SELJE KOMMUNE Kontrollutvalet Møteprotokoll Møtedato: 6. september 2018 Møtetid: Kl. 13:00 14.10. Møtestad: Stort møterom, Selje rådhus Saksnr.: 21/18-33/18 Følgjande medlemmer møtte Per Egil Hellebust (Nestleiar) Veronica Hatlenes (Medlem) Atle Svein Honningsvåg (Medlem) Følgjande medlemmer møtte ikkje Svein Rune Krakereid (Leiar) Mirjam Friberg (Medlem) Følgjande varamedlemmer møtte Ingen vara kunne møte. Følgjande frå administrasjonen møtte Merknad til innkallinga Følgjande frå Vest Kontroll møtte Jostein Støylen (Dagleg leiar) Følgjande frå Kommunerevisjonen i Nordfjord møtte Torill Monsen (Revisor)
Følgjande saker vart handsama SAK 21/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 22/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 23/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 24/18 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 SAK 25/18 KONTROLL AV RAMMEAVTALE OM HELSEVIKARAR - RAPPORT SAK 26/18 PROSJEKTPLAN SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON I NORDFJORD HAVN IKS SAK 27/18 TILSYN MED KOMMUNAL BEREDSKAPSPLIKT EID OG SELJE KOMMUNE SAK 28/18 REKNESKAP OG REVISJONSBERETNING 2017 FOR NORDFJORD HAVN IKS SAK 29/18 ÅRSMELDING MED REKNESKAP OG REVISJONSBERETNING 2017 FOR NORDFJORD MILJØVERK IKS SAK 30/18 ÅRSMELDING 2017 FOR NORDFJORDNETT IKS SAK 31/18 OVERORDNA REVISJONSSTRATEGI 2018 FINANSIELL REVISJON SAK 32/18 MELDINGAR SAK 33/18 ORIENTERING OM LØPANDE REVISJON PR JULI 2018 Utskrift møteprotokoll: Kommunestyret som melding til neste møte, ordførar og rådmann som orientering og kontrollutval med vara for godkjenning til neste møte. Signatur: Per Egil Hellebust Atle Svein Honningsvåg
21/18 033 23.08.2018 06.09.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med nestleiaren vert vald Atle Svein Honningsvåg 22/18 049 23.08.2018 06.09.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 07.05.2018. Møteprotokollen frå møtet 07.05.2018. 23/18 033&58 23.08.2018 06.09.2018 IBM GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Selje kommune si heimeside - https://selje.kommune.no/politikk-ogmoter/saker-og-moteboker/ Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret: 22.05 20.06 Formannskapet: 09.05 22.05 06.06 20.06 29.08 Råd for eldre og funksjonsh.: 29.05 14.06 Administrasjonsutvalet: 06.06 Arbeidsmiljøutvalet: Fellesnemnd for Eid og Selje kommune 07.06 22.08
24/18 151 22.08.2018 06.09.2018 JS BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr. 50.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for 2019. Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2019 pålydande kr. 50.000,-. Dette er auke i høve til 2018. Årsaka er kursopplæring lokalt, regionalt og nasjonalt for dei nye kontrollutvala/kontrollutvalsmedlemane som vert valde hausten 2019. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16)
Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. 25/18 217 11.06.2018 06.09.2018 IBM KONTROLL AV RAMMEAVTALE OM HELSEVIKARAR RAPPORT Kontrollutvalet tek informasjonen i saka til orientering. 1. Saksprotokoll kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 2. Saksframlegg kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 3. Dokument og juridisk vurdering av Rammeavtale om helsevikarar for 12 kommunar 4. Svar frå fylkesrådmannen 5. Utdrag av notat frå advokat Kjetil Kvammen 6. Status i kommunane på rammeavtale om helsevikarar Sekretariatet viser til kontrollutvalssak 08/18 der utvalet vedtok spørsmål til rådmannen etter initiativ frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Vedlagt er aktuelt sakstilfang frå Sogn og Fjordane fylkeskommune som summerer opp deira arbeid med saka: o Protokoll frå kontrollutvalet o Saksframlegg til kontrollutvalet o E-post frå kontrollutvalsleiar Frank Willy Djuvik med informasjon om vedlegga o Utdrag av notat frå advokat Kjetil Kvammen o Notat frå fylkesrådmannen o Oppsummering av svar på spørsmåla til rådmennene i 11 av dei 12 aktuelle kommunane Konklusjon i notat frå advokat Kjetil Kvammen: Ansvarsfordelinga mellom innkjøpssentralen og den enkelte kommune er også greia ut i notatet:
26/18 217 23.08.2018 06.09.2018 IBM PROSJEKTPLAN SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON I NORDFJORD HAVN IKS Kontrollutvalet ber Kommunerevisjonen i Nordfjord utarbeide selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Nordfjord havn IKS, jf. prosjektplan. Prosjektplan Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Nordfjord havn IKS. Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord. Datert 18.07.2018 Kontrollutvalet vedtok i sak 19/18 at det skal utførast selskapskontroll av Nordfjord havn IKS. Kommunerevisjonen i Nordfjord har utarbeida prosjektplan, med fylgjande problemstillingar: 1. Er ansvar og arbeidsfordeling mellom representantskapet og styret, og mellom dagleg leiar og styreleiar, i samsvar med det som er bestemt om dette i styringsdokumentet for selskapet? 2. Ivaretek selskapet dei mål som måtte vere sett for selskapet? 3. Er selskapet sin praksis på innkjøpsområdet i tråd med lov og forskrift? Revisjonen ser føre seg at selskapskontrollen munnar ut i ein felles rapport for alle dei aktuelle kommunane der det vert svara på hovudproblemstillingane med underpunkt. Problemstillingar, kriterium og avgrensingar kan bli endra dersom arbeidet med prosjektet gjer dette naudsynt eller bidreg til å auke kvaliteten på rapporten. Dersom slike endringar kjem i konflikt med tinginga, vil dette bli teke opp med kontrollutvalet sitt sekretariat. Viser elles til vedlagte prosjektplan for utfyllande informasjon.
27/18 099 23.08.2018 06.09.2018 IBM TILSYNSRAPPORT KOMMUNAL BEREDSKAPSPLIKT Kontrollutvalet tek tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt til vitende. 1. Fylkesmannen - Tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt 2. Selje kommune sine svar, dat. 21.08.2018, til Fylkesmannen vart delt ut i møtet Saksopplysning Fylkesmannen utførte tilsyn med kommunen si beredskapsplikt 07.05.2018. Føremålet med tilsynet var å kontrollere om kommunen etterlever krav i lov og forskrift om oppfølging av kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avdekte tre avvik. Eit forhold er kommentert som merknad. Avvik 1: Kravet til heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, jf. forskrift om kommunalberedskapsplikt 3, er ikkje tilfredsstilt. I den heilskaplege ROS-analysen vart det laga eit forslag til plan for oppfølging, og understreka at kvar kommune måtte gå gjennom handlingsplanen og prioritere tiltak. Nokre av tiltaka som vart føreslått i ROS-analysen er gjennomført. Det er ikkje dokumentert at det elles har vorte gjort nokon systematisk gjennomgang av forslaga og prioritering av korleis dei kan gjennomførast. Avvik 2: Kravet til beredskapsplan er ikkje tilfredsstilt fordi det manglar ein plan for evakuering, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 d). Avvik 3: Kravet til øving av beredskapsplanen er ikkje tilfredsstilt. Det står i beredskapsplanen at kriseleiinga skal øvast ved behov, medan kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 at det skal øvast annakvart år. Merknad: Det må utarbeidast ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse for den nye Stad kommune. Den eksisterande ROS-analysen vil vere eit nyttig kunnskapsgrunnlag for arbeidet med den nye. Vi vil mellom anna tilrå at: Målesetjinga vert at ROS-analysen skal tilfredsstille krava etter både sivilbeskyttelseslova og lov om helsemessig og sosial beredskap med tilhøyrande forskrifter. Det vert lagt vekt på å få tydeleg og konkret fram tilhøve og utfordringar som er særeigne for Stad kommune, til dømes om det er geografiske område som er særleg sårbare eller utsette for uønskte hendingar. Det vert brukt ein metodikk som bidreg til mest mogleg einsarta vurderingsmåtar og skildringar av dei ulike risikoområda.
Viser til rapporten for meir informasjon. 28/18 026 24.08.2018 06.09.2018 IBM REKNESKAP OG REVISJONSBERETNING 2017 FOR NORDFJORD HAVN IKS Kontrollutvalet tek rekneskap og revisjonberetning 2017 for Nordfjord Havn IKS til vitende. 1. Årsrekneskap 2017 2. Revisjonsberetning Kontrollutvalet skal i samsvar med Kommunelova 77,5 og Forskrift om kontrollutval 13 sjå til at det vert ført kontroll med kommunens interesse i selskap. Vi legg difor fram rekneskap og revisjonsberetning. Viser til vedlegg for utfyllande informasjon. 29/18 026 24.08.2018 06.09.2018 IBM ÅRSMELDING MED REKNESKAP OG REVISJONSBERETNING 2017 FOR NORDFJORD MILJØVERK IKS Kontrollutvalet tek årsmelding med rekneskap og revisjonberetning 2017 for Nordfjord miljøverk IKS til vitende. Årsmelding 2017 med rekneskap og revisjonsberetning Kontrollutvalet skal i samsvar med Kommunelova 77,5 og Forskrift om kontrollutval 13 sjå til at det vert ført kontroll med kommunens interesse i selskap. Vi legg difor fram årsmelding med rekneskap og revisjonsberetning. Viser til vedlegg for utfyllande informasjon. 30/18 026 24.08.2018 06.09.2018 IBM ÅRSMELDING 2017 FOR NORDFJORDNETT IKS Kontrollutvalet tek årsmelding 2017 for Nordfjordnett IKS til vitende.
Årsmelding 2017 Kontrollutvalet skal i samsvar med Kommunelova 77,5 og Forskrift om kontrollutval 13 sjå til at det vert ført kontroll med kommunens interesse i selskap. Vi legg difor fram årsmelding. Viser til vedlegg for utfyllande informasjon. 31/18 216 30.08.2018 06.09.2018 IBM OVERORDNA REVISJONSSTRATEGI 2018 FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tek orientering frå revisor til vitende. Overordnet revisjonsstrategi. Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord, motteke 30.08.2018 Revisor gjennomgår si planlegging av finansiell revisjon for revisjonsåret i møtet. Viser elles til vedlegget. 32/18 033&17 30.08.2018 06.09.2018 IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 1. E-post frå Kristine Dahl, av 29.08.2018: Kontrollutvala og kommunesamanslåing 33/18 216 04.09.2018 06.09.2018 IBM ORIENTERING OM LØPANDE REVISJON PR JULI 2018 Kontrollutvalet tek orientering om løpande revisjon pr juli 2018 til vitende. Orientering om løpande revisjon pr juli 2018. Utarbeida av Kommunerevisjonen i Nordfjord, motteke 03.09.2018
Revisor gjennomgår løpande revisjon pr juli 2018 i møtet. Viser elles til vedlegget. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte