Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Onsdag 13. februar 2019 kl. 09.00. SAKSLISTE SAK 01/19 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 04.12.19 SAK 02/19 FORVALTNINGSREVISJON TILDELING AV TJENESTER ENDRING I PROSJEKTPLAN - DRØFTING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Birkeland, 8. februar 2019 Kirsten Svensson Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf 90 95 62 46 / willy.gill@asekretariat.no Kopi til: Ordfører, rådmann, revisor, 1. vara Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 01/19 Møtedato: 13.02.19 SAK 01/19 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 04.12.18 Forslag til møteprotokoll fra møte 04.12.18 Forslag til protokoll fra møte 04.12.18 legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 04.12.18 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 05/18 Tid: 04.12.18, kl. 09.00 12.00. Sted: Kommunestyresalen Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime, nestleder Sigurd Orthe, møtte for Klungland Forfall: Kjell Rune Klungland Andre til stede (hele eller deler av møtet): Ordfører Margrethe Handeland Administrasjonen: Ivan Sagebakken, Nils Olav Dunsæd, Åse Reidun Lande Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE Orientering fra rådmannen om følgende tema: 1. Oppfølging av politiske vedtak 2. Personalarbeidet i kommunen 3. Henvendelse vedr. kommunale avgifter m.m., jf. referatsak 4 SAK 15/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 08.10.18 SAK 16/18 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL I KONSESJONSKRAFT IKS SAK 17/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 SAK 18/18 NUMMERERT BREV NR. 9 PLANLEGGING OG INTERIMSREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 04/18 Hellestøl, E-post av 14.10.18 vedr. kommunale avgifter m.m. Underskrift Kirsten Svensson Leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor.
ORIENTERING Administrasjonen orienterte utvalget om følgende tema: 1. Oppfølging av politiske vedtak 2. Personalarbeidet i kommunen Konklusjon: Kontrollutvalget takket for orienteringen. SAK 15/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 08.10.18 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.10.18 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Forslag til møteprotokoll fra møte 08.10.18 Forslag til protokoll fra møte 08.10.18 legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.10.18 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 16/18 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL KONSESJONSKRAFT IKS Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: godkjenner prosjektplanen og vedtar å delta i eierskapskontrollen i Konsesjonskraft IKS. Saksfremstilling: Prosjektplan for gjennomføring av selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS 2
Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og nærmere omtalt i forskrift for kontrollutvalg kapittel 6. En selskapskontroll kan gjennomføres på to forskjellige måter; 1. En eierskapskontroll der det kontrolleres om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. En mer omfattende kontroll i form av forvaltningsrevisjon Denne prosjektplanen beskriver en eierskapskontroll av Konsesjonskraft IKS. Konsesjonskraft IKS er et interkommunalt selskap mellom 20 kommuner i begge Agderfylkene og de to fylkeskommunene i Agder. De kommunene dette er aktuelt for i «vårt distrikt» er: Audnedal, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Marnardal, Sirdal og Åseral. Konsesjonskraft IKS skal forvalte kommunenes og fylkeskommunenes konsesjonskraft og sørge for at konsesjonskraften blir omsatt i markedet og prissikret i samsvar med den fastsatte risikostrategien. For sine eiere skal Konsesjonskraft IKS ta imot og formidle videre den pengeytelsen som oppstår gjennom forvaltningen av konsesjonskraftretten. Deltakelsen i denne selskapskontrollen vil ikke bidra til mer kostnader enn de kostnadene som kan knyttes til Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder sin presentasjon av planen og rapporten i kontrollutvalget, da arbeidet vil bli utført av Aust-Agder Revisjon. Formålet med selskapskapskontrollen er å undersøke og vurdere om Konsesjonskraft IKS driver etter sitt formål, i samsvar med eierkommunenes vedtak, selskapets vedtekter, samt sentrale lover og regler. Det vil bli sentralt i prosjektet å se på om selskapets uttak og omsetning er i samsvar med lovverket, selskapsavtalen og andre føringer fra eierkommunene. Eierskapskontrollen er lagt opp til å være enkel og overordnet, med kun noen få enkle spørsmål om representasjon i selskapet og rapporteringsrutiner, rettet til våre kommuner. Praksis vil ikke måles opp mot hver enkelt kommunes eierskapsmelding eller eierstrategi, men kun opp mot et felles sett av enkle kriterier. Selskapskontrollen planlegges gjennomført og ferdigstilt innen sommeren 2019. godkjenner prosjektplanen og vedtar å delta i eierskapskontrollen i Konsesjonskraft IKS. 3
