Universitetet i Stavanger Møteinnkalling Utvalg: Fakultetsstyret ved Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet Møtested: D-329 Dato: 16.04.2013, kl. 12:15 Eventuelt forfall meldes snarest på tlf. 51831720
Saksnr. Innhold U.off. Arkivnr. FS-TN 7/13 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-TN 8/13 Godkjenning av protokoll 26.02.2013 2013/851 FS-TN 9/13 FS-TN 10/13 FS-TN 11/13 FS-TN 12/13 FS-TN 13/13 Bemanningsplan 2013-2016 Det teknisknaturvitenskapelige fakultet Innspill til budsjettfordeling 2014 og tiltak utenfor rammen 2015-2016 fra Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet Fakultetets handlingsplan 2014-2016 - prosess og tidsplan for arbeidet Høring - Strategi for UiS 2013-2020 - Tilbakemelding fra Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet Møteplan høsten 2013 for fakultesstyret ved Det teknisknaturvitenskapelige fakultet (FSTN) 2009/3534 2013/571 2013/866 2012/3883 2011/2781 FS-TN 14/13 Orienteringer 16.04.2013 2013/609 Orienteringssak til fakultetsstyret TN 16.4.13 - Regler for habilitet Oppdragsbrev - Universitetet i Stavanger - Kurantprosjekt: Nytt laboratoriebygg 2011/2781 2009/733 FS-TN 15/13 Eventuelt
FS-TN7/13Godkjenningavinnkallingogsaksliste
Universitetet i Stavanger Utvalg Utvalgssak Møtedato Fakultetsstyret ved Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet 9/13 16.04.2013 Bemanningsplan 2013-2016 Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet (2009/3534) Dokumenter i saken Forslag til bemanningsplan Økonomisk prognose Notat fra Universitetsdirektøren datert 24.1.2013 Bakgrunn: På eget initiativ startet fakultetet i 2008 å arbeide med modeller knyttet til bemanningsplanlegging. I 2009 ble BOFU prosjektet, balansert omstilling for utvikling, igangsatt ved universitetet. Arbeidsgruppen oppnevnt ved fakultetet i forbindelse med bemanningsplan ble videreført til BOFU-prosjektet. Gruppen gjorde gjennomgang av emner og studieprogram/ studieretninger, og kartla områder med lav aktivitet og få registrerte studenter. Videre kartla gruppen hvilke faggrupper og studietilbud som ville bli rammet av høy andel naturlig avgang de neste 5-10 årene. I tillegg ble også tid og ressursbruk knyttet til undervisnings- og forskningsoppgaver på laboratoriene kartlagt. Hovedprinsipper knyttet til ressursutnyttelse i studieprogram ble vedtatt av dekan etter behandling i fakultetsrådet høsten 2009. Prinsippene ble fra og med 2010 lagt til grunn i ressursdisponeringen ved fakultetet. Fakultetsstyret fattet følgende vedtak i møtet 14.02.2012 (sak 4/12): «Fakultetsstyret tar den fremlagte bemanningsplandokument til orientering og vil legge det, sammen med innspillene som kom frem i møtet, til grunn for det videre arbeidet med en retningsgivende bemanningsplan.» Status og videre planer for BOFU ble behandlet i Universitetsstyret 28.11.2012 (sak 102/12). Her fremkommer det at handlingsrommet for utvikling fortsatt er utfordrende for universitetet. Lønnskostnadene utgjør fortsatt en for stor del av bevilgningen. Universitetsdirektøren viser i notat datert 24.01.2013 til at universitetet totalt sett foretar ansettelse i flere stillinger enn den økonomiske situasjonen tillater. Dette samtidig med at lønnsutviklingen for ansatte øker mer enn vi får kompensasjon for fra KD, og samtidig med at produksjonene av studiepoeng går ned. I lys av det har styret gitt universitetsdirektøren fullmakt til å utarbeide årsverksrammer for enhetene i samsvar med budsjett og planer. Dette med håp om å stoppe utviklingen i antall årsverk finansiert av den bevilgningsfinasierte virksomheten (BFV). Ved fastsetting av årsverksrammer har universitetsdirektøren tatt utgangspunkt i enhetens økonomiske situasjon ved utgangen av 2012. I denne forbindelse ble også enhetenes oversikt over kunngjorte stillinger med status for ansettelsesprosessene gjennomgått.(ref. notat 24.01.2013). Årsverksrammen som er gitt til Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet for 2013 er: 227 årsverk (inkl. rekrutteringsstillinger). I tillegg fremkommer følgende kommentar til gitte årsverksramme: «TN vil i 2013 ansette flere stipendiater enn tildelt årsverksramme for slike stillinger tilsier. Den totale årsverksrammen for fakultetet skal reduseres til 214 innen 2015. Fakultetet har økonomi til å bære den utvidede rammen». (ref. notat 24.1.2013) Definisjonen av årsverk i bemanningsplanen tilsvarer definisjonen i Database for statistikk om høyere utdanning (DBH). Denne definisjonen benyttes også i personalrapportene som utarbeides månedlig ved universitetet. Følgende årsverk inngår i bemanningsplanen: Fast og midlertidig ansatte med månedslønn Ansatte som har permisjon med lønn og vikarer i den permittertes stilling Følgende årsverk inngår ikke i bemanningsplanen: Ansatte som har hel eller delvis permisjon uten lønn Personer som er ansatt på timebasis (for eksempel gjesteforelesere og eksamensvakter) Sivilarbeidere og andre som ikke UiS har arbeidsgiveransvar for. For budsjett 2013 har fakultetet brukt en nyutviklet budsjettmodell for viderefordeling til instituttene. Denne modellen ligger til grunn for bemanningsplanen 2013, og er også brukt som utgangspunkt for bemanningsplanen 1/5
2014-2016 (ref. vedlegg). Modellen dekker undervisnings- og forskningsaktivitetene, mens ledelse, administrasjon, stipendiater, laboratoriene, investeringer og strategiske satsinger er holdt utenfor modellen. Mesteparten av kostnadene ved undervisnings- og forskningsaktivitetene er lønn til vitenskapelig ansatte. Dermed vil budsjettmodellen i stor grad være bestemmende for antall vitenskapelige årsverk ved det enkelte institutt. Grunnlaget for budsjettmodellen er studieplaner ( basis ), studiepoeng-produksjon og publiseringspoeng. Andelen som bygger på studiepoeng-produksjon er planlagt å bli økt i de nærmeste årene. I stillingene knyttet til ledelse i nevnte modell inngår dekan, 2 prodekaner, fakultetsdirektør og 5 instituttledere. Når det gjelder administrasjonen avhenger det av oppgaver og organisering/ deling mellom fakultetsadministrasjon og instituttadministrasjon. I BOFU-prosessen som startet i juni 2009 ble det i over ett år lagt ned et betydelig arbeid for å bestemme antall lab-stillinger og fordeling av disse mellom instituttene, og mellom basisfinansiering og prosjektfinansiering. Faktisk antall stillinger var 36. Mål for antall stillinger ble 22 basisfinansiert og 6 prosjektfinansiert. Sett ut fra dagens situasjon har fakultetet valgt å legge opp til ca 35 lab. stillinger (ekskl. sjefsingeniører, disse fremkommer under administrative stillinger ved instituttene). 35 lab. stillinger samsvar med den redegjørelse som ble gitt til fakultetsstyret i sak 4/12. Omdisponering og organisering av de totale tekniske årsverk på basis finansiert virksomhet (BFV) er ikke etter dette vurdert på ny i forbindelse med forslag til bemanningsplan som nå foreligger. Når det gjelder vitenskapelige stillinger er grunnlaget det enkelte institutts økonomiske ramme fra budsjettmodellen (og event. justeringer) og andel lønnskostnader i forhold til økonomisk ramme. Instituttene får en ramme tildeling, og kan innenfor denne omdisponere. Budsjettmodellen som ligger til grunn for bemanningsplanen ved Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet bygger opp om de føringer som er mottatt fra Universitetsdirektøren med unntak av årsverksrammen som er satt for 2015 hvor den totale årsverksrammen for fakultetet skal reduseres til 214 stillinger (ref. notat 24.1.2013). Vurdering: Bemanningsplanen skal først og fremst gi beslutningsstøtte til enhetsledelsen ved personalplanlegging på kort og langt sikt. Videre skal den også bedre beslutningsstøtten for økonomistyring og forvaltning, målstyring og virksomhetsoppfølging, beslutningsanalyse, prognostisering og risikovurdering samt verdiskapning, retningsforståelse og prioritering (ref. notat fra universitetsdirektør 19.08.2011) I forbindelse med utarbeidelsen av fakultetets bemanningsplan er det enkelte institutt bedt om å gjøre en bemanningsvurdering sett ut fra de budsjett og planer som foreligger pr. dags dato. Økonomisk prognose Budsjett for 2013 ligger til grunn for bemanningsplan 2013, og bemanningsplanene for 2014-2016. Målet til fakultetet er å ha et handlingsrom som i andel av inntekt til drift, investering og innleid lønn gir ca 15-20 % (inkludert overhead). Prognoser utarbeidet av økonomiavdelingen basert på utkast til bemanningsplan som foreligger pr. dags dato ved fakultetet viser at andelen til drift og investering er på 13,7 % for 2014 og 13,3 % for 2015. Her er det imidlertid ikke tatt høyde for overhead. Overhead andelen utgjør + 4-5 %, og i lys av det vil bemanningsplanene være innenfor rammen som fakultetet har som mål. De årlige endelige bemanningsplanene blir først godkjent som del av årlig budsjettbehandling. Planene som i dag foreligger ansees som føringer på ønsket utvikling sett i forhold til fakultetets Handlingsplan 2012-2014. Tilbakeført overheadsmidler bidrar til at fakultetet oppnår ønsket handlingsrom knyttet til driftsmidler ved fakultet. Bemanningsøkning 2013 Nye stillinger (8 stk) som fremkommer i bemanningsplanen er allerede godkjent i budsjettet for 2013. I enkelte av stillingene har nyansatte allerede tiltrådt, i andre stillinger er rekrutteringsprosessen i full gang. Bemanningsøkning 2014-2016 Bemanningsøkningen (5 nye stillinger) som er skissert i perioden 2014-2016 gjelder en vitenskapelig stilling innenfor Bygg ved Institutt for konstruksjonsteknikk og materialteknologi. Institutt for petroleumsteknologi ønsker å styrke bemanningen med en kontorsjef i instituttadministrasjonen, en lab ingeniør og en vitenskapelig stilling innenfor boring. Institutt for industriell økonomi, risikostyring og samfunnssikkerhet ønsker å tilsette vitenskapelig i 20 % stillinger innenfor fagområdet byutvikling. Vitenskapelig kompetanse: Andelen førstestillinger og høyere av undervisnings- og forskerstillinger er generelt høy ved Det teknisknaturvitenskapelige fakultet. Samtlige institutt med unntak av Institutt for konstruksjonsteknikk og 2/5
materialteknologi (IKM) har en andel som ligger over 90%. Ved IKM er denne andelen rundt 80%. Her kan nevnes at IKM har hatt problemer med å rekruttere inn ønsket vitenskapelig kompetanse over flere år. I budsjett 2013 har instituttet fått godkjent 5 vitenskapelige stillinger, og rekrutteringsprosesser er igangsatt. Fig.: Andel førstestillinger og høyere av undervisnings- og forskerstillinger v/tn 100 90 80 70 88 100 93 95 93 94 95 94 95 97 93 85 80 80 100 60 50 40 30 DBH 2007 januar 2013 mål 2016 20 10 0 IDE IKM IMN IPT IØRP Aldersavgang Aldersavgangen som er lagt til grunn i forbindelse med bemanningsplanen er gjort i tråd med de avklaringer som instituttlederne har gjort med instituttets ansatte. Tendensen viser at vitenskapelig ansatte primært ønsker å stå i stillingen til fylte 70 år. I perioden fra 2013 2016 forventer vi at 28 av våre ansatte går av ved aldersavgang. Til dette er det å si at 10 av disse er knyttet til 2013, og noen av disse er allerede erstattet i 2013. Instituttene har i bemanningsplanen gjennomgående lagt opp til at aldersavgang skal erstattes fullt og helt. Ingen av instituttene gir inntrykk av å benytte aldersavgang til å styrke nye/ andre fagområder. Men dette er en potensiell mulighet som ligger for Fakultetet/ instituttene i bemanningsplanen slik den foreligger i dag. Her kan også nevnes at det i bemanningsplanen ikke er tatt høyde for overlapp i forbindelse med rekruttering/ansettelse i erstatningsstillinger knyttet til aldersavgang. Dette er eventuelt noe som fakultetet/ instituttene bør vurdere i forbindelse med den årlige budsjettprosessen sett i lys av gjeldende handlingsplan. Rekrutteringsstillinger I årsverksrammen gitt til fakultetet er rekrutteringsstillingene inkludert. Rekrutteringsstillinger i denne sammenheng forstås som ph.d.-stillinger og postdoktorstillinger. Fakultetet disponerer i dag 39 ph.d.-stillinger og 2 postdoktorstillinger. I møtet 4.9.2012 (sak 21712) vedtok Fakultetsstyret følgende: «Fakultetsstyret ved Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet slutter seg til forslaget fra dekan om nye prinsipper på fakultetet for refordeling av statsfinansierte stipendiat- og postdoktorstillinger». Prinsippene det vises til innbefatter blant annet at «Vi «overbooker» stipendiatstillinger for å kompensere for ulike former for friksjon i ansettelsesprosessene. Vi foreslår en «overbooking» på 6 stipendiatstillinger slik at vi totalt har 45 stipendiatstillinger til refordeling i løpet av en treårs periode.» Som følge av ulike former for friksjon i ansettelsesprosessene akkumuleres ubenyttede midler tildelt fra departementet øremerket rekrutteringsstillinger. Dette ligger til grunn for at fakultetet mener at det kan fordeles/refordeles et gitt antall tilleggs-stillinger (6 stk.) for en begrenset periode. Disse tilleggs-stillingene kommer, som nevnt ovenfor, på toppen av den ordinære rammen (39 stipendiatstillinger og 2 postdoktorstillinger). Etter at dekanene ble gitt myndighet til å refordele rekrutteringsstillingene ved fakultetet må også fakultetet rapportere til universitetsdirektøren om