Snåsa kommune v/ Rådmann 7760 Snåsa ENDELIG TILSYNSRAPPORT KOMMUNENS FORVALTNING AV INTRODUKSJONSLOVEN Tilsynstema: Individuell plan for deltakere i introduksjonsprogram Tilsyn med Snåsa kommune 5. juni 2018 5.10.2018 Fylkesmannens tilsynsgruppe: Margareth Halle, tilsynsleder Karsten Schroeder Kontaktperson i kommunen: Monica Lundheim 1
Innhold Sammendrag 1. Tilsynets formål s. 3 2. Tilsynet med Snåsa kommune s. 4 2.1 Tema for tilsynet s.4 2.2. Gjennomføring av tilsynet.s.5 3. Organisering av Snåsa kommunes arbeid med introduksjonsloven. s. 5 4. Tilsynets kontrollspørsmål.. s.6 4.1 Utarbeider kommunen individuell plan som fastsettes ved enkeltvedtak?..s. 6 4.1.1 Beskrivelse av kommunes praksis...s.6 4.1.2 Fylkesmannens vurderinger.s.6 4.1.3 Fylkesmannens konklusjon..s.7 4.2 Er planen individuelt tilpasset og utarbeidet i samrås med deltakeren?...s.7 4.2.1 Beskrivelse av kommunes praksis. s.7 4.2.2 Fylkesmannens vurderinger.. s.8 4.2.3 Fylkesmannens konklusjon s.8 4.3. Inneholder den individuelle planen programmets start, tidsfaser og en angivelse av tiltakene i programmet?.s. 8 4.3.1 Beskrivelse av kommunes praksis..s.8 4.3.2 Fylkesmannens vurderinger.. s.9 4.3.3 Fylkesmannens konklusjon. s.9 4.4 Tas den individuelle planen opp til ny vurdering med jevne mellomrom og ved vesentlig endring i deltakerens livssituasjon?... s.9 4.4.1 Beskrivelse av kommunens praksis. s.9 4.4.2 Fylkesmannens vurderinger.. s.9 4.4.3 Fylkesmannens konklusjon s. 9 4.5 Fastsettes vesentlige endringer i den individuelle planen ved enkeltvedtak?...s.10 4.5.1 Beskrivelse av kommunes praksis s.10 4.5.2 Fylkesmannens vurderinger. s.10 4.5.3 Fylkesmannens konklusjon s.10 Vedlegg til rapporten Vedlegg nr. 2: Lovgrunnlaget Vedlegg nr. 3: Dokumentasjon Vedlegg nr.4: Deltakere i tilsynet 2
Sammendrag Fylkesmannen har hatt tilsyn med kommunens forvaltning av introduksjonsloven i Snåsa kommune. Temaet har vært begrenset til introduksjonsloven 6 og 19 første ledd. Individuell plan for deltakere i introduksjonsprogram. IMDI har bestemt at dette skal være nasjonalt tilsynstema for perioden 2017-2019. Vi har i tilsynet kontrollert om kommunen oppfyller plikter de er pålagt i lov eller i medhold av lov, lovgrunnlaget er vedlagt i rapporten. Avdekkede lovbrudd Endelig tilsynsrapport viser til at Snåsa kommune oppfyller lovkravene til individuell plan for deltakere i introduksjonsordning på de områdene dette tilsynet gjelder. Rapporten sier ikke noe om kommunens forvaltning av introduksjonsloven på andre områder enn de som er undersøkt. I foreløpig rapport konkluderte Fylkesmannen med at Snåsa kommune ikke oppfylte lovkravene til individuell plan for deltakere i introduksjonsordning når den individuelle planen til deltakere i introduksjonsprogram i Snåsa kommune ikke var individuelt tilpasset. Dette er rettet opp ved at ny praksis er etablert og Fylkesmannen vurderer det som meget sannsynlig at kommunen gjennom eksisterende rutiner og det samarbeidet som det er vist til under tilsynet, kommer til å ta i bruk ny mal for individuell plan fom høsten 2018, og får implementert dette i en ny praksis. 1. Tilsynets formål Introduksjonslovens formål er å styrke nyankomne innvandreres mulighet for deltakelse i yrkes- og samfunnslivet og deres økonomiske selvstendighet, jf. introduksjonsloven 1. Det følger av rundskriv Q-20/2015 at hovedformålet med loven er å legge til rette for at deltakerne i introduksjonsprogrammet og opplæring i norsk og samfunnskunnskap kommer seg raskt i arbeid eller utdanning. Det er videre ett av lovens formål at de som deltar i programmet aktivt yter noe for å gjøre seg berettiget til introduksjonsstønad først og fremst til beste for seg selv, men også for samfunnet. Introduksjonsloven har som hensikt å sørge for at deltakerne blir aktive yrkesutøvere og samfunnsborgere og at de blir økonomisk selvstendige. For deltakerne kan brudd på introduksjonsloven ha rettssikkerhetsmessige konsekvenser som er i strid med lovens målsetting. Det kan også ha samfunnsøkonomiske konsekvenser gjennom forsinkelser i den enkeltes overgang til utdanning og arbeid. Forsinkelser kan føre til at det tar lengre tid før deltakeren blir økonomisk selvstendig. Tilsynet skal bidra til etterlevelse av loven som et bidrag til kommunens arbeid med å sikre kvaliteten i sin tjenesteproduksjon. Denne rapporten er utarbeidet av Fylkesmannen i Trøndelag etter tilsyn med Snåsa kommunes forvaltning av introduksjonsloven. Tilsynet retter seg mot kommunen, jf. introduksjonsloven 3 om kommunens ansvar. Fylkesmannens tilsynshjemmel Introduksjonsloven 23 