SAK 17/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Forslag til årsplan 2019 for kontrollutvalget vedtas med følgende møtedatoer: 4.3 9.5 (årsregnskap sammen med formannskapet) 3.6 (forvaltningsrevisjon tildeling av helse- og omsorgstjenester til demente pasienter) Møtedatoer for høsten fastsettes på et senere tidspunkt. Saksfremstilling: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2019 og to møter høsten 2019. Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Tidspunkt for behandling av årsregnskapet 2018 er ennå ikke avklart. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før formannskapets behandling. Det vil kunne bli behov for å endre på kontrollutvalgets møte i mai for å få det til å passe med formannskapets og kommunestyrets behandling av årsregnskapet. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2019: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Februar/Mars Årsmelding KU 2018 April/mai Årsregnskapet 2018 Forvaltningsrevisjonsrapport? Juni Forvaltningsrevisjonsrapport? Selskapskontroll Konsesjonskraft? September/oktober Budsjett Kontroll og tilsyn 2020 November Kontrollutvalgets årsplan 2020 Bestilling Overordnet analyse Forslag til årsplan 2019 for kontrollutvalget vedtas med følgende møtedatoer: 4
SAK 18/18 NUMMERERT BREV NR. 9 PLANLEGGING OG INTERIMSREVISJON 2018 Revisor presenterte de påpekte forhold i brevet. Administrasjonen orienterte om de påpekte forhold. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å komme med en skriftlig tilbakemelding på revisors brev nr. 9. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalget settes til 31. januar 2019. Saksfremstilling: Kommunerevisjonen Vest, nr. brev nr. 9 datert 27.11.18 Saksopplysninger Kontrollutvalget ved sekretariatet har mottatt nummerert brev nr. 9 fra Kommunerevisjonen Vest datert 27.11.18. Brevet omhandler følgende forhold: - Elektroniske reiseregninger - Internkontroll og arbeidsdeling likvider For nærmere informasjon om disse forholdene vises det til brevet og til informasjon fra revisor i møtet. Rutinen ved håndtering av nummererte brev fra revisor er at administrasjonen kommer med skriftlig og evt. muntlig tilbakemelding til kontrollutvalget om oppfølgingen av forhold som er tatt opp av revisor. Kontrollutvalget ber rådmannen om å komme med en skriftlig tilbakemelding på revisors brev nr. 9. Frist for tilbakemelding til kontrollutvalget settes til 31. januar 2019. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Orienterte om planlegging og interim. Videre arbeid i kontrollutvalget: Neste møte: 04.03.19. EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. 5
REFERATER Ref. 04/18 Hellestøl, E-post av 14.10.18 vedr. kommunale avgifter m.m. Administrasjonen orienterte om følgende tema vedr. kommunale avgifter m.m.: Generell informasjon, lover og forskrifter og rutinebeskrivelse. Kontrollutvalget ba rådmannen om fullt innsyn i saken under orienteringen om den konkrete saken. Leder foreslo å lukke møtet under henvisning til kommuneloven 31 og forvaltningsloven 13. Utvalget drøftet dette og fattet følgende vedtak: Vedtak: Kontrollutvalget lukker møtet under rådmannens orientering med henvisning til kommuneloven 31 og forvaltningslovens 13. Administrasjonen orienterte om saken. Møtet ble deretter åpnet igjen. Konklusjon: Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å gå inn den konkrete saken. 6
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 02/19 Møtedato: 13.02.19 SAK 02/19 FORVALTNINGSREVISJON TILDELING AV TJENESTER ENDRING I PROSJEKTPLAN - DRØFTING Vedtatt prosjektplan «Tildeling av tjenester» Prosjektet er igangsatt, blant annet er det avholdt oppstartsmøte med administrasjonen. Revisjonen har tatt kontakt for å drøfte endringer i prosjektplanen som følge av at det foreligger få søknader som tilfredsstiller avgrensningene i vedtatt prosjektplan. Det antas at en må «utvide» problemstillingen slik at en får et større antall saker å vurdere opp mot regelverk/rutiner. Forvaltningsrevisor vil orientere om saken i møtet. Saken legges frem til drøfting uten forslag til vedtak.