltningsloven 13, 1. ledd nr. 2. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 29.08.2016 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være skrevet på norsk og leveres i to fysiske eksemplarer (1 original og 1 kopi). I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 9
Tilbud skal være i lukket og forseglet forsendelse (for eksempel i lukket eske som er forseglet med brun pakketeip) og være merket Tilbud Strategisk rådgivning, saksnr. 16/2278 og påføres avsenders (tilbyders) navn og adresse, og leveres/sendes til: Karmøy kommune Rådhuset Statsråd Vinjes gate 25 4250 Kopervik 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Attest for skatt, avgifter og merverdiavgift, jf. pkt. 3.2 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 3 pkt. 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. 4 pkt. 3.3.2 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen (se pkt. 1.2) 5 Fullstendig utfylt prisskjema (se vedlegg) 6 Sladdet utgave av tilbudet 7 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 01.12.2016 kl. 12:00. 2.6 Alternative tilbud / deltilbud Det er ikke adgang til å levere alternative tilbud. Det er ikke adgang til å levere deltilbud. 2.7 Tilbudskonferanse/Befaring Det vil ikke bli gjennomført tilbudskonferanse. Det vil ikke bli gjennomført befaring. 2.8 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen skjer 29.08.2016 kl. 12:30. Tilbudsåpningen foretas av to representanter for Karmøy kommune. Det vil ikke være adgang for leverandører til å være tilstede ved tilbudsåpningen. 10
2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Sladdet utgave Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Forbehold Oppdragsgiver kommer ikke til å tildele kontrakten til en tilbyder med et tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Oppdragsgiver kommer ikke til å tildele kontrakten til en tilbyder med et tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oppdragsgiver anbefaler at tilbydere ikke tar forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg, herunder kravspesifikasjonen i punkt 1.2, ettersom forbehold etter omstendighetene kan medføre at tilbudet avvises. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 11
3.2 Skatt og merverdiavgift Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med betaling av skatter og avgifter (herunder også merverdiavgift) Dokumentasjonskrav At tilbyder har ordnede forhold med innbetaling av skatt, avgifter og merverdiavgift dokumenteres med attest fra skatteetaten. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Se: http://www.skatteetaten.no/no/omskatteetaten/kontakt-oss/e-post/send-nyepost/annet/bestill-attester-ellerutskrifter/attest-for-skatt-og-merverdiavgift/ Utenlandsk firma: Attest/dokument som er utstedt/utgitt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av det obligatoriske kvalifikasjonskravet ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen, for eksempel firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 12
3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering. En leverandør kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsene mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. På samme vilkår kan en gruppe av leverandører støtte seg på kapasiteten til deltakere i gruppen eller til andre foretak. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 13
4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Tildelingskriterier Tilbud vil bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 30 % Pris. Timepris for faktisk utført rådgivning ved fysisk tilstedeværelse ekskl. MVA.- vektes 25 %. Ferdig utfylt prisskjema (se vedlegg). Timepris for faktisk utført rådgivning ved telefonmøte/videokonferanse - vektes 5 %. For ytterligere informasjon om evalueringen, se prisskjemaet. 70 % Tilbudte konsulenters kompetanse og sammensetting av tilbudte personer (teamet) 1. Tilbudte konsulenters Kompetanse (vektes 35 %) 2. Sammensettingen av tilbudte personer (teamet) (vektes 35 %) 1. CV for tilbudte konsulenter, 6 personer med opplysning om navn, alder, utdanning, arbeidserfaring og referanseoppdrag. Oppdragsgiver vil ha fokus på områdene organisasjonsutvikling, organisasjonspsykologi, ledelse/lederutvikling, teamutvikling og teamarbeid, coaching av ledergrupper og ledere. 2. Redegjørelse for hvordan tilbudte konsulenter (teamet) samlet sett vil gi best mulig kvalitet og tilgjengelighet til oppdraget. 14
I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene fra 0-10. Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres deretter med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 4.3 Presentasjon av tilbud og forhandlinger Konkurranseformen tillater forhandlinger med leverandører som har levert tilbud. Det vil kun være de 5 beste innleverte tilbudene som vil inviteres med videre til forhandlingene. Øvrige tilbud vil ikke lenger delta i konkurransen etter denne silingen. Reduksjonen av tilbudene vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. De tilbyderne med de fem beste tilbudene, vil få en mulighet til å presentere tilbudet sitt ved en presentasjon av tilbudte konsulenter og sammensettingen av teamet som en del av forhandlingene. Hver leverandør vil få maksimum 40 minutter (hver vil få like lang tid) til å presentere sitt tilbud, som en del av forhandlingene. Leverandøren kan fritt disponere tiden selv. Etter presentasjonen av tilbudet vil hoveddelen av forhandlingene begynne. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlinger fører til endring av en leverandørs tilbud, skal endringene dokumenteres skriftlig. Det er ønskelig at kontraktens kontaktperson, samt noen av de tilbudte konsulentene er tilstede i forhandlingene. Likebehandling av tilbyderne skal ivaretas gjennom hele konkurransen. Som en del av forhandlingene vil tilbyder få mulighet til å levere revidert skriftlig tilbud. Det vil settes en tilbudsfrist for revidert skriftlig tilbud som vil fastsettes til dato og klokkeslett kort tid etter forhandlingsmøtet med kommunen. 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. 15
VEDLEGG: Vedlegg A: Generelle kontraktsvilkår når varer og tjenester anskaffes Vedlegg B: Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg C: SSA-B Enkel v2015 Vedlegg D: Prisskjema NB! Kun vedlagt prisskjema skal brukes. Må ikke endres av tilbyder! 16