Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Tidspunkt: 24.09.2013 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 69 22 41 60/ 908 55 384, e-post anita.rovedal@iokus.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Eidsberg, 16.09.2013 Jostein Flåøien Leder (sign.) Side1
Kontrollutvalget Eidsbergs møte 24.09.2013 Sakliste U.off. PS 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013 PS 13/22 PS 13/23 PS 13/24 PS 13/25 Kommunedelplan Slitu - Momarken Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene Informasjon fra revisjonen Eventuelt Side2
Saksnr.: 2013/20114 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 137333/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 24.09.2013 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013, godkjennes Rakkestad, 12.09.2013 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte 02.09.2013, legges frem til godkjenning. Side3
Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: 02.09.2013, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl.10:30 Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Fra til saksnr.: 13/17 13/20 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell, meldt forfall X Harald Berg innkalt og møtt Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Svend-Harald Klavestad... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte 02.09.2013 Sakliste U.off. PS 13/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013 PS 13/18 PS 13/19 PS 13/20 Informasjon fra revisjonen Referater Eventuelt Side4
PS 13/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013, godkjennes Rakkestad, 21.08.2013 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 02.09.2013: Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 02.09.2013: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013, godkjennes PS 13/18 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen, tas til orientering. Rakkestad, 22.08.2013 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 02.09.2013: Revisor ga informasjon om følgende: - Handlinger og attestasjoner - Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av politiske vedtak» er muligens klart før jul. - Oppfølgingsrevisjonsrapport om barneverntjenester er ikke behandlet i kommunestyret enda. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 02.09.2013: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. PS 13/19 Referater Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Side5
De vedlagte referater tas til orientering. Rakkestad, 22.08.2013 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 02.09.2013: Kontrollutvalget drøftet det innkomne brevet vedr. Kommunedelplan Slitu Momarken. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak 02.09.2013: 1. De vedlagte referatene tas til orientering 2. Sekretariatet setter saken vedr. Kommunedelplan Slitu Momarken opp som egen sak på et ekstra møte 24.09.2013. 3. Sekretariatet sender en invitasjon til Rådmann med ønske om å få en redegjørelse i saken, samt sender en invitasjon til oppsitterne i saken v/ Jan Kirkeby med tilbud om å få komme med et innlegg til kontrollutvalget i møtet 24.09.2013. PS 13/20 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 21.08.2013 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 02.09.2013: 1. Manglende tilbakemelding på brev fra kontrollutvalgssekretariatet datert 24.06.2013 2. Kontrollutvalget har fått innspill på at Eidsberg kommune har sendt feil personer til representantskapene i de interkommunale selskapene. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 02.09.2013: 1. Sekretariatet sender brev til kommunen og etterspør svar. 2. Revisjonen får i oppdrag fra kontrollutvalget i Eidsberg, å utføre en kartlegging/ gjennomgang av Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene. Side6
Saksnr.: 2013/20114 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 137405/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 24.09.2013 13/22 Kommunedelplan Slitu - Momarken Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen i saken tas til orientering Rakkestad, 12.09.2013 Anita Rovedal daglig leder Sammendrag Kontrollutvalget mottok en kopi av brev til Eidsberg kommune v/ Næring og Miljø, datert 12.06.2013. Brevet ble lagt frem for kontrollutvalget under sak 13/19 «Referater» i møte 02.09.2013. Oppsitterne har mottatt svar fra kommunen datert 25.06.2013, kopi av dette brevet ble sendt til kontrollutvalgsmedlem Jan E. Trømborg pr. mail 01.09.2013. Utvalget fattet vedtak om å få saken opp som egen sak på ekstraordinært møte 24.09.2013, hvor Rådmann og oppsitterne v/ Jan Kirkeby ble invitert for å orientere utvalget vedr. saken. Vedlegg Utskrift av mail sendt til kontrollutvalgsmedlem Trømborg, 01.09.2013. Vedr Monaryggen, med vedlegg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Brev til Eidsberg kommune v/ Næring- og Miljø datert 12.06.2013. Vedr. kommunedelplan Slitu- Momarken Saksopplysninger Det vises til innkomne brev til Eidsberg kommune fra Oppsitterne og svar fra kommunen datert 25.06.2013,som ligger som vedlegg til mailen sendt Trømborg 01.09.2013. Side7
Vurdering Sekretariatet vurderer dette som en sak for Eidsberg kommune v/næring- og miljø som også er mottakere for brevene vedr. saken. Kontrollutvalget skal ikke være et klageorgan, og bør ikke gå inn i enkeltsaker som behandles i andre fora, før disse er ferdigbehandlet. Utvalget bør heller ikke gå inn i tvister som allerede har juridisk bistand. Imidlertid kan kontrollutvalget, hvis utvalget vurderer det som en risiko for gjentatte avvik mot lovverk/ feil saksbehandling o.a., bringe dette videre som innspill i fht. overordnet analyse, som igjen kan føre til at det blir gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt på det aktuelle området. Side8
Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
Side16
Saksnr.: 2013/20114 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 137719/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 24.09.2013 13/23 Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Rakkestad, 16.09.2013 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Kontroll av Eidsberg kommunes møterepresentasjon i interkommunale selskaper og samarbeider. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte 02.09.2013 ønsket utvalget at revisjonen skulle utføre en kartlegging/gjennomgang av Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene. Vurdering Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Problemstillingene i saken blir, slik sekretariatet ser det, ivaretatt i «Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold» som er ute på høring i kommunene i disse dager. Side17
KONTROLL AV EIDSBERG KOMMUNES MØTEREPRESENTASJON I INTERKOMMUNALE SELSKAPER OG SAMARBEIDER I Eidsberg kontrollutvalg`s møte den 02.09.2013, ble det i utvalget diskutert at man ønsket en oversikt og kontroll av Eidsberg kommunes møterepresentasjon i interkommunale selskaper og samarbeider. Bakgrunnen for ønsket var at utvalget hadde fått informasjon om at kommunen sendte representanter som ikke var valgt til disse organene. Med bakgrunn i ovennevnte ble Indre Østfold Kommunerevisjon IKS forespurt å gjennomføre en kartlegging, med mulig fremleggelse av resultatene i neste møte den 24.09.2013. Følgende kontrollpunkter ble forelagt for utvalget i møtet: 1. Kontrollen gjelder kun Eidsberg kommunes møterepresentasjon i de ulike selskaper/samarbeider. 2. Kontrollgrunnlaget gjelder for siste valgperiode, dvs. fra høsten 2011 frem til dags dato. 3. Møteprotokollene er gjennomgått mht om vedtakene er enstemmig, eventuelt om det har vært motforslag og votering. 4. Følgende selskaper/samarbeid er kontrollert. a. Indre Østfold Data IKS b. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS c. Mortenstua skole d. Indre Østfold Renovasjon IKS e. Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS f. Avlastningshjemmet for Indre Østfold g. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS h. Indre Østfold Krisesenter IKS i. PPT-indre Østfold (*) j. Indre Østfold Bedriftshelsetjeneste (*) Resultat av gjennomført kartlegging: Avlastningshjemmet for Indre Østfold: 2 representanter Antall møter: Kommentarer: 4 stk. Et møte hvor EK har møtt med en representant Et møte hvor EK har møtt med feil representant. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS 1 representanter Antall møter: Kommentarer: 4 stk. Et møte hvor EK har meldt forfall, ikke mulig å kalle inn vara Side18
Indre Østfold Lokalmedisinske Kompetansesenter IKS 2 representanter Antall møter: Kommentarer: 7 stk. Et møte hvor EK har møtt med 1 representant Et møte hvor EK ikke har vært representert (*) Mortenstua skole 2 representanter Antall møter: Kommentarer: 5 stk. 2 møter hvor EK har møtt med en representant 1 møte hvor EK har møtt med feil representant (1) Indre Østfold Data IKS 2 representanter Antall møter: Kommentarer: 6 stk. 1 møte hvor EK har møtt med en representant (vara) 1 møte hvor EK ikke har vært representert Indre Østfold Renovasjon IKS 2 representanter Antall møter: Kommentarer: 4 stk. 1 møte hvor EK ikke har vært representert Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS 1 representanter Antall møter: Kommentarer: 6 stk. 1 møte hvor EK ikke har vært representert 1 møte hvor EK har møtt med feil representant Indre Østfold Krisesenter IKS Revisjonen har ikke mottatt fullstendig dokumentasjon fra alle møtene 2 representanter Antall møter: Kommentarer: 4 stk. (3 stk. kontrollert) 1 møte hvor EK har møtt med en representant 1 møte hvor EK har møtt med feil representant PPT-Indre Østfold og Indre Østfold Bedriftshelsetjeneste. Disse samarbeidene har styre som øverste organ. Revisjonen har vært i kontakt med administrasjonen i selskapene, det har ikke vært noen avvik mht feil representanter i disse organene. Side19
KONKLUSJON: Revisjonens arbeid har vært basert på de møteprotokoller som er oversendt fra selskapene. Revisjonen er kjent med at organiseringen av de fleste av representantskapsmøtene er organisert på en felles dag. Med bakgrunn i dette tar vi følgende forbehold: Revisjonen ser at i flere av de møtene hvor Eidsberg kommune ikke har vært representert for enkelte selskap, har de for andre selskaper, med samme medlem/vara vært representert. Om dette skyldes feil protokoll hvor representanten har møtt, eller tilsvarende hvor representanten ikke har møtt har vi ikke undersøkt nærmere. Eidsberg kommune har for 4 møter i 4 selskaper møtt med feil representant. I 2 av protokollene er representanten benevnt som observatør. Det fremkommer ikke av dokumentasjonene revisjonen har kontrollert, hvorvidt representanten har avgitt stemme som et ordinært medlem/vara. I de fleste møtene har Eidsberg kommune vært representert med sine stemmeberettigede og riktig oppnevnt person. I de tilfeller hvor Eidsberg kommune kun møter med 1 representant, eller ikke er representert, vil kommunen ikke ha den mulighet til å utøve sitt ønskede eierskap. Revisjonen vurderer systemet for oppnevnelse og dokumentasjon av valgte representanter som godt. Enkelte selskaper har gitt tilbakemelding på at rutinene for melding av forfall og innkalling av vara kan forbedres. Side20
Saksnr.: 2013/20114 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 138962/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 24.09.2013 13/24 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 16.09.2013 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. Side21
Saksnr.: 2013/20114 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 137325/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 24.09.2013 13/25 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 12.09.2013 Anita Rovedal daglig leder Side22