Publiseringsveiledning lokallag NJFF En brukermanual for basisbruk. Dette dokumentet er en veiledning for lokallag som skal publisere på nettsidene www.njff.no. Nettsidene er bygd i SharePoint 2013, et publiseringsverktøy som inneholder mye funksjonalitet og stor fleksibilitet. Alle muligheter som dette verktøyet gir, er derfor ikke dokumentert her. Dette dokumentet er ment å gi grunnleggende kunnskaper for å ta i bruk nettsidene. Etter å ha lest dette dokumentet skal du ha nødvendig kunnskap for å kunne: 1) Logge deg inn på nettsidene og navigere til ditt lokallag. 2) Forstå strukturen og hvordan lokallagets sider er bygd opp. 3) Endre på velkomstsiden til lokallaget 4) Publisere nyheter på nettsidene for ditt lokallag. 5) Publisere bilder som en del av nettsidene. 6) Publisere dokumenter og linker som en del av nettsidene. 7) Publisere reklame på lokallagets sider. 8) Vedlikeholde lokallagets egen meny. 9) Vedlikeholde aktivitetskalenderen.
Innlogging og navigasjon til lokallagets sider. For å publisere på nettsidene må du først logge inn som publiseringsansvarlig, og deretter navigere deg til lokallagets sider. Det gjøres på følgende måte: Naviger til www.njff.no Trykk på Min Side. Skriv inn medlemsnummer og passord. Passordet er NJFF med store bokstaver + Ditt postnummer (eksempel: NJFF2015) Husk å sett inn @njff.net etter medlemsnummer. Dette gjør du for å logge inn på NJFF-området. Du kommer nå inn på «Min side». Her klikker du på «Fylker» og velger ditt fylke, og deretter ditt lokallag. Lokallagene vil også bli tilgjengelige via toppmenyen «NJFF der du bor».
Lokallagets nettsider: struktur og innhold. Lokallag består av 4 hovedtyper av innhold som administreres av lokallagene selv: 1) Forside 2) Artikkelsider / nyhetssider. 3) Lokallagsreklame. 4) Meny Alle sider er bygd på maler kalt sideoppsett (tilgjengelig via Sharepoint-fanen «Side» øverst t.h) som gir mulighet for å gi sidene forskjellig utseendet. Totalt er det 12 sidemaler: nyhetsarkiv, 8 artikkel-/nyhetsvarianter og 2 forsidevarianter. Det er da slik at de to sidetypene som gjelder forsider kun skal brukes på forsider, og de 8 som gjelder artikkel-/nyhetsssider brukes på artikkelsider. Gjøres en feil, er det bare å endre tilbake. Sidens hovedbilde. På alle sider er det slik at det første bildet (når du teller fra øverst til venstre) er det bildet som kalles for «fremhev bildet». Når en nyhetsside lages, er det dette bildet som vises på forsiden. Hvis du ikke setter inn et bilde her, vil systemet automatisk legge til et illustrasjonsfoto.
Lokallagsreklame. Lokallagsreklamen vises som en liste med klikkbare reklamebilder. Disse er under nyhetene på forsiden, og på høyre side i alle undersider. Lokallagsmeny og navigasjon. Lokallagene styrer selv navigasjon og meny på sidene sine. Menypunkter er linker som viser til en adresse på internett, samt ett valg for om menypunktet skal åpnes som pop-up eller ikke.
Endre på velkomstsiden til lokallaget Etter pålogging kan du navigere deg til ditt lokallag. Du finner en standard redigerbar velkomstside for ditt lokallag. For å endre denne, må du trykke på «rediger» øverst i høyre hjørne. Hvis jeg ønsker å redigere/endre ulike elementer klikker jeg på et av disse. Du kan endre innholdet i alle elementene på siden. Ønsker du f.eks. å endre velkomstteksten, er det bare å dobbeltklikke på denne. I dette eksempelet ønsker jeg å legge inn logoen til lokallaget i stedet for NJFF-logoen. Jeg klikker derfor på NJFF-logoen:
1. Klikk på logoen (njff) 2. Velg «Bilde»-fanen for å redigere bildet 3. Trykk på «Endre bilde»-knappen
4. Velg hvor du skal hente bildet fra. I dette tilfellet velger jeg «Fra datamaskin» 5. Trykk på «Bla gjennom»-knappen og finn frem til ønsket bilde. 6. Når du har funnet rett bilde, trykker du på «Lagre»-knappen øverst til høyre på siden.
Publisering av nyheter og artikkelsider. Nyheter vises to steder på lokallagets hjemmeside: På forsiden og i nyhetsarkivet. Alle sider, uansett om de er nyheter eller ikke, kan knyttes til menypunkter i navigasjonsmenyen. Når en nyhet publiseres, vises den ikke på forsiden øyeblikkelig. Normalt tar det noen få minutter, men det kan ta opptil 20 minutter før den vises på forsiden. Årsaken til dette er at alt innhold på forsiden er basert på en søkemotor som indekserer alt som skrives på nettsidene. For at nyheter skal vises, må innholdet først indekseres. Denne jobben går kontinuerlig, men det vil normalt ta noen minutter før nyheter som skrives vises på forsiden. Publisering av nyheter / opprettelse av nye sider. Velg fanen «Side» og deretter menypunktet «Ny» (nummer 2 fra venstre). Alternativt kan du også trykke på tannhjulet oppe i høyre hjørne, og velge «Legg til side» fra nedtrekksmenyen. Skriv deretter inn navn på nyheten/ artikkelen som skal publiseres, for eksempel «Min første nyhetstest». Merk at dersom du skal lage en artikkel som skal knyttes til et menypunkt, kan det være lurt å bruke samme navn som menypunktet. Kaller du den f.eks for «Fluefiske», vil URLen (adressen) til den nye saken bli «www.njff.no/ /fluefiske». Dette gjør det også enklere å finne igjen artikkelen når du skal knytte den til et menypunkt etterpå. Det tar noen sekunder å lage ny side, men når den er laget, vises den i redigeringsmodus.
Under tittelen er det et felt på siden som heter «Kategori». Dette feltet har automatisk verdien «Nyhet» som tilsier at det skal publiseres på forsiden. Ønsker du ikke at den nye siden skal vises på forsiden som nyhet og i nyhetsarkivet, så må verdien endres til «Artikkel» ved å klikke på valgfeltet til høyre for «Nyhet». Dobbeltklikk på «Artikkel» og trykk «OK» nederst for å endre slik at saken ikke vises på forsiden. Nyheter sorteres på forsiden etter NJFF Publiseringsdato-feltet (dato og klokkeslett) helt til høyre, med de nyeste sakene øverst. Merk at systemet automatisk oppretter sakene med klokkeslettet satt til nærmeste hele time fram i tid. Dersom du publiserer mange saker på rappen, kan du derfor oppleve at de kommer i annen rekkefølge hvis du ikke korrigerer klokkeslettet. Hvis du ønsker endre visningsrekkefølge på forsiden, åpner du nyheten for redigering og endrer klokkeslettet. Fyll inn relevant tekst i tekstfeltene «Ingress» og «Sideinnhold» (tilsvarer brødtekst).
For å legge inn bilde i artikkel/nyhet klikker du i dialogboksen til venstre for tekstfeltene. Du kan velge å hente inn et bilde fra datamaskinen eller et bilde som allerede er lastet inn i lokallagets bildebibliotek i Sharepoint. I dette eksempelet vil jeg legge inn et «Fremhev bilde» (forsidebilde) som ligger på datamaskinen. 1. Jeg klikker på teksten for å sette inn et bilde. 2. I dialogboksen som dukker opp velger jeg «Bla gjennom».
Jeg kommer nå inn i Sharepoint-bildebiblioteket til lokallaget. Det er ingen bilder i arkivet jeg vil bruke. Derfor klikker jeg på «legge til» for å laste inn nytt bilde. Trykk på «Bla gjennom» for å finne frem til relevant bilde fra datamaskinen.
Fyll inn relevant informasjon om bildet og lagre det i SharePoint. Legg særlig merke til feltet «Bildekategori». Ved å klikke på tilvalgs-ikonet til høyre, kan du tagge/ merke bildene med ulike kategorier, noe som gjør det enklere å søke dem opp senere når du skal sette inn bilder fra lokallagets bildebibliotek i Sharepoint. Trykk på «Lagre», og du blir sendt tilbake til bildearkivet. Her velger du bildet du nettopp lastet opp, og trykker på «Sett inn»-knappen.
