Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 19.03.2019 09:00 Det innkalles med dette til møte i Arbeidsmiljøutvalget. SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/19 REFERATSAKER - AMU 19.03.2019 Sak 2/19 ANALYSE AV NÆRVÆRET FOR GAUSDAL KOMMUNE 2018 Sak 3/19 RETNINGSLINJER FOR FOREBYGGING OG HÅNDTERING AV VOLD OG TRUSLER MOT ANSATTE - VEDTA ENDRINGER Habilitet og interessekonflikter: Medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg kan være inhabile i enkeltsaker til politisk behandling. Se derfor nøye gjennom saklisten. For at det skal være mulig å innkalle varamedlem i slike tilfeller, må medlem eller innkalt varamedlem i god tid før møtet ta opp spørsmål om egen habilitet med utvalgets leder. Ved behov kontaktes rådmannen for vurdering av habiliteten. Kommer man til at det kan foreligge inhabilitet, må melding gis til servicetorget så raskt som mulig for innkalling av varamedlem til den aktuelle saken. Det er organet selv som formelt avgjør habilitetsspørsmålet ved votering. Eventuelle forfall meldes til servicetorget på e-post: servicetorget@gausdal.kommune.no, evt. på tlf. 61 22 44 00. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Saker unntatt offentlighet blir utsendt kun til medlemmene. Varamedlemmer må selv henvende seg til servicetorget for å få disse. Gausdal, 12.03.2019 Øyvind Bakke Leder Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 19/930 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 1/19 Arbeidsmiljøutvalget 19.03.2019 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER - AMU 19.03.2019 Vedlegg: Aktivitetsplan 2019 mellom Gausdal kommune og Frisk HMS Brev fra Arbeidstilsynet oppfylt pålegg Oversikt over innholdet i ny IA-avtale Andre saksdokumenter (ikke utsendt): - Brev fra Arbeidstilsynet om postalt tilsyn asbesthåndtering SAKSOPPLYSNINGER: 1. Melding fra Frisk HMS at de har fusjonert med Follo Bedriftshelsetjeneste og Borg Bedriftshelsetjeneste. 2. Frisk HMS årsrapport 2018 viser en samlet oversikt over aktiviteter og bistand fra BHT i perioden. 3. Aktivitetsplan 2019 mellom Gausdal kommune og Frisk HMS 4. Arbeidstilsynet brev om oppfylt pålegg 5. Arbeidstilsynet postalt tilsyn asbesthåndtering i kommunen. 6. Ny IA-avtale fra 01.01.2019 7. Arbeidstakerorganisasjonene sine 5 minutter. 8. BHT sine 5 minuter. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Referatsakene tas til etterretning. Side 2 av 9
Gausdal kommune 3 Ark.: 461 Arkivsaksnr.: 19/931 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 2/19 Arbeidsmiljøutvalget 19.03.2019 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV NÆRVÆRET FOR GAUSDAL KOMMUNE 2018 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Kommunen har fokus på nærvær og bruker dette begrepet fremfor fravær. I 2018 var nærværet noe lavere enn året før. Positivt var det at innen Helse og mestring var det en klar bedring av nærværet i 2018. Gausdal kommune arbeider styrkebasert for å bedre et nærvær som i landsmålestokk er veldig bra. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen har fokus på nærvær og bruker dette begrepet fremfor fravær. I 2018 var nærværet noe lavere enn året før. Nærværet for 2018 var samlet for kommunen på 93,38. Samlet nærværsprosent for 2018, og tidligere år 2018 2017 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 Gausdal 93,38 93,9 92,9 92,4 93,22 94,02 94,35 94,46 94 93,9 93,35 Landsgjennomsnitt 90,20 90,09 90,20 90,36 90,52 90,60 90,50 90,60 90,8 91,8 93 Landsgjennomsnittet, her bruker vi KS sitt tall for kommunene. De henter sine tall fra 4 kvartal 2017 3 kvartal 2018, men i Gausdal måler vi nærværet i kalenderåret 2018. Dette er likt fra år til år, dermed mener vi sammenligningen lar seg gjøre. Vi hadde noe lavere nærværstall i 2018 enn året før. Vi ligger fortsatt en del over landsgjennomsnittet mens vi har hatt et negativ utvikling så hadde landet samlet et litt bedre nærværstall i 2018 mot året før. Tabell 2 Nærværsprosent fordelt på områder År Administrasjonshuset med hele teknisk enhet Skoler, SFO og barnehage H&M med psykiatri, og habilitering Helse- og mestring 2018 95,16 94,65 90,13 92,98 2017 95,91 95,02 90,15 91,59 2016 95,75 94,59 89,34 91,11 2015 93,80 92,82 90,76 92,22 2014 93,61 92,74 92,80 93,00 2013 96,01 95,44 90,92 91,16 2012 95,90 95,65 91,70 90,62 2011 94,57 95,18 93,41 94,08 Side 3 av 9
Sak 2/19 2010 94,36 95,17 92,55 91,49 2009 95,49 94,59 92,11 90,30 Tabell 2 viser nærværet fordelt på områder. Tre av fire områder hadde et lavere nærvær i 2018 enn året før. Helse- og mestring skiller seg ut med å ha et vesentlig bedre nærvær i 2018 enn året før. De har for tredje året på rad hatt en bedring i sitt nærværstall. Tabell 3 Hvor stor andel av fraværet har de ulike fraværskategoriene År 1-8 dg. egenm >16 dager sykmeld 17-56 dg. fravær Over 56 dager 2018 14,43 11,14 17,61 56,82 2017 16,36 10,85 11,38 61,41 2016 16,12 11,27 13,82 58,79 2015 12,04 9,87 18,53 59,56 2014 12,39 9,10 15,24 63,26 2013 13,83 10,95 20,93 54,29 2012 14,01 10,72 20,65 54,62 2011 12,51 10,53 24,07 52,90 2010 9,00 11,05 18,90 61,05 2009 12,20 11,97 16,21 59,61 Fordelinga i 2018 har hatt en litenforskyvning fra det kortere fraværet over på det lengre fraværet i forhold til 2017l Tabell 4 Fordeling av fraværet på lengde innen tjenesteområdene Adm.Tekn Skole BHG H&M Habilitering 2018 13,00 20,20 10,90 17,80 7,80 2017 19,99 16,27 26,74 15,50 9,49 1 8 dg. 2016 12,93 13,58 30,26 19,20 7,98 2015 8,99 11,80 16,70 15,70 6,58 2014 12,66 10,22 9,29 16,37 17,73 2013 12,51 22,41 11,07 15,10 6,27 Sykmeld. 4-16 dg. Syk- meld.17-56 dg. 2012 15,37 21,84 13,12 11,58 10,14 2011 12,10 11,89 11,48 15,74 10,55 2018 10,80 11,80 7,80 11,80 12,60 2017 12,29 7,75 16,13 12,37 8,25 2016 8,04 13,00 12,90 12,29 10,47 2015 7,66 9,21 7,56 16,86 4,18 2014 9,94 4,21 9,28 11,6 13,51 2013 10,51 13,86 4,79 12,30 13,00 2012 13,79 7,28 8,07 10,18 15,49 2011 10,62 9,75 9,43 13,74 9,85 2018 18,30 24,1 11,10 16,80 15,90 2017 11,77 11,45 7,91 11,49 12,35 2016 9,72 7,45 11,04 17,60 20,33 2015 23,60 14,45 14,45 23,55 13,46 2014 12,03 12,35 10,38 22,74 17,86 2013 20,80 29,81 18,36 20,60 15,16 2012 20,56 17,59 24,75 20,07 18,05 2011 23,57 16,35 23,67 32,56 24,52 2018 57,90 43,80 70,20 53,60 63,70 Syk- 2017 55,95 64,53 49,22 60,64 69,90 Side 4 av 9
Sak 2/19 meld. over 56 dg. 2016 69,31 65,97 45,80 50,90 61,22 2015 59,76 64,54 61,29 43,907 75,78 2014 65,37 73,22 71,05 49,28 50,90 2013 56,19 33,91 65,78 51,90 65,57 2012 50,28 53,29 54,06 58,17 56,32 2011 53,71 62,02 55,42 37,96 55,08 Adm.Tekn Skole Bhg PLO PU Administrasjonen og barnehagene har en markert mindre andel av fraværet på det kortere fraværet i 2018 i forhold til 2017. Barnehagene har hatt en markert økning i det lange fraværet. Skolene hadde en større andel av fraværet på det kortere fraværet, og de har da og en markert mindre andel av fraværet på det helt lange fraværet. Helse- og mestring og Habili-tering hadde en noe mindre andel av fraværet på det helt lange fraværet, noe mer på det mellomlange fraværet. Langtidssykemeldte Definisjonen på langtidssykemeldt er sykmeldte med ett sammenhengende fravær som til sammen utgjør 20 dagsverk eller mer. Om de er helt eller gradert sykmeldt skiller vi ikke på, bare det er en sammenhengende sykmelding. I 2018 var det 69 ansatte som kom under definisjonen langtidssykemeldt, 62 kvinner og 7 menn. Tabell 5 Langtidssykemeldte, antall personer, hvor stor andel av det totale sykefraværet de står for, og gjennomsnittlig lengde på fraværet. År Antall Andel av totale Gj.snittlig fravær Totalt Kv i Menn i fraværet 2018 69 62 89,85 7 10,15 69,21 68,10 dagsverk 2017 63 53 84,1 10 15,9 63,62 65,01 dagsverk 2016 76 65 85,5 11 14,5 63,18 63,86 dagsverk 2015 82 68 83 14 17 63,53 67,50 dagsverk 2014 70 63 90 7 10 72,43 67,98 dagsverk 2013 68 59 78 9 22 67,13 63,28 dagsverk 2012 58 48 82,8 10 17,2 65,33 64,00 dagsverk 2011 69 56 81,1 13 18,9 69,11 55,07 dagsverk 2010 64 49 76,6 15 24,4 59,85 58,17 dagsverk 2009 93 78 83,9 15 16,1 76,41 54,49 dagsverk De langtidssykemeldte står for 69,21 av det totale fraværet. Deres gjennomsnittlige fravær har gått noe opp fra 2018. Ser vi på kjønnsfordelingen så er andelen menn som var langtidssykemeldte noe lavere enn for kvinner. Tabell 6 Langtidssykemeldte, fordelt på kjønn og aldersgrupper. Kvinner Gj.snittlig fravær Menn Gj.snittlig fravær 60 år > 9 51,14 51 60 år 22 76,03 7 42,50 41 50 år 16 69,02 0 31 40 år 8 79,22 0 30 år 7 78,67 0 Side 5 av 9
Sak 2/19 I tabell 6 er langtidsfraværet fordelt på kjønn og aldersgrupper. For menn er aldersgrupper slått sammen på grunn få langtidssykemeldte. Tabellen viser at de eldste ansatte har det korteste gjennomsnittlige fraværet. Vi har brukt å se på de langtidssykemeldte med over 100 dagsverk fravær. I 2018 var det 15 som hadde over 100 dagsverk fravær, holder vi disse utenom ville nærværet i 2018 vært på 95,47. VURDERING: Nærværet i Gausdal kommune gikk noe ned i 2018, og vår utvikling fra 2017 var det motsatt av landsgjennomsnittet. Det er positivt at Helse- og mestring bedret sitt nærvær i 2018. Vi må ha fokus på det positive, og positivt er det at Gausdal kommune sitt nærvær ligger godt over landsgjennomsnittet. I forhold til fordelinga av fraværet på de ulike fraværskategoriene så ser vi ikke noen klar dreining i endring av hvordan fraværet fordeler seg. Det ser ut til at det er en tendens til at langtidssykemeldte øker sitt fravær, deres gjennomsnittlige fravær er det høyeste på 10 år. Ved å bruke begrepet nærvær og ikke sykefravær, er det tilstedeværelsen og hva som gjør at ansatte møter på arbeid vi har fokus på. Vi skal følge opp de som er sykmeldt og de langtidssykemeldte i forhold til oppfølgingsplaner, tilrettelegging og dialog med NAV. Men med fokus på nærværet så retter vi blikket på de som til enhver tid møter på jobb. Vi arbeider for å ha sunne og gode arbeidsplasser som fremmer trivsel og helse, det til beste for ansatte og de tjenestene vi produserer for kommunens innbyggere. I tilsvarende analyse for 2017 viste vi at vi hadde tatt i bruk et nytt virkemiddel i dette arbeidet, medarbeiderundersøkelsen til Kommunens sentralforbund, 10-faktor. Vi har fulgt opp denne med å videreføre til hele kommunen det styrkebaserte arbeidet som vi begynte med i skoler og barnehager for ett par år siden. Innen helse og mestring startet vi i 2018 et arbeid som vi kaller drømmevakta. Her hadde avdelingene samlinger hvor de fikk arbeide med sin drømmevakt innenfor en styrkebasert ramme. Vi mener at det ikke er en enkelt faktor som gjør et godt nærvær, eller ikke. Samtidig er det viktig å ha noen redskaper som vi kan benytte i vårt nærværsarbeid. Når det gjelder bedringen i nærværet i Helse- og mestring så er det nærliggende å peke på den organisatoriske endringen som skjedde høsten 2017, og det arbeidet som har skjedd for å utvikle tjenesten (drømmevakta). IA-avtalen ble videreført fra 01.01.2019. For å oppfylle målsettingen med reduksjon på 10 av 2018 tallet så betyr det for Gausdal kommune sin del at vi skal ha et nærvær på 94,04 i løpet av avtaleperioden. I forbindelse med den nye avtalen er det også sagt at det skal være fokus på det lange fraværet, og det gjentagende lange fraværet. Hos oss har det gjennomsnittlige dagsverk fravær på de langtidssykemeldte økt gjennom flere år. Klarer vi å snu trenden og komme tilbake til gjennomsnittet på 55 dagsverk fravær som vi hadde i 2011 så hadde f.eks. nærværet i Gausdal Side 6 av 9
Sak 2/19 kommune vært på 94,25 i 2018. Samtidig vet vi at det er noen alvorlige diagnoser som er årsaken til langtidsfravær. Vi er fortsatt i en omstilling, og vi er ærlige på at vi står foran noen år med utfordringer. Det gjelder å se de store linjene, ha fokus på at vi er en organisasjon som har mange styrker. Vi har dyktige ansatte som kan sitt fag, gode ledere og vi må holde fast på de mulighetene vi har og vår endringsvilje. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU tar analysen til etterretning Side 7 av 9
Sak 3/19 Ark.: 442 Arkivsaksnr.: 19/932 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 3/19 Arbeidsmiljøutvalget 19.03.2019 Saksbehandler: Frode Frydenlund RETNINGSLINJER FOR FOREBYGGING OG HÅNDTERING AV VOLD OG TRUSLER MOT ANSATTE - VEDTA ENDRINGER Vedlegg: Korrigerte retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Arbeidstilsynet påpekte i postalt tilsyn at presisjonsnivået på noen områder i kommunens retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte kunne vært noe bedre. Vi følger dette opp og legger frem for AMU korrigerte retningslinjer som følger opp det Arbeidstilsynet påpekte. SAKSOPPLYSNINGER: I forbindelse med postalt tilsyn når det gjelder forebygging og oppfølging av vold og trusler innenfor enheten habilitering og rehabilitering uttalte Arbeidstilsynet følgende om våre retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte: «Arbeidstilsynet er av den oppfatning at rutinene beskriver godt både hva virksomheten gjør for å forebygge, melde, håndtere og følge opp vold, trusler og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Dere har definert begrepet vold og trusler, og det er gitt eksempler på hva konsekvensene av dette kan bli. Opplæring, risikovurdering og informasjon om arbeid som kan medføre risiko er også beskrevet som viktige forebyggende tiltak. Dere har videre beskrevet hvordan man skal forholde seg når man blir utsatt for trusler og vold, hvordan dette skal meldes og følges opp. Som generell veiledning vil vi poengtere at det alltid er hensiktsmessig at det står hvem som er ansvarlig for at en handling utføres, slik at dette er klart for både leder og ansatt.» Vi følger opp Arbeidstilsynets generelle veiledning og endrer retningslinjene slik at vi unngår noen uklarheter om hvem som gjør hva/hvem som vurderer hva i de ulike situasjonene. Det som er foreslått tatt ut i retningslinjene er markert med overstrekning, forslag til ny tekst er understreket rød tekst. Siden retningslinjene i sin tid ble vedtatt av PSU tar vi de korrigerte retningslinjene som sak i AMU slik at utvalget kan vedta endringene. VURDERING: Når vi leser retningslinjene for forebygging av vold og trusler mot ansatte med erfaringene fra den hendelsen som utløste det postale tilsynet, så ser vi at presisjonsnivået i retningslinjene kan Side 8 av 9
Sak 3/19 bedres. Det er prøvd opp mot hendelser/brukt i praksis at vi får erfaring og prøvd ut retningslinjer og får erfaring med om de fungerer slik de er tenkt. I dette tilfellet er det rom for å forbedre presisjonsnivået i forhold til å være tydeligere på hvem som gjør hva. Vi legger derfor fram forslag for AMU til endringer i retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU vedtar korrigerte retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte slik de er lagt fram for AMU. Side 9 av 9