Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: 21.02.2017 Tidspunkt: 10:00-12:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Stein Arild Aarskog Medlem AP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Atle Tornes Anne Berit H. Johansen Kari Nygard Stilling Partner/rekneskapsrevisor Deloitte, i heile møtet, unnateke PS 9/17 Rådmann, var med under sakene PS 3/17 og RS 5/17 Helse- og sosialsjef, var med under sakene PS 3/17 og RS 5/17 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune, i heile møtet. Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 PS 3/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orientering om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg 2015/13 PS 4/17 Deloitte presenterer interimsrevisjonsrapport for 2016 2016/63 PS 5/17 Kurs i regi av Deloitte 2017 2014/427 PS 6/17 Referatsaker RS 1/17 Melding om vedtak plan forvaltningsrevisjon 2016-2020 2015/202 RS 2/17 Melding om vedtak plan selskapskontroll 2016-2020 2015/203 RS 3/17 Melding om vedtak - nyvalg av kontrollutval 2015/201 RS 4/17 RS 5/17 Melding om vedtak - endring av reglement for Fitjar kontrollutval Rapport frå tilsyn tvungen helsehjelp etter lov om pasient- og brukarrettar - Fitjar bu- og behandlingssenter 2015/201 2016/75 RS 6/17 Møteplan politiske møter i Fitjar kommune 1. halvår 2017 2016/56 RS 7/17 Rekneskapsoversyn kontroll og tilsyn 2016 2016/36 RS 8/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 2016/36 PS 7/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 8/17 PS 9/17 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune - Arbeidsmøte 2014/34 2
PS 1/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/17 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet 26.10.16. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 26.10.16 vart samrøystes godkjent. PS 3/17 Orientering om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er gjort i samband med forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg. 2. På bakgrunn av manglande handlingsplan ber kontrollutvalet om ny status på arbeidet i form av skriftleg tilbakemelding innan 15.03.2017. Rådmann Atle Tornes orienterte om stoda innan dette tenesteområdet, særleg med vekt på kva stillingar som ligg til desse tenestene, og kva ressursar kommunen vil ha for stillingar vidare framover. Helse-og sosialsjef Anne Berit Hofstad Johansen gjennomgjekk kvart punkt i vedtaket etter forvaltningsrevisjonen, og orienterte om stoda for oppfølgingsarbeidet. Fleire tiltak er følgde opp, men det gjenstår ennå ein del når det gjeld å iverksetja tiltak som er peika på i forvaltningsrevisjonsrapporten. Det var vedteke frist til 01.11.16 for å laga handlingsplan, men det har ikkje vore kapasitet i administrasjonen til å utarbeida slik handlingsplan for oppfølgingsarbeidet. Kontrollutvalet vil be om ny status på arbeidet i form av skriftleg tilbakemelding. Frist for slik tilbakemelding vert sett til 12.05.17. Med endring av denne fristen vart forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er gjort i samband med forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg. 2. På bakgrunn av manglande handlingsplan ber kontrollutvalet om ny status på arbeidet i form av skriftleg tilbakemelding innan 12.05.2017. PS 4/17 Deloitte presenterer interimsrevisjonsrapport for 2016 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. 3
Else Holst-Larsen presenterte rapport etter interimsrevisjon. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. PS 5/17 Kurs i regi av Deloitte 2017 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan...dato:... 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalet drøfta kurstilboda og ønskjer at det vert gjennomført kurs i habilitet. Målgruppe bør vera både kommunestyret og kontrollutvalet, og det vart gjort framlegg om å halda slikt kurs i samband med kommunestyremøte 26.04.17. Vedtak som vart fatta var samrøystes. 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs med tema «Habilitet» for kommunestyret og kontrollutvalet i samband med kommunestyremøte 26.04.17. 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kurset i samarbeid med kommuneadministrasjonen. PS 6/17 Referatsaker RS 1/17 Melding om vedtak vedr. plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020. Kontrollutvalet merka seg at kommunestyret har gjort vedtak om endring av rekkefølge av prosjekt. Sekretariatet vil be Deloitte korrigere planen i tråd med vedtaket til neste møte i kontrollutvalet, for så å drøfte vidare arbeid med prosjekt i planen. Teke til orientering. RS 2/17 Melding om vedtak vedr. plan for selskapskontroll 2016 2020. Kontrollutvalet merka seg at også her gjorde kommunestyret endringar i forslag til vedtak, men at det ikkje medfører at planen må korrigerast. Teke til orientering. RS 3/17 melding om vedtak nyvalg av kontrollutval. Teke til orientering. RS 4/17 Melding om vedtak endring av reglement for Fitjar kontrollutval. Endringane vart gjennomgått og teke til orientering. RS 5/17 Rapport frå tilsyn tvungen helsehjelp etter lov om pasient- og brukarrettar Fitjar bu- og behandlingssenter. Helse- og sosialsjef og rådmann orienterte om rapporten medan dei var tilstades i møtet. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. RS 6/17 Møteplan politiske møter i Fitjar kommune 1. halvår 2017. Gjennomgått og teke til orientering. Kontrollutvalet vil at møter i kontrollutvalet, til vanleg, skal ha møtestart kl. 09.00. RS 7/17 rekneskapsoversyn kontroll og tilsyn 2016. Gjennomgått og teke til orientering. 4
RS 8/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017. Gjennomgått og teke til orientering. vart samrøystes vedteke. Referatsakene vart teke til orientering. PS 7/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet vil følgja med på møtereferat frå Viltnemnda vidare framover. Stein Arild Aarskog får i oppgåve å sjå etter dette. vart ellers samrøystes vedteke. Stein Arild Aarskog får ansvar for å sjå etter protokollar frå Viltnemnda. Kontrollutvalet tek ellers møteprotokollane til orientering. PS 8/17 Eventuelt 1. Folkevaldopplæring 2018: Sekretariatet opplyste at det kan vera aktuelt å gjennomføra folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland midt i valperioden, t.d. januar 2018. Kontrollutvalet støtta planane om dette. 2. Aktuelle saker til neste møte: a. Drøfte vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon endra prioritering i planen og svært lita ramme i budsjettet til slikt arbeid. b. Årsmelding for konrollutvalet for 2016. c. Tilråding til kommunestyret i sak «Val av revisor». Det vart ikkje fatta vedtak under eventuelt. PS 9/17 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune - Arbeidsmøte Arbeidsmøte utan forslag til vedtak. Møtet vart lukka etter kommunelova 31.2 og representantane frå Deloitte AS forlet møtet. Sekretariatet orienterte utvalet og svara på spørsmål. Det vart ikkje fatta vedtak i saka. 5