RAPPORT OM STUDIESTART 2017

Transkript

1 VVedleggedl RAPPORT OM STUDIESTART 2017 Sammendrag Dette notatet er en oppsummering fra arbeidet med forberedelse av studiestart i august 2017, og synliggjøring av noen områder det blir viktig å fokusere på i forbindelse med planlegging av studiestart Marianne Simonsen Marianne.simonsen@uis.no

2 Innhold Innledning... 2 Organisering av arbeidet... 2 Tidspunkt for studiestarten... 3 Planlegging av studiestart... 4 Informasjon til studenter... 4 Rom og timeplan... 6 Internasjonalt mottak... 6 Selvaktivering og registrering... 7 Faglige aktiviteter i oppstartsukene... Feil! Bokmerke er ikke definert. Fadder Andre momenter... 9 Oppsummering

3 Innledning Arbeidet med planlegging og gjennomføring av studiestart i august er en viktig og integrert del av virksomheten ved universitetet. Både fakultetene og sentrale enheter legger ned en betydelig innsats i arbeidet med å forberede og gjennomføre et godt program i forbindelse med mottak av nye studenter og oppstart av nytt studieår. Vi skal gi studentene en god faglig start på studiene samtidig som vi skal tilrettelegge for at nye studenter tidlig etablerer sosiale relasjoner. Planlegging av de faglige arrangementene knyttet til oppstart av studieprogrammene foregår på fakultetene og instituttene. Fakultetene og instituttene vil også legge til rette for at de nye studentene skal bli kjent med hverandre og med Universitetet. Administrasjonen både sentralt på ute på de enkelte enhetene skal opptre profesjonelt i møte med de nye studentene og være behjelpelige slik at oppstarten går mest mulig knirkefritt. God informasjon, tilgjengelighet og serviceinnstilling er viktig, samt gode rutiner og standardisering av oppgaver slik at store masser studenter kan gjennomføre nødvendige oppgaver på en enkel måte. Fadderarrangementer er også en viktig del av oppstarten og krever mye planlegging og masse arbeid for de ansvarlige. Dette notatet er en oppsummering fra arbeidet med forberedelse og gjennomføring av studiestart i august 2017, og synliggjøring av noen områder det blir viktig å fokusere på i forbindelse med planlegging av studiestart Organisering av arbeidet Arbeidet med studiestart foregår både på studieprogramnivå, instituttnivå, fakultetsnivå og på sentralt nivå. I tillegg er studentene sterkt involvert i den første uken, i form av Fadderuka. Det er behov for å koordinere arbeidet med alle aktivitetene, ikke minst med tanke på bruken av rommene i oppstartsuken og hvilken informasjon som skal gis til studentene og hvor det er mest fornuftig å gi denne informasjonen. At studentene får samme type og riktig fellesinformasjon uavhengig av hvilket studieprogram de tilhører og uavhengig av hvilket sted de henvender seg (nett, epost, ekspedisjon) er helt nødvendig for at studiestarten skal oppleves god. 2

4 Videre er fornuftig å lage rutiner for dette arbeidet som er så solide at dersom det er nye folk som skal jobbe med studiestarten, så vet de hvilke oppgaver som skal gjøres og når, samt at de vet hvor de kan finne informasjon om de ulike oppgavene. Arbeidet koordineres derfor av en semesterstartsgruppe. Gruppa ledes av kontorsjef for Enhet for studentservice og har kontaktpersoner fra alle involverte instanser; alle fakultet (noen ganger representanter for institutt), faddersjef, Internasjonalt kontor, EVU, IT-avdeling, Bibliotek, Drift og SiS. I januar begynner arbeidet med å opprette kontaktpersoner til årets semesterstartsgruppe. Arbeidsplan og Håndbok om studiestartarbeid blir revidert og sendt til gruppa. I løpet av februar har vi oppstartsmøte der vi gjennomgår rapporten fra i fjor, foreslår endringer eller kommer med nye forslag til årets opplegg og går gjennom arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling. Rammene for hvilke aktiviteter som kan foregå når i studiestartsukene blir også fastlagt på dette møtet, samt fristene for når en må bestille rom og når en skal publisere studiestartsprogrammene på nettsidene. Etter studiestarten er gjennomført blir det avholdt et evalueringsmøte, ofte i september. Deretter blir det utarbeidet en rapport som danner grunnlaget for forbedringer neste år. Tidspunkt for studiestarten Orientation Week begynte onsdag 9.august og 1.klasses samhold for 1.års studenter på Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet startet 10.august. Offisiell semesterstart og fadderuka foregikk i uke 33. I 2014 ble Offisiell semesterstart flyttet fra tirsdag til mandag og resten av dagen er satt av til Fadder. Dette opplegget fungerer svært bra. Vi unngår en del av konflikten mellom faglig ansatte og studentene som vi har opplevd tidligere år, når de har måttet konkurrere om studentenes oppmerksomhet. I år ble Offisiell semesteråpning og åpning av fadderarrangementene slått sammen. Det var litt ulike tilbakemeldinger på dette opplegget, men alt i alt er en fornøyd med denne løsningen og kommer nok til å fortsette med dette til neste 3

5 år, med noen endringer. Blant annet er det viktig at høyttaleranlegget er bedre enn det var i år, slik at det går an å høre hva som blir sagt. Oppsett med stoler og bord bør også arrangeres på en slik måte at det er mer naturlig å lytte på talerne enn å snakke sammen over bordet. Utdanningsutvalget har ikke bestemt undervisningstermene for neste år ennå og dermed ikke når studiestarten skal være. Dette vil bli bestemt på neste møte i Utdanningsutvalget 8.november. Planlegging av studiestart Tidlig start av planleggingen med arbeidsplan som inneholder frister, kontaktpersoner og tydelig plassering av arbeidsoppgaver fungerer bra. Likeledes er Håndbok om arbeidet med studiestart og planen med informasjonsansvar nyttige hjelpemidler i arbeidet. Det ble avholdt 2 fellesmøter for kontaktpersonene; 1 i slutten av februar for å markere oppstarten av årets arbeid med studiestart og 1 evalueringsmøte i begynnelsen av oktober. Vi har tidligere også hatt 1 møte om romfordeling i studiestartsuken og 1 møte om publisering av oppstartsprogram på nettsidene. Begge disse møtene har utgått etter at det har vist seg å ikke være nødvendige. Informasjon til studenter Studiestartsinformasjonen ble lagt ut på studentsidene med frist 1.juni. Siden timeplanene for høsten har frist 15.juni, måtte kontaktperson for hver enhet gå inn å legge lenke fra hvert studieprogram til den aktuelle timeplanen manuelt i ettertid. Dette fungerte stort sett bra. Kontaktperson i SKA sender ut mal til de som er oppnevnt som informasjonsmedarbeidere for hvert enkelt studieprogram og er behjelpelig med å legge ut/kontrollere det som skal legges ut angående studiestart. Det har tidligere vært tanken at det er redaksjonen for studentsidene som skal være ansvarlige for dette arbeidet, men det har så langt ikke fungert optimalt. Til neste års studiestart skal studentredaksjonen ha ansvaret for studiestartsinformasjonen. Informasjon på nettsidene angående studiestart er stort sett publisert på norsk. Internasjonalt kontor har mye god informasjon til de internasjonale søkerne 4

6 om søknadsprosess og studiestart, men informasjonen som omhandler studiestarten er ikke oversatt og mange strever med å finne nødvendig informasjon. Dette har vært et problem i flere år, men bør nå tas tak i slik at det ikke er like mangelfullt til neste år. Det ble sendt 2 e-poster til de nye studentene, samt en SMS for å minne dem om å sjekke e-posten sin jevnlig i løpet av sommeren. Den første e-posten og SMS en ble sendt til alle som fikk tilbud om studieplass. Den inneholdt lenker til nettsider med informasjon om oppstarten ved UiS, invitasjon til Semesteråpning, informasjon om registrering og aktivering av IT-bruker, lenke til Fadder17 og informasjon om kurs ved studiestart. Den andre e-posten ble sendt i det studentene fikk opprettet studierett, altså etter at de hadde takket ja, og inneholdt informasjon om hvordan de skulle aktivere en IT-bruker ved UiS. Den første eposten ble sendt ut rett etter tilbud til grunnstudier ble sendt. Det betyr at for en del studier via lokalt opptak (spesielt for HF) så gikk denne eposten også til de som hadde fått tidlig tilbud og takket nei. Dette skapte en del uheldige situasjoner og neste år bør vi sende denne eposten i flere omganger. Den samme eposten blir også sendt ut til de som får opptak på et veldig sendt tidspunkt, f.eks. via etterfylling eller via restplasser. I de tilfellene er en del av informasjonen allerede blitt utdatert, og det kan være en idè å lage en annen type epost med annen informasjon for disse studentene. Det kan også bli aktuelt å lage en type epost til søkere til grunnstudier via SO og en annen som sendes til de som får tilbud via lokalt opptak. Denne eposten er ganske så trist og kjedelig, så det er kommet forslag om at det lages et fancy nyhetsbrev med bilder og lenker som sendes ut til de som takker ja til studieplassen. Utfordringer: Mange leser ikke informasjonen de får tilsendt Nettsidene var ekstremt trege i år som i fjor. Dette er svært uheldig siden vi baserer så å si all informasjon på nettsidene. Dette skal visst nok være ordnet slik at samme problem ikke oppstår neste studiestart. Det er fremdeles mangelfull informasjon på engelsk. 5

