MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, møterom «Nordlys» Møtedato: 8.5.2018 Varighet: 1200-1335 Møteleder: Sekretær: Faste medlemmer Roger Eriksen Marcus Bech Mikalsen (under sak 06/18) Bjørn-Harald Christensen Personlige varamedlemmer Roger Eriksen Tove Kulsrud Marcus Bech Mikalsen Håvar Fjerdingøy Berit Våtvik Roger Jensen Marit Dagny H. Daleng Gerd Irene Sigernes Oddmund Rønning Carina Hansen Fra utvalget møtte: Roger Eriksen Fast medlem (fratrådte under sak 06/18) Tove Kulsrud Fast medlem Marcus Bech Mikalsen Fast medlem Håvar Fjerdingøy Fast medlem Berit Våtvik hadde meldt forfall, og personlig varamedlem Carina Hansen var innkalt, men møtte ikke. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Emely Bertelsen Forvaltningsrevisor Truls Siri Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen
2 Representantene fra K-Sekretariatet og KomRev NORD deltok i møtet fra Tromsø ved bruk av videokonferanseutstyr Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Kontrollutvalgsleder Roger Eriksen ba om at hans habilitet ble vurdert ved behandling av sak 06/18. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. 01/18 Godkjenning av protokollen fra møte 5.12.2017 02/18 Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 03/18 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2017 Longyearbyen lokalstyre 04/18 Kontrollutvalgets uttalelse om Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for 2017 05/18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 06/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Overløp Isdammen 07/18 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - Saksutredninger for folkevalgte 08/18 Referatsaker
3 Sak 01/18 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 5.12.2017 Protokollen fra møte 5.12.2017 godkjennes. Protokollen fra møte 5.12.2017 godkjennes. Sak 02/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2017 Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 tas til orientering. Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg m/godkjent årsrapport sendt elektronisk 8.5.2018 til: - Leder av Longyearbyen lokalstyre Sak 03/18 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2017 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering.
4 Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Sak 04/18 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM LONGYEARBYEN LOKALSTYRES ÅRSREGNSKAP FOR 2017 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes lokalstyret, med kopi til administrasjonsutvalget, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes lokalstyret, med kopi til administrasjonsutvalget, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll, sak og kontrollutvalgets uttalelse sendt elektronisk 8.5.2018 til: - Leder av Longyearbyen lokalstyre Sak 05/18 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik vurdering av egen uavhengighet til etterretning.
5 Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Før behandling av sak 06/18 ble spørsmålet om habilitet til leder Roger Eriksen drøftet. Eriksen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet. Leder Roger Eriksen ble enstemmig erklært inhabil ved behandling av sak 06/18 (iht. fvl. 6, 2. ledd), og fratrådte møtet under behandling av saken. Medlem Marcus Bech Mikalsen ble valgt til å lede møtet under sak 06/18. Sak 06/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OVERLØP ISDAMMEN 1. Lokalstyret viser til revisjonens konklusjoner og vurderinger i forvaltningsrevisjonsrapporten Overløp Isdammen, herunder opplysningen om administrasjonens implementering av ny prosjektmodell for investeringsprosjekter i forbindelse med oppfølging av evalueringsrapport fra Holte Consulting. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om implementeringen av ny prosjektmodell. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.9.2018. 1. Lokalstyret viser til revisjonens konklusjoner og vurderinger i forvaltningsrevisjonsrapporten Overløp Isdammen, herunder opplysningen om administrasjonens implementering av ny prosjektmodell for investeringsprosjekter i forbindelse med oppfølging av evalueringsrapport fra Holte Consulting.
6 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om implementeringen av ny prosjektmodell. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.9.2018. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt elektronisk 8.5.2018 til: - Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll, saksframlegg m/vedlegg sendt elektronisk 14.5.2018 til: - Leder av Longyearbyen lokalstyre Roger Eriksen tiltrådte møtet og ledet dette etter sak 06/18. Sak 07/18 DRØFTING OG BESTILLING AV NESTE FORVALTNINGS- REVISJONSPROSJEKT SAKSUTREDNINGER FOR FOLKEVALGTE Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Saksutredninger for folkevalgte og oppfølging av politiske vedtak av KomRev NORD, basert på K- Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide overordnet prosjektskisse til neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Saksutredninger for folkevalgte og oppfølging av politiske vedtak av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide overordnet prosjektskisse til neste møte. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 8.5.2018 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
7 Sak 08/18 REFERATSAKER Referatsaken tas til orientering. Referert: A. VALG AV NYE MEDLEMMER TIL KONTROLLUTVALGET - lokalstyrets vedtak sak 17/69 i møte 11.12.2017 Referatsaken tas til orientering.