Versjon 2.1 (oppdatert 4. september 2013) Redigeringsmanual

Transkript

1 (oppdatert 4. september 2013) Redigeringsmanual

2 Innholdsfortegnelse ARTIKKELSIDEGUIDE... 3 Opprette en artikkelside... 3 Redigere en artikkelside... 4 Sett inn bilde... 5 Sett inn tabell... 7 Sett inn video... 8 Lagre/Check in artikkel... 9 Publisere en artikkel Finn dine artikler/sider Publisere fra norsk til engelsk Opprette ny gruppeside SUBSEKSJONSIDEGUIDE...14 Opprette en subseksjonside Innhold på subseksjonside Seksjon teaser på subseksjon Filtermeny Endre filterfunksjon Sett inn ulike Web Parts BULLETINBOARD / OPPSLAGSTAVLE...22 Hvordan legger ut melding på Bulletinboard/oppslagstavle Hvordan endre et eksisterende oppslag: Hvordan ser Bulletinboard ut for studenten? SOCIAL TAGS...25 Side 2

3 ARTIKKELSIDEGUIDE Opprette en artikkelside Gå til ønsket område på portalen hvor du ønsker å lage en ny artikkelside. For eksempel; ønsker du å lage en ny artikkel under Studiested - Oslo - Adkomst navigerer du deg dit via toppmenyen. NB: Det som er viktig å huske på når du skal opprette en ny artikkelside er at du må gå inn på en side som er på samme nivå som du ønsker å opprette. Med andre ord ønsker du en artikkel under Adkomst, _må_ du gå inn på en allerede eksisterende artikkel under Adkomst før du oppretter en ny artikkel. På denne måten vil den nye artikkelen legge seg på samme nivå som siden du er på i portalen i det du oppretter. Når ønsket område er funnet frem til, trykk deretter på tannhjulet øverst til høyre og velg Add a page. (For å redigere en eksisterende artikkelside trykk på tannhjulet og Edit page). Når du velger Add a page vil følgende boks komme opp: Fyll deretter inn navn på artikkelsiden og trykk Create. NB: Å endre navnet på artikkelen etter den er opprettet er mulig, men vil kreve kunnskaper om Term store management. Side 3

4 Redigere en artikkelside For å redigere en artikkelside gjør du følgende: Nå ser du hovedvinduet der artikkelen skal produseres. Følg stegene nedenfor for å fylle inn innhold eller trykk med musepekeren på eksisterende tekst, og gjør endringer direkte. 1. Begynn med Add new content under summary goes here. Dette er ingressen på siden, og et kort sammendrag på hva artikkelsiden vil inneholde. Etter at denne er skrevet, marker ingressen og velg Styles og BI Intro. Ingressen vil da bli satt til å være kursiv. NB: Dette skjer ikke automatisk. 2. Denne overskriften er tittelen på gruppen artikkelen ligger under, og denne er allerede satt og kan ikke endres i denne artikkelmalen. NB: Om du ønsker å endre navn på selve artikkelen etter siden er opprettet må du midlertidig sende en mail til Martin, martin.uteng@bi.no. 3. Neste steg er å fylle inn Social tag til artikkelsiden. Her må man tenke på hvilke ord studenter vil bruke for å søke etter dette temaet. Husk at ord som allerede finnes i artikkelen er søkbare og ikke skal gjentas i Social tags- feltet. Skriv synonymer og andre ord som er beskrivende for temaet. For å lese mer om bruk av Social tag bla til side Fyll deretter inn Page Content, med andre ord brødteksten, i artikkelen. Tekstvalg og størrelse vil velges automatisk. Side 4

5 Sett inn bilde For å legge inn bilde i brødteksten gjør du følgende: Gå i redigeringsmodus til artikkelen, plasser musepekeren i brødteksten hvor du ønsker bildet. Trykk først på fanen Insert øverst på redigeringssiden, og velg deretter Picture. Neste steg er å velge From Sharepoint, og når dette er valgt vil følgende venstremeny komme opp på skjermen: Du velger deretter mappen Bilder. Marker så bildet du ønsker å bruke i artikkelen og trykk til slutt på Insert for at bilde skal legges inn i brødteksten. Ønsker du å laste opp et nytt bilde klikk på click to add new item øverst på siden, eller gå direkte inn i images via tannhjulet og Site contents. (NB: husk å fjern /ME i url om den siste måten benyttes) Side 5

6 Check in et nyopplastet bilde Det er viktig å huske å check in selve bildet når du laster opp ett nytt i Images. Gjør man ikke dette vil ikke bildet synes når du publiserer siden. For å check in bildet gjør du følgende: Last opp bilde i Images, velg bilde og trykk check in. Følgende boks vil da komme opp: For å få bildet checked in må du velge 1.0 Major version (publish). Default når siden åpnes er 0.2 Minor version. Når 1.0 er huket av og du trykker OK blir bildet checked in, og ligger klart til bruk. Sharepoint13 har i tillegg en autoskaleringsfunksjon som gjør at bildene kan tilpasses de forskjellige bildestørrelsene For å benytte denne funksjonen lastes først bilde opp på vanlig måte i Bilder-mappen. Etter bildet er lastet opp, trykk videre på tannhjulet og velg Site Contents, fjern /ME i URL-en og gå videre inn på Images. Finn frem bildet du lastet opp i Bilder-mappen, trykk deretter på de tre prikkene nederst i høyre hjørnet på bildet og velg Edit renditions. De ulike skaleringene av bildet blir da synlig. Side 6

7 Sett inn tabell For å sette inn tabell i brødteksten gjør du følgende: Gå i redigeringsmodus i artikkelen og plasser musepekeren i brødteksten hvor du ønsker at tabellen skal være. Trykk først på fanen Insert øverst på redigeringssiden og velg deretter Table. Deretter kan du velge Insert table og skrive inn hvor mange rader og kolonner du ønsker i tabellen, eller dra musepekeren over rutene og slipp når ønsket tabell er markert. Tabellen blir nå tilgjengelig i brødteksten til artikkelen. Fyll nå inn verdier i de ulike feltene. Når tabellen redigeres, vil du få ekstra valgmuligheter i toppmenyen under Table layout. Her kan tabellen justeres, tilpasses og eventuelt slettes. Velg fanen Design i toppmenyen om du ønsker å velge hvilken formatering øverste rad og første kolonne skal ha, samt endre stil på selve tabellen. Side 7

8 Sett inn video For å legge inn video i brødteksten gjør du følgende: Gå i redigeringsmodus til artikkelen og plasser musepekeren i brødteksten der du ønsker videoen. Trykk deretter først på Insert i toppmenyen, velg så Video and Audio og deretter Embed. Videre legger du inn URL-en til videoen i følgende boks og trykk Insert. Er du usikker på hvordan du finner URL til video? Gå først på youtube.com. Etter ønsket video er funnet trykk først på Del, deretter Innbygg, velg så egendefinert størrelse og skriv inn størrelsen 430 x 242. NB: Fast videostørrelse Til slutt markeres URL-en i ruten og kopieres inn i ruten ovenfor. Side 8

9 Lagre/Check in artikkel Når artikkelen skal lagres gjør du følgende: Artikkelen kan lagres på to måter: 1. Trykk på Format Text i toppmenyen (hvis den ikke allerede er valgt) og deretter velg Save. Dokumentet blir nå lagret på din bruker, og det er bare du som kan se det. Denne vil fungere som en egen forhåndsvisning. 2. Trykk på Format Text i toppmenyen (hvis denne ikke allerede er valgt) og deretter trykk Check in. Artikkelen blir nå synlig for alle brukere i redigeringsmodus på Sharepoint. Denne er nyttig hvis for eksempel flere skal se dokumentet før publisering. Videre kan du velge å gå tilbake å redigere andre sider eller evt redigere artikkelen mer før publisering. Avbryt redigering/check out Om du står i redigeringsmodus på en artikkel, (med andre ord siden som er checked out på deg) og ønsker å forlate siden uten å lagre noen endringer gjør du følgende: Trykk først Page, deretter den lille nedoverpilen og tilslutt Discard Check Out. Knappen fungerer som en avbryt-knapp i redigeringsmodus. Ingen endringer blir lagret, og fordelen med denne funksjonen er at man slipper unødvendige versjoner i versjonslisten. Side 9

10 Publisere en artikkel For å publisere artikkelen gjør du følgende: Velg Publish i toppmenyen i redigeringsmodus, og velg deretter knappen Publish. Du får nå opp en tekstboks der du evt. kan skrive noen kommentarer til artikkelen som publiseres. Dette er kun for internt bruk og ikke et must. I det artikkelen er publisert vil den være tilgjengelig på studentportalen. Finn dine artikler/sider Når du har opprettet flere artikler har du mulighet til å gå inn i SharePoint-listen og se dine egne artikler/ sider. For å finne disse gjør du følgende: Velg tannhjulet øverst til høyre på siden og velg Site Contents. Videre går du inn på Pages og velger ønsket artikkel Side 10

11 På denne siden vil alle artikler både som er checked in og checked out være synlige. For enklere å finne din artikkel kan du søke på ditt navn, eventuelt navn på artikkel i søkefeltet øverst på siden. For lettest å besøke artikkelen du eventuelt ønsker å endre; trykk på artikkelnavnet i listen. Etter artikkelen har åpnet seg, trykk på tannhjulet øverst til høyre og trykk Edit Page. Publisere fra norsk til engelsk For å lage en engelsk side av den norske gjør du følgende: Når den norske artikkelen er tilgjengelig og publisert i Sharepoint gjør du dette for å komme til engelsk redigering; trykk på tannhjulet øverst til høyre og velg Show Ribbon. NB: Ikke velg Edit Page. Når Show Ribbon er valgt velg videre Publish og Create new target. Siden vil nå bli lagret på engelsk domene. Skillet er at NO byttes med EN. Side 11

12 Norsk link: /NO/studiested/oslo/adkomst/demoside Engelsk link: /EN/studiested/oslo/adkomst/demoside NB: Det kan ta 2 minutter før siden er opprettet på engelsk. Alt av innhold vil være på norsk når du oppdaterer siden første gang. Dette gjør man for å få opprettet samme URL på engelsk. OBS: For å få tittel på den engelske siden trenges kunnskaper i Term store management. Midlertidig må du derfor sende en mail til Martin, martin.uteng@bi.no med URL-en til artikkelen i tillegg til både ønsket norsk og engelsk tittel på artikkelen. GRUPPESIDEGUIDE Gruppesiden, tidligere kalt underseksjonssiden vil inneholde alle de sider som er knyttet opp mot Nivå 1 og Nivå 2. Det betyr at hvis en artikkel har taksonomien Studiested Oslo Adkomst, vil gruppesiden være Adkomst og vil fremstå som en teaser på Oslo. Tilhørende artikler til gruppesiden Adkomst vil komme opp i samme boks. Gruppesiden vil fungere som en forside for alle artiklene som havner i samme gruppe. Opprette ny gruppeside For å opprette en ny gruppeside gjør du følgende: For å lage en ny gruppeside under Studiested Oslo må du først navigere deg frem til en allerede eksisterende gruppeside under subseksjonen, Oslo for eksempel For leietakere. På denne måten vil den nye gruppesiden legge seg på samme nivå som den eksisterende gruppesiden. Trykk deretter på tannhjulet øverst til høyre og Add a page. Ved å velge Add a page vil følgende boks komme opp: Side 12

13 Skriv deretter navnet på gruppeside du ønsker å opprette, og trykk Create. Nå ser du hovedvinduet der gruppesiden skal produseres. Følg stegene nedenfor for å fylle inn innhold eller trykk med musepekeren på eksisterende tekst, og gjør endringer direkte. 1. Begynn med å Add new content under summary goes her. Dette er ingressen på siden, og et kort sammendrag på hva gruppen vil inneholde. Etter denne er skrevet marker ingressen, og velg Styles og BI Intro. Ingressen vil da bli satt til være kursiv. NB: Dette skjer ikke automatisk. 2. Denne overskriften er tittelen på gruppen, og den blir stående som både gruppeoverskrift og overskrift på denne siden. 3. Neste steg er å fylle inn Social tag til gruppen. Her må man tenke på hvilke ord studenter vil bruke for å søke etter dette temaet. Husk at ord som allerede finnes i artikkelen er søkbare og ikke skal gjentas i Social tags- feltet. Skriv synonymer og andre ord som er beskrivende for temaet. For å lese mer om bruk av Social tag bla til side Fyll deretter inn Page Content med andre ord brødteksten for gruppa. Tekstvalg og størrelse vil velges automatisk. For å sette inn bilder, video eller tabell på gruppesiden se side 4-7 i manualen. Lagring/checkin og publisering av gruppesiden gjøres på samme måte som publisering av artikkelside. Se side 8 og 9 i manualen. Side 13

14 SUBSEKSJONSIDEGUIDE En subseksjon er nivået over grupper og er hvor alle gruppesidene blir presentert i Section teaser bokser. Subseksjonene er plassert i nedtrekksmenyen til portalen, og eksempler på subseksjoner er Oslo, Eksamen, Studiegjennomføring og Bibliotek. Opprette en subseksjonside For å opprette en subseksjonside gjør du følgende: For å opprette en subseksjonside må du navigere deg fra toppmenyen inn på en allerede eksisterende subseksjonside, for eksempel Økonomi. Trykk deretter Add a page via tannhjulmenyen. Ved å velge Add a page vil følgende boks komme opp: Fyll deretter inn navnet på subseksjonen du ønsker å opprette, og trykk Create. Side 14

15 Når du oppretter siden må du endre malen. Gå først inn på Page deretter Page layout og velg malen BI Section Page Layout. Nå vil du få opp malen for en subseksjonside. Redigering vil skje på samme prinsipper som med en artikkel eller gruppeside. Forskjellen er at i stede for publisering av tekst, vil du her kunne legge inn Web-Parts som fungerer som teaser til en gruppeside. Innhold på subseksjonside For å sette inn en nyhetssak trykk add a web part på toppen av subseksjonsiden, velg BI Publishing og Section Ticker og trykk Add. Side 15

16 For å endre Section ticker gjør følgende: Trykk på den lille nedoverpilen over boksen og velg Edit Web Part. Nå er webparten Section ticker på siden, men uten innhold. For å få innhold i Section ticker gjør du følgende: Side 16

17 Når du har opprettet en Section Ticker webpart trykker du på tannhjulet øverst til høyre og på Site Contents. Deretter må du fjerne /NO i URL-en for å komme til rotsiden med flere appmuligheter tilgjengelig. Videre trykker du på BI Section Ticker List og velger new item. Deretter fyller du inn innhold til den nye Section Tickeren. NB: Husk å fylle inn BI Navigation Term slik at Sharepoint vet hvilken Section Ticker webpart innholdet skal kobles til. Side 17

18 Seksjon teaser på subseksjon For å legge inn en Section teaser på subseksjonsiden gjør du følgende: Trykk på Add a Web Part. Videre velg BI Publishing og Section teaser og trykk Add. Side 18

19 For å legge innhold i Section teaseren trykk på den lille trekanten og velg Edit Web Part. På Velg tilhørighet henter du frem den gruppesiden du ønsker å lage en Section teaser til. Artiklene vil listes opp automatisk under Section teaser bildet om det er valgt tilhørighet. Resultatet vil bli en subseksjonside med en Section teaser Web Part til en eller flere gruppesider, slik som dette. Filtermeny Filtermeny er nyttig å benytte om en subseksjonside har mange gruppesider. Menyen vil bli tilgjengelig i en egen meny øverst på siden. For å opprette en filtermeny gjør du følgende: Side 19

20 Trykk Add a Web Part, BI Publishing, Filter Menu og Add. Endre filterfunksjon Filterinnstillinger er tilgjengelig i den fullstendige Site Contents via tannhjulet øverst til høyre til studentportalen.(fjern /NO i URL for å komme til fullstendig side). Deretter velger du BI Filter Meny List. På portalen vil det være mange sider og det anbefales derfor å søke etter sider. For å lage et nytt filter for en subseksjonside trykk på new item og fyller ut hvilken subseksjonside filteret skal være på og hvilken gruppeside filteret skal hente artikler fra. Her er et eksempel på en gruppeside og dens filterinnstillinger. Side 20

21 Trykk på valgknappen for filter. En gruppeside kan fungere for flere filter. For eksempel Type eksamener kan være aktuelt før, og under eksamen. Gitt hva du velger vil de uaktuelle filtrene være grået ut. Sett inn ulike Web Parts Nedenfor er en oversikt over ulike webparts: Disse kan man legge til på de felter som er markert på denne måten. Side 21

22 BULLETINBOARD / OPPSLAGSTAVLE Hvordan legger ut melding på Bulletinboard/oppslagstavle 1. Logg inn på atbi.no Brukernavn er A-nummer og passord er det du logger deg på maskinen din med. Du vil komme til forsiden for faglige og administrative. 2. Klikk på Oppslagstavle (ny melding) Denne finner du i venstremenyen. 3. Fyll inn tekst og dato Tittel: (Navn på avdeling - Tittel) Vises i intern liste for BI. Eks: Kommunikasjon Nye parkeringsvilkår Overskrift: Vises til studenten Ingress: Vises til studenten Evt: Tekstfelt / Link avhengig av valg i punkt (5. Velg Type) Dato og klokkeslett for publisering og avpublisering skal angis. NB! Husk alltid å legge inn dato for sluttpublisering. 4. Velg språk Dette bestemmer hvem som skal se meldingen. Alle språk: Meldingen vil vises til alle studenter uavhengig av språkvalg Engelsk / Norsk avhenger av studentens hovedspråk i Banner. Velger man engelsk, kommer meldingen bare til de som har angitt at de vil bruke engelsk versjon av portalen. Side 22

23 5. Velg Type Kort melding: Vil bare vises på oppslagstavlen på forsiden til studenten. Lang melding: Ingressen, eller teaser tekst, er meldingen studenten ser på Bulletinboard. Innhold : Er artikkelen studenten kommer til ved å klikke på teaseren på oppslagstavlen. Kort melding med lenke: Legg inn lenke til en annen side der utfyllende informasjon er tilgjengelig. (helst unngå å ta studenten ut av portalen) NB: Trenger du vedlegg? Da må du velge lang melding for å få opp dette valget! 6. Skriv inn utvalgskriterier Samme verdier som brukes i Rapport Generator. Vær nøye så meldingen kommer til riktig student(er)! Trenger du en oversikt over disse kodene, ta kontakt redaktør. 7. Trykk Legg til og velg OK Meldingen er nå synlig for studenten med valgte kriterier. Har du valg lang melding og studenten trykker på linken, er det et eksempel på dette på neste side. NB! (Sikkerhet) Det kommer opp et vindu der du skal trykke OK, er du usikker på om du har valgt riktig, velg Cancel, alle felter vil bli tilgjengelig for en siste sjekk. Hvordan endre et eksisterende oppslag: 1. Logg inn på atbi.no Brukernavn er A-nummer og passord er det du logger deg på maskinen din med. Du vil komme til forsiden for faglige og administrative. 2. Klikk på Oppslagstavle (liste) Denne finner du i venstremenyen. 3. Trykk på Kolonneheadingene 4. Finn riktig nyhet og klikk på denne Da kan du sortere meldinger på navn, campus, etc. For å finne din melding. Når du har funnet riktig oppslag klikk på dette og velg Edit item for å komme til redigeringsmodus 5. Gjør justeringer Gjør de justeringer som var feil i meldingen. 6. Trykk Lagre Oppdatert melding vil nå være tilgjengelig for studenten. Logg deg inn som Ola Normann for å se innholdet du har lagt på oppslagstavlen. (Brukernavn: s passord: S ) Side 23

24 Hvordan ser Bulletinboard ut for studenten? Når studenten for eksempel klikker på den første saken på Bulletinboard om åpen veiledning åpnes selve oppslaget slik: Side 24

25 SOCIAL TAGS Hva er Social tags? Social tags hjelper nettbrukere å finne relevant innhold Alle ord i artikler og FAQ er søkbare, men det hender at studenter bruker andre ord enn det som står i artikler. For eksempel kan en artikkel handle om faktura, mens en student gjerne søker etter ordet regning eller betaling.vi legger derfor til synonymer eller andre ord som kan brukes til å beskrive innholdet, som Social tags. Når vi bruker websider vil vi gjerne ha svar på det vi leter etter raskest mulig. Vi bruker ofte ikke tid på å tenke over hvilke ord en artikkel kan inneholde, eller hva det riktige ordet er på fagspråket vi søker etter det vi tenker. Og dersom jeg tenker på en betalingsfrist på en regning så søker jeg mest sannsynlig akkurat det, betalingsfrist eller regning eller en kombinasjon av disse. For å slippe å skrive en ny artikkel til hvert eneste søkeord, legger vi til Social tags når vi publiserer en artikkel eller FAQ. Slik sørger vi for at flest mulig som er interessert i innholdet, får artikkelen frem i sitt søkeresultat. Jøtul opplevde konsekvensen av å bruke fagspråk for mange år siden i forbindelse med nye websider. De brukte konsekvent ordet ildsted i sin webtekst, et ord som er helt vanlig internt. Men de skjønte raskt at noe måtte gjøres folk flest, kundene, brukte helt andre ord for å søke etter Jøtuls produkter og fikk dermed ikke opp de nye fine websidene når de søkte på nett. I dag bruker Jøtul ordene vedovner, peisovner og peiser som Social tags. Hvordan skrive Social tags? Når man skal skrive Social tags til en artikkel eller FAQ må man tenke på hvilke ord studenter vil bruke for å søke etter dette temaet. Husk at ord som allerede finnes i artikkelen er søkbare og ikke skal gjentas i Social tags- feltet. Skriv synonymer og andre ord som er beskrivende for temaet. Handler for eksempel artikkelen om arbeidskrav, kan nyttige Social tags være: innleveringer, innleveringsoppgaver, obligatoriske oppgaver. Hvor skal de legges inn? Social tags legges i feltet med samme navn. Skriv ordene adskilt med komma, som f.eks regning, betaling, utestående, kontonummer, betale semesteravgift osv. For å legge inn social tags i artikler og grupper fylles feltet som ligger i høyremargen i redigeringsmodus. Side 25

26 For å legge til i FAQ, så går dere nederst i vinduet under Enterprise Keywords. Side 26