7 Rom og timeplan I år fikk alle tildelt de rom de ba om og det er ikke nødvendig med egne møter for å dele på rom, med mindre noen forandrer veldig mye på oppstartprogrammene sine. For enkelte studieprogram ble aktivitetene i oppstartsuken lagt inn i timeplanen, noe som fungerte bra for studentene som da kunne få alt i kalenderen sin. Utfordringen for timeplankontoret var at flere faglige bestilte rom for samme aktivitet, noe som skapte en del krøll. Oppfordringen blir derfor at de som skal ha felles infomøter/aktiviteter samkjører bestillingene. Internasjonalt mottak Generelt gikk studiestarten for de internasjonale studentene veldig bra. Godt samarbeid mellom Internasjonalt kontor og de ulike enhetene som er involvert i studiestarten. Det største problemet for de internasjonale studentene er at vi ikke tar imot kontanter. De fleste internasjonale har ikke fått opprettet kontoer i norske banker og har derfor ikke gyldige bankkort. Det tar også ofte svært lang tid å overføre penger fra utenlandske banker til norske. I tillegg er de nødt til å sette inn penger for å få studentvisum og disse er det ikke så lett å få tak i med en gang. De internasjonale studentene er også svært ivrige på å få gjort opp for seg, så selv om vi sier at de kan betale helt fram til 1.september så er de ikke fornøyd hvis de ikke får til å betale med en gang. Bruk av kontanter er vanskelig av 2 årsaker. For det første er vi ikke så begeistret for å sitte på masse penger i denne perioden og vi har foreløpig ingen gode ordninger for å få levert dette til banken. Hvis vi tar imot kontanter fra de internasjonale så må vi vel strengt tatt ta imot kontanter fra alle som ønsker å gjøre opp med kontanter. Det kan bli ganske mye penger pr. dag. For det andre er semesterbetalingen knyttet til KID-nummer og vi har vel egentlig ikke funnet ut hvordan vi skal løse dette. Det synes likevel å være et så stort problem for de internasjonale studentene våre at vi bør sjekke mulighetene for å ta imot kontanter til neste studiestart. IK har i flere år hatt egen Pick-up service for de internasjonale studentene. I år var det flere norske studenter som misforstod og trodde det gjaldt for alle nye 6

8 studenter. Dermed var det flere norske studenter som fikk nyte godt av denne ordningen, fordi det er svært vanskelig å begynne å hive ut studenter som har installert seg i bussen eller nekte dem adgang. Dette kan det bli mer av hvis Orientation Days og oppstartsuken slås sammen. En bør kanskje tenke gjennom hvordan dette skal løses. Ved masterprogrammet i energi, miljø og samfunn kjøres det et pilotprosjekt i bedre integrering mellom norske og utenlandske studenter. Som ett enkelt tiltak i denne sammenhengen ble det bestemt at hele studentgruppen skulle ha en felles oppstart. Altså at de utenlandske studentene ikke skulle begynne uken før slik de andre utenlandske studentene vanligvis gjør. Så i stedet for at de utenlandske studenten ved masteren ville møte alle andre utenlandske studenter og danne sine grupperinger møtte de også de norske studentene i en felles oppstart. Dette ble klargjort for alle studentene fra første oppstartsdag og har resultert i en enhetlig og godt integrert studentgruppe og tanken er at en slik felles oppstart vil gjøres gjeldene for alle studier neste høst. Selvaktivering og registrering Studentene har i stor grad registrert seg allerede før de møter. Det betyr at de har tilgang på studentsystemene på et tidlig tidspunkt. De som kommer til Servicedesk på IT har i større grad enn tidligere problemer som må ordnes av saksbehandlere, da de fleste har fått med seg informasjonen som er gitt, og har forsøkt aktivering selv. Ansatte får frigjort tid de tidligere brukte på å hjelpe med registrering til å hjelpe studentene med andre henvendelser. Vi har i år hatt like mange saker som i fjor, men har løst dem raskere med færre ressurser. IT har hatt mellom individuelle bærbare enheter på besøk i sin etasje hver uke, og har hatt noe over 3000 henvendelser i løpet av semesterstart. IT- avdelingen merker at de nye studentkullene stadig blir bedre mht til ITkunnskaper. Det er færre som møter opp på V-102 for å få hjelp, men flere som møter opp i skranken på IT-avdelingen. Neste år kommer de derfor til å bruke eget kursrom ved IT-avdelingen for hjelp til registrering. IT leide inn ekstra personale til oppstartsuken som ble drillet i de vanligste spørsmål som nye studenter har. I tillegg hang de opp lapper flere steder med en slags «ofte-stilte-spørsmål», slik at studentene ofte hadde funnet ut av problemet før de kom fram til kontorene. Slike lapper hang også på vei inn til IT, og vi så stadig studenter som fant ut av problemene før de kom til inngangsdøren. Dette 7

9 viste seg å avhjelpe en del av trykket som IT-avdelingen opplever ved studiestart. I tillegg var det ingen systemer som sviktet på de mest kritiske tidspunkt. Til neste år ønsker IT-avdelingen å være en del av opplæringen til Fadderne. Hvis fadderne kan svare på de helt enkle spørsmålene angående IT-systemer og registrering, så vil dette kunne avhjelpe ganske mye. A/V tjenesten er overbelastet, og opplevde et svært stort saksvolum i løpet av semesterstart, særlig første uken. Dette førte til forsinkelser i support og støtte til noen arrangement. A/V tjenesten er nå under omorganisering, vi satser på at dette skal bli bedre neste år. Vi har som tidligere år gjennomført sesjoner med førstelinjene ved UiS, og oppdatert dem på informasjon som studentene trenger. Dette ser vi også god nytteeffekt av, og får gode tilbakemeldinger fra de som har vært på sesjonene. Vi har også vært på seks infosesjoner hvor vi har blitt invitert direkte, f.eks. til internasjonale studenter. Overgangen fra Itslearning til Canvas var noe uheldig, det var informasjon om dataoverføring fra Itslearning til Canvas som ikke ble kommunisert tidsnok ut til fagmiljøet, og det oppsto noen misforståelser som førte til merarbeid for både faglige ansatte og studenter. Dette beklager vi, og vi har gått gjennom kommunikasjonsrutinene våre for å sikre at dette ikke gjentar seg. Fadder 2017 Fadder 2017 har evaluert sine arrangementer og har skrevet egen rapport. Den tar først og fremst for seg interne forhold i planleggingen og gjennomføringen av Fadderuka, og innholdet vil ha størst nytteverdi for de som er med i planleggingen av Fadder Utfordringer: En del aktiviteter (f.eks. i regi av linjeforeninger) som ikke er en del av det offisielle fadderarrangementet, men som likevel blir oppfattet som en del av dette. Fadder har ikke myndighet over disse arrangementene, men får likevel kritikk. Synes å være vanskelig å gjøre noe med, utover det å oppfordre aktivitetene til å være en del av det offisielle Fadderprogrammet. Fadder ønsket et fellesarrangement der nye studenter kunne treffe ansatte i en litt annen setting enn vanlig. Dette ble tatt opp på møtet vi 8

10 hadde i planleggingsfasen, men da var det ikke helt klart hva dette skulle være og mange av kontaktpersonene oppfattet ikke at de skulle ta kontakt for å planlegge dette arbeidet videre. Dermed ble det mye arbeid på Fadder og på de som tok kontakt (spesielt kontaktperson fra HF). Selve arrangementet ble vellykket og en tenker at dette bør fortsette, men planleggingen bør være så tidlig at det ikke blir så mye arbeid på noen få. Andre momenter SiS oppfordrer lederne for de forskjellige studieretningene til å ta kontakt med dem, slik at de kan ha en presentasjon for førsteårsstudenter ved alle studieretningene. Studiekoordinator og studiekonsulent på bachelor i sykepleie satt tilgjengelig i foajeen mellom kl og for å svare på spørsmål/hjelpe nye studenter. Dette fungerte veldig bra og de merket at det var mindre trykk i ekspedisjonen og innover i gangen på kontorene. Det er stor variasjon på hvor mye faglige aktiviteter det enkelte studieprogram har den første uka, fra fullt program hver dag fra 10 14, til enkelte studieprogram som bare har ett informasjonsmøte i løpet av første uke. Tidligere var det mangel på tilgjengelige rom som satte en begrensning på faglige aktiviteter den første uka. Det virker ikke som om dette er et problem lenger, slik at det er muligheter for å legge flere aktiviteter på dagtid den første uka, dersom det er ønskelig. Oppsummering Den vedlagte evalueringen vil, sammen med resultat av interne diskusjoner på fakultetene, danne grunnlag for planlegging av studiestart for kommende studieår. Med vennlig hilsen Marianne Simonsen Enhet for studentservice 9