besatte/ubesatte rekrutteringsstillinger årlig pr. 1. oktober. Enheter som ikke har fylt opp årsverksrammen i samsvar med fastsatt minimumskrav pr. 1. oktober hvert år risikerer å få rammen tilsvarende redusert fra neste budsjettår. En overbooking er også ment å kunne unngå at dette skjer ved fakultetet. Vi stiller oss spørrende til at universitetsdirektøren velger å inkludere rekrutteringsstillingene i årsverksrammen. Bemanningsplanen for 2015 skulle vist overbooking tilsvarende 45 stipendiatstillinger, men ettersom refordelingen ikke foreligger til instituttene ennå fremkommer ikke det på nåværende tidspunkt. Midlertidig ansatte: Midlertidig ansettelser er i all hovedsak knyttet til vitenskapelige stillinger ved fakultetet. Pr. januar 2013 var det totalt 17,14 årsverk med midlertidig ansettelse, hvorav 10,14 årsverk finansiert med midler fra BFV og 7 stillinger finansiert med midler fra til BOA (eksternt finansiert). (13,14 vitenskapelige-, 3 avdelingsingeniør- og 1 adm. - årsverk). For å kunne ivareta forpliktelser spesielt knyttet til undervisning og veiledning har fakultetet sett seg 3/5
nødt til å gjøre bruk av midlertidig ansettelse. I planer fremover ser vi at fokuset er rettet mot økning av eksternt finansiert virksomhet. I lys av det er muligheten tilstede for at andelen midlertidig ansatte i stillinger finansiert med eksterne midler (BOA) også vil øke. Men slik bemanningsplanen foreligger i dag ser vi ikke tegn til at det foreligger planer om bemanningsøkning knyttet til stillinger finansierte med eksterne midler (BOA). Målet er å redusere andelen midlertidig ansatte ved fakultetet totalt sett. Fig. Andel (%) midlertidig ansatte v/tn (ekskl. bi, åremål, postdok, stip og vit.ass) 25 20 23 15 10 5 8 7 18 16 15 15 12 9 9 7 7 7 7 7 7 DBH 2012 12.01.2013 Mål 2016 0 0 0 ADM IDE IKM IMN IPT IØRP Kjønnssammensetning: Fakultetet har i dag totalt 7 kvinner ansatt i faste vitenskapelige stillinger, hvorav 4 professorer. I følge fakultetets Handlingsplan 2012-2016 er et av delmålene å bedre kjønnsbalanse i vitenskapelige stillinger i forhold til tall fra 2010. Av de 6 ansettelsene som ble gjort i faste vitenskapelige stillinger ved fakultetet i 2012 var en kvinne. Fakultetet har de to siste årene valgt å øremerke en av ph.d.-stillingene til kvinnelig førsteamanuensis i forbindelse med refordeling av ph.d.-stillinger ved fakultetet. Dette som et ledd i å legge forholdene bedre til rette for at flere kvinner kvalifiserer seg for personlig opprykk til professor. Det er også aktuelt å vurdere kallelse av kvinnelige kandidater ved tilsetting i bistillinger og andre åremålstilsetting. Videre er det planer om å opprette letekomiteer før utlysning og etablere mentorordning for nytilsatte kvinner i faste vitenskapelige stillinger. For å øke kvinneandelen i vitenskapelige stillinger ved fakultetet bør fakultetet vurdere om det skal utredes nærmere hvilke muligheter som finnes knyttet til kallelse av kvinnelige kandidater i kvalifiseringsstillinger, for eksempel til en overlappstilling innenfor fagfelt med naturlig avgang. I lys av det gir forslag til bemanningsplan en potensiell mulighet for fakultetet til å øke kvinneandelen blant vitenskapelig ansatte i løpet av de nærmeste årene. Fig. Kvinneandel TN 35% 30% 25% 20% 15% 10% DBH 2007 DBH 2012 12.01.2013 mål 2016 5% 0% Leder Professor/prof II Førsteamanuensis UN 4/5
Oppsummering: Vi ser at i dagens grunnlag for bemanningsplan er det risiko knyttet til om fakultetet fremover klarer å rekruttere inn riktig fagkompetanse til riktig tid. Spesielt tenker vi her innenfor Institutt for konstruksjonsteknikk og materialteknologi som over lengre tid har lyst ut førstestillinger innenfor bygg- og maskinfag uten at kvalifiserte søkere har meldt seg. Vi ser også at Institutt for matematikk og naturvitenskap har hatt en rekrutteringsprosess som har strukket seg utover ett år med hensyn til å rekruttere inn nødvendig kompetanse innenfor fagområdet matematikk. Instituttet skal i gang med ny rekrutteringsrunde knyttet til matematikk da en av professorene innenfor fagområdet nå går over i åremålsstilling som prodekan for undervisning. Generelt sett legger fakultetet til grunn en økning i aktiviteten. For å kunne ivareta ønsket utvikling administrativt bør fakultetet vurdere om det skal utredes nærmere hvilke muligheter fakultetet har for bedre ressursutnyttelse av administrative tjenester basert på de ressurser fakultetet i dag disponerer. Satsningsområdene til fakultetet er ifølge Handlingsplan 2012-2020 «petroleumsfag og risikostyring». Disse fagområdene er knyttet til Institutt for petroleumsteknologi (IPT) og Institutt for industriell økonomi, risikostyring og planlegging (IØRP). IØRP viser gode resultater både innenfor forsknings- og studiepoengproduksjon. Når det gjelder IPT så viser resultatene en mindre andel knyttet til forsknings- og studiepoengproduksjon. Men de har en stor andel eksternt finansierte prosjekt, som gir instituttet det nødvendige handlingsrommet knyttet til driftsmidler Bemanningsplanen er utarbeidet for perioden 2013-2016 ansees som føringer på ønsket utvikling sett i forhold til fakultetets gjeldende Handlingsplan 2012-2014. Bemanningsplanen bygger også opp om de føringer som er mottatt fra Universitetsdirektøren, med unntak av årsverksrammen 2015 (ref. notat 24.1.2013). I forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen ved fakultetet vedtas lønnsbudsjettet for enhetene. Lønnsbudsjettet vil være bestemmende for den årlige bemanningsrammen til fakultetet og det enkelte institutt. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret ved Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet tar Bemanningsplanen 2013-2016 til orientering. Bemanningsplanen oversendes til Universitetsdirektøren for fremleggelse i Universitetsstyret i juni 2013. Stavanger, 13.03.2013 5/5
Årsverksbehov Enhet BFV jan 2013 Plan BFV 2013 Plan BFV 2014 Plan BFV 2015 Plan BFV 2016 Endring 2014-2016 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 ADM 17,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 IDE 31,5 23,5 8,0 31,2 23,2 7,0 31,5 23,5 7,0 31,2 23,2 6,0 31,2 23,2 6,0 0,0 0,0-1,0 IKM 34,6 21,4 6,0 41,4 27,9 8,0 42,4 28,9 8,0 42,4 28,9 8,0 42,4 28,9 8,0 1,0 1,0 0,0 IMN 53,9 42,5 14,8 55,6 44,1 16,0 53,1 41,6 12,0 53,7 41,6 12,0 53,7 41,6 12,0-1,8-2,5-4,0 IPT 45,5 30,4 9,0 48,2 32,7 10,0 48,2 32,7 9,0 49,2 31,2 7,5 49,2 31,2 7,5 1,1-1,5-2,5 IØRP 26,9 24,9 10,0 31,3 29,3 11,0 32,0 30,0 11,0 28,8 26,8 8,0 28,8 26,8 8,0-2,5-2,5-3,0 Alle 209,5 142,6 47,8 226,8 157,2 52,0 226,4 156,7 47,0 224,5 151,7 41,5 224,5 151,7 41,5 15,0 9,1-6,3 Enhet BOA jan 2013 Plan BOA 2013 Plan BOA 2014 Plan BOA 2015 Plan BOA 2016 Endring 2014-2016 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 ADM 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 IDE 3,0 3,0 2,0 3,2 3,2 2,0 2,8 2,8 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0-1,2-1,2 0,0 IKM 4,4 4,4 4,0 4,8 4,8 4,0 4,6 4,6 4,0 1,6 1,6 1,0 1,6 1,6 1,0-3,2-3,2-3,0 IMN 14,0 12,0 9,0 22,1 20,2 12,0 21,5 19,6 12,0 22,1 20,2 12,0 22,1 20,2 12,0 0,0 0,0 0,0 IPT 14,8 14,8 7,8 13,6 13,6 6,8 7,8 7,8 4,0 4,1 4,1 2,0 4,1 4,1 2,0-9,5-9,5-4,8 IØRP 5,3 5,3 3,5 3,6 3,6 3,0 1,6 1,6 1,0 2,4 2,4 2,0 2,4 2,4 2,0-1,2-1,2-1,0 Alle 41,4 39,4 26,3 47,2 45,4 27,8 38,2 36,3 23,0 32,1 30,3 19,0 32,1 30,3 19,0-9,3-9,1-7,3 Enhet Tot jan 2013 Plan Totalt 2013 Plan Totalt 2014 Plan Totalt 2015 Plan Totalt 2016 Endring 2014-2016 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 alle UN UN3 ADM 17,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 19,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 IDE 34,4 26,4 10,0 34,4 26,4 9,0 34,3 26,3 9,0 33,2 25,2 8,0 33,2 25,2 8,0-1,2-1,2-1,0 IKM 39,0 25,8 10,0 46,2 32,7 12,0 47,0 33,5 12,0 44,0 30,5 9,0 44,0 30,5 9,0-2,2-2,2-3,0 IMN 67,9 54,4 23,8 77,6 64,3 28,0 74,5 61,2 24,0 75,8 61,8 24,0 75,8 61,8 24,0-1,8-2,5-4,0 IPT 60,2 45,1 16,8 61,7 46,2 16,8 56,0 40,5 13,0 53,3 35,3 9,5 53,3 35,3 9,5-8,5-11,0-7,3 IØRP 32,2 30,2 13,5 34,9 32,9 14,0 33,6 31,6 12,0 31,2 29,2 10,0 31,2 29,2 10,0-3,7-3,7-4,0 Alle 250,9 181,9 74,1 274,0 202,5 79,8 264,5 193,0 70,0 256,6 182,0 60,5 256,6 182,0 60,5 5,7 0,0-13,6
Rekrutteringsbehov Enhet 2013 2013 2014 2014 2015 2015 2016 2016 Totalt 2014-2016 nye ers nye ers nye erst nye erst nye ers tot ADM 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 2 IDE 0 1 0 1 0 1 0 2 0 5 5 IKM 5 1 1 0 0 0 0 1 6 1 7 IMN 0 3 0 3,5 0 2 0 1 0 10 10 IPT 0 2 1 1 2 1 0 1 3 5 8 IØRP 2,4 2 0,2 1 0 1 0 2 3 6 8,6 Alle 8 10 2 7 2 5 0 7 13 28 40
Tabell 1 Økonomisk prognose for basisfinansiert virksomhet (BFV) med husleieøkning, jf styresak 33/12 (2015 210 årsverk) 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Bevilgning 139.061 156.800 170.330 186.487 194.922 202.265 Lønnskostnader Husleieøkning 127.517 132.801 141.422 149.800 2.154 157.863 2.233 165.095 2.155 Drift, investering og innleid 11.545 24.000 28.908 34.534 34.826 35.015 arbeidskraft (residual) Andel av inntekt til drift, investering og innleid lønn 8,3% 15,3% 17,0% 18,5% 17,9% 17,3% Ny prognose utarbeidet av økonomiavdelingen v/uis Prognosen basert på en REALISTISK gjennomsnittlig bemanning gjennom året. Basert på antall årsverk som fremkommer i bemanningsplanen. (inkl. 4,3 % gjennomsnittlig lønnsvekst) Tilbakeført overheadsmidler er ikke inkludert i prognosen. Tabell 7c: TN-fakultetet, med husleieøkning 2010 2012 2013 2014 2015 2016 Bevilgning 139 061 169 223 184 570 196 221 205 590 213 719 Lønnskostnader 127 517 144 571 158 571 168 166 177 047 185 289 Husleieøkning (indirekte) 1 154 1 151 1 144 Drift, investering og innleid arbeidskraft (residual) 11 545 24 652 25 999 26 901 27 393 27 286 Andel av inntekt til drift, investering og innleid lønn 8,3 % 14,6 % 14,1 % 13,7 % 13,3 % 12,8 %
Universitetet i Stavanger Utvalg Utvalgssak Møtedato Fakultetsstyret ved Det teknisk-naturvitenskapelige 10/13 16.04.2013 fakultet Innspill til budsjettfordeling 2014 og tiltak utenfor rammen 2015-2016 fra Det teknisknaturvitenskapelige fakultet (2013/571) Vedlegg til saken: A. Forslag til budsjettinnspill 2014-2016 fra fakultetet B. Rundskriv for plan-, budsjett- og rapporteringsprosessen 2013-2016, fra universitetsdirektør Bakgrunn Vi viser til rundskriv fra universitetsdirektør, datert 8.2.2013 (sak 2011/3223-17). Her fremkommer det blant annet at institutt og fakultet kan fremme innspill til budsjettprosessen og fordeling av rammen for 2014. Frist er 1. mai 2013. Dekan sendte på dette grunnlag ut et internt notat til instituttlederne hvor ham ba dem fremme eventuelle innspill innen 15. mars 2013. Dekan har mottatt innspill fra instituttene IKM, IMN og IPT. I all hovedsak dreier disse seg om behovet for investeringer i utstyr. Innspillene er tatt hensyn til i forbindelse med forslaget til innspill til sentral ledelse ved UiS. Fakultetets handlingsplan for perioden 2012-2014 ble behandlet i UiS styrets møte 1.12.2011. Denne legges til grunn ved prioritering og vurdering av tiltak og innspill til budsjett. Fakultetsstyret vil i møte 16. april også bli forelagt forslag til bemanningsplan for fakultetet for perioden 2014-2016. Denne saken må ses i sammenheng med innspill til budsjett. Dekanens vurdering I tillegg til innspill fra instituttene vil dekan vise til de budsjettinnspill som ble sendt over fra fakultetet i forbindelse med budsjettprosessen for 2012 og 2013. I denne forbindelse ble det også sendt over innspill om mer langsiktige tiltak for 2014 og 2015. Dekan ønsker å prioritere følgende tiltak i forbindelse med innspill til budsjettfordeling: Nasjonale forsknings- og kompetansesentre; finansiering av egenandeler i form av infrastruktur og flere ph.d. og postdoktor stillinger Nytt laboratorieteknisk petroleumssenter; finansiering av forprosjektering Digitalt læringsmiljø; tiltak innenfor UiS tversgående satsningsområde Finansiering av investering og fornying av infrastruktur; spesielt utstyr og inventar, og gangbro til nytt laboratoriebygg innen byggfag Administrative dataverktøy; effektiviserende saksbehandlingsprosesser Vi viser til vedlegg for nærmere redegjørelse for de ulike innspillene. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret ved Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet gir sin tilslutning til de foreslåtte innspill til budsjettfordelingen 2014-2016. Stavanger, 22.3.2013 1/1
Universitetet i Stavanger Innspill til budsjettfordeling 2014 og tiltak utenfor rammen for 2015-2016 fra Det teknisknaturvitenskapelige fakultet (TN) - Vedlegg til sak (2013/571): Innspill til budsjettfordeling 2014-2016: Strategiske satsninger: Hovedmålet i fakultetets handlingsplan for 2012-2014: Prioritere strategiske satsninger og stimulere til økt forskningsproduksjon. Delmål: Minst ett fagområde som får status på nivå med Senter for fremragende forskning (SFF) UiS sendte søknader om tildeling av status som Senter for fremragende forskning (SFF) innenfor flere områder, uten å nå opp i konkurransen. Ved TN arbeides det imidlertid aktivt videre med ambisjoner om å få tildelt status som nasjonale forskningssenter innenfor følgende fagområder: Økt oljeutvinning: Etablering av nytt Senter for økt oljeutvinning N2IORC: Norges forskningsråd har lyst ut midler til et nytt, nasjonalt forskningssenter for økt oljeutvinning på norsk kontinentalsokkel. UiS søker om å få etablere dette sammen med IRIS og andre samarbeidspartnere innen forskning og industri. Økt utvinning er et svært viktig tema for Norge og selv den minste forbedring av utvinningsgraden i oljefeltene vil gi svært store verdier for samfunnet. Prosjektets varighet vil være inntil åtte år (2013-21). Senteret vil etableres som et konsortium og er planlagt drevet med en årlig budsjettramme på NOK 30 mill. Det søkes om støtte på NOK 10 mill/år fra NFR. Grad av egenfinansiering er p.t. ikke endelig avklart da denne avhenger av finansieringsbidrag fra næringslivet. Utdanning av MScog PhD-kandidater vil være en viktig del av senteret. TN planlegger å etablere et toårig masterprogram med vekt på IOR-EOR-metoder. N2IORC vil også gi en viktig vitenskapelig basis for det nye masterprogrammet i matematikk og fysikk, som starter høsten 2013. Merete Vadla Madland er tiltenkt rollen som senterleder Det er skisse til søknad satt opp behov for egenandeler (KD-finansierte phdstillinger, postdoktor, gjesteforskere, utstyr/infrastruktur). I første utkast til budsjett er det satt inn ca 14 millioner i egenandel/egen finansiering fra UiS pr år, med tilsvarende beløp fra IRIS. Risikostyring og samfunnssikkerhet: SEROS og fagmiljøet rundt Terje Aven var prosjektleder for skisse til søknad om SFF status knyttet til fagområdet risikostyring. Det arbeides videre med satsning mot kvalifisering til å bli del av et nasjonalt forskningssenter innen dette fagområdet. Dette miljøet har blitt tildelt programområdemidler i 2009 og 2010, og fikk i 2011 og 2012 1 million i øremerkede SFF -midler. På lik linje med søknad om status som SFF vil det også i tilknytning til eventuell etablering av et nasjonalt senter ved UiS kreve egenandeler, i form av stipendiater, postdoktor, gjesteforskere og driftsmidler pr år på minimum NOK 15-20 millioner. Ett eller to nasjonale forskningssenter ved UiS vil kreve at fakultetet tilføres ekstra finansiering i form av egenandeler til ph.d.- og postdoktorstillinger, samt midler til infrastruktur og støttepersonale. Fakultetet har pr i dag totalt 39 statsfinansierte ph.d.-stillinger som en del av rammetildelingen. Dette antallet er ikke tilstrekkelig til at vi kan klare å prioritere tildelinger til sentre uten at det medfører store konsekvenser for andre doktorgradsområder og langsiktig rekruttering til sårbare fagmiljø ved fakultetet. Med økt aktivitet og flere tilsatte vil belastningen og presset på fakultetets tilgjengelig areal bli stor. Fakultetet blir gjennom frigjøring av areal i KE-hus tilført litt økning i areal. Dette vil imidlertid ikke gi rom for de satsningene som det legges opp til på institusjons og fakultets nivå. Viktig at det arbeides videre på institusjons- og fakultetsnivå med mulighetene for å utvide areal dersom aktiviteten øker opp i henhold til våre målsetninger. For at ikke handlingsrommet til fakultetet skal reduseres ytterligere er det også viktig at ph.d.-stillinger får totalt sett en bedre finansieringsramme pr stilling. Kandidatene innen teknisk-naturvitenskapelige fag er langt mer kostnadskrevende enn innenfor samfunnsfag og humaniora. Tildelingen bør differensieres. 1/4
Infrastruktur, laboratorier og utstyr: Hovedmål 4.3.1 i fakultetets handlingsplan 2012-2014: Ha gode fysiske forhold for studenter og ansatte Delmål 4.3.1.3: Oppdaterte, moderne og sikre laboratoriefasiliteter Delmål 4.3.1.1: Øke antall lese- og grupperom for studentene Delmål 4.3.1.4.: «Egen utviklingsplan for infrastrukturen ved fakultetet med fokus på forskningslaboratoriene» Status Fakultetet har i gjeldende handlingsplan 2012-14 en målsetting om minimumsavsetning til areal- og utstyrsoppgradering og vedlikehold på 15-20 % av årlig budsjett. En del av disse midlene bør igjen vurderes brukt på støtte til fagmiljøer som utnytter aktuell infrastruktur på en slik måte at den støtter opp om vår forskingsaktivitet regionalt, nasjonalt og internasjonalt. For 2014 basert på prognose per mars 2013 vil denne målsettingen innebære en avsetning på NOK 29-39 mill. Investeringer i utstyr og studiefasiliteter utgjør en vesentlig del av denne avsetningen. For 2013 er det samlede investeringsbudsjettet for TN på ca. 14,2 mill. For 2012 var samlet investeringsbudsjett ca. 11 mill. Egenfinansierte investeringer utgjorde ca. 6,3 mill. Av dette ble 1,2 mill. ført på laboratoriene. Eksternt finansierte investeringer utgjorde i 2012 3,3 mill. Nytt laboratorieteknisk petroleumssenter: I E-bygget i dag har vi ikke tilstrekkelig ventilasjon. Selv om den er oppgradert ar vi ikke mulighet til å utvide antall avtrekksskap på laboratoriene. Vi har også etablert rom med spesielt stort energiforbruk til f.eks. kjøling av store datamaskiner, dette har ført til svært kostbare løsninger med dagens ventilasjonssystem. Vi har i dag ikke eksplosjonssikre områder i våre laboratorier, dette er en begrensing for vårt planlagte nye studium i naturgassteknologi som skal starte opp i 2014, og dette vil begrense fremtidig eksperimentell laboratorievirksomhet. Videre har vi ikke en sikker elektrisitetsforsyning i E-bygget, ved strømstans må det skaffes sikkert nødaggregat. Vi trenger større undervisningslaboratorier, både laboratorier for bachelor- og masteroppgaver bl.a. til bygging av eget utstyr. Tilgang til et godt utrustet verksted er svært viktig for daglig drift, kapasiteten på dagens verksted er altfor liten, det samme gjelder for god lagerplass. Det er foreløpige planer om et bygg på tre etasjer, med et godt synlig tårn. Bygget skal inneholde en sentral forsøkshall over 2-3 etasjer, med en laboratoriefløy på hver side, som et 1. byggetrinn. Det er antydet ca. 30.000 NOK pr. m2 og 100 mill. NOK til utstyr. Rammene for et 1. byggetrinn på 10.000 m2 m/utstyr kan bli så mye som 400 mill. Rammene for en minimumsutgave vil være i området 150-200 mill. NOK m/utstyr. Det videre arbeid vil bli i form av et forprosjekt med etablering av flere arbeidsgrupper bestående av representanter fra UiS, fakultetet, berørte institutt og IRIS. Arbeidsgruppen vil ha ett års perspektiv for utarbeidelse av et konsept og en finansieringsplan for det nye laboratoriesenteret. Deretter vil vi eventuelt etablere et hovedprosjekt som skal ta for seg godkjenninger, anbudsinnbydelse, kontraktinngåelse og byggestart. Utforming, innredning og tilrettelegging - nytt laboratoriebygg til fagmiljøet innen bygg- og anlegg Forventet byggestart for nytt laboratoriebygg for byggfag er april 2013. Bygget vil stå ferdig 9-12 måneder fra byggestart. Fakultetet har forutsatt at det nye laboratoriebygget ble knyttet til Kjølv Egelands hus med gangbro. Dette er ikke minst viktig av hensyn til universell utforming og generelt for arbeidsmiljøet for ansatte og ph.d. som vil måtte ha kontorene sine i KE-bygg. Studenter og ansatte bør slippe å ta på yttertøy for å gå på laboratoriet. Gangbro er tatt ut av opprinnelig byggeprosjekt og krever en tilleggsbevilgning i 2014 på ca. NOK 3 mill. I tillegg kommer kostnader knyttet til innredning og behovet for nytt/utskiftning av utstyr. Bygget vil ikke ha tilstrekkelig med kontor til ansatte, grupperom til studenter eller klasse-/møterom. Dette må det settes av areal for i C-bygget. Merkostnader til ombygginger, inventar/utstyr og til selve flyttingen antas å komme på ca. NOK 5 millioner. Ombygging og endringer av arealdisponeringen i Kjølv Egelandshus: SV fakultetet vil i løpet av 2014 flytte over i nytt bygg som frigjør arealer i KE- hus. Av disse skal 2000 m2 øremerkes studenter. TN fakultetet blir tilført ca 1000 m2. Det er behov for ombygging, oppussing, inventar og teknisk tilrettelegging. Et foreløpig anslag er at dette vil kunne koste minimum ca NOK 10 til 15 millioner. Nye studieplasser innen teknologi: For å være i stand til å møte industriens økende behov for teknologer i regionen så søker vi også dette året om en ekstraordinær bevilgning som omfatter nye studieplasser innen teknologiske fag, samt støtte til utbygging og fornyelse av infrastruktur (laboratorier, verksteder og utstyr), for å kunne bygge ut en større utdanningskapasitet for våre teknologiske studier. For 2013 (høst) og 2014 er det meldt inn til sammen 65 nye studieplasser for 5-årig master i teknologi, 5 nye plasser for 2-årig master, 10 nye studieplasser på bachelornivå og 5 nye studieplasser på realfag. Investeringsbehovet for utvikling av tilhørende infrastruktur vil være på 25 mill. NOK. 2/4
Investeringsbehov vitenskapelig utstyr 2014 Følgende behov for større investeringer (> 500 ) er meldt fra instituttene: FDM rapid prototyping maskin (3D-printer) ca. 1 mill. (IKM) Både maskin- og byggfagmiljø har behov for en slik maskin. Rapid prototyping er en del av undervisningen i faget dataassistert engineering (på masternivå) og studenter skal ha praktiske øvelser på maskinen. Det er også stor mulighet for eksterne oppdrag samt at en slik maskin er viktig innen forskning og produktutvikling. Den gir en støttefunksjon i nyskapning og innovasjonsarbeid. Koordinatmålemaskin - ca. 1,2 mill. (IKM) Det er behov for å modernisere måleteknikk-laboratoriet ved instituttet. Koordinatmålmaskin brukes i mange industrier og ved instituttet vil den brukes både i undervisning, studentprosjekter og forskning. Maskinen anvendes for nøyaktig måling av spesielt uregelmessige geometrier som ikke kan måles ved hjelp av konvensjonell måleteknikk. Dagens produktdesign er preget av spesielle og kompliserte geometrier hvor en slik målmaskin er absolutt nødvendig. Nytt NMR spektrometer 4,5 mill. (IMN) Et NMR spektrometer er meget sentralt for forskning innen mye av kjemien som gjøres ved studiene innen biologisk kjemi og teknisk miljøvern/produksjonskjemikalier inkludert det nye programområdet «Environmental Oilfield Chemistry», og Petromax-projektet som det ble søkt om til NFR i vår (2013). Instrumentet er også tilgjengelig, og blir benyttet, av en rekke andre forskningsmiljø i Stavanger-regionen, og bidrar til kontakt og skaper en samarbeidsarena mellom universitetet og næringslivet. Instrumentet har også blitt benyttet i samarbeidsprosjekter med IRIS akvamiljø, og av forskere tilknyttet Core. Universitetet i Stavanger har pr i dag et Varian 300 MHz NMR spektrometer som ble innkjøpt i 1997 etter støtte fra forskningsrådet. Det er nå behov for et 400 MHz spektrometer med Ultrashield-magnet som vil gi økte muligheter til å bruke nye avanserte pulseksperimenter og forbedret sensitivitet. Et nytt 400 MHz spektrometer gir bedre oppløsning av signalene som måles. Det har mer avansert software som automatiserer mer av operasjonen. En er derfor mindre avhengig av håndlaget til operatøren. Et nytt instrument vil også gi lavere driftsutgifter. Større investeringer inkl. Geolab og Geoscience-fasiliteter ca. 9,5 mill. NOK (IPT) Det er behov for å utvide instituttets kapasitet innen BSC Petroleumsgeologi pga. stort antall studenter relativt til antall plasser (2,5 mill.). I tillegg er det behov for ny Geoscience datalab (1,5 mill), samt nytt datautstyr til eksisterende Geoscience datalab (0,5 mill). IPT har også meldt om behov for investeringer i følgende utstyr: Lidar (0,7), Cement Hydration Analyzer (0,7), XRD (1 mill) og NMR (2,5 mill). Oppgradering og vedlikehold av laboratorier IMN Instituttet har kartlagt behov for investeringer for å sikre laboratoriekapasitet og -kvalitet. Instituttets prioriterte tiltak utgjør ca. 5,9 mill. NOK. Uprioriterte tiltak kommer i tillegg med ca 8,4 mill. NOK. De investeringene som prioriteres høyest av instituttet er: Multi Cell Rocker rigg (0,5 mill), Microwave reactor / utstyr for anaerob dyrkning (0,6), Laser-based Scanner (0,8), Multiangle Light Scattering Detector for GPC knyttet til Multi Cell Rocker rigg (0,7). Oppgraderinger og vedlikehold av laboratorier IPT Instituttet har kartlagt behov for investering i mindre utstyr og oppgraderinger til ca 1,2 mill. NOK. Prioriteringer 2014 Fakultetets langsiktige mål for perioden 2012-20 skal legges til grunn for prioritering av de innmeldte behovene. Dette innebærer at investeringer knyttet til petroleumsfag bør prioriteres høyt. Samtidig må TN legge til rette for et jevnt godt nivå på utstyr og infrastruktur. Det vil i 2013 arbeides videre med kartlegging av våre forsknings- og undervisningsfasiliteter med fokus på laboratoriene for å utarbeide en mer langsiktig investeringsplan for TN. Denne kartleggingen vil sammen med revidert strategi- og handlingsplan for TN, gi grunnlag for nye prioriteringer. 3/4
Undervisning og digitalt læringsmiljø: Hovedmål i fakultetets handlingsplan 2012-2014: Videreutvikle og konsolidere undervisningsaktiviteten Delmål: Studieadministrative prosesser er effektive, forutsigbare og preget av god kvalitet Forslag til tiltak tversgående satsningsområder digitalt læringsmiljø: Digital eksamen: Erfaringer fra fagmiljøene ved TN tilsier at dette er krevende ressursmessig, være seg forberedelser og tilstedeværelse av støtteapparatet i forkant av eksamen, under og etter. Hovedutfordringen hittil har vært å skaffe til veie rom som er stort nok med PC-er tilgjengelig. UiA har implementert dette hos seg i stor skala, og brukt et par år på prosjektet. Kanskje kan det være en idé knytte til seg opplegget og erfaringene derifra, enn å måtte finne opp hjulet på ny? Digital eksamen er også hjemmeeksamen, og det er tilrettelegging for at studenter benytter egen PC. UiS bør starte opp prosjekter som stimulerer vitenskapelige til å forsøke nye ordninger. Digitale prosesser og single sign-on: Her ligger et stort potensiale for administrasjon, vitenskapelige og studenter. Vi har altfor mange ineffektive prosesser i dag med skjemaer, signatur og manglende bekreftelser. Dette bør løftes opp og prioriteres. Hverdagen vil garantert bli enklere for alle ved universitetet. I dag må studentene ved UiS forholde seg til flere ulike systemer og verktøy: timeplaner ligger på intranett, studieprogram- og emnedata på intranett, undervisnings- og eksamensdata i StudentWeb, kommunikasjon og forelesningsnotater, innleveringer med mer via it s learning, e-post kommunikasjon med administrasjon og faglærer. Alle disse systemene burde vært samordnet, og aktuelle data og informasjon burde i større grad vært skreddersydd til den enkelte. Tilrettelegging av forelesninger via internett: Fakultetet har i samarbeid med Nettopp UiS tilrettelagt for at enkelte av våre emner streames. Det vil si at det gjøres opptak av forelesningene som i etterkant legges tilgjengelig til studentene på nettet. Dette er et populært tilbud, og fakultetet bør sammen med Nettopp UiS tilrettelegge for denne type tiltak i enda større omfang. Det vil også bidra til at studentene kan kombinere studier med jobb. NB! Ledergruppa ved fakultetet skal i møte 9. april diskutere tilbakemelding på og innspill til IKT-satsninger ved UiS. Denne lista kan blir justert og/eller endret som følge av denne diskusjonen. Vi vil også bemerke at strategisk teknologiplanlegging krever rask gjennomføringsevne fra IT-avdelingen for at det skal gi effekt. Vi kan ikke vente til 2017 før vi får en samhandlingsplattform i bruk, når industrien rundt oss er i ferd med å fase ut teknologien. Internasjonalisering ECIU: Det bør vurderes å sette av midler til tiltak som kan stimulere til økt informasjon og deltakelse i dette nettverket. Her er det flere etablerte kompetanse og erfaringsarenaer som ansatte ved UiS bør delta på. Administrative digitale verktøy og prosesser som bør styrkes og effektiviseres på institusjonsnivå: Elektroniske saksbehandlings- og søknadsbehandlingssystem for søkere på våre stillinger, inkludert vitenskapelige stillinger må prioriteres slik at dette kommer på plass innen 2014! Elektroniske og papirløse møter Mer effektiv utbetaling av honorarer til sensorer og gjesteforskere, studentassistenter med mer gjennom elektroniske prosesser. Tettere integrering av ulike administrative verktøy for å redusere dobbel saksbehandling/registrering (ephorte, SAP, FS, CorePublish osv.). Vi savner et mer brukervennlig og effektivt saksbehandlings og samhandlingsverktøy/elektronisk plattform. Det gir unødvendig stress i hverdagen av våre viktige verktøy ikke fungerer! Kontraktsadministrasjon og kvalitetssikring av kontrakter; fakultetet har behov for økt tilgang til slik juridisk kompetanse, som også har kapasitet til å motta, registrere og gå gjennom alle kontrakter som mottas eller som skal sendes fra oss til kontraktspartnere. HMS-dokumentasjon må oversettes til engelsk slik at også våre stipendiater får tilgang til viktig informasjon. Det er også viktig å få oversatt en offisiell versjon av HMS-dokumentasjon knyttet til vår industri kontakt. Eksterne parter forventer å få tilsendt «profesjonell» dokumentasjon på engelsk ifm kontraktsinngåelser mm. Det bør også startes opp et arbeid med etablering av et HMS-system, med muligheter for rapportering av avvik med mer elektronisk. Videre må et system for registrering av studenter og ansattes eksponering av farlige stoff må på plass slik at vi tilfredsstiller forskrifter og krav. Innkjøpskompetanse og kapasitet til å støtte opp under fakultetets økte behov for å realisere investeringer. Disse prosessene tar for lang tid i dag. Videre har vi utfordringer knyttet til moms/toll nyttet til innkjøp. Her ønsker vi bedre rutinebeskrivelser og et opplæringsprogram for ansatte ved fakultetet. Ofte må slik aktivitet ivaretas som en del av øvrige oppgaver ute på instituttene, og da av ansatte som sjelden gjennomfører slike tiltak. Her bør det kunne samhandles mer effektivt. Eiendomsforvaltning og videre utvikling av arealet på campus bør etableres i egen enhet. Denne enheten bør også forvalte utleie og vedlikehold av hyblene som skal etableres på campus. Fakultetet ønsker videre å kunne bestille tjenester hos en koordinerende enhet på campus når vi skal arrangere en konferanse eller et annet større arrangement. Vi må nå kontakte timeplankontoret med tanke på lokale, drift med tanke på oppsett av stoler og bord, IT-avdelingen for tekniske støtte, Stavanger Forum for bistand til påmelding med mer, blomsterforretning med tanke på dekorasjon osv. Mottak av nytilsatte; bedre integrering av opprettelse av IT-brukere og opplæring i de ulike administrative dataverktøyene Kvalitetssystemet rettet mot studenter fungerer ikke som forventet. Dette skaper merarbeid og medfører at studentene ikke får gitt tilbakemelding. 4/4
Universitetet i Stavanger Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring NOTAT MED OPPFØLGING Til: Administrativ ledelse CC: Faglig ledelse ephorte: 2011/3223-17 Dato: 8. februar 2013 Rundskriv for plan-, budsjett- og rapporteringsprosessen 2013 2016 Rundskrivet markerer starten på plan-, budsjett- og rapporteringsprosessen for 2013 2016. På bakgrunn av styringsdokumentene Strategi for UiS 2011 2020 og Handlingsplaner 2012 2014, gjelder dette rundskrivet for følgende delprosesser: Strategidokument 2013 2020, revideringsprosess (prosessansvarlig SKA) Budsjettfordeling 2014 Satsingsforslag innenfor og utenfor budsjettrammen 2015 Budsjettering 2014 Bemanningsplaner (prosessansvarlig HR) Mål, planer og risikovurdering 2014 inklusiv plan for arbeidet med kvalitet Treårige prognoser Resultatrapportering for 2013 inklusiv rapportering av arbeidet med kvalitet Årsregnskap 2013 Årsrapport 2013 Tiltaksplaner for økt frihetsgrad (jf. vedtak i US 108/12) Plan- og budsjettprosessen ved UiS omfatter punktene ovenfor, og er prosesser som gjennomføres årlig ved UiS og koordineres av Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring (AØV). Plan- og budsjettprosessen vil følge strukturen i Kunnskapsdepartementet sin mal for Rapport og planer, slik denne er beskrevet i Tildelingsbrevet for 2013 fra KD av 19. desember 2012. KD forutsetter at UiS i god tid starter arbeidet med planlegging av aktiviteten i 2013, og at dette arbeidet er tydelig forankret i universitetets styre. Det vil være behov for innhenting av nødvendig grunnlagsmateriale og informasjon fra fakultetene, Arkeologisk museum, Felles ressurssenter, Universitetsbiblioteket og enheter i ledelse og stab i tilknytning til prosessen. Fremdrift og frister er nærmere beskrevet i vedlegg. Arbeidet med plan-, budsjett- og rapporteringsprosessen er organisert i en plan-, budsjett-, og rapporteringsgruppe (PBR-gruppen) med representanter fra fagenhetene, fellesenhetene og stab. Bemanningsplanene, som er sterk sammenvevd med handlingsplanene, fastsettes for treårsperioder. Enhetenes reviderte bemanningsplan for perioden 2014 2016 rapporteres til HR-avdelingen innen 1. mai 2013 etter fastsatt mal, jf. notat av 20.6.2012 (ephorte 2012/1656). Bemanningsplanen legges frem for styret i junimøte i forbindelse med budsjettsaken. Ettersom årsverksutviklingen har vært større enn den økonomiske situasjonen tilsier har universitetsdirektøren i notat av 24.1.2013 fastsatt årsverksrammer for 2013 og gitt signaler om årsverksrammer for 2014 (ephorte 2012/4072). Enhetenes bemanningsplan må ligge innenfor fastsatt ramme. Plan-, budsjett- og rapporteringsarbeidet vil kreve innsats og prioriteringer fra alle involverte. Ullandhaug, 8. februar 2013 1. BAKGRUNN 1.1 Hensikten med rundskriv for plan-, budsjett- og rapporteringsprosessen Plan-, budsjett- og rapporterings-rundskrivet skal beskrive prosessen knyttet til virksomhetsstyringen ved universitetet og gir med dette nødvendige tidsfrister for arbeidet. Resultatet av arbeidet utgjør viktige Side: 1/12
styringsdokumenter for universitetet, og plan- og budsjettarbeidet skal bl.a. gi KD et godt grunnlag for arbeidet med finansiering av Universitetet i Stavanger. 1. Planleggings-, budsjetterings-, og rapporteringsprosess 1.1. Introduksjon Plan-, budsjett- og rapporterings-rundskrivet skal beskrive prosessen knyttet til virksomhetsstyringen ved universitetet og gir med dette nødvendige tidsfrister for arbeidet. Resultatet av arbeidet utgjør viktige styringsdokumenter for universitetet, og plan- og budsjettarbeidet skal bl.a. gi KD et godt grunnlag for arbeidet med finansiering av Universitetet i Stavanger. Tabell 1: Med basis i styrets behov for oppfølging av virksomheten og kravene til statlig økonomiforvaltning, skal det utarbeides følgende dokumenter Ref./ kap. Dokumenter Nivå Institutt Fakultet Institusjon 1.2 Strategi for UiS 2013 2020 X 1.2 Handlingsplaner 2012 2014 X X 2.1 Innspill fra enhetene ifm. fordeling av statlig finansiering 2014 utenfor egen ramme 2.1 Budsjettfordeling 2014 X 2.1 3. 4.1 4.4 4.3 4.4 Budsjettering 2014 - Årsbudsjett og bemanningsplan - Institusjonelt samlet budsjett Satsingsforslag innenfor og utenfor budsjettrammen 2015 - Innspill til nye satsingsforslag på institutt- og fakultetsnivå Mål, planer og risikovurdering 2014 2015 fra i år inklusiv plan for arbeidet med kvalitet. Resultatrapportering 2013, beskrive måloppnåelse f.o.m. 2013 inklusiv rapportering av arbeidet med kvalitet (X) X (X) (X) X (X) X X X X X X X X Merknad Strategidokumentet gjennomgår en revideringsprosess, og er ute på høring våren 2013 SKA ansvarlig Revidering av de treårige handlingsplanene som konkretiserer Strategidokumentet, herunder vurdere måloppnåelse fra tidligere planer 1 Kortfattet innspill innenfor enhetens handlingsplan og UiSstrategi Intern fordeling av foreløpig statlig grunnbevilgning tildelt gjennom St. prp. nr 1 Både for statlig finansiert virksomhet (BFV) og for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Må ligge innenfor enhetens handlingsplan og UiS strategi PBR-gruppen forholder seg til planog målstruktur iht. Tildelingsbrevet samt ev. innkommende ad hoc bestillinger KD PBR-gruppen avholder abeidsmøter iht. fremdriftsplan. AØV distribuerer en egen mal for UiS-rapporteringen 2 5. 3-årig prognose X 6. Årsregnskap 2013 - avlagt årsregnskap - revidert årsregnskap/-beretning X X X X AØV utarbeider 3-årig prognose for institusjonen (samt 1 2-årige prognoser for enhetene) Sistnevnte ferdigstilles senest 14 dager etter mottatt revisjonsberetning fra RR 7. Årsrapport UiS 2013 X Utarbeides av AØV før medio juni 1 Det vises til Bofu-prosjektet, herunder spesielt bemanningsplaner. 2 Malen tar høyde for å beskrive det helhetlige rapporteringsgrunnlaget AØV trenger fra enhetene. Kvalitetsrapporten inngår som et grunnlag for den helhetlige rapporteringen, og fristene vil bli fastsatt i samråd med Kvalitets- og læringsmiljøutvalget. Side: 2/12
Avkrysningene i parentes, i tabellens nivå-kolonner, er dokumenter hvor det ikke er satt krav til levering. Side: 3/12
Dokumentet Rapport og planer skal representere styrets overordnete vurdering av utviklingen ved institusjonen samt styrets strategier, planer og mål som følge av denne vurderingen dette ifølge Tildelingsbrevet fra KD. Rapport og planer ligger også som grunnlag for lærestedets dialog med KD i det årlige etatstyringsmøte samt som viktig innspill til KDs helhetlige styring overfor UH-sektoren. Det er viktig at fristene overholdes (jf. tabell 3). Rapportering til DBH og innsending av Rapport og planer (2012 2013) vedtatt av styret innen fastsatt frist, er en forutsetning for god gjennomføring av departementets etatsstyringsmøter med institusjonene. Arbeidet med plan-, budsjett- og rapporteringsprosessen tar utgangspunkt i hovedprosessene ved institusjonen (jf. tabell 2). Tabell 2: Oversikt Plan-, budsjett- og rapporteringsarbeid styrt fra sentraladministrasjonen 1.2. Strategi 2020 Strategi 2020 og fakultetenes handlingsplaner 2012 2014 Strategidokumentet for UiS er i en revideringsprosess der styret skal behandle utkast til revidert Strategidokument 2013 2020 i juni 2013. Handlingsplanene til fakultetene og AM for 2012 2014 3 inneholder faglige prioriterte mål og tiltak, tiltak for de tverrgående satsingsområdene for perioden og risikovurderinger. Arbeidsgruppen for revidering av strategidokumentet som ledes av Strategi- og kommunikasjonsavdelingen har fanget opp signalene fra KD om at universitetets egenart, profil og satsingsområder burde komme tydeligere frem i styringsdokumentene. Ifølge Arbeidsgruppen for revidering av strategidokumentet er synliggjøringen av UiS sin unike profesjonsprofil, med både grunnutdanninger, master- og ph.d.-utdanningsløp, en viktig del av arbeidsprosessen. Videre er UiS sitt medlemskap i European Consortium of Innovative Universities (ECIU) 3 Styrebehandlet 1. desember 2011 Side: 4/12