Unit4 Web Innkjøp/ehandel Rekvisisjoner/innkjøpsordre i Unit4 Web Økonomisenteret, desember 2016
Innhold Rekvisisjonsskjermbildet i Unit4 innkjøp... 2 Rekvisisjon for lokal utskrift/fritekst... 4 Sjekke status for rekvisisjon(er)... 7 Godkjenning/anvisning av rekvisisjon... 8 Eksempel på rekvisisjon i PDF-format... 9 Rekvisisjon mot offentlig markedsplass... 10 IBX Søkemotor... 11 Søk i produkter... 11 Hurtigsøk... 12 Avansert søk... 12 Bla gjennom... 13 Søkeresultat... 14 Mine favoritter... 16 Legg produkter i handlekurv... 17 Sluttbehandle handlekurv i Unit4 innkjøp... 18 1
Rekvisisjonsskjermbildet i Unit4 innkjøp Denne rutinebeskrivelsen omhandler registrering av rekvisisjoner for lokal utskrift og mot offentlig markedsplass (IBX). 1. Logg inn i Unit4 Web og åpne menypunktet Innkjøp 2. Åpne deretter menypunktet Rekvisisjoner standard 3. Du kommer da inn I skjermbildet over. Her vil en rekke felter være preutfylt, basert på din tilhørighet i organisasjonen. 2
Feltbeskrivelse for rekvisisjonshodet: - Rekvirent: Pålogget bruker med en innkjøpsrolle i Unit4. Navn og ressursnummer. - Status: Aktiv for nye rekvisisjoner - Periode: Gjeldende periode i Unit4. Kan overstyres ved behov. - Ekstern referanse: Tekstfelt for evt ekstern referanse - Leverandør: Fylles ut ved fritekstbestilling. Feltet er søkbart mot vårt leverandørregister. - Ansvar: Forslag til verdi er lagt inn som en relasjon mot pålogget bestiller. Kan overskrives. - Tjeneste: Forslag til verdi er lagt inn som en relasjon mot pålogget bestiller. Kan overskrives. - Leveringsdato: Ønsket leveringsdato for bestillingen - Leveransebeskrivelse: Plass for inntil to linjer med tekst. Kan brukes som utfyllende beskrivelse til leverandør om hvordan leveransen ønskes. - Leveringsadresse: Må være utfylt! Forslag er lagt inn som en relasjon mot pålogget bestiller. 3
Rekvisisjon for lokal utskrift/fritekst Det følgende eksemplet viser hvordan man går fram for å lage en rekvisisjon for kjøp av en kontorstol. Med lokal utskrift menes her rekvisisjoner som skrives ut av systemet og presenteres for valgt leverandør ved å sende på faks/e-post, medbringe fysisk eller oppgi referanse på telefon. Rekvisisjonen vil inneholde et ressursnummer som vi skal forlange oppgitt på faktura. 1. Legg inn eller søk fram den leverandøren du skal handle hos. For å søke fram en leverandør: Trykk på blå knapp bak feltet Leverandør og legg inn søkekriterier for leverandørnavn i bildet for felthjelp som kommer fram; i eksemplet under arnesen for å få fram leverandører som inneholder ordet arnesen. Klikk på riktig leverandør for å velge denne. Leverandøren tas med tilbake til registreringsbildet. Søk fram leverandør fra leverandørregisteret her. Klikk for å velge riktig leverandør. 4
2. Legg evt inn en beskrivelse av leveransen (ikke obligatorisk) og kryss av for at dette er en fritekstrekvisisjon i seksjonen Behandling. Klikk deretter på knappen Legg til i seksjonen Rekvisisjonsdetaljer. Angi evt. utfyllende beskrivelse til leverandør vedr. leveransen Kryss av i dette feltet for å angi at dette er en fritekstrekvisisjon. Klikk på knappen Legg til for å legge inn artikkelnummer/kontering. 5
3. Nå kan selve detaljbestillingen legges inn. Dette gjøres ved å legge inn en aktuell artikkel. Artikkelfeltet er søkbart på samme måte som for leverandør i pkt 1 foran. For lokal utskrift/fritekst-rekvisisjoner er det opprettet artikler som tilsvarer kontoplanen i Unit4. I alle fall for de mest relevante innkjøpene. Under er det brukt artikkel 12001 = konto 12001 = Inventar og utstyr. Artikkelbeskrivelsen kan overstyres med mer spesifikk tekst, slik at Inventar/utstyr kan byttes ut med Kontorstol, men det anbefales i stedet å spesifisere kjøpet nærmere i seksjonen Artikkeltekst. Legg inn artikkel (konto), mengde og enhetspris i seksjonen Rekvisisjonsdetaljer. I seksjonen Artikkeltekst kan det legges inn utfyllende beskrivelse av hver artikkellinje, f.eks. leverandørens eget varenummer, typebetegnelse eller annen spesifikk beskrivelse av varen som info til leverandøren. Foreslått kontering i seksjonen Kontering hentes fra hodeopplysningene i rekvisisjonen. Kan endres. Nå er rekvisisjonen ferdig utfylt. Trykk på Lagre nederst til venstre i skjermbildet. Du får da en melding om at rekvisisjonen er lagret, sammen med et rekvisisjonsnummer. Rekvisisjoner med nettobeløp under kr 3000,- vil ikke gå til godkjenning hos overordnet. 6
Sjekke status for rekvisisjon(er) For å sjekke statusen til en rekvisisjon kan man gjøre dette under følgende menypunkt: => Innkjøp => Rekvisisjoner => Spørring => Spørring arbeidsflyt rekvisisjoner Ved å klikke på status arbeidsflyt, vises en grafisk framstilling av status for rekvisisjonen, jf bildet under. I dette skjermbildet kan man søke etter rekvisisjonene og sjekke hvilken status de har, dvs. hvor langt rekvisisjonen har kommet i godkjenningsflyten. Skriv inn eller velg rekvisisjonsnummer og klikk på søk. Ved å føre musepekeren over brukertrinnene i arbeidsflytdiagrammet vil loggede verdier fremkomme. 7
Godkjenning/anvisning av rekvisisjon For at bestilling til leverandør skal kunne skje raskt er det svært viktig at de som er lagt inn som anvisere sørger for å anvise rekvisisjonene/bestillingene umiddelbart etter mottak. Bestillinger på under kr 3000,- vil behandles som såkalte egenattesteringer, og vil ikke gå til nærmere definert overordnet for godkjenning. Er anviser ikke tilgjengelig i en periode, er det svært viktig at vedkommende sørger for å skaffe tilveie en stedfortreder som kan foreta anvisningen. Dette for å unngå direktekjøp fra leverandør uten at nødvendig bestilling er foretatt i Unit4. De som har en rolle som godkjenner/anviser vil motta et varsel på e-post om at det har kommet en rekvisisjon som må godkjennes. Anvisning av rekvisisjoner vil ligge i oppgavelista til den som skal anvise for aktuelt ansvar: En som er definert som godkjenner av rekvisisjoner har tre valg: => Godkjenne. Rekvisisjonen blir da godkjent og sendes tilbake til bestiller som pdfvedlegg i e-post. Bestilleren kan nå sende denne til leverandør på mest hensiktsmessige måte, evt også medbringe den fysisk. => Parkere. Setter rekvisisjonen på vent. => Avvise. Ved avvisning av rekvisisjon sendes e-post med kommentar til bestiller. Skyldes avvisningen at det er feil ved bestillingen som må korrigeres kan bestilleren korrigere rekvisisjonen, og sende den på nytt til anvisning. Anviser kan også selv korrigere evt feil, på samme måte som for leverandørfakturaer. 8
Eksempel på rekvisisjon i PDF-format Denne teksten hentes fra feltet Leveransebeskrivels e i rekvisisjonsbildet. Disse tekstene hentes fra Artikkeltekst for hver artikkel i rekvisisjonsbildet. 9
Rekvisisjon mot offentlig markedsplass Etter hvert vil Troms fylkeskommune få på plass flere elektroniske samhandlingsavtaler med sine leverandører som vil gjøre det mulig med fullelektronisk handel med disse. På de følgende sidene gjennomgås framgangsmåte og funksjonalitet for elektronisk handel mot den offentlige markedsplassen med utgangspunkt i Unit4 Innkjøp. Det er det samme registreringsbildet som brukes enten man lager en rekvisisjon for lokal utskrift eller handler fra en varekatalog/nettbutikk på den offentlige markedsplassen. Det er imidlertid ikke nødvendig å søke fram noen leverandør eller legge inn artikkelnumre før man går ut på nettet for å handle: Legg inn ønsket leveringsdato og kontroller at perioden er riktig. Det er ikke nødvendig å legge inn leverandør, og det skal heller ikke krysses av for friteksts rekvisisjon. Trykk på knappen Gjør innkjøp for å gå fra Unit4 ut til den offentlige markedsplassen. 10
IBX Søkemotor IBX Søkemotor gir kunder muligheten til å koble til fra sitt innkjøpssystem for å utføre følgende handlinger: Søke etter produkter Legge produkter i handlekurven Lagre handlekurver som favoritter Lagre en liste over favorittprodukter Overføring av handlekurven til innkjøpssystem Søk i produkter Bruk følgende metoder for å finne et produkt med IBX Søkemotor: Søk (hurtigsøk) - Skriv inn et eller flere søkeord og trykk Søk. Avansert søk - Legg til mer informasjon for å begrense søket, eller søk spesifikt med enkelte attributter. Bla gjennom etter kategori - Søk i en produktkategori, uansett leverandør eller katalog. Bla gjennom etter leverandør - Søk i produktkatalogen til en spesifikk leverandør. Dette er åpningssiden til Troms fylkeskommune på den offentlige markedsplassen. 11
Hurtigsøk Søkemotoren viser hurtigsøksiden som standard. Skriv inn et søkeord i tekstfeltet og trykk på Søk for å utføre et hurtigsøk. Søkeord forslag (tips) vises dersom søket får få treff. Klikk på relevant søkeord for å komme videre til produktbeskrivelse. Søket vil vise/foreslå relevante resultater for produkter og tjenester som tilfredsstiller søket. Det må angis minimum tre tegn, som kan være bokstaver og tall. Avansert søk Avansert søk brukes for å begrense søket og gi bedre resultater. Søkemotoren gir forskjellige nye søkefelt som du kan skrive informasjon i, som produsent, produsentens artikkelnummer og maksimal til minimal prisklasse for å begrense søket. For eksempel, dersom produsentens artikkelnummer er kjent kan du skrive det inn i Produsentens artikkelnr og trykke på Søk. Søk etter produkter fra en bestemt leverandør ved hjelp av en nedtrekksmeny med leverandører. Velg en leverandør, og klikk på Søk. Avansert søk viser flere søkefelter som det kan angis informasjon i. Inkluder treff på deler av ord Skriv inn et ord eller en del av et ord (med minst tre tegn) og merk av for Inkluder treff på deler av ord. Søkeresultatet inkluderer alle produkter i som inneholder søkeordet. Denne funksjonen er nyttig dersom det eksakte produktnavnet eller stavelsen er ukjent. Søk kun i artikkelnavn Søk etter artikkelnavn ved å merke av for Søk kun i artikkelnavn. Søket gir treff på produkter og tjenester hvor søkeordet finnes i produktnavnet. 12
Bare fritekstobjekt Dersom produktet eller tjenesten ikke finnes i søket som et produkt som er definert på forhånd kan du søke etter dette som et fritekstobjekt. Merk av for Bare fritekstobjekt og trykk på Søk. Bla gjennom Klikk på fanen Leverandører og Kategorier for å finne følgende funksjonaliteter: Bla gjennom etter kategori Bla i leverandører Bla gjennom etter kategori For å bla i produktene etter kategori, gjør følgende: Klikk Bla gjennom etter kategori. Beskrivelser av første og andre kategorinivå vises, ordnet i alfabetisk rekkefølge Antall produkter som finnes i hver kategori vises også i parenteser, etter beskrivelser av kategorinivå. Klikk på ønsket kategorinivå. Hjem (startside) åpnes der visning av søkeresultatene fylles ut eller er fylt med produktene i ønsket kategorinivå 13
Bla i leverandører MERK: Bla i leverandører minnes fra en pålogging til en annen, eller når sluttbrukeren bytter faner i IBX Søkemotor (hvis du arbeider under fanen Bla i leverandører) og deretter endrer faner samtidig, vil standardsiden som vises være en side under Bla i leverandører). For å søke varer/tjenester innen leverandørens kataloger, gjør følgende: Klikk Bla i leverandører Leverandørlisten vises ordnet i alfabetisk rekkefølge Klikk på leverandørens navn Hjem (startside) åpnes der visning av søkeresultatene fylles ut eller er fylt med produktene fra ønsket leverandør. Søkeresultat Etter at du utfører et søk vil alle produkter som matcher søkekriteriene vises i en liste. Søkeresultat kan begrenses på to måter: 1. Ved å legge ytterligere søkekriterier i Søk etter-tekstboksen, og klikke på Søk-knappen en gang til. 2. Ved å velge en produsent eller leverandør under Produsenter eller Leverandører. Listen viser da varer/tjenester fra valgt produsent/leverandør. 14
Produktinformasjon Ved å trykke på ikonet kan du ekspandere oversikten for et produkt med ekstra produktinformasjon. Klikk på produktnavnlenken i listen over søkeresultater for å se fullstendig informasjon om produktet. 15
Sammenlign produkter For å sammenligne to eller flere produkter fra samme søk, velg avmerkingsboksene ved bildet av artikkelen og klikk på knappen Sammenlign over tabellen med søkeresultatene. MERK: Du kan velge opptil 4 artikler å sammenligne. Trykk på lenken Fjerne for å fjerne en artikkel fra sammenligningen. Medfølgende produkter Enkelte produkter selges kun i forbindelse med andre produkter. Trykk på beskrivelsesraden for å se produktdetaljer og produkter som medfølger. Medfølgende produkter vises med følgende ikoner: = Valgfrie medfølgende produkter = Obligatorisk medfølgende produkter Mine favoritter 16
Lagre favorittprodukter til Mine lister for favorittelementer ved å klikke på Trykk på ikonet for å flytte en artikkel fra favorittelementer til handlekurven. Trykk på for å fjerne en artikkel. ikonet. Legg produkter i handlekurv Legg utvalgte produkter til Handlekurven ved å trykke ikonet Antall artikler i handlekurven vises øverst på siden. fra søkeresultatlisten. Hurtig utsjekking/overførsel til innkjøpssystem Trykk på lenken Ekspressbetaling for å ta handlekurven til rekvisisjonsbildet i Unit4 innkjøp. Ved ekspressbetaling er det ikke mulig å gjøre endringer før du sjekker ut. For å gjøre endringer i handlekurven kan du trykke på Min handlekurv øverst på siden for å åpne handlekurven før du sjekker ut. Denne menyen lar deg endre mengden (antall) av produkter, fjerne produkter og sjekke ut kurven. Endre mengden i Antall (mengde) og trykk ikonet for å oppdatere den totale kostnaden til kurven. For å fjerne produkter fra handlekurven kan du trykke på ikonet. Lagre favoritthandlekurver Lagre lister over ofte kjøpte produkter som Mine favoritthandlekurver. Søk etter produkter som ønskes og legg de til en ny handlekurv. Trykk Lagre som favoritthandlekurv, skriv inn navnet til kurven og lagre den ved å trykke på Ok. For å bestille de samme produktene neste gang kan du åpne Mine favoritthandlekurver under fanen Mine favoritter og trykk ikonet for å overføre til aktiv handlekurv. Trykk for å fjerne en kurv. Fjern enkeltprodukter i favorittkurv ved å trykke på. Trykk på for å kopiere en eksisterende favorittkurv. 17
Overføre handlekurv til innkjøpssystem Trykk Til kasse for å ta med handlekurven tilbake til Unit4 innkjøp for videre behandling. Sluttbehandle handlekurv i Unit4 innkjøp Artikler som er hentet fra offentlig markedsplass blir synlige i skjermbildet for registrering av rekvisisjon når man klikker på knappen Generer til rekvisisjon. Skjermbildet fylles da med en rad pr artikkel i handlekurven fra markedsplassen: På den enkelte artikkel ligger det et forslag til kontostreng og avgiftskode. Om denne skal endres: Klikk på raden og åpne seksjonen for Kontering. Kontering for den enkelte artikkelrad endres her. Når rekvisisjonen er ferdig utfylt klikker du på Lagre øverst til venstre i skjermbildet. Du får da en melding om at rekvisisjonen er lagret, sammen med et rekvisisjonsnummer. Ordren sendes nå elektronisk, enten direkte til leverandør (under kr 3000,-) eller via en godkjenner av ordren. Ordresvar/bekreftelse fra leverandør skal komme til den epostadresse som er registrert på bestilleren. 18