Endre bildeutsnittet på siden (artikkelmalen). SharePoint lager et utsnitt av bildet som passer til sideoppsettet. Hvis du bruker panorama-malen eller setter inn et høydebilde i en mal med breddebilder, kan du justere på visningen av bildet: Klikk på bildet og velg fanen «Bilde» på toppen av siden. Menyvalget nr 2 fra venstre «Velg gjengivelsen» lar deg redigere utsnitt på bilder som står direkte i brødteksten. Hvis du vil endre utsnitt på bilder i feltene «fremhev bilde» og «sekundært bilde», gjør du dette på følgende måte: 1. Velg aktuelt bilde (fremhev bilde) 2. Klikk på «Bilde»-fanen øverst på siden 3. Trykk «Velg gjengivelsen» og velg «Rediger gjengivelser» i nedtrekksmenyen
Her ser du de ulike bildeformatene som passer til forskjellige visninger. Velg «Klikk for å endre» under utsnittet du ønsker å endre. Deretter er det bare å dra i hjørnene på firkanten, og deretter trykke «Lagre» når du er fornøyd. Merk: hvis du ikke manuelt velger riktig bilde, endrer SharePoint bildeutsnittet til korrekt størrelse når du lagrer siden. Du kan derfor for eksempel ikke sette inn et lite firkantet bilde på en side/ mal som er tilpasset et avlangt panorama-bilde.
Velg sidens utseende. Bildestørrelsen er avhengig av sideoppsettet. Det er 8 artikkel-/nyhetsvarianter, og du velger mellom disse på samme måte som når du redigerer forsiden: Når du er inne i riktig artikkel/ nyhet, trykk «Rediger» (øverst til høyre på siden). Velg fanen «Side» øverst til venstre. Velg deretter «Sideoppsett». Fra nedtrekksmenyen som åpner seg, velg ønsket sidetype blant valgene «Lokal artikkel». Bilder: 2 like = Gir to liggende bilder som står ved siden av hverandre øverst på siden. Bilder: panorama = Gir et bredt bilde i panoramaformat øverst på siden. Fritekst = Her kan du sette inn bilder direkte i brødteksten. «Fremhev bilde» vises kun på forsiden. Fritekst uten meny/ reklame = Fritekst-mal i full bredde som er tiltenkt brede tabeller, kart o.l. Nyhet m. facebook = Lik standardmalen, men med kommentarfelt for Facebook. Nyhet med venstremeny = Lik standardmalen m. to bilder til venstre, men inntil fire venstremenyer. Nyhet standard bilde = Standardmalen, gir to liggende bilder i venstre marg, men ingen venstremeny. Nyhet stående bilde = Gir to stående bilder i venstre marg. Merk at Facebook-kommentarer kan skrus på i alle maler, via toppfanen «Sett inn» -> Innhold som kan brukes på nytt. Prøv deg frem med malene, og varier gjerne mellom artikler og nyheter.
Publisere dokumenter og linker på nettsidene. Ofte er det behov for publisering av dokumenter og linker på nettsidene. Dette gjøres direkte i området «Sideinnhold» (brødtekst) og ved hjelp av fanen «Sett inn» på toppen av siden. Samme funksjon kan du bruke for å sette inn ekstra bilder direkte i brødteksten. Publisere dokumenter på nettsiden. Sett tekstmarkøren der du ønsker at tilleggsinnholdet skal vises. Velg fanen «Sett inn». Velg «Last opp fil» fra toppmenyen. Velg målbibliotek = «Dokumenter». Velg «Bla gjennom» og velg deretter ett dokument fra din harddisk. Dette dokumentet blir lagt inn som en link på siden inne i teksten, og kan kopieres og flyttes rundt som all annen tekst.
Publisere linker på nettsiden. Marker aktuell link-tekst Velg fanen «Sett inn». Velg «Kobling» fra toppmenyen. Du kan enten velge noe innhold som finnes allerede for eksempel linke til en eksisterende fil eller side, eller manuelt skrive inn en adresse. Linken blir satt inn på siden inne i teksten, og kan kopieres og flyttes rundt som all annen tekst. Hvis du markerer linken åpner det seg en ny fane på toppen av siden kalt «Kobling». Her kan du konfigurere om koblingen skal åpnes i ny fane, vise en tekst når musepekeren er over, og lignende.
Publisere reklame på lokallagets sider. Hvert lokallag består av flere «Sharepoint-biblioteker». Sider (artikler/ nyheter), bilder og dokumenter har vi allerede berørt. Det er ett viktig bibliotek til: Lokallagsreklame. Navigasjon til lokallagsreklame bibliotek. Klikk på tannhjulet øverst i høyre hjørnet (ved siden av der navnet på innlogget bruker vises). Velg områdeinnhold. Velg Lokallagets samarbeidspartnere. Her ligger i utgangspunktet kun ett bilde, NJFF-butikken.no, som vi har lagt inn for at lokallagene skal finne reklamebiblioteket første gang. Denne står dere fritt til å slette. Opplasting av nye reklamebilder. Trykk på «nytt bilde», og last opp et bilde fra din harddisk.
Det er ikke nødvendig å fylle inn noe i feltene med unntak av internettadresse. Klikk på «bibliotek»-fanen på toppen av siden. Velg «Hurtigredigering». Gi en verdi til feltet «Sorteringsrekkefølge» Sjekk at det er en verdi til feltet «Internettadresse» (må bruke ikonet som vises når feltet blir aktivert).
Disse bildene vises på forsiden under nyheter, og på høyre side i nyheter/ artikler (i de sidemalene som viser reklame). Merk: Det vil ta noen minutter, maksimalt 20, før bildene og rekkefølgen er oppdatert. Dette er fordi søkemotoren først må indeksere biblioteket på nytt. Det er en jobb som utføres kontinuerlig.
Vedlikeholde lokallagets egen meny. Alle lokallag har i utgangspunktet en standardmeny. Mange av disse menyvalgene er aktuelle for de fleste foreningene. Vi skal først se på hvordan du kan legge inn informasjon under et av de eksisterende menyvalgene. Star med å klikke deg inn på f.eks. «Fiske»-menyvalget Når du er inne på denne siden første gang, er den uten innhold. Du må nå velge «Rediger» øverst i høyre hjørne. Nå kommer du inn i en artikkelmal hvor du kan fylle inn relevant informasjon. Sett gjerne inn et bilde, og trykk Lagre når du er ferdig. Legge til et menyvalg Du kan legge til eller fjerne menyvalg etter lokallagets behov. Vi operer med 3 nivåer i løsningen: Toppmenyene (nivå 1), tilhørende toppmenypunkter (nivå 2), og venstremenyer (nivå 3). I dette eksempelet skal vi legge til undermenypunkter (nivå 2) under toppmenyen «Fiske». Helt til høyre på toppmenyen finner du et menyvalg som heter «Menyadm» Klikk på dette valget. Du skal nå logge på med medlemsnummer og passord. Fordi du nå allerede har logget deg på www.njff.no trenger du nå kun bruke medlemsnummer/ passord.
Du kommer nå inn i meny- og aktivitetsverktøyet for ditt lokallag. Når du klikker på lokallagsnavnet vil menystrukturen sprette opp til høyre på siden. For å legge til et undermenyvalg under «Fiske» må du klikke på det grønne pluss-tegnet. Fyll inn navnet på menypunktet, og adressen som du vil dette skal peke til. Dersom du skal linke til et nettsted utenfor NJFF-portalen, er det en fordel å hake av i feltet «Nytt vindu». Dersom du skal linke til en sak internt på lokallagets side, lønner det seg å ha gjort klar på forhånd artikkelen som du skal linke til. Hvis du ikke har gjort dette, kan du ta sjansen på at artikkelnavnet/ URLen ikke er brukt før, og skrive linken slik: http://www.njff.no/fylketsnavn/lokallagetsnavn/sider/sakensnavn.aspx. F.eks vil en sak som du kaller «fluefiske» på Asker JFFs sider idet du oppretter saken, da hete http://www.njff.no/akershus/asker/sider/fluefiske.aspx. Men merk at dette altså forutsetter at det ikke tidligere er opprettet en annen sak på lokallagets side som heter for «fluefiske».
Menyvalget dukker nå opp i lista. På nettsidene ser det slik ut:
Aktivitetskalender Aktivitetsadministrasjonen finner du i samme arbeidsvindu som menyadministrasjonen. Klikk på menyvalget «Ny aktivitet» og fyll inn relevant informasjon om kurs/aktivitet.
Slik blir det seende ut på nettsidene: