Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 12/125 Møtedato/tid: 11.10.2012, kl. 12:00 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Rådhuset, Formannskapssalen Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Jorulf Gumdal Kristin Kjønsvik Erik Snekvik Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 021/12 Referatsaker 022/12 Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag 023/12 Rapport fra tilsyn med Nav Hemne 024/12 Orientering angående frivilligsentralen i Hemne 025/12 Budsjett for kontrollutvalget 2013 og økonomiplan 2014-2016 026/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 027/12 Igangsetting av selskapskontroll 028/12 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248 eller e-post sverre.midthjell@konsek.no. Møtet avholdes for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 19/12, med mindre utvalget selv fatter annet vedtak i møtet. Trondheim, 4.10.2012 Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek Side 1 av1

Referatsaker Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 021/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/125-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Invitasjon KonSek-samling 7.november 2012 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. KonSek-samling for kontrollutvalg 7. november 09:30 16:00

inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 7. november 2012 - Quality Hotell Panorama, Tiller

Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN 10:15 ÅPENHET I KOMMUNENE OG KONTROLLUTVALGENE Innledning ved Ole Petter Pedersen, Utviklingsredaktør, Kommunal Rapport 11:00 Beinstrekk 11:15 ÅPENHET I KOMMUNENE OG KONTROLLUTVALGENE Gruppediskusjoner og plenumsdiskusjoner 12:30 Lunsj 13:30 14:00 14:30 14:40 SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll i kommunene Selskapskontroll i Trønderenergi Innledning ved Sverre B. Midthjell, KonSek MEDIA Viktigheten av en mediastrategi Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media Håndtere media Innledning ved Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek Beinstrekk Gruppediskusjoner og plenumsdiskusjoner temaene selskapskontroll og media 15:15 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:30 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta de gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: 468 51 950 Innen: 18. oktober 2012 Konferanseavgift: Faktura: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf. 468 51 950

Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 022/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 12/139-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Rådmannen bes orientere om oppfølging av rapporten og lukking av avvik i kontrollutvalgets neste møte. Vedlegg Rapport fra tilsyn - Barnevernet i Hemne Fylkesmannens oversendelsesbrev - rapport fra tilsyn av barnevernet Saksutredning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har, som del av et felles nasjonalt tilsyn, ført tilsyn med barnevernet i Hemne, som også er vertskommune for felles barneverntjeneste med Snillfjord, gjennomført i mai 2012. Fylkesmannen har delegert ansvar for departementets hjemmel for å føre tilsyn med barnevernet i lov om barneverntjenster 2-3. Fylkesmannen fører tilsyn både på eget initiativ og gjennom pålegg i felles nasjonale tilsyn. I dette tilfellet har fylkesmannen blitt pålagt fra departementet å føre tilsyn med barnevernet i minst 3 kommuner, på gitte områder etter gitte kriterier. Tilsynet har fokus på enkelte aspekter ved barnevernets systemer og kvalitetssikring, og vurderer ikke kvaliteten i barnevernets arbeid. Det er viktig å være klar over at fylkesmannens tilsyn skiller seg vesentlig fra forvaltningsrevisjon i regi av kontrollutvalget ved at fylkesmannen normalt forholder seg til mer begrensede vurderinger av praktiseringen av enkelte paragrafer i lovverket i denne type tilsyn. Tilsynet har fokus på å identifisere eventuelle avvik fra bestemmelser i lov og forskrift, og rapportene begrenser seg normalt kun til å påpeke eventuelle avvik og ikke gi en generell vurdering. Avvik kan ha svært ulik alvorlighetsgrad. Det er derfor nødvendig å vurdere innholdet i hvert enkelt avvik når man behandler slike rapporter, for å vurdere hvorvidt de er store og alvorlige eller ikke. Revisjon Midt-Norge utførte på oppdrag fra kontrollutvalget en forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten, levert i 2011, som delvis berørte noen av de samme temaene 1. Funn i det aktuelle tilsynet Fylkesmannens tilsyn har vært innenfor to hovedtema: 1 Denne rapporten finnes i GoodReader-mappen Aktuelle dokumenter for KU, undermappe FR-rapporter, evt. kan lastes ned fra internett: http://www.konsek.no/customers/konsek/documents/hemne/rapporter/fr/hemne_barnevern.pdf

1. Om kommunen sikrer at barnevernundersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. 2. Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov og forskriftskrav. For begge tema ble det spesielt sett på om barns rett til medvirkning ble sikret. Innenfor begge disse temaene fant fylkesmannen avvik fra lov- og forskriftskrav. De forskjellige avvikene er beskrevet i rapporten som ligger vedlagt. Innenfor det første temaet går avvikene blant annet på at det ikke sørges for å dokumentere samtykke til innhenting av informasjon fra andre instanser, mangelfull informasjon om slik innhenting, mangelfull dokumentasjon av vurderinger og mangelfull sikring av barns rett til å uttale seg. Innenfor det andre temaet går avvikene blant annet på mangelfulle tiltaksplaner, mangelfulle rutiner for oppfølging av hjelpetiltak, mangelfulle rutiner for involvering i utarbeidelsen og mangelfull dokumentasjon av evaluering av tiltakene. Så vidt sekretariatet kan se har ikke kvaliteten og innholdet i tjenesten vært gjenstand for tilsyn. Avvikene går ikke på slike forhold, men på hvordan barnevernet sørger for involvering, evaluering og sikrer de involvertes rettssikkerhet, og hvorvidt barnevernet tilstrekkelig dokumenterer at dette er ivaretatt. Kontrollutvalget bør særlig merke seg at mangelfull kvalitetssikring av barns rett til å uttale seg også var et punkt påpekt av revisjonen etter forvaltningsrevisjon på området i 2011. Det kan stilles spørsmål ved hvorvidt dette allerede burde være rettet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det er grunnlag for at kontrollutvalget bør påse at rapporten blir fulgt opp. Sekretariatet foreslår derfor å be rådmannen gi en orientering om oppfølgingen i neste møte.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord Virksomhetens adresse: Trondheimsvegen 1, 7200 Kyrksæterøra Tidsrom for tilsynet: 29.02.2012 15.05.2012 Kontaktperson i Barnevernleder Mona Forren virksomheten: Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: 1. Gjennomføring av undersøkelser, jf. barnevernloven 4-3 Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen: at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse barns rett til medvirkning i undersøkelsen at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes 2. Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven 4-5 Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen: at det foretas en tilstrekkelig evaluering barns rett til medvirkning i evalueringen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes 1

Det ble gitt følgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift i alle saker. 2. Hemne kommune sikrer ikke at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift i alle saker. Dato: 28.08.2012 Berit Hågensen revisjonsleder Jostein Magne Krutvik revisor 2

Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 4 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 4 3. Gjennomføring... 5 4. Hva tilsynet omfattet... 5 5. Funn... 5 6. Regelverk... 7 7. Vurdering av kommunens internkontrollsystem 7 8. Dokumentunderlag... 9 9. Deltakere ved tilsynet... 9 3

1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden 29.02.2012 15.05.2012. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenestene i kommunene i 2012. Tilsynet er initiert av Statens helsetilsyn. Alle fylkesmannsembeter skal gjennomføre tilsyn i minst tre kommuner i inneværende år. Temaene er like for samtlige kommuner. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester 2-3, fjerde ledd. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Hemne kommune og Snillfjord kommune har felles barneverntjeneste. Hemne kommune er vertskommune og barneverntjenestens kontor er plassert på Kyrksæterøra, som er kommunesenter. Den interkommunale tjenesten startet opp i oktober 2005. Barneverntjenesten har fra 01.04.2012 i alt 5 saksbehandlere, inklusiv barnevernleder, samt en merkantil ansatt. Barnevernleder rapporterer direkte til rådmannen. Kommunen har i en periode i 2011 hatt redusert bemanning i barneverntjenesten. Kommunen fikk tildelt 50 % stilling gjennom statlig satsing og de ble tildelt kompetansemidler. Bemanningssituasjonen er stabil, og flere har lang erfaring i barneverntjenesten. Hemne kommune har i alt 4.200 innbyggere og Snillfjord kommune har 981 innbyggere. Det er et asylmottak i Hemne kommune, hvor det bor barnefamilier. 4

3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 29.02.2012. Åpningsmøte og intervjuer ble gjennomført 03.05.2012, i alt fem personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt 15.05.2012. 4. Hva tilsynet omfattet Det ble ført tilsyn med to hovedtema: 1. Om kommunen sikrer at barnevernundersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen gjennomfører tilstrekkelige undersøkelser som sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om det blir foretatt konkrete og individuelle vurderinger før undersøkelsene konkluderes. 2. Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen foretar tilstrekkelige og nødvendige evalueringer av barnas situasjon og om det foretas forsvarlige vurderinger før evalueringene avsluttes. For begge tema ble det spesielt sett på om barnas rett til medvirkning ble sikret. 5. Funn Det ble gitt følgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift i alle saker. Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav: - Bvl 6-4, første ledd som sier at opplysninger så langt som mulig skal innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen. - Bvl 6-3, beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne. - Bvl 6-3, andre ledd sier at et barn kan opptre som part i en sak og gjøre partsrettigheter gjeldende dersom det har fylt 15 år og forstår hva saken gjelder. - Bvl 4-3, andre ledd som sier at undersøkelsen ikke skal gjøres mer omfattende enn formålet tilsier. 5

- Bvl 6-1, første ledd som sier at forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, det setter blant annet krav til skriftlighet i undersøkelsesarbeidet. - Forvaltningsloven 11 d og ulovfestede regler om god forvaltningsskikk angående krav om løpende dokumentasjon i saksbehandlingen. - Bvl 2-1, første ledd om kommunens plikt til å ha internkontroll og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 4. Avviket bygger på følgende observasjoner: o Det er ikke rutine som sikrer at det gis skriftlig samtykke fra partene i en barnevernssak for innhenting av informasjon fra andre instanser. o Det sørges ikke for at partene i barnevernsaken blir informert om hva det faktisk skal innhentes opplysninger om. o Det praktiseres ikke at barn som har partsrettigheter gir samtykke til innhenting av opplysninger og de blir ikke alltid informert når opplysninger innhentes. o Barn blir ikke alltid informert og gjort oppmerksom på hvorfor barneverntjenesten undersøker saken. Det sikres ikke at barn blir gitt anledning til å uttale seg før det tas en avgjørelse som angår han eller henne. o Det innhentes mange og detaljerte opplysninger i undersøkelsene. Ved avslutning av undersøkelsene kom det i mindre grad fram en vurdering av barnets totale behov ut fra de opplysninger som ble innhentet. o Det finnes ikke rutiner for hva som skal dokumenteres i en undersøkelse, det er ulikt hva som dokumenteres og hvordan det dokumenteres. o Relevante og nødvendige opplysninger og vurderinger dokumenteres ikke fortløpende. o De barnevernfaglige vurderinger som er foretatt er mangelfullt dokumentert. 2. Hemne kommune sikrer ikke at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift i alle saker. Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav: - Bvl 4-5 om oppfølging av hjelpetiltak sier: Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er 6

tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig. - Bvl 6-3 beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne. - Bvl 6-1, første ledd som sier at forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven. - Bvl 2-1, andre ledd om kommunens plikt til å ha internkontroll og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 4. Avviket bygger på følgende observasjoner: - Flere tiltaksplaner er ufullstendig utfylt. Det foreligger eksempler på tiltaksplaner med generelle målsettinger, og der det mangler konkrete tidspunkt for evaluering. - Skriftlig prosedyre for oppfølging av hjelpetiltak er mangelfull. - Det er ikke retningslinjer for hvilke vurderinger som er nødvendige og tilstrekkelige i evalueringen av hjelpetiltak på evalueringstidspunktet. - Det er ikke rutiner for at foreldre, barn og samarbeidspartnere tas med i utarbeidelse av tiltaksplanen eller evaluering av tiltaket. - Det er bare unntaksvis dokumentert at det er gjennomført en samlet oppsummering og barnevernfaglig vurdering av om tiltakene var hensiktsmessig sett i forhold til barnets og familien sitt hjelpebehov. 6. Regelverk FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten 7. Vurdering av kommunens internkontrollsystem Det er i barnevernloven 2-1, andre ledd og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester et krav om at kommunen skal ha et system for internkontroll. Kommunen skal gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid planlegge, utføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at barneverntjenesten er i samsvar med krav i regelverket. Det vises til internkontrollforskriften 4, første ledd: Internkontroll skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av 7

lov om barneverntjenester. Innholdet i internkontrollen er presisert i 4, andre ledd, bokstav a h. Kommunens internkontroll i forhold til de to tilsynsområdene ble vurdert. Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme utføres innenfor rammene av barnevernloven 4-3, 4-5 og 6-3. Kommunen har et kvalitetssystem som barneverntjenesten i likhet med alle enheter skal rapportere på og er en del av. Barneverntjenesten skal starte opp med elektronisk rapportering innen 01.06.2012. Barnevernleder rapporterer direkte til rådmannen på indikatorer som er sammenfallende med barneverntjenestens halvårsrapportering til Fylkesmannen. Det er et rapporteringskrav om avviksmeldinger i kvalitetssystemet. Kommunen har ikke en plan for hvilken kompetanse barneverntjenesten har behov for og hva den enkelte saksbehandler trenger. Barneverntjenesten har ukentlige saksmøter som leder er ansvarlig for. Det er laget et system for at alle saker skal være gjennomgått i et saksmøte i løpet av en måned. Leder informerer de ansatte om lovendringer med mer, og de ansatte har ansvar å holde seg oppdatert. Alt som angår saksbehandling tas opp i ukentlige saksbehandlingsmøter, og det blir etter hvert utarbeidet nye prosedyrer for flere områder. Barneverntjenesten har utarbeidet skriftlige rutiner for gjennomgang og avslutning av undersøkelse og oppfølging av hjelpetiltak etter endt undersøkelse. Disse rutinebeskrivelsene var ufullstendige og ga lite beskrivelse av hvordan arbeidet skal gjennomføres i praksis og om praksisen sikrer at regelverket følges. Tilsynet så at praksis på noen områder ikke var i samsvar med de skriftlige rutinene. Dette kan være et resultat av manglende dokumentasjon eller ufullstendig dokumentasjon i sakene. Barnevernleder og saksbehandlere er kjent med at saksbehandling ikke blir dokumentert tilstrekkelig og godt nok, til tross for det blir ikke praksisen korrigert og endret. Videre er det kjent for barneverntjenesten at mange tiltaksplaner er ufullstendige, uten at det blir rettet opp og forbedret. Barnevernsleders rapportering om avvik og måltall til kommuneledelsen samsvarer med rapportering til Fylkesmannen. Kommuneledelsen vil dermed ikke motta avviksmeldinger knyttet til andre områder. Den årlige samtalen med kommuneledelsen vil imidlertid fange opp de andre forhold. Fylkesmannen mener at det er viktig at alle avvik følges opp raskt og at det settes inn tiltak for rette opp situasjonen. Tilsynet ser at barneverntjenestens internkontroll ikke er tilstrekkelig innarbeidet i kommunens kvalitetssystem. Avviksrapportering er begrenset, da det meldes på enkelte kriterier til kommuneledelsen. Ansatte har heller ikke en felles forståelse hva som skal meldes av avvik og til hvem. 8

8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart for barneverntjenesten Beskrivelse av kommunens internkontroll og kvalitetssystem Oversikt over ansatte i barneverntjenesten Prosedyrebeskrivelser for: o gjennomgang av undersøkelser, o avslutning av undersøkelser o oppfølging av hjelpetiltak Liste over hjelpetiltak for hjemmeboende barn Kopi av 11 saksmapper for undersøkelser Kopi av 8 saksmapper for oppfølging av hjelpetiltak Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Ny rutinebeskrivelse Møtereferat fra tirsdagsmøter 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Torger Aarvaag Rådmann X x Oddbjørn Berg Kommunalsjef x Bengt Olaf Aune Kommunalsjef helse, Snillfjord x Mona Forren Barnevernleder X X x Marita Stallvik Barnevernkonsulent X x Signe Helland Sekretær X x Eva Nielsen Barnevernkonsulent X X X Anne J Rodal Barnevernkonsulent X X X Arnhild Fagerhaug Barnevernkonsulent X X x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Jostein Magne Krutvik og Berit Hågensen, med sistnevnte som revisjonsleder. 9

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Berit Hågensen 73 19 91 85 28.08.2012 2012/1992-621 Oppvekst- og utdanningsavdeling Deres dato Deres ref. Hemne kommune Rådmannen Trondheimsveien 1 7200 KYRKSÆTERØRA Oversendelse av rapport etter landsomfattende tilsyn med Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord Vedlagt følger rapport etter gjennomført landsomfattende tilsyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord. I henhold til avtale inngått på sluttmøtet 15.05.2012 skal Hemne kommune innen 01.10.2012 sende Fylkesmannen en plan for lukking av de to avvikene som ble gitt i tilsynsrapporten. Fylkesmannen mottok kommunens kommentarer på foreløpig rapport i brev av 10.08.2012. Det kommer fram at kommunen har endret praksis og forbedret skriftlige rutiner på enkelte områder som ble påpekt ved tilsynet. Det bes allikevel om en helhetlig plan på hvordan avvikene lukkes. Fylkesmannen takker for et godt samarbeid i forbindelse med tilsynet. Dette gjelder fremskaffelse av dokumentasjon, tilrettelegging av intervjuer, samtaler og møter. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Tilsynsrapport, dat. 28.08.2012 Kopi med vedlegg: Statens Helsetilsyn, PB 8128 Dep, 0032 Oslo Embetsledelse og Kommunal- og Oppvekst- og Sosial- og Landbruk og Miljøvernadministrasjonsstab beredskapsavdeling utdanningsavdeling helseavdeling bygdeutvikling avdeling Telefon 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 Telefaks 73 19 91 01 73 19 91 01 73 19 93 51 73 19 93 01 73 19 91 01 73 19 91 01 E-post: postmottak@fmst.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350

Rapport fra tilsyn med Nav Hemne Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 023/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 12/139-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Rådmannen bes orientere om oppfølging av rapporten og lukking av avvik i kontrollutvalgets neste møte. Vedlegg Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Hemne og Snillfjord 2012 Saksutredning Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Nav Hemne og Snillfjord gjennom en systemrevisjon som del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet. Tilsynet har omfattet behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar, herunder om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging og at det foretas forsvarlige vurderinger. Det er viktig å være klar over at fylkesmannens tilsyn skiller seg vesentlig fra forvaltningsrevisjon i regi av kontrollutvalget ved at fylkesmannen normalt forholder seg til mer begrensede vurderinger av praktiseringen av enkelte paragrafer i lovverket i denne type tilsyn. Tilsynet har fokus på å identifisere eventuelle avvik fra bestemmelser i lov og forskrift, og rapportene begrenser seg normalt kun til å påpeke eventuelle avvik og ikke gi en generell vurdering. Avvik kan ha svært ulik alvorlighetsgrad. Det er derfor nødvendig å vurdere innholdet i hvert enkelt avvik når man behandler slike rapporter, for å vurdere hvorvidt de er store og alvorlige eller ikke. Funn i det aktuelle tilsynet: Fylkesmannen konkluderer i det aktuelle tilsynet med ett avvik. Dette er at Nav Hemne og Snillfjord ikke sikrer nødvendig grunnlag for å kunne foreta individuell vurdering i alle saker av den typen som er omhandlet. Fylkesmannen påpeker at det ikke foreligger noen sjekklister om hva som skal undersøkes og at det er fare for at det utvikles ulik praksis når det gjøres såpass uformelt. Internkontroll- og avvikssystemet er lite kjent og brukt, og det er dårlig definert hva som er et avvik. Det påpekes også at vedtak og saksfremstillinger ikke omfatter spesifikke kartlegginger og vurderinger av barns behov. I saksmapper mangler notater og underliggende dokumenter. Vedtak er i stor grad standardiserte, uten å gjengi de individuelle vurderingene som gjøres i hver sak. Rapporten omtaler også kvalitetssystem og balansert målstyring i Hemne kommune. Her påpekes det at kommunen for tiden har en gjennomgang av dette, særlig med tanke på bruk av avvikssystemet. Fylkesmannen påpeker også at det er uklart hvordan Nav bruker styringskortet fra systemet for balansert målstyring i virksomheten, og at avvikssystemet er lite kjent i virksomheten.

Det kan også være verdt å merke seg at Fylkesmannen påpeker at virksomhetsplanen for Nav inneholder lite om utsatte barn og unge, og stiller derfor spørsmål ved hvorvidt virksomheten gjenspeiler kommunens mål. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det er grunnlag for at kontrollutvalget bør påse at rapporten blir fulgt opp. Sekretariatet foreslår derfor å be rådmannen gi en orientering om oppfølgingen i neste møte. Fylkesmannens funn kan også være interessante i vurderingen av plan for forvaltningsrevisjon.

Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Hemne og Snillfjord 2012 16, 72 Kyrksæterøra Øragata Fylkesmannen i Sør Trøndelag 3. Gjennomføring Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar. Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar. Nav Hemne og Snillfjord sikrer ikke nødvendig grunnlag for å kunne foreta individuell vurdering i alle saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar. Manglende dokumentasjon på at kravene i forvaltningsloven 17, krav til saken er opplyst så godt som mulig, og krav til begrunnelse i 24, er ivaretatt. 05.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring og det åpne havet. Kommunene har henholdsvis ca. 4200 og ca. 990 innbyggere. Snillfjord kommune har en sterkt desentralisert struktur fordelt på tre geografiske områder, med Krokstadøra som Kyrksæterøra er Hemne kommunes sentrum. Nav Hemne og Snillfjord hadde offisiell åpning 14.12.07. Det foreligger avtale mellom de to kommunene og mellom Nav Hemne og Snillfjord og Nav Sør Trøndelag. Hemne kommune er vertskommune for de kommunale tjenestene i Nav, generell råd og veiledning, økonomisk sosialhjelp, økonomisk rådgivning, rus, oppfølging/tiltak og introduksjonsordning for flyktninger. Nav delegasjon fra rådmann i Hemne. Tre saksbehandlere har delegasjon fra Nav ansvarsområder. Kontoret er organisert med et Mottaksteam og et Oppfølgingsteam med faste separate møter hver uke. Søknad om økonomisk stønad ligger hovedsakelig i Mottak. Dersom behov for økonomisk sosialhjelp oppstår mens vedkommende er under oppfølging, behandles saken der. Kontoret har postmøte hver morgen, kontormøte en gang hver måned og møter med medbestemmelsesapparatet etter behov. om saker. Tas også opp på teammøter eventuelt kontormøte. Fylkesmannens klagebehandling gjennomgås med tanke på læring. Virksomheten deltar i et prosjekt om å øke sosialfaglig kompetanse. Dette er et KS refleksjonsgrupper, organisasjonskultur. Målet er å få en felles forståelse for hvordan kontoret skal jobbe, øke fokus på holdninger og bli bedre i møte med søker. Kontoret har en kompetanseplan hvor det fremgår at ett satsingsområde er å utvikle bedre forvaltningspraksis og økt kunnskap om forvaltningsrett/juridisk metode. Hvilke tiltak dette innebærer fremgår ikke av oversikt over kompe 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no Åpningsmøte Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Sluttmøte behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar. Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar. Nav Hemne og Snillfjord sikrer ikke nødvendig grunnlag for å kunne foreta individuell vurdering i alle saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar. Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav 18 og19 Forvaltningsloven 17, 24 og 25 Forskrift om internkontroll 4 Foreligger en kompetanseplan. Det er en risiko/fare for at det utvikles ulik praksis ved kontoret når opplæring er basert på skulder til skulder og kollegaveiledning. Det foreligger ingen sjekkliste for hvilke tema som skal gjennomgås i slik veiledning. Fremgår av intervju at saksbehandlere i stor grad er selvlært. Hvordan sikres helhetlig praksis og ikke privat praksis. Avvikssystemet er lite kjent. Det har vært lite opplæring i internkontroll systemet. Uønskede hendelser tas opp fortløpende med leder. Hva som defineres som avvik/uønsket hendelse, er ikke definert for eksempel i en prosedyre for avvikshåndtering. prosedyre for håndtering av søknad og bruker søknadsskjema som gjennomgås og fylles ut sammen med søker. Prosedyren har en sjekkliste for innhenting av økonomiske opplysninger. Fremgår av prosedyre for håndtering av søknad om sosial stønad at det skal tas hensyn til hushold med flere barn. Fremgår ikke hva som menes med dette utover å ha fokus på hva som kan gi økt risiko for fattigdom. Hvilke konsekvenser får dette i den enkelte søknad som omfatter barn. Vedtak vanskelig å se hvilke vurderinger som gjøres etter 18 og 19, og det fremgår ikke av vedtaket hvilken bestemmelse stønaden gis etter. Vedtakene siterer lovteksten, ikke hvordan opplysningene i saken er vurdert opp mot lovteksten. Barnet blir bare tydelig i ytelser direkte til barnet, ikke når ytelser gis til forsørger. Nav Hemne og Snillfjord følger statens veiledende normer. Det fremgår av gjennomgåtte vedtak at vilkår for økonomisk stønad vurderes ut fra om søkers økonomi ligger over og under norm. Dersom

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no ytelsen ligger utenfor norm for livsopphold, blir ytelsen gitt etter 19 uten nærmere vurdering om det kan være en del av livsoppholdet, og dermed en pliktmessig ytelse. Den individuelle økonomiske beregning fremgår i liten grad av vedtaket, og dette gir søker liten mulighet til å se på hvilket grunnlag, hvilke utgifter som er tatt hensyn til når vedtaket fattes. Lov om sosiale tjenester i Nav 18/19 Årsberetning 2009 Snillfjord Internkontrollhåndbok pg delegeringsbestemmelser for administrasjonen i Snillfjord kommune Økonomiske rammer, mål for utviklingen pg styringsområder Nav 2011 280610, Torill Mjåland 020412 180708 Normer for sosial stønad i Hemne kommune 22.12.11 Tilskudd/støtteordninger bolig 22.12.11 Årsrapport 2010 Hemne kommune Sosial stønad, akutthjelp, håndtering av søknad 230611 Sosial stønad, enkeltytelser, håndtering av søknad 230611 Sosial stønad, bidrag og lån, håndtering av søknad 230611 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Utsatte barn og unge, rutiner for tverrfaglig samarbeid på individnivå, høringsutkast Virksomhetsplan Hemne og Snillfjord 2012Samarbeidsavtale mellom Hemne kommune og Nav Sør Trøndelag post for planlegging av praktisk gjennomføring av tilsynet Informasjon på kommunenes nettsteder Hemne kommune skal ha nær kontakt med Snillfjord kommune gjennom deltagelse i faste møter på administrativt nivå, fortløpende økonomisk informasjon og budsjettrapporter fire ganger pr. år. Både Hemne kommune og Nav har balansert målstyring med målekort og indikatorer for rapportering.

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no med tanke på bruk av avvikssystemet. Dette er på bakgrunn av faren for underrapportering, at systemet er for lite implementert, og at kommunen ønsker tjenesterapporter i stedet for årsmelding o.l. Hemne kommune ønsker å legge inn rapporteringskrav for avviksmeldinger i kvalitetssystemet. Denne kontoret bruker indikatorer og målekort utover informasjon på kontormøter. leder er lite formalisert, men tas opp på kontormøter. Snillfjord arbeider med kommuneplan og styringssystem, men legger seg ikke på samme modell som Ansatte på Nav er lite involvert i arbeidet med kommuneplan. Virksomhetsplanen for Nav inneholder lite om utsatte barn og unge. Det kan derfor stilles spørsmål ved hvordan virksomheten gjenspeiler kommunens mål og tjenesteutøvelse ned i organisasjonen jf beskrevne mål i kommuneplanen. I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke Åpningsmøte Sluttmøte Torill Mjåland Ola Sødahl Bjørnar Hafstad Rådmann Snillfjord Rådmann Hemne Nav Sør Trøndelag, observatør Rådgiver Brit Sundal Rådgiver June Iversen Seniorrådgiver Liv Murberg

Orientering angående frivilligsentralen i Hemne Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 024/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/125-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fremlagt informasjon om kommunikasjon mellom kommunen og Hemne frivilligsentral til orientering. Rådmannen bes gi en orientering om saken i neste møte. Vedlegg 20.9.2012: Brev fra rådmannen ang. manglende framdrift frivillighetssentral 28.9.2010: Saksfremlegg kommunestyret - Frivillighetssentral Hemne kommune 15.9.2010: Melding om politisk vedtak - frivillighetssentral Hemne 18.1.2012: Referat fra møte mellom frivillighetssentral og Enhet for pleie og omsorg. 10.4.2012: Referat fra møte mellom Hemne frivilligsentral og enhet for Pleie og omsorg 27.3.2012 15.8.2012: Referat fra møte mellom frivilligsentralen, Enhet for pleie og omsorg og prosjektleder for samhandlingsreformen i Hemne 9.8.2012 3.10.2012: Avisa S-T - Kritikk fra kommunen - sa opp på dagen Saksutredning Manglende aktivitet rundt Hemne frivilligsentral har tidligere blitt tatt opp med kontrollutvalgets sekretariat, men det har så langt ikke blitt fremmet som sak for kontrollutvalget, da dette i utgangspunktet er en enhet utenfor den kommunale administrasjonen. Hemne kommune er imidlertid en vesentlig bidragsyter til sentralens økonomi, og kommunestyrets vedtak i saken stiller klare forventninger til hvilket utbytte tilskuddet skal gi. Rådmannen har, slik det fremgår av vedlegg, nå tatt opp manglende fremdrift i opprettelse av aktivitet ved sentralen med sentralens styre, og varslet stopp i nye bevilgninger fra og med 1.1.2013. Rådmannens korrespondanse, tidligere vedtak i saken og referat fra møter mellom representanter fra sentralen og kommunen legges herved fram for kontrollutvalget til orientering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å se seg tilfreds med at rådmannen har tatt tak i saken, og avvente videre behandling til eventuelt utfall av saken er kjent.

Budsjett for kontrollutvalget 2013 og økonomiplan 2014-2016 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 025/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/269-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret på vedlagte forslag til budsjett for kontrollutvalget 2013 og økonomiplan for kontrollutvalget 2014-2016, med en total ramme på kr 949 000 inkludert sekretariats- og revisjonstjenester. Vedlegg Budsjettforslag kontrollutvalget 2013 og økonomiplan 2014-2016 I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Vi legger her fram budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2013 i Hemne kommune. Sekretariats- og revisjonstjenester Hemne deltar i et interkommunalt samarbeid sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner om revisjon og for funksjonen som sekretariat for kontrollutvalget. Samarbeidet er organisert gjennom to interkommunale selskaper: Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Selskapene ivaretar henholdsvis revisjonsfunksjonen og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene. Budsjett for disse selskapene fastsettes av de respektive representantskapene, der alle kommunene er representert. Utgiftene til revisjonstjenester øker til kr 632 000, noe som tilsvarer en økning med 4,8 % sammenlignet med 2012. Denne økningen skyldes i tillegg til forventet pris- og lønnsvekst blant annet økte husleieutgifter til revisjonsselskapet. Utgifter til sekretariatstjenester er justert med forventet pris- og lønnsvekst på 2 % til kr 208 000. Utgifter til kontrollutvalgets virksomhet Utgifter til godtgjøringer foreslås justert i tråd med satsene som er vedtatt i kommunens reglement for godtgjøring til folkevalgte. Godgjøring til leder er på 2,5 % av ordførers lønn. For møtende medlemmer gis en møtegodtgjørelse på 0,25 av ordførers lønn per time. Tapt arbeidsfortjeneste godtgjøres med inntil kr 250 per time. Det er tatt høyde for 6 møter per år og et gjennomsnitt på 3 timer per møte, i tillegg til hel 1 dag for opplæring/kurs. Det er videre gjort en antagelse om at ordførers lønn øker med 3,5 %, men dette fastsettes i forbindelse med kommunestyrets budsjettbehandling. Dette gir følgende godtgjøringer: Sats 2012 Sats 2013 Antall timer Total

Fast ledergodtgjøring 18 772 19 429 19 429 Møtegodtgjørelse 187 193 104 20 072 Tapt arbeidsfortjeneste 300 300 130 39 000 Totalsum for tapt arbeidsfortjeneste er her det maksimale beløpet som kan utbetales. Erfaringsmessig betales det ikke ut en så høy sum i tapt arbeidsfortjeneste, så denne er noe nedjustert i budsjettet. Øvrige kostnader er videreført på 2012-nivå. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget legger vedlagte forslag til budsjett og økonomiplan frem for kommunestyret.

Forslag til budsjett kontrollutvalget 2013 Konto Konto (T) Rengskap per 28.9.2012 Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 10800 Godtgjørelse folkevalgte 32 180 17 375 36 000 40 000 10801 Tapt arbeidsfortjeneste 5 799 7 187 20 000 20 000 10990 Arbeidsgiveravgift 2 430 1 502 4 000 5 000 11000 Kontormateriell (abbonement) 0 10 280 4 000 4 000 11151 Bevertning møter 2 045 2 705 3 000 4 000 11502 Kurs folkevalgte 10 600 0 18 000 18 000 11603 Skyss/kost folkevalgte 351 1 765 18 000 17 000 1170X Bompenger/Parkeringsavgifter, transport 0 169 0 0 11950 Kontingenter 1 130 1 100 1 000 1 000 Sum drift kontrollutvalget 54 536 42 087 104 000 109 000 13750 Sekretariatstjenester 102 000 197 000 204 000 208 000 13750 Revisjon 560 000 603 000 632 000 Sum totatlt 799 087 911 000 949 000 Forslag til økonomiplan kontrollutvalget 2013-2016 Budsjett 2013 Anslag 2013* Anslag 2014* Anslag 2015* Drift kontrollutvalget 109 000 109 000 109 000 109 000 Sekretariat 208 000 208 000 208 000 208 000 Revisjon 632 000 632 000 632 000 632 000 Sum 949 000 949 000 949 000 949 000 *) Framskrivninger i 2012-kroner

Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 026/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &58, &30 Arkivsaknr.: 12/88-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2012 2013, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Personalpolitikk og kompetanse 2. Arbeid med næringsutvikling 3. Forebyggende innsats overfor barn og unge Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Vedlegg Utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Overordnet analyse 2012 Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av det første året etter kommunevalg. Planen skal i henhold til ovennevnte forskrift være basert på en overordnet analyse av risiko og vesentlighet ved kommunens virksomhet. Denne har blitt utført av kontrollutvalgssekretariatet i samråd med kontrollutvalget. Arbeidet frem mot planforslaget Kontrollutvalget fremmer i denne saken en ny plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2013. Kontrollutvalget startet arbeidet med planen på sitt møte den 27. april, og har i tillegg gjennomgått analyse og diskutert tilnærminger på ett annet møte før fremleggelse av endelig planforslag. Det har i tillegg vært avholdt møte med gruppeledere fra kommunestyret og rådmannen for å få innspill til overordnet analyse og prosjekter til planen. Med bakgrunn i den overordnede analysen og dialogen med Rådmann og kontrollutvalg, har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til fokusområder for forvaltningsrevisjon for 2012 2013. Plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere fokusområder for forvaltningsrevisjon enn det som ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i denne perioden. Prioriterte prosjekter for forvaltningsrevisjon 2012-2013

Kontrollutvalgssekretariatet fremmer et planforslag med følgende forslag til prioriterte prosjekter: 4. Personalpolitikk og kompetanse 5. Arbeid med næringsutvikling 6. Forebyggende innsats overfor barn og unge I tillegg omtales fire andre prosjekter som ansees som aktuelle, men som ikke foreslås prioritert i denne planen. Fokusområdene er beskrevet ytterligere i vedlagt utkast til plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2013. Det er opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget skal se nærmere på i perioden. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere et annet prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. Etter som det allerede er sent på året, og det gjenstår lite ressurser for forvaltningsrevisjon for 2012 er dette i realiteten en plan først og fremst for aktiviteten i 2013. Med de revisjonsressurser kontrollutvalget har til rådighet kan det forventes at det vil bli gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2013, i tillegg til at det eventuelt vil bli bestilt prosjekt for levering i 2014 før ny plan er utarbeidet. Å prioritere tre prosjekter synes derfor å være mer enn tilstrekkelig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2012-2013. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet.

Igangsetting av selskapskontroll Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune 11.10.2012 027/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 037, &58 Arkivsaknr.: 11/140-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedlegg Oversikt over prioriterte prosjekter i planer for selskapskontroll Saksutredning Kommunestyret vedtok plan for selskapskontroll i sak 98/12, med følgende liste over prioriterte prosjekter: 1. Hamos forvaltning IKS 2. Bomvegselskaper 3. Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi Som det fremgår av vedlagte oversikt er også de samme prosjektene høyt prioritert i aktuelle samarbeidskommuner. Gjennomgående blant de kommuner KonSek er kontrollutvalgssekretariat for synes å være at Trønderenergi er prioritert over Hamos og bomvegselskapene. Kontrollutvalgetne i Skaun og Hitra kommuner har også vedtatt at de ønsker at et prosjekt knyttet til eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi igangsettes så snart som mulig, og bedt om at det tas kontakt med aktuelle samarbeidskommuner. For alle tre selskaper er det i planen tatt forbehold om at de først og fremst er aktuelle for igangsetting dersom en vesentlig andel av øvrige eiere prioriterer prosjektene. Kontrollutvalget er også gitt myndighet til å gjøre omprioriteringer og/eller endringer i planen dersom det finnes hensiktsmessig av hensyn til samarbeidet med andre. Med dette som bakgrunn bør kontrollutvalget derfor vurdere hvorvidt man ønsker å tilslutte seg igangsetting av en kontroll med Trønderenergi på tross av at dette har 3. prioritet i planen for Hemne. Eventuell selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi I planen er et slikt prosjekt gitt følgende omtale: Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet. For Hemne sin del vil det antagelig

bare være aktuelt å sette i gang et slikt prosjekt dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. Det er naturlig å se for seg et slikt prosjekt i to deler. Den obligatoriske delen av selskapskontroll er å vurdere hvordan kommunene følger opp sine eierskap. I et fellesprosjekt kan det være interessant å vurdere hvordan eierstyringen i Trønderenergi fungerer. Det vil imidlertid antagelig ikke være naturlig å gå så langt inn i den enkelte kommunes styring. Dersom man også skal følge opp ønsket om å vurdere nettvirksomheten til Trønderenergi, vil det være aktuelt å inkludere forvaltningsrevisjon i prosjektet. Dette kan for eksempel medføre å vurdere hvilke vedtak eierne har gjort angående nettvirksomheten, hvilke føringer som er gitt gjennom riktige fora for eierstyring og hvordan dette har blitt fulgt opp av selskapet. Trønderenergi AS har følgende eiere: Eier Andel Melhus kommune 14,77 % Orkdal kommune 11,99 % Trondheim kommune 10,00 % Rissa kommune 8,93 % Bjugn kommune 5,73 % Hemne kommune 4,98 % Meldal kommune 4,97 % Åfjord kommune 4,27 % Nordmøre Energiverk 3,99 % Midtre Gauldal kommune 3,51 % Oppdal kommune 3,25 % Ørland kommune 2,79 % Frøya kommune 2,75 % Malvik kommune 2,71 % TrønderEnergi AS 2,63 % Hitra kommune 2,54 % Skaun kommune 2,43 % Selbu kommune 1,58 % Holtålen kommune 1,49 % Snillfjord kommune 1,34 % Agdenes kommune 1,18 % Roan kommune 1,05 % Osen kommune 1,02 % Klæbu kommune 0,10 % Nordmøre Energiverk AS eies med til sammen 51 % av kommunene Kristiansund, Averøy, Aure, Tingvoll og Smøla, og med 29 % av Trønderenergi AS. Med 26 kommuner som eiere, derav 13 som deltar i KonSek-samarbeidet vil det være naturlig å gjennomføre dette som et fellesprosjekt, både av hensyn til effektivisering av ressursbruk, og for å redusere belastningen med gjentagende kontroller overfor selskapet. Det kan være hensiktsmessig å søke å inkludere flest mulig av eiernes kontrollutvalg, også de som ikke har Revisjon Midt-Norge som revisor. Dersom disse ønsker å delta vil det deretter bli nødvendig å finne en måte å fordele ressurser og kostnader mellom kontrollutvalgene og revisjonsenhetene, men vi forutsetter at det skal være mulig å løse dette på en hensiktsmessig måte i dialog mellom kontrollutvalgssekretariater og revisjonsenheter.