Februar 2006 Opplag: 4000 Forsidefoto: Samfoto Produksjon: Mediehuset GAN

FJERNARBEID RETNINGSLINJER

Februar 2006 Opplag: 4000 Forsidefoto: Samfoto Produksjon: Mediehuset GAN

2/3 RETNINGSLINJER FOR FJERNARBEID INNLEDNING Disse retningslinjene er utarbeidet på bakgrunn av at arbeidslivets parter på europeisk nivå inngikk en rammeavtale om fjernarbeid i juli 2002 ( Framework agreement on telework ). Rammeavtalen er veiledende. Det er opp til partene i det enkelte land hvordan avtalen skal implementeres. På denne bakgrunn er det utarbeidet retningslinjer for oppstart og praktisering av fjernarbeid. Disse retningslinjene tiltres av følgende organisasjoner: NHO, HSH, KS, NAVO, LO, YS, Unio, Akademikerne og NITO. Vi håper retningslinjene kan gi både arbeidsgivere og arbeidstakere informasjon og praktiske råd for at partene lokalt på en best mulig måte både skal kunne vurdere om de bør starte med fjernarbeid og hva de i så fall bør tenke på når de organiserer en slik arbeidsform. Vi minner om at arbeidsmiljøloven sammen med den enkelte ansettelsesavtalen danner rammen for hva som kan avtales mellom partene også i forbindelse med fjernarbeid. Til slutt i retningslinjene har vi tatt inn rammeavtalen om fjernarbeid og forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem, gitt med hjemmel i arbeidsmiljøloven. Videre har vi listet opp henvisninger til enkelte relevante veiledninger og tariffavtaler. I rammeavtalen er det under det første punktet gjengitt de generelle vurderinger som ligger til grunn for denne avtalen, og vi viser til denne. Det er vårt ønske at fjernarbeid brukt med klokskap kan bidra til en mer fleksibel arbeidssituasjon til nytte for begge parter. Fjernarbeid bør innføres som tidsbegrensede, individuelle ordninger som regelmessig kan tas opp til fornyet vurdering om en av partene skulle ønske det. DEFINISJONER Fjernarbeid er en form for organisering av og/eller utførelse av arbeidet, som er kjennetegnet ved følgende forhold: bruk av informasjonsteknologi arbeidet skjer innenfor rammen av et ansettelsesforhold arbeidet kunne også ha blitt utført fra arbeidsgivers lokaler arbeidet utføres regelmessig på et annet sted enn i disse lokalene En fjernarbeider er enhver person som utfører fjernarbeid. FRIVILLIGHET Fjernarbeid er frivillig for den berørte arbeidstaker og arbeidsgiver. Dersom fjernarbeid ikke er en del av den opprinnelige arbeidsavtalen, kan verken arbeidsgiver eller arbeidstaker ensidig kreve at det inngås en avtale om fjernarbeid. En avtale om fjernarbeid kan endres eller opphøre ved ny avtale. Gjøres avtalen om, etter anmodning fra arbeidsgiver eller arbeidstaker, kan det medføre at arbeidstakeren igjen begynner å arbeide i arbeidsgiverens lokaler.

ANSETTELSESVILKÅR Avtale om fjernarbeid bør inngås skriftlig som en tilleggsavtale til den ordinære arbeidsavtalen og den bør blant annet omfatte følgende forhold: omfang og organisering hvilken avdeling i virksomheten fjernarbeideren er tilknyttet varighet fjernarbeiderens nærmeste overordnede utstyr og materiell forsikring sikkerhetsregler (for eksempel regler for bruk av dataverktøy) rapporteringsrutiner kontroll/oppfølging evalueringsordninger Fjernarbeideren har de samme rettigheter som de øvrige ansatte i tilsvarende stillinger. ORGANISERING AV ARBEIDET ARBEIDSTID Innenfor rammen av gjeldende lovgiving, tariffavtaler og virksomhetens regler styrer fjernarbeideren organiseringen av egen arbeidstid. Fjernarbeiderens arbeidsbyrde og krav til arbeidets utførelse skal være tilsvarende de krav som sammenlignbare stillinger i arbeidsgiverens lokaler har. Gjennom individuell avtale bør det fastlegges hvor stor del av arbeidet som skal utføres som fjernarbeid og hvor stor del som skal utføres fra arbeidsgivers lokaler. UTSTYR Alle spørsmål vedrørende arbeidsutstyr, ansvar og kostnader skal være avklart før fjernarbeidet igangsettes. Som en hovedregel har arbeidsgiveren ansvaret for å framskaffe, installere og vedlikeholde det utstyret som trengs for regelmessig fjernarbeid, hvis ikke fjernarbeideren bruker eget utstyr. Alt utstyr som bekostes av arbeidsgiver tilhører arbeidsgiver med mindre annet er avtalt. Avsluttes arbeidsforholdet skal dette utstyret tilbakeleveres til arbeidsgiver. Hvis fjernarbeidet utføres regelmessig, skal arbeidsgiveren kompensere eller dekke kostnadene som er direkte forårsaket av fjernarbeidet, særlig kostnader relatert til data/telekommunikasjon. Arbeidsgiveren skal sørge for at fjernarbeideren får formålstjenlig brukerstøtte. Arbeidsgiveren har ansvaret, i samsvar med aktuelle lover og tariffavtaler, for kostnader ved tap av og skade på utstyret og data benyttet av fjernarbeideren. Eventuell forsikring av utstyr og lokaler må avklares før fjernarbeidet igangsettes. BESKYTTELSE AV DATA Arbeidsgiveren har ansvaret for å iverksette formålstjenlige tiltak for å sikre beskyttelse av data som fjernarbeideren bruker og bearbeider i arbeidet. Arbeidsgiveren skal informere fjernarbeideren om relevant lovgiving og virksomhetens regler vedrørende beskyttelse av data. Det er fjernarbeiderens ansvar å overholde disse reglene. Arbeidsgiveren skal særlig informere fjernarbeideren om: restriksjoner på bruk av IT-utstyr eller redskaper som for eksempel internett sanksjoner i tilfelle overtredelse Fjernarbeideren skal ta godt vare på utstyret som er skaffet til veie for ham/henne, og han/hun skal ikke innhente eller spre ulovlig materiale via internett. OPPLÆRING Fjernarbeidere har samme adgang til opplæring og karriereutviklingsmuligheter som arbeidstakere som arbeider i tilsvarende stillinger i arbeidsgiverens lokaler, og er omfattet av samme retningslinjer for vurdering som disse arbeidstakerne. Fjernarbeideren skal ha formålstjenlig opplæring i anvendelsen av det tekniske utstyret han/hun disponerer, og om særtrekk ved denne måten å organisere arbeidet på. Fjernarbeiderens ledere og hans/hennes nære kollegaer skal ved behov også få informasjon om denne måten å organisere arbeidet på. ARBEIDSMILJØ Arbeidsgiveren skal sikre at tiltak iverksettes som hindrer at fjernarbeideren blir isolert fra resten av arbeidsfellesskapet i virksomheten. For å sikre at fjernarbeidstakerens sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver, så langt det er praktisk mulig, forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette innebærer blant annet at arbeidsgiver har ansvaret for at utstyr og maskiner, som leveres til den ansatte, ikke er til skade for arbeidstakeren. Fjernarbeideren skal på sin side følge gitte instrukser og iaktta den forsiktighet som er nødvendig for å forebygge helseskader og ulykker.

4/5 Arbeidsgiver skal informere fjernarbeideren om virksomhetens retningslinjer vedrørende helse og sikkerhet, særlig når det gjelder krav til dataterminaler. Fjernarbeideren skal overholde retningslinjene. For å kontrollere at gjeldende helse- og sikkerhetsbestemmelser overholdes har arbeidsgiveren, arbeidstakernes representanter og/ eller relevante myndigheter adgang til fjernarbeidsplassen, innenfor rammen av aktuell lovgivning. Hvis fjernarbeideren arbeider hjemme, har arbeidsgiveren kun adgang hvis partene har inngått en særskilt avtale om dette. Fjernarbeideren har rett til å be om inspeksjonsbesøk. Arbeidsgiveren skal respektere fjernarbeiderens rett til privatliv. Hvis det installeres noen form for kontrollsystem, må det stå i forhold til målsettingen og være i overensstemmelse med personopplysningsloven. VEDLEGG: Framework Agreement on Telework, 16 July 2002. (Rammeavtalen om fjernarbeid) Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakerens hjem av 5. juli 2002, med hjemmel i lov av 4. februar 1977 nr. 4 2 nr 6 første ledd. HENVISNINGER TIL VEILEDNINGER, TARIFFAVTALER, MV.: Veiledning om hjemmearbeid, NHO, 1999. Fjernarbeid i kommunal sektor, KS, 2001. Fjernarbeid i staten veiledning og retningslinjer. AAD (nå ASD) 2000. Rammeavtale for fjernarbeid, bilag 8 i Landsoverenskomst mellom HSH og LO/HK. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at denne oversikten ikke er uttømmende. Oslo, desember 2005 Næringslivets Hovedorganisasjon Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon KS Arbeidsgiverforeningen NAVO Landsorganisasjonen i Norge Unio Hovedorganisasjonen for universitets- og høyskoleutdannede Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund Akademikerne NITO Norges Ingeniørorganisasjon

FRAMEWORK AGREEMENT ON TELEWORK 1. GENERAL CONSIDERATIONS IN THE CONTEXT of the European employment strategy, the European Council invited the social partners to negotiate agreements modernising the organisation of work, including flexible working arrangements, with the aim of making undertakings productive and competitive and achieving the necessary balance between flexibility and security. The European Commission, in its second stage consultation of social partners on modernising and improving employment relations, invited the social partners to start negotiations on telework. On 20 September 2001, ETUC (and the liaison committee EUROCADRES/CEC), UNICE/UEAPME and CEEP announced their intention to start negotiations aimed at an agreement to be implemented by the members of the signatory parties in the Member States and in the countries of the European Economic Area. Through them, they wished to contribute to preparing the transition to a knowledge-based economy and society as agreed by the European Council in Lisbon. Telework covers a wide and fast evolving spectrum of circumstances and practices. For that reason, social partners have chosen a definition of telework that permits to cover various forms of regular telework. The social partners see telework both as a way for companies and public service organisations to modernise work organisation, and as a way for workers to reconcile work and social life and giving them greater autonomy in the accomplishment of their tasks. If Europe wants to make the most out of the information society, it must encourage this new form of work organisation in such a way, that flexibility and security go together and the quality of jobs is enhanced, and that the chances of disabled people on the labour market are increased. This voluntary agreement aims at establishing a general framework at the European level to be implemented by the members of the signatory parties in accordance with the national procedures and practices specific to management and labour. The signatory parties also invite their member organisations in candidate countries to implement this agreement. Implementation of this agreement does not constitute valid grounds to reduce the general level of protection afforded to workers in the field of this agreement. When implementing this agreement, the members of the signatory parties avoid unnecessary burdens on SMEs. This agreement does not prejudice the right of social partners to conclude, at the appropriate level, including European level, agreements adapting and/or complementing this agreement in a manner which will take note of the specific needs of the social partners concerned.

6/7 2. DEFINITION AND SCOPE 4. EMPLOYMENT CONDITIONS TELEWORK is a form of organising and/or performing work, using information technology, in the context of an employment contract/relationship, where work, which could also be performed at the employers premises, is carried out away from those premises on a regular basis. This agreement covers teleworkers. A teleworker is any person carrying out telework as defined above. REGARDING employment conditions, teleworkers benefit from the same rights, guaranteed by applicable legislation and collective agreements, as comparable workers at the employers premises. However, in order to take into account the particularities of telework, specific complementary collective and/or individual agreements may be necessary. 5. DATA PROTECTION 3. VOLUNTARY CHARACTER TELEWORK is voluntary for the worker and the employer concerned. Teleworking may be required as part of a worker's initial job description or it may be engaged in as a voluntary arrangement subsequently. THE EMPLOYER is responsible for taking the appropriate measures, notably with regard to software, to ensure the protection of data used and processed by the teleworker for professional purposes. The employer informs the teleworker of all relevant legislation and company rules concerning data protection. In both cases, the employer provides the teleworker with relevant written information in accordance with directive 91/533/EEC, including information on applicable collective agreements, description of the work to be performed, etc. The specificities of telework normally require additional written information on matters such as the department of the undertaking to which the teleworker is attached, his/her immediate superior or other persons to whom she or he can address questions of professional or personal nature, reporting arrangements, etc. It is the teleworker's responsibility to comply with these rules. The employer informs the teleworker in particular of: any restrictions on the use of IT equipment or tools such as the internet, sanctions in the case of non-compliance. 6. PRIVACY If telework is not part of the initial job description, and the employer makes an offer of telework, the worker may accept or refuse this offer. If a worker expresses the wish to opt for telework, the employer may accept or refuse this request. The passage to telework as such, because it only modifies the way in which work is performed, does not affect the teleworker's employment status. A worker refusal to opt for telework is not, as such, a reason for terminating the employment relationship or changing the terms and conditions of employment of that worker. If telework is not part of the initial job description, the decision to pass to telework is reversible by individual and/or collective agreement. The reversibility could imply returning to work at the employer's premises at the worker's or at the employer's request. The modalities of this reversibility are established by individual and/or collective agreement. THE EMPLOYER respects the privacy of the teleworker. If any kind of monitoring system is put in place, it needs to be proportionate to the objective and introduced in accordance with Directive 90/270 on visual display units. 7. EQUIPMENT ALL QUESTIONS concerning work equipment, liability and costs are clearly defined before starting telework. As a general rule, the employer is responsible for providing, installing and maintaining the equipment necessary for regular telework unless the teleworker uses his/her own equipment. If telework is performed on a regular basis, the employer compensates or covers the costs directly caused by the work, in particular those relating to communication.

The employer provides the teleworker with an appropriate technical support facility. The employer has the liability, in accordance with national legislation and collective agreements, regarding costs for loss and damage to the equipment and data used by the teleworker. 10. TRAINING TELEWORKERS have the same access to training and career development opportunities as comparable workers at the employer's premises and are subject to the same appraisal policies as these other workers. The teleworker takes good care of the equipment provided to him/her and does not collect or distribute illegal material via the internet. 8. HEALTH AND SAFETY Teleworkers receive appropriate training targeted at the technical equipment at their disposal and at the characteristics of this form of work organisation. The teleworker's supervisor and his/her direct colleagues may also need training for this form of work and its management. THE EMPLOYER is responsible for the protection of the occupational health and safety of the teleworker in accordance with Directive 89/391 and relevant daughter directives, national legislation and collective agreements. The employer informs the teleworker of the company's policy on occupational health and safety, in particular requirements on visual display units. The teleworker applies these safety policies correctly. In order to verify that the applicable health and safety provisions are correctly applied, the employer, workers' representatives and/or relevant authorities have access to the telework place, within the limits of national legislation and collective agreements. If the teleworker is working at home, such access is subject to prior notification and his/her agreement. The teleworker is entitled to request inspection visits. 9. ORGANISATION OF WORK 11. COLLECTIVE RIGHTS ISSUES TELEWORKERS have the same collective rights as workers at the employers premises. No obstacles are put to communicating with workers representatives. The same conditions for participating in and standing for elections to bodies representing workers or providing worker representation apply to them. Teleworkers are included in calculations for determining thresholds for bodies with worker representation in accordance with European and national law, collective agreements or practices. The establishment to which the teleworker will be attached for the purpose of exercising his/her collective rights is specified from the outset. Worker representatives are informed and consulted on the introduction of telework in accordance with European and national legislations, collective agreements and practices. WITHIN the framework of applicable legislation, collective agreements and company rules, the teleworker manages the organisation of his/her working time. The workload and performance standards of the teleworker are equivalent to those of comparable workers at the employers premises. The employer ensures that measures are taken preventing the teleworker from being isolated from the rest of the working community in the company, such as giving him/her the opportunity to meet with colleagues on a regular basis and access to company information. 12. IMPLEMENTATION AND FOLLOW-UP IN THE CONTEXT of article 139 of the Treaty, this European framework agreement shall be implemented by the members of UNICE/UEAPME, CEEP and ETUC (and the liaison committee EUROCADRES/ CEC) in accordance with the procedures and practices specific to management and labour in the Member States. This implementation will be carried out within three years after the date of signature of this agreement.

8/9 Member organisations will report on the implementation of this agreement to an ad hoc group set up by the signatory parties, under the responsibility of the social dialogue committee. This ad hoc group will prepare a joint report on the actions of implementation taken. This report will be prepared within four years after the date of signature of this agreement. In case of questions on the content of this agreement, member organisations involved can separately or jointly refer to the signatory parties. The signatory parties shall review the agreement five years after the date of signature if requested by one of the signatory parties. B RUSSELS, 16 JULY 2002 Emilio GABAGLIO, General Secretary of the ETUC (On behalf of the trade union delegation) Georges JACOBS, President of UNICE Andrea BONETTI, President of UEAPME Rainer PLASSMANN, General Secretary of CEEP

Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Fastsatt ved Kronprinsreg.res. 5. juli 2002 med hjemmel i lov av 4. februar 1977 nr. 4 arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. 2 nr. 6 første ledd. Fremmet av Arbeids- og administrasjonsdepartementet. Jf. EØS-avtalen vedlegg XVIII nr. 28 (direktiv 93/104/EF) og nr. 29 (direktiv 94/33/EF). 1. Virkeområde Denne forskriften gjelder for arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Forskriften gjelder ikke kortvarig eller tilfeldig arbeid. Arbeidsmiljøloven gjelder med de presiseringer og unntak som følger av denne forskriften. Arbeidsmiljølovens kapittel V om Arbeidstilsynets samtykke ved oppføring av bygning, bygningsmessige endringer, omorganisering m.v., gjelder ikke. 2. Skriftlig avtale I tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen etter arbeidsmiljøloven 55B og 55C skal det inngås skriftlig avtale om hjemmearbeidet som minst omfatter: - omfanget av hjemmearbeidet - arbeidstid for hjemmearbeidet - eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver - dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet - eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv. - eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen - eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr - eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter. Endringer i hjemmearbeidsforholdet skal gjenspeiles i avtalen. 3. Arbeidsmiljøet For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger. Arbeidstaker skal medvirke til gjennomføringen av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljølovens kapittel II (Krav til arbeidsmiljøet) og kapittel III (Arbeidsgiverens og arbeidstakernes plikter), med unntak av arbeidsmiljølovens 16a, gjelder ikke for arbeid i arbeidstakers private hjem. Arbeidsgiver har ikke tilgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten etter særskilt avtale. Arbeidstakere som hovedsakelig utfører arbeid om natten, jf. 6, skal gis tilbud om helsekontroll før tiltredelse og deretter med jevne mellomrom. Dette gjelder ikke arbeidstakere som normalt arbeider mindre enn tre timer av sin daglige arbeidstid om natten.

10/11 4. Internkontroll Arbeidsgivers internkontrollsystem etter arbeidsmiljøloven 16a og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) skal i tillegg omfatte arbeid som utføres i arbeidstakers private hjem. 5. Verneombud og arbeidsmiljøutvalg Verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal så langt det er praktisk mulig ivareta arbeidstakernes interesser i spørsmål som knytter seg til den enkeltes arbeidsmiljø, samt påse at arbeidsmiljøforhold for arbeidstakere i eget hjem er en del av virksomhetens internkontrollsystem. Verneombud har ikke tilgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten etter særskilt avtale. 6. Arbeidstid Arbeidsmiljøloven 42 og 43 om nattarbeid, 44 og 45 om søn- og helgedagsarbeid, 46 nr. 2-10 og 47 om alminnelig arbeidstid og gjennomsnittsberegning og 49 og 50 om vilkår for overtid og lengden av overtid, gjelder ikke. Denne paragrafen gjelder ikke arbeid som omfattes av arbeidsmiljøloven 41 med unntak av andre og tredje ledd. Den alminnelige arbeidstid er 40 timer i uken. Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid. Arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en 4-månedersperiode ikke overstiger gjennomsnittlig 48 timer i uken, inklusiv overtid. For arbeidstaker som delvis arbeider hjemme må den sammenlagte arbeidstid hjemme og utenfor hjemmet ikke overstige grensene for arbeidstidens lengde etter forrige ledd. Arbeid mellom klokken 2300 og 0600 eller 2400 og 0700 er nattarbeid. Arbeidstakere som hovedsakelig utfører arbeid om natten skal ikke arbeide med enn 8 timer i døgnet. For personer under 18 år gjelder under enhver omstendighet bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel IX. 7. Veiledning Arbeidstilsynet gir veiledning om bestemmelser i forskriften. Arbeidsmiljøloven kapittel XIII (Tilsyn og håndheving) gjelder ikke. 8. Straff Overtredelse av denne forskriften straffes etter bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel XVI. 9. Ikrafttredelse Denne forskriften trer i kraft straks.