gir Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med kapitlene 2 til 4 og 25 tredje og fjerde ledd. Tilsynet omfatter også forskrifter knyttet til disse lovbestemmelsene Forholdet til kommuneloven Introduksjonsloven 23 sier at reglene i kommunelovens kapittel 10 A gjelder for Fylkesmannens tilsyn. Kommuneloven gir Fylkesmannen rett til å be om opplysninger, rett til innsyn i saksdokumenter og adgang til kommunale institusjoner eller andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen. Videre kan Fylkesmannen gi pålegg om å rette forhold som er i strid med lov og/eller forskrift. Før det gis pålegg, skal kommunen få en rimelig frist til å rette forholdet. Fylkesmannen skal også før det fattes vedtak om pålegg, ha vurdert virkninger pålegget kan ha for kommunens øvrige virksomhet. 3
Når tjenester utføres av andre enn kommunen, skal krav om retting og eventuelle pålegg rettes til kommunen som ansvarlig for introduksjonsprogrammet. Kommunen plikter å sørge for at tjenesten utføres i samsvar med lov og forskrift. Fylkesmannens tilsyn er et lovlighetstilsyn, jf. kommuneloven 60 b. 2. Tilsynet med Snåsa kommune. Fylkesmannen skal føre tilsyn med at kommunes oppfyllelse av plikter etter kapitlene 2 til 4 og 23 og fjerde ledd. Reglene i kommuneloven kapittel 10 A gjelder for tilsyn etter første ledd. 2.1 Tema for tilsynet Temaet for Fylkesmannens tilsyn er individuell plan for deltakere i introduksjonsprogram. Tilsynet omfatter kravene til den individuelle planen for introduksjonsprogrammet i 6 og kravene til den individuelle planen for opplæring i norsk og samfunnskunnskap i 19 første ledd og forskrift om læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere. Den individuelle planen for opplæring i norsk og samfunnskunnskap skal inngå som en del av den individuelle planen for introduksjonsprogrammet. Tilsynet omfatter ikke individuell plan etter 19 første ledd for de som bare deltar i norskopplæring, og dermed ikke har norskopplæringen som en del av et introduksjonsprogram. Tilsynet omfatter å kontrollere at de tre obligatoriske innholdselementene i 4 tredje ledd er med i den individuelle planen. Det skal fremgå når tiltakene skal gjennomføres og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltakene, jf. 6 annet ledd. I tillegg skal innholdet i den individuelle planen være begrunnet, jf. forvaltningsloven 24 og 25, derigjennom kan tilsynet avdekke om planen er individuell eller ikke. Tilsynet omfatter bare å kontrollere om kommunen utarbeider individuelle planer i tråd med lovkravene i 6 og 19 første ledd, forskrift om læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere, samt relevante krav i forvaltningsloven. Det betyr at tilsynet ikke omfatter vurderinger av kommunens prosess rundt utarbeidelsen av den individuelle planen og andre hensiktsmessighetsvurderinger som avhenger av kommunens skjønn. Tilsynet har tatt utgangspunkt i kontrollspørsmål: Kontrollspørsmålene er utformet ut fra det lovkravet de er ment å kontrollere. Kontrollspørsmålene skal dekke alle de forhold som skal undersøkes gjennom dette tilsynet. Følgende kontrollspørsmål skal besvares i tilsynet: 1. Utarbeider kommunen en individuell plan som fastsettes ved enkeltvedtak? 2. Er planen individuelt tilpasset og utarbeidet i samråd med deltakeren? 3. Inneholder den individuelle planen programmets start, tidsfaser og en angivelse av tiltakene i programmet? 4. Tas den individuelle planen opp til ny vurdering med jevne mellomrom og ved vesentlig endring i deltakerens livssituasjon? 5. Fastsettes vesentlige endringer i den individuelle planen ved enkeltvedtak? 2.2 Gjennomføringen av tilsynet Tilsynet ble åpnet gjennom brev av 16.4.2017. Kommunen er blitt pålagt å legge frem dokumentasjon for Fylkesmannen med hjemmel i kommuneloven 60 c. Under møtet med kommunen 5. 6.2017 hadde kommunen dokumentasjon tilgjengelig for Fylkesmannen til gjennomsyn. Se vedlegg nr. 3. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner er basert på overnevnte skriftlig dokumentasjon som ble gjort tilgjengelig under besøket, redegjørelsen og opplysninger fra samtaler. Det er kommunen som har det overordna ansvaret for at kravene i introduksjonsloven etterleves. Kommunen er derfor adressat for denne foreløpige tilsynsrapporten. Derfor er konklusjonene i 4
rapporten bare et uttrykk for hva man har sett gjennom den dokumentasjonen som forelå ved tilsynet. Rapporten sier heller ikke noe om kommunens forvaltning av introduksjonsordningen på andre områder enn de som er undersøkt gjennom tilsynet. Vi bad i varselet kommunen om å sende