Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Havnens hus, Møterommet, 2.etg 14.03.2016 Fra sak: Til sak: 06/2016 10/2016 Fra kl.: Til kl.: 11:30 14:30 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman Anbalagan Ratnasingam Fredrik Dobak Kvensjø Rakel Norum IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Eva Opshaug FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Annita Hakvåg Åse Soleng, Narvik Vann (sak 08/16) 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 06/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 18. januar 2016. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt : Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 18. januar 2016 godkjennes. Sak 07/16 Orientering fra rådmann Saken utsettes til neste møte. Sak 08/16 Bjerkvik vannverk Kontrollutvalget har mottatt en klage vedrørende utbygging av Bjerkvik vannverk. I klagen fremkommer det at påløpte kostnader for utbyggingen av vannverket er betydelig høyere enn det som var antydet av kostander i forkant av prosjektet. Narvik Vann var invitert til møte for å gi en orientering til kontrollutvalget om utredning og utbygging av vannverket. Åse Soleng som har vært prosjektleder for utbyggingen i Bjerkvik var tilstede i møtet og orienterte kontrollutvalget. I følge Soleng så er det selve vannkilden som har vært problemet i Bjerkvik. De har vurdert og jobbet med flere alternativ for vannkilde før de kom frem til dagens løsning med bruk av grunnvann. Fra de startet med jobben i 2006 og frem til i dag så har plan og bygningsloven endret seg slik at de har vært nødt til å gjøre mer på plansiden, økt omfang av prosjekteringen og krav om reguleringsplan. Kontrollutvalget stilte spørsmål til om kostnadene har blitt høyere enn det som var antydet ved oppstart av prosjektet og kostnadsrammer vedtatt av bystyret. I følge Soleng så har finansieringen av prosjektet gått over flere år. Hovedplan vann og de enkelte årsbudsjett legger grunnlaget for finansieringen. De påløpte kostnadene til prosjektet er innenfor rammene for de vedtatte hovedplaner for vann og de enkelte årsbudsjett. På bakgrunn av orienteringen ble det fattet følgende Orienteringen fra prosjektleder tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 14_03_2016.docx sak 06/16 10/16 Side 2 av 5
Sak 09/16 Oppfølging av vedtak fra bystyret Kontrollutvalget gjennomgikk liste over saker behandlet i bystyret i Narvik i 2015 og diskuterte om det var grunnlag for kontrollutvalget med oppfølging av om vedtak i enkelte saker var utført av administrasjonen. Etter å ha gjennomgått listen relativt grundig og diskutert status på vedtakene ble det fattet følgende Sak 45/15 Etablering av fengsel i Bjerkvik. Futurum jobber med saken. Kontrollutvalget inviterer Futurum til neste møte for å orienter om status. Sak 48/15 Tilstandsrapport bygg - Investeringsbudsjett 2015 - regulering 1. Evaluering av byggforvaltning pågår. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på status. Sak 52/15 Etablering av kollektivknutepunkt i Bjerkvik. Kontrollutvalget ber om oppdatert status på saken fra rådmann. Sak 66/15 Evaluering av tiltak for måloppnåelse av næringsutvikling. Kontrollutvalget løfter saken til ordfører for avklaring av status. Sak 141/15 Budsjett og økonomiplan 2016-2019 Narvik kommune. Planen innhentes til neste møte. Sak 10/16 Eventuelt/orienteringssaker. Risiko og vesentlighetsanalyse Sekretariatet orienterte om det pågående arbeidet med risiko og vesentlighetsanalyse. Det ble orientert om hva et slikt dokument skal inneholde og at omfanget kan bli veldig stort. Kontrollutvalget var av den oppfatning at det må foretas en avgrensning men var samtidig opptatt av at de ønsket å få utarbeidet et dokument som kunne brukes som grunnlag for det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I tillegg ble det tatt opp at man burde få avklart hvor mange timer Narvik kommune har tilgjengelig til forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet så slikt Sekretariatet lager en disposisjon til analysen til neste møte. Sekretariatet avklarer med KomRev NORD hvor mange timer Narvik kommune har tilgjengelig til forvaltningsrevisjon. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 14_03_2016.docx sak 06/16 10/16 Side 3 av 5
Årsrapport og Årsregnskap fra Kemneren 2015. Årsrapport for 2015 fra Kemneren i Narvik kommune ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt : Årsrapport og Årsregnskap fra Kemneren for 2015 tas til etterretning. Narvikgården Kontrollutvalget gjennomgikk en anonym henvendelse vedrørende Narvikgården. I henvendelsen stilles det spørsmål rundt salg av flere eiendommer fra Narvikgården. Kontrollutvalget hadde en relativt omfattende drøfting rundt innholdet i henvendelsen og fattet så slikt Kontrollutvalget undersøker formalitetene rundt de nevnte transaksjonene i henvendelsen. Taushetserklæring og reglement for kontrollutvalg Det ble i møtet orientert fra sekretariatet om at det står i reglement for kontrollutvalg at kontrollutvalget og sekretariatet skal signere taushetserklæring som skal oppbevares hos sekretariatet. Kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet signerte erklæringene i møtet. Det ble ikke fattet noe vedtak. Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Narvik kommune Uavhengighetserklæringen fra forvaltningsrevisor ble gjennomgått i møtet og kontrollutvalget fattet deretter følgende Uavhengighetserklæring tas til orientering. Informasjon om møte i representantskapet til KomRev Brev med informasjon om møte i representantskapet i KomRev NORD ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet deretter følgende Informasjonen tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 14_03_2016.docx sak 06/16 10/16 Side 4 av 5
Møteplan. Neste møte fastsettes til 8. april, fortrinnsvis kl. 09.00. Møte ble deretter hevet ca. kl. 14:30. Narvik, 31. mars 2016 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 14_03_2016.docx sak 06/16 10/16 Side 5 av 5