VEILEDNING FOR KONTERING AV UTSTYR

UNIVERSITETET I BERGEN Økonomiavdelingen VEILEDNING FOR KONTERING AV UTSTYR Innholdsfortegnelse Kontering i bestillingssystemet BasWare Purchase Management (PM)... 2 Kontering av faktura i BasWare IP... 3 Ompostering av utstyr/eiendeler i hovedbok... 5 Balanseføring av eiendeler og registrering av aktiva i anleggsregisteret... 6 Registrering av BOA - finansiert utstyr i anleggsregisteret listeføring og prosjektaktivering... 8

Kontering i bestillingssystemet BasWare Purchase Management (PM) Ved bestilling av utstyr som skal aktiveres skal bestillingen konteres mot artskonto 4xxx i PM. For hjelp til vurdering les Veiledning for vurdering av aktivering/utgiftsføring. Hver bestilling må vurderes ut fra hva innkjøpet gjelder, der er ingen fasit i PM på art, kun veiledning. I bestillingen fylles kun ut art og kostnadssted. FA opplysningene (for registrering av aktiva i anleggsregisteret): FA-Utstyrsgruppenavn» FA-Gruppenummer» FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Eiersted FA-Tellekortnummer FA-Serienummer IKKE fyll ut disse feltene i bestillingen eller ved mottak av varene. Mangler FAopplysningene vil faktura komme på vanlig sirkulasjon i Basware IP og man vil da kunne splitte faktura i flere linjer, ved flere enheter, som f.eks. ved innkjøp av 4 pc-er. Dersom bestillingen gjelder kun en enhet, f.eks. en PC og man ved varemottak har de nødvendige opplysningene som tellekortnummer, serienummer osv. kan FAopplysningene fylles ut. 2

Kontering av faktura i BasWare IP Utstyr/eiendeler som skal aktiveres/utstyrsregistreres skal konteres mot artskonto 4xxx. For hjelp til vurdering se Veiledning for vurdering av aktivering/utgiftsføring. I tillegg til den vanlige kontostrengen, må man fylle ut FA-opplysningene for anleggsregisteret: Alle artene 44xx - 47xx minus 4799 krever følgende kontering: FA-Utstyrsgruppenavn FA-Gruppenr. FA-Utstyrsgruppe FA-Beskrivelse FA-Eiersted I tillegg krever artene 4731 og 4734 FA-tellekortnummer. Artene 4711 4712 4713 4721 4722 4724 4732 krever FA-tellekortnummer og FA-serienummer: FA opplysningene er grunnlaget for registrering av aktiva i anleggsregisteret/fa- Fixed Assets Manager: FA-Utstyrsgruppenavn, hent opp navn/gruppenavn på utstyret fra plukklisten.» FA-Gruppenummer, kommer automatisk ved valg av Utstyrsgruppenavn.» FA-Utstyrsgruppe, kommer automatisk ved valg av Utstyrsgruppenavn. Utstyrsgruppenavn, Gruppenummer og Utstyrsgruppe utgjør Aktivanøkkel. Finnes også ved oppslag i NORUF - Aktivanøkkel FA-Beskrivelse, lokasjon/plassering av utstyret, f.eks. bygg, adresse, rom eventuelt bruker av utstyret. God beskrivelse gjør at utstyret er lett å finne igjen ved kvalitetskontroll. FA-Eiersted, stedkoden for eier av utstyret. FA-Tellekortnummer og tyverimerking. Noen arter krever tellekortnummer. Dette er et unikt nummer som skal limes på utstyret. Hvis avdelingen er tom for slike kan flere bestilles via Issue Tracker Regnskap. FA-Serienummer, er leverandørens serienummer på utstyret. 3

Ved flere enheter på samme faktura f.eks. flere PC-er, må der opprettes flere konteringslinjer i BasWare IP, en pr enhet. Skjerm som er levert sammen med PC, skal ikke registreres som en egen enhet i anleggsregisteret. Skjerm og PC skal registreres som en enhet når dette er kjøpt sammen. Ved innkjøp av en kostbar skjerm bør det vurderes om denne skal registreres i anleggsregisteret og tyverimerkes. Hvis en bestilling er fakturert med to fakturaer, må linjen som ikke gjelder den aktuelle fakturaen slettes. Legger man inn en linje med 0 i beløp og resten av FA-opplysningene er fylt ut, vil denne bli aktivert i anleggsregisteret og vi vil få en dobbeltregistrering. Ved kontering av faktura i BasWare IP sjekk at faktura også er linket til korrekt PM nummer. Hvis ikke send faktura i retur til regnskapskontoret og oppgi hvilket PM nummer faktura skal kobles til. Dette er spesielt viktig hvis man også har tatt varemottak på bestillingen. Anskaffelseskost: Som hovedregel skal alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet skal kunne tas i bruk, aktiveres. Slike utgifter kan være tilleggsutstyr som datatilbehør, tinglysingsgebyr, dokumentavgift, frakt- og monteringskostnader. Disse skal aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen. Husk også og aktivere Tollfaktura på import. Her henvises til den opprinnelige faktura, eventuelt tellekortnummer og serienummer. Hvis man i Basware IP har mottatt en e-ompostering for toll/mva uten kolonnene for FA-opplysningene, må man returnere denne til regnskapskontoret og be om få tollfaktura på skjema «UIB-KORREKSJON-FA». Artskonto 4799 Ikke plassert utstyr Denne arten skal kun benyttes unntaksvis. Arten er ment brukt ved innkjøp av store kvanta utstyr, hvor en ser at det ikke er mulig å innhente nødvendig informasjon før kontering må gjennomføres. Det er attestant/anviser som har ansvar for å følge opp føringer som blir gjort på denne arten. Føringer som blir gjort på artskonto 4799 SKAL omposteres omgående når nødvendig informasjon er innhentet. Bruk e-ompostering skjema «UIB-KORREKSJON-FA». 4

Ompostering av utstyr/eiendeler i hovedbok Ved ompostering av utstyr fra annen art, annet prosjekt, sted osv. må det også gjøres tilsvarende registreringer/endringer i anleggsregisteret ved regnskapskontoret. Derfor er det viktig at de nødvendige opplysningene er oppgitt på omposteringen. Bruk e-omposterings skjema «UIB-KORREKSJON-FA». Til omposteringen i Basware legges ved den opprinnelige faktura som skal korrigeres. Alternativt må man referere til faktura nummer eller aktiva nummer i tekstfeltet. Aktiva nummer er det unike nummeret som blir registrert på utstyret i anleggsregisteret. For å finne aktiva nummer tar man ut en Discoverer rapport «A61- anleggsmodulregister». Rapport fra Anleggsmodulen I rapportbasen Discoverer finnes rapporten «A61 Anleggsregisterrapport». Rapporten kan begrenses ved parametere som stedkode (eiersted), utstyrsnavn eller beskrivelse. For å sikre god kvalitet på anleggsregisteret blir rapporten sendt ut til fakultet/institutt/avdeling for kvalitetskontroll en gang i året. Det er derfor en fordel å sende endringsskjema og utrangeringsskjema kontinuerlig gjennom året. 5

Balanseføring av eiendeler og registrering av aktiva i anleggsregisteret Når faktura er ferdig behandlet i BasWare IP, vil Regnskapskontoret opprette aktiva i anleggsregisteret og sørge for at kostnaden blir flyttet fra artskonto 4xxx og ført som eiendel i balansen. Avskrivningene blir automatisk belastet resultatregnskapet hver mnd. I henhold til Forpliktelsesmodellen (SRS 17 punkt 17) skal alle balanseførte anleggsmidler ha en motpost i form av en langsiktig forpliktelse i balansen. Forpliktelsen benevnes Ikke inntektsført bevilgning knyttet til anleggsmidler og inntektsføres i takt med de årlige avskrivningene. Dette gir avskrivningene en resultatnøytral effekt. Denne regnskapsmetoden ivaretar både målsetningen om å vise virksomhetens kostnader til avskrivning og målsetningen om å inntektsføre bevilgninger etter hvert som aktiviteten utføres. Dette betyr at når utgiften blir balanseført som eiendel artskonto 1xxx, vil det generere en postering mot gjeld artskonto 215x og redusering av inntekt artskonto 392x. Likeledes vil avskrivning eiendel fra artskonto 1xxx og belastning artskonto 60xx generere en inntektsføring mot artskonto 393x og redusering av langsiktig gjeld artskonto 215x. Dette er posteringer som blir utført av regnskapskontoret! Eksempel faktura kr 16 338,28 kontert på artskonto 4721-000000 - 217000, vil resultere i følgende føringer ved regnskapskontoret: Merk at alle posteringene er med motpart 81 og skal kun omposteres av regnskapskontoret! 6

Omposteres den opprinnelige faktura ved institutt/avdeling, vil regnskapskontoret sørge for tilsvarende ompostering med motpart 81. I Discoverer rapporten «A61-anleggsmodulregister» for eksempel arkfanen Avskrivning-Akkumulert kan man få en oversikt over utstyret som er ført mot egen stedkode. Eksempel på aktiva som er ført mot balansen: Sted: Stedkoden for eier av utstyret. Pris: Den opprinnelige kostnaden. Beskrivelse: Skal fortelle hvor utstyret befinner seg eventuelt bruker av utstyret. Aktivanr: Et unikt nummer som tildeles i anleggsregisteret. Telknr: Tellekortnummer eller tyverimerkingen som er limt på utstyret. Kategori: Tilnærmet lik balanse arten, eks. A282 vil si det samme som at utstyret er ført i balansen på art 1282 Datautstyr. (Føring utført av regnskapskontoret) Serie.nr.: Utstyrets serienummer fra leverandør. Utstyrsnavn, Gr.nr., Utstnr.: Forteller hvilke type utstyr aktiva gjelder. Produsent og Modell er ikke valg ved kontering av faktura, men kan legges inn i etterkant om man har et sterkt ønske (bruk endringsskjema 5.32), men kolonene er lite brukt. Ved prosjektaktivering brukes kolonnen Produsent til det opprinnelige BOA - prosjektet, se detaljer under neste avsnitt. Fakturanr: Leverandørens fakturanummer. Etter aktiveringsdato er kontostreng for avskrivning for aktiva. Avskrivning kjøres i anleggsregisteret/fa en gang for måneden i forbindelse med månedsavslutning. Posteres så i hovedbok/gl. Saldo verdi: Dagens økonomiske verdi på utstyret, kostnad minus totale avskrivninger hittil - Akkumulert avskrivning. 7

Registrering av BOA - finansiert utstyr i anleggsregisteret listeføring og prosjektaktivering Utstyr som er BOA - finansiert vil i utgangspunktet ikke bli balanseført eller avskrevet, bare listeført i anleggsregisteret. Når en faktura blir belastet artskonto 47xx og et BOA - prosjekt vil regnskapskontoret videreføre kostnaden i hovedbok/gl fra artskonto 47xx og til artskonto 65xx/7600 mot samle prosjektet. Eksempel en faktura på kr 325 008,00 kontert på artskonto 4711 og prosjekt 80xxxx. Hovedbok/GL-føringen vil da bli: Samtidig vil der bli opprettet aktiva i anleggsregisteret ut fra opplysningene som er registrert på linjen i BaseWare. Dette vil se slik ut i discoverer rapporten «A61- anleggsmodulregister» arkfane Avskrivning-Akkumulert: Kategori B711 tilsvarer artskonto 4711 og siden kategorien begynner på B kan det fortelle oss at aktiva bare er en listeføring. Alle aktiva må registres med en kontostreng for avskrivning, men siden dette utstyret ikke skal avskrives er aktiva registrert med: Art 6099 - Avskrivning systemkonto FA (en "dummy"/hjelpe art for FA) ingen føringer på denne arten. Prosjekt 469995 er eksempel på samleprosjekt for PA prosjekt 80xxxx. Saldo verdi er lik Pris/anskaffelseskostnad, ingen avskrivninger. Hvis kostnaden for utstyret er mindre enn kr 100 000,00 vil listeføringen blitt stående slik til utstyret blir utrangert/kassert. Eier av utstyret sender melding/skjema til regnskapskontoret. Ved store BOA - finansierte investeringer må det for øvrig vurderes om det er kjøp av utstyr som vil ha verdi for instituttet i lang tid, utover prosjektets levetid, og i så fall burde avskrives over sin økonomiske levetid, på instituttets annuum. Instituttet vil få en henvendelse fra regnskapskontoret med forespørsel om prosjektaktivering. 8

Ved tilbakemelding fra instituttet om at utstyret skal prosjektaktiveres vil regnskapskontoret foreta følgende posteringer: Faktura er nå ompostert fra artskonto 65xx og samle prosjektet via artskonto 9xxx til annuum og balansen. Samtidig som inntekten er redusert med motpost i form av en langsiktig forpliktelse i balansen. Dette i henhold til Forpliktelsesmodellen, side 6. I anleggsregisteret vil aktiva bli endret til kategori A271, som tilsvarer balansearten, A forteller oss at aktiva blir avskrevet. (Gjelder også D040 Dataprogrammer) Arten blir endret til art 6054 avskrivnings art for teknisk vitenskapelig utstyr, avskrivning 8 år. Prosjekt endres til 000000, PA-prosjekt blir lagt inn i kolonne for Produsent (fra sept.2010) og aktiva hakes av for avskrivning. Aktiva vil da etter hvert se slik ut i A61 rapporten: Saldo verdi er nå anskaffelseskostnad redusert med akkumulert avskrivning. Hver måned kjøres avskrivninger fra anleggsregisteret, posteringene i hovedbok/gl: Det vil ikke bli foretatt noen omposteringer i PA og i PA rapporten vil faktura fortsatt være registrert som en kostnad mot artskonto 4711. 9