04.10.2018 Rapport om studiestart 2018 Marianne Simonsen UTDANNINGSAVDELINGEN, ENHET FOR STUDENTSERVICE
Innhold Innledning... 1 Organisering av arbeidet... 2 Tidspunkt for studiestarten... 2 Planlegging av studiestart... 3 Informasjon til studenter... 3 Rom og timeplan... 4 Mottak av internasjonale studenter... 4 IT-avdelingen... 5 Selvaktivering og registrering... 5 Fadder 2018... 6 Andre momenter... 6 Oppsummering... 6 Innledning Arbeidet med planlegging og gjennomføring av studiestart i august er en viktig og integrert del av virksomheten ved universitetet. Både fakultetene, institutt og sentrale enheter legger ned en betydelig innsats i arbeidet med å forberede og gjennomføre et godt program i forbindelse med mottak av nye studenter og oppstart av nytt studieår. Vi skal gi studentene en god faglig start på studiene samtidig som vi skal tilrettelegge for at nye studenter tidlig etablerer sosiale relasjoner. Planlegging av de faglige arrangementene knyttet til oppstart av studieprogrammene foregår på fakultetene og instituttene. Fakultetene og instituttene vil også legge til rette for at de nye studentene skal bli kjent med hverandre og med Universitetet. Administrasjonen både sentralt på ute på de enkelte enhetene skal opptre profesjonelt i møte med de nye studentene og være behjelpelige slik at oppstarten går mest mulig knirkefritt. God informasjon, tilgjengelighet og serviceinnstilling er viktig, samt gode rutiner og standardisering av oppgaver slik at store masser studenter kan gjennomføre nødvendige oppgaver på en enkel måte. Fadderarrangementer er en viktig del av oppstarten og krever mye planlegging og masse arbeid for de ansvarlige. Dette notatet er en oppsummering fra arbeidet med forberedelse og gjennomføring av studiestart i august 2018, og synliggjøring av noen områder det blir viktig å fokusere på i forbindelse med planlegging av studiestart 2019. 1
Organisering av arbeidet Arbeidet med studiestart foregår både på studieprogramnivå, instituttnivå, fakultetsnivå og på sentralt nivå. I tillegg er studentene sterkt involvert i den første uken, i form av Fadderuka. Det er behov for å koordinere arbeidet med alle aktivitetene, ikke minst med tanke på bruken av rommene i oppstartsuken, hvilken informasjon som skal gis til studentene, hvor det er mest fornuftig å gi denne informasjonen og for at ikke arrangementer skal kollidere. At studentene får samme type og riktig fellesinformasjon uavhengig av hvilket studieprogram de tilhører og uavhengig av hvilket sted de henvender seg (nett, epost, ekspedisjon) er helt nødvendig for at studiestarten skal oppleves god. Videre er fornuftig å lage rutiner for dette arbeidet som er så solide at dersom det er nye folk som skal jobbe med studiestarten, så vet de hvilke oppgaver som skal gjøres og når, samt at de vet hvor de kan finne informasjon om de ulike oppgavene. Arbeidet koordineres derfor av en semesterstartsgruppe. Gruppa ledes av kontorsjef for Enhet for studentservice og har kontaktpersoner fra alle involverte instanser; alle fakultet (noen ganger representanter for institutt), faddersjef, Internasjonalt kontor, EVU, IT-avdeling, Bibliotek, Drift og SiS. I januar begynner arbeidet med å opprette kontaktpersoner til årets semesterstartsgruppe. Arbeidsplan og Håndbok om studiestartsarbeid blir revidert og sendt til gruppa. I løpet av februar har vi oppstartsmøte der vi gjennomgår rapporten fra i fjor, foreslår endringer eller kommer med nye forslag til årets opplegg og går gjennom arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling. Rammene for hvilke aktiviteter som kan foregå når i studiestartsukene blir også fastlagt på dette møtet, samt fristene for når en må bestille rom og når en skal publisere studiestartsprogrammene på nettsidene. Etter studiestarten er gjennomført blir det avholdt et evalueringsmøte, ofte i september. Deretter blir det utarbeidet en rapport som danner grunnlaget for forbedringer neste år. Tidspunkt for studiestarten 1.klasses samhold for 1.års studenter på Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet startet 9.august, mens offisiell semesterstart og fadderuka foregikk i uke 33. I 2014 ble Offisiell semesterstart flyttet fra tirsdag til mandag og resten av dagen er satt av til Fadder. Dette opplegget fungerer svært bra. Vi unngår en del av konflikten mellom faglig ansatte og studentene som vi har opplevd tidligere år, når de har måttet konkurrere om studentenes oppmerksomhet. I fjor ble Offisiell semesteråpning og åpning av fadderarrangementene slått sammen. Dette var vellykket og fortsatte i år. Tidligere år har de internasjonale studentene hatt et eget opplegg i forkant av den offisielle studiestarten. I år ble dette gjort om slik at de internasjonale studentene skulle delta mer i det samme opplegget som de norske studentene. Mer om hvordan dette foregikk og evalueringen tas opp i eget kapittel. Utdanningsutvalget har bestemt at undervisningsterminen for høstsemesteret 2019 er 5.august 20.desember. Det betyr at offisiell semesterstart vil foregå 12.august. 2
Planlegging av studiestart Tidlig start av planleggingen med arbeidsplan som inneholder frister, kontaktpersoner og tydelig plassering av arbeidsoppgaver fungerer bra. Likeledes er Håndbok om arbeidet med studiestart, arbeidsplan for studiestart og planen med informasjonsansvar nyttige hjelpemidler i arbeidet. Disse dokumentene er tilgjengelige på ansattsidene under fanen: Utdanning/studieadministrasjon/ veileder/ opptak. Det ble avholdt 2 fellesmøter for kontaktpersonene; 1 i slutten av februar for å markere oppstarten av årets arbeid med studiestart og 1 evalueringsmøte i slutten av august. Det er fremmet ønske om at det skal være i det minste 1 til møte, som handler om informasjon gjerne i første del av mai. Informasjon til studenter Studiestartsinformasjonen ble lagt ut på studentsidene med frist 1.juni. Det var flere som ikke hadde lagt ut informasjon på dette tidspunktet og selv etter mye purring var det flere studieprogram som hadde mangelfulle opplysninger, ikke minst om tid og sted. Det lages hvert år en oversikt over hvem som skal publisere oppstartsprogram på nettsidene. Koordinator for semesterstartsgruppa sender ut forespørsel til kontaktpersonene om hvem som skal lage og publisere oppstartsprogram, siden dette ofte ikke er de samme personene. I år fikk vi mangelfulle tilbakemeldinger, siden fakultetene var inne i en omorganisering og ikke hadde alt på plass. Dette førte til store problemer i informasjonsarbeidet og det er helt nødvendig at det finnes noen på alle studieprogram som er ansvarlige for publiseringen og at de vet at dette er deres ansvar. Av denne grunn er det kanskje også viktig med et møte i begynnelsen av mai for å avdekke eventuelle mangler, feil eller misforståelser. Vi har også erfart det det kan periodevis være få personer med kompetanse i CorePublish. Dette må prioriteres slik at det alltid er noen til stede som jobber med informasjon og som kan dette publiseringsverktøyet. Det er viktig å huske på at informasjon om studieprogram som det er aktuelt for skal produseres både på engelsk og norsk. GDPR (Personvernforordringen) trådte i kraft sommeren 2018, i løpet av opptaksperioden. Vi har tidligere år sendt ut en e-post med nyttige lenker til alle som får tilbud om studieplass via Samordna opptak. Det rådet usikkerhet omkring hva vi hadde lov til å sende ut av e-post til søkerne uten at de hadde samtykket til dette på forhånd. Vi forsøkte å løse det med å inkludere i alle de ulike opptaksbrevene (både Samordna opptak og alle de lokale opptakene) en lenke til studiestartsidene på student.uis.no. Via lenken fikk de informasjon om oppstarten ved UiS, invitasjon til Semesteråpning, informasjon om registrering og aktivering av IT-bruker, lenke til Fadder18 og informasjon om kurs ved studiestart. Erfaringene fra årets oppstart er at det er svært viktig at alle involverte får informasjon når det skjer endringer. E-posten vi har sendt ut tidligere år har ikke fungert godt. FS er ikke et velegnet system for utsending av e-post. Lenkene har ikke vært klikkbare, og det er vanskelig å fange opp hvem som har fått e-post og hvem som ikke har. Det betyr at noen risikerer å få e-posten mange ganger, mens andre aldri mottar e-posten. Vi har tidligere år foreslått å lage et «fancy» nyhetsbrev, med bilder og klikkbare lenker. Dette kan vurderes for neste år. Et annet alternativ er å lage en «mal» for en e-post, som så kan skreddersys av den enkelte studiekonsulent, og sendes ut fra studiekonsulentene til søkerne som 3
har takket ja til plassen på et bestemt studieprogram. Vi kan lage en oppskrift for hvordan man finner e-postadressene til studentene i FS. Etter at søkerne har takket ja til plassen oppretter vi studierett. Alle som ikke allerede har en aktiv ITbruker får da en automatisk e-post med informasjon om hvordan de kan aktivere IT-brukeren sin, og dermed også semesterregistrere seg. Dette fungerer etter intensjonen, og er noe vi vil fortsette med. Utfordringer: Kompetanse på CorePublish for medarbeidere som skal drive med informasjonsarbeid i semesterstarten. Det er fremdeles mangelfull informasjon på engelsk. Rom og timeplan De fleste fikk tildelt de rommene de ba om, evt. tilsvarende rom. Det var ikke behov for egne møter for å fordele rom. Det er ikke like mange møter som tidligere år, derfor går det greit å finne rom til alle. De fleste aktivitetene i oppstartsukene ble lagt i timeplanen til studentene. For at studentene skal få det opp i sin personlige timeplan som de kan leste ned til kalender på mobil/pc eller se i Canvas må de ha registrert seg på Studentweb og betalt semesteravgift. Det er det ikke alle de nye studentene som har fått med seg. Alle aktiviteter må også knyttes til et emne studentene har meldt seg opp i for at det skal komme i timeplanen. En utfordring i år har vært at enkelte som har bestilt rom ikke er nøyaktige nok i bestillingene sine. Det er viktig at Timeplankontoret får all den informasjonen vi ber om slik at vi kan fordele rom på en effektiv måte uten å måtte ta kontakt med bestillere for å få mer informasjon. En annen utfordring er at en del ønsker ble sendt lenge etter fristen som var 1. mars. Det ble også bestilt rom til noen aktiviteter som ikke ble avholdt. Her har det nok vært for dårlig kommunikasjon mellom de som skal ha et møte, den som bestiller rom og Timeplankontoret (som ikke fikk beskjed om at møtet ble avlyst). Timeplanen for høsten publiseres 15. juni, men studiestartsprogrammet publiseres allerede 1. juni. Dette skaper en utfordring ved å legge inn lenker til timeplanene til alle studieprogram når timeplanen er publisert. Mottak av internasjonale studenter I fjor ble det kjørt et pilotprosjekt for bedre integrering mellom norske og internasjonale studenter ved masterprogrammet i energi, miljø og samfunn. Som et av tiltakene ble det bestemt at de skulle ha felles oppstart. Dette tiltaket var svært vellykket og det ble derfor bestemt at en skulle gå vekk fra ulike program for internasjonale og norske studenter i oppstartsuken. Det at informasjonen kommer for sent ut på nettsidene er spesielt vanskelig for de internasjonale studentene som trenger ekstra tid for å planlegge flytting til Stavanger. 4
Det fungerte bra å ha semesterstart samla for de norske studentene og de internasjonale heilgradsstudentene, men for innkommende utvekslingsstudentene fungerte dette ikke bra. Få studieprogram tok hensyn til at utvekslingsstudentene hadde andre behov for informasjon. Studentene var forvirret om hvor de skulle være og når, då de ikke var knytta til et spesifikt masterprogram. Vi prøvde å gjøre det enklere for utvekslingsstudentene med å lage kategorier for de ulike fakulteta på semesterstartsidene, men programma var laga med fokus på heilgradsstudenter og dermed ble det vanskelig. Mange av utvekslingsstudentene tok og bachelorfag i 2 og 3 året og alle semesterprogram for bachelorstudentene var kun på norsk. Ett alternativ er at til neste august så er det et separat opplegg for utvekslingsstudentene. Der de får fortsatt være med så mye som mulig felles, men slipper å være med på for eksempel informasjon om utveksling. I tillegg skapte informasjonsmøte som Internasjonalt Kontor hadde for internasjonale studenter forvirring for utenlandske studenter som var bosatt i Norge. Det er viktig til neste gang å tydeliggjøre hva målgruppe som skulle delta på møtet. Det var også lagt ut informasjon om program som kun var på norsk. Vi må gjøre det mer tydelig neste gang opplegg som ikke er på engelsk. IT-avdelingen IT-avdelingen har hatt ekstra ressurser i form av lærlinger, folk i arbeidspraksis m.m., noe som har lettet arbeidet for fast ansatte i semesterstarten. Disse var godt opplært, samtidig som det var gode kunnskapsartikler og dette gjorde arbeidet mer effektivt. De ble invitert på 7 infomøter og drar gjerne på flere siden de opplever at bedre informasjon gir mindre pågang i ettertid. Noen av disse møtene ble booket direkte med enkeltpersoner og det lager ofte krøll. IT skal lage skjema for dette i ESM = Enterprise Service Management (ServiceNow/Portal). De vil også fortsette med infomøter for førstelinje og for Fadder. Det var i år færre saker med glemt eller utgått passord, sannsynligvis var informasjonen om dette blitt bedre. Utfordringer/endringer: Lage bestillingsskjema i ESM for infomøter Selvaktivering og registrering Nye studenter glemmer ofte studentnummeret sitt og det er ønskelig at dette kan synliggjøres for den enkelte student i eventuelle eposter som blir sent ut. Eposten om aktivering av bruker og registrering gikk for tidlig ut. Vi vet ikke hva som skjedde. Det var 500 brukere som hadde deaktivert kontoen ved en feil. I Canvas var det flere studenter som ikke var lagt inn korrekt og det var flere emner som ikke var publisert. Dette gjorde at informasjon fra faglige til studenter ikke nådde fram slik det skulle. Feilmeldinger som ikke forteller kunden hva som er galt (Mange av feilmeldingene i dag sier ikke «vanlige folk» noen ting som helst) Account.uis.no må også på plass (Engelsk URL i tillegg til konto.uis.no) Engelske sider går til Norske sider når man klikker på lenkene (Dette har med oppsett av nettsidene å gjøre, de følger språket til datamaskinen man sitter på) 5
Passordalgoritmen sjekker ikke kjente data (Eduroam/Canvas) (Dette har med at passord man kan få godkjent på konto.uis.no allikevel kan skape problemer på Eduroam. Fadder 2018 Fadder 2018 har evaluert sine arrangementer og har skrevet egen rapport. Den tar først og fremst for seg interne forhold i planleggingen og gjennomføringen av Fadderuka, og innholdet vil ha størst nytteverdi for de som er med i planleggingen av Fadder 2019. Utfordringer: Fadder arrangerte frokost for alle, noe som var svært vellykket og antakelig blir arrangert neste år også. I planleggingen var dette tatt opp på et tidlig tidspunkt med ledergruppa, men dette ble ikke videreformidlet i organisasjonen før på et langt senere tidspunkt. Det betyr at mange hadde lagt program på det tidspunktet og måtte endre dette i siste liten. To tiltak bør kunne motvirke dette: for det første hvis hele mandagen blir satt av til Fadder og til offisiell semesteråpning, for det andre bør interne informasjonsrutiner bedres. Andre momenter Portene til den offisielle semesterstarten ble stengt akkurat kl. 12.00. Dette var for å hindre at det ble svært mye bråk fra alle som kom for sent, noe som var et problem i fjor. Det var flere som ikke nådde åpningsseremonien fordi de kom fra andre arrangementer. Dette har ikke skjedd før og det bør derfor presiseres at en må være på plass kl. 12.00 for å kunne være med. Alternativt la være å stenge portene. Ved UK hadde de Drop-in timer hos studiekoordinatorene 2 timer i foajeen for alle slags spørsmål knyttet til studieprogrammet. Det ble også utarbeidet en brosjyre til hver student som fortalte om timeplan, emner, kontaktpersoner, hjemmeside, Canvas og etiske retningslinjer m.m. Sendte også ut egen epost til alle med relevant informasjon i juni/juli. Dette har ført mindre spørsmål i oppstarten. Ved IKS har de mange emner som er duplikater og opplevde at det var problemer med å overføre studentene til et fellesemne i Canvas og at det var vanskelig å få oversikt over hvilke som ikke var overført. Det er viktig for studentene å få tidlig tilgang til emner i Canvas, så dette burde bedres. Informasjonsmøter for noen studieprogram blir streamet slik at de som ikke kan møte, likevel kan få dette med seg. Det er mulig dette fører til noe færre fremmøtte de aller første dagene, men det sikrer i hvert fall at alle kan få med seg viktig informasjon. Ved IGIS, IBU og HHUiS har de engasjert faddere i ringeprosjekt og utarbeidet egen informasjon som blir sendt til de som har fått tilbud. Flere andre studieprogram har også gode tiltak i oppstarten. Oppsummering Den vedlagte evalueringen vil, sammen med resultat av interne diskusjoner på fakultetene, vår interne undersøkelse om studiestart og utdrag fra SHoT-undersøkelsen, danne grunnlag for planlegging av studiestart for kommende studieår. 6