Tilstede Fra Styret : Andreas-Johann Ø. Ulvestad, Ann-Mari Nesmo, Karl Fredrik Haugland, Marcus H. Sæthershagen, Svein Thomas I. Tvedt, Mats O. Bristol, Niklas Myklebost, og Simon E. Valvik Fra Kontrollkomiteen : Jens Ådne J. Rydland Fra Ledergruppen : Andreas Lindrupsen Fra Valgkomiteen : Ingen Forfall : Peder Andreas H. Hulthin, Elling Klepp, Frank Henrik Edin, Marius Hole, René Råen og Svenn-Olav Frogner På møtet er styreleder, nestleder, fem styremedlemmer og tre varaer tilstede. Styret er vedtaksdyktig jf. organisasjonens 5-5. Møtet avholdes på Frivillighetshuset i Oslo. Møtet er satt 1808. 1/10
Saksliste K1 : Godkjenning av innkalling K2 : Valg av møteleder og referent Følgende saker blir behandlet tidligere grunnet tilstedeværelse av Koordinator: V3 : Gjennomgang av rapport fra koordinator V1 : Sovetelt-kontrakt V2 : Motell-kontrakt V4 : Avtale med UiO O1s : Orientering fra TG-Ledelsen V5 : Budsjett Chillout O1 : Orienteringer a : Aktivitet b : Medlemsaktivitet/medlemstilbud c : KANDU skal bistå andre arrangement d : Det kreative mangfoldet skal synliggjøres e : Datamiljøets talerør f : Ny visuell identitet g : Organisasjonsseminar h : Arbeidsinstruks for Valgkomiteen i : Arbeidsinstruks for Styret j : Gjennomgang av styringsdokumentene k : Gjennomgang av alle tolkninger og vedtektene l : Gjennomgang av våre ressurser m : Øke andelen av medlemsmassen som deltar i demokratiet n : Orientering fra Kontrollkomiteen o : Orientering fra Valgkomiteen p : Orientering fra mediegruppa q : Orientering fra driftsgruppa r : Orientering fra kontoret t : Orientering fra Chillout u : Frivillighetshuset X. Eventuelt V6 : Permisjonssøknad fra Elling V7 : B-sak (finnes i B-protokoll) V8 : Gjennomgang av sikkerhetsrutiner for ITS (IT-sikkerhet) V9 : Styremøter fremover O2 : Kompetanseheving 2/10
K1. Godkjenning av innkalling Det foreslås å godkjenne innkallingen med revidert saksliste hvor saker som angår Ledergruppen blir flyttet til starten av møtet. Det bemerkes at innkallingen kom sent og at den ikke ble sendt til Kontrollkomiteen. Innkallingen er enstemmig godkjent. K2: Valg av møteleder og referent Marcus foreslås som møteleder. Karl Fredrik foreslås som referent. Det finnes ingen andre kandidater. De foreslåtte kandidatene er enstemmig valgt. V3. Gjennomgang av rapport fra koordinator Koordianator ønsker å starte planlegging av debrief og med det hvor man kan avholde debrief. Det minnes om at debrief skal gjennomføres to uker etter påske. Videre ønskes det å legge debrief til et hotell eller tilsvarende alternativt sted. Forslag til vedtak Splitte utgift 50/50 mellom Styret og Ledergruppen. Ledergruppen får arrangøransvar. Enstemmig vedtatt uten Niklas til stede. V1. Sovetelt-kontrakt Ledergruppen ønsker å vurdere muligheten for å benytte seg av fjernvarme fra HOA for oppvarming av sovetelt. Teltet har tidligere blitt varmet ved hjelp av dieselfyring og varmeovner. Pris på fjernvarme fra HOA blir anslagsvis 70 000kr. Hvis Ledrgruppen beslutter å gå for fjernvarme, medfører det tilleggskontrakt med HOA. Det argumenteres for at fjernvarme vil være mer miljøvennlig. Dette vil gjelde kun telt. Foreslått teltkontrakt ligger 40 000kr under budsjett. Forslag til vedtak Ledergruppen gis mandat til å selv inngå avtale om leie av telt innenfor den tidligere vedtatte budsjettposten på 225 000kr. Vedtatt med 7 stemmer for og én avholdende grunnet inhabilitet. 3/10
V2. Motell-kontrakt Ledergruppen ønsker fullmakt til å godkjenne kontrakt med motellet slik den foreligger men hvor betalingsdato kan endres. Dette vil medføre at Styret åpner for å fravike ønsket om å utbetale betaling til motellet etter avviklet arrangement. Dette vil føre til et tillegg til kontrakt som allerede er godkjent per budsjettepost. Det fattes ikke vedtak i saken da tolkning av retningslinjene til Ledergruppen tilsier at Ledergruppen allerede har den fullmakt de ønsket fra Styret i denne saken. V4. Avtale med UiO Forslag til vedtak: Kontrakten godkjennes slik den foreligger. Niklas erklærer seg inhabil og avstår fra voteringen. Forslaget er enstemmig vedtatt av resterende stemmeberettigede styremedlemmer. O1s: Orientering fra TG-ledelsen Ansvarlig : Koordinatoren Koordinator orienterer om status på saker og avtaler hos TG-ledelsen. Styret anser seg som orientert. V5. Budsjett Chillout Svein Thomas presenterer budsjett for Chillout på TG15. Økningen på 20 000kr forsvares med tiltenkt økning i aktivitet og investering. Forslag til vedtak: Chillout v/svein-thomas innvilges budsjettramme på 90 000kr. Dette fører til at KANDUs budsjett post 1.5.1 settes til -90 000kr. Svein-Thomas, i kraft av å være Chief for Chillout, innvilges prokura innenfor denne rammen. Svein-Thomas erklærer seg inhabil. Forslaget er enstemmig vedtatt av resterende stemmeberettigede styremedlemmer. Andreas Lindrupsen forlater møtet. 4/10
O1a: Aktivitet Ansvarlig : Aktivitetsansvarlig Irene Irene er ikke tilstede. Marcus følger opp. O1b: Medlemsaktivitet/medlemstilbud Ansvarlig : Niklas «Medlemmene skal i 2015 få tilbud om flere aktiviteter og føle at de får mer ut av medlemskapet sitt. Det skal vurderes å tilby flere medlemsfordeler enn tilgang til arrangement.» Det jobbes med å utforme en spørreundersøkelse som skal rettes mot KANDUs medlemmer etter TG. Man vil også se på muligheten for medlemskort for KANDUs medlemmer og sponsoravtaler med relevante aktører. O1c: KANDU skal bistå andre arrangement Ansvarlig : Karl Fredrik «Datamiljøet i Norge er stort, og det finnes et utall av store og små arrangement over hele landet med ulik fokus. KANDU skal tilrettelegge for at det levende ikke-kommersielle arrangørmiljøet i Norge skal fortsatt være sterkt, for eksempel med informasjonsarbeid, arbeide for trygge rammevilkår fra det offentlige og tilby relevant utstyr til utleie. Tiltak : Opprette prisliste for utstyrsleie, oppdatere utstyrslista på kandu.no, lage rutine for vedlikehold av utstyret.» Det har blitt laget en prisliste. Karl Fredrik følger opp prislisten videre og vil arbeide for å oppdatere den og publisere den på nett. Skal også gå i dialog med Peter, Marius Hole og Frank for å følge opp forvaltning av nytt nettverksutstyr. O1d: Det kreative mangfoldet skal synliggjøres Ansvarlig : Simon «Datamiljøet i Norge er stort både innen spill og kreativitet. KANDU skal arbeide for å styrke det kreative miljøet, for eksempel ved å tilby kurs, arrangere utstillinger som Pikslar, låne ut komponenter av Digital Kultur og lignende. Det skal vurderes å opprette butikk for å selge bilder som er produsert til datatreff, i tett samarbeid med artister.» Simon vil sende oppdatering til Styret førstkommende søndag. 5/10
O1e: Datamiljøets talerør Ansvarlig : Simon «Vi vet alle at datakultur er flott og nyskapende, men noen elementer som tar stor plass i det offentlige ordskiftet skal ha det til noe annet. KANDU skal ha en mediegruppe som aktivt taler datamiljøets sak og jobber for en positiv vinkling av datatreff og dataspill.» Simon vil sende oppdatering til Styret førstkommende søndag. O1f: Ny visuell identitet Ansvarlig : Simon «KANDUs identitet, herunder visuell framtidning, skal styrkes. En ny visuell identitet skal signalisere KANDU som en dataorganisasjon. Det skal også vurderes å bytte ut nettsida kandu.no slik at den er mer relevant som informasjonskanal for medlemmene. Styret har fullmakt til å bytte ut profilen og nettsiden.» Simon vil sende oppdatering til Styret førstkommende søndag. O1g: Organisasjonsseminar Ansvarlig : Andreas-Johann «Styret skal arrangere et organisasjonsseminar hvor det er opplæring i hvordan ulike organisasjoner drives, og kompetansen til de ulike organene styrkes på deres fagfelt. Det skal settes av god tid til å diskutere hvordan organene ønsker å jobbe, og sørge for at det er en felles plattform for drift samt hvordan ressursene skal brukes.» Andreas-Johann har startet dialog med mulige foredragsholdere men ser ikke for seg at orgsem (organisasjonsseminar) blir gjennomført før The Gathering 2015. Fokus vil ligge på å lage et opplegg for kommende styrer. O1h: Arbeidsinstruks for Valgkomiteen Ansvarlig : Elling «Styret og Valgkomiteen skal bli enige om en arbeidsinstruks for Valgkomiteen. Denne skal inneholde forventninger til sammensetning på innstilling, hvordan det er ønskelig at komiteen skal arbeide og andre relevante punkter. I arbeidet rundt innkalling til generalforsamling skal det tydeliggjøres alle frister. Kandidater som stiller til valg skal informeres fortløpende om de er valgbar eller ikke.» Marcus følger opp Elling og overtar punktet. 6/10
O1i: Arbeidsinstruks for Styret Ansvarlig : Marcus/Svein-Thomas «Styret skal vedta en arbeidsinstruks som gjelder for seg selv. Denne skal dekke hvilke saker som er relevante å løfte opp til styremøter for vedtak, hvordan styremøter skal avholdes, hvordan e-postdiskusjoner og -voteringer skal foregå og hvilke fullmakter som er delegert videre til for eksempel Kontoret. Styret skal be Kontrollkomiteen om innspill før endelig vedtak av arbeidsinstruks.» Styreleder og nestleder har ikke gjort noe ennå. O1j: Gjennomgang av styringsdokumentene Ansvarlig : Andreas-Johann «De formelle styringsdokumentene som økonomiregelverk skal gjennomgås og oppdateres. Regelverket skal være lettfattelig, forståelig og så ubyråkratisk som mulig mens det samtidig gir trygg forvaltning av ressursene til organisasjonen. Viktige prosesser som håndtering av innmeldinger, fakturering og andre økonomirutiner skal dokumenteres skriftlig.» Vil ha diskusjonsnotat klart til neste styremøte. O1k: Gjennomgang av alle tolkninger og vedtektene Ansvarlig : Marcus «Kontrollkomiteen skal fram til generalforsamlinga i 2015 gå gjennom alle tolkninger samt vedtektene som helhet. Komiteen skal foreslå vedtektsendringer som medfører tydeliggjøring av regelverket. Det skal legges opp til diskusjon om de ulike punktene på generalforsamlinga. Alle tolkninger som gjøres i løpet av et år skal enten legges fram som vedtektsendringer til neste generalforsamling eller legges ved som vedlegg til vedtektene som er publisert på nettsidene.» Marcus informerer KK om status; KK er allerede orientert. 7/10
O1l: Gjennomgang av våre ressurser Ansvarlig : Svein-Thomas «KANDU har store mengder ressurser, både i form av avtaler, egenkapital, omsetning, frivillige og utstyr. Rutiner for inngåing av avtaler, regnskapsføring, pengeflyt og annen bruk av ressurser skal gjennomgås. Alle rutiner skal dokumenteres, og ved behov, utarbeides nye rutiner.» Svein-Thomas orienterer og Styret anser seg som orientert. O1m: Øke andelen av medlemsmassen som deltar i demokratiet Ansvarlig : Niklas «Kandu skal utrede tiltak for å øke andelen av medlemsmassen som kommer med innspill til organisasjonen. Styret skal i denne prosessen vurdere tiltakene å gjennomføre Generalforsamling i tilknytning til The Gathering og bruk av elektronisk kommunikasjonsverktøy for større medlem deltakelse.» Niklas jobber, sammen med Kontoret, mot å arrangere medlemsmøte på TG. O1n: Orientering fra Kontrollkomiteen Ansvarlig : Kontrollkomiteen Marcus følger opp og informerer. O1o: Orientering fra Valgkomiteen Ansvarlig : Valgkomiteen Marcus følger opp og informerer. O1p: Orientering fra mediegruppa Ansvarlig : Mediegruppa Marcus følger opp og informerer. O1q: Orientering fra driftsgruppa Ansvarlig : Driftsgruppa Marcus følger opp og informerer. 8/10
O1r: Orientering fra kontoret Ansvarlig : Ida Marie Marcus følger opp og informerer. O1t: Frivillighetshuset Ansvarlig : Karl Fredrik/Niklas Karl Fredrik orienterer om saker fra Frivillighetshuset, først og fremst status på låsesystem og vannlekkasje i romjula. O1u: Orientering fra Chillout Ansvarlig : Svein-Thomas Chillout har god framdrift. Crew er tatt inn, og det arbeides med skiftplan. Større bestillinger er snart gjort. Nerdswim blir større satsningsområde enn tidlegere. Crewet skal diskutere aktiviteter nå fremover. V6: Permisjonssøknad fra Elling Elling har sendt e-post til Styret med tekst om at han lite kapasitet framover. Kontrollkomiteen tolker dette som at han ber om permisjon fra vervet som styremedlem, og at dersom dette innvilges vil første varamedlem rykke opp til styremedlem så lenge permisjonen har varighet. Forslag til vedtak: Styret innvilger permisjonssøknaden fra Elling og ber ledelsen om å ha dialog med Elling for å avdekke varigheten. Styret ber om tilbakemelding til neste møte. Enstemmig vedtatt. 9/10
V7: B-sak (finnes i B-protokoll) V8: Gjennomgang av sikkerhetsrutiner for ITS (IT-sikkerhet) Niklas jobber med en ITS-skriv, som stiller krav til kvalitetssikring og ansvarlig gjøring av alle systemer i bruk, for KANDU og TG. I dag på TG er det et hav av systemer som ingen har full kontroll på. Dette vil bygge på ISO27001:2013 og COSO samt best practice fra bransjen. Det ble ikke fattet vedtak i saken men Niklas følger opp videre. V9: Styremøter framover Effektive møter, saksframlegg/kort notat om saker? Det ble ikke fattet vedtak i saken. O2: Kompetanseheving Det ble informert om at - 17. mars - demokratisk økonomistyring - 19. mars - konflikthåndtering - 9. april 17-20: LNU-kurs om å være med i et styre Møtet er hevet 1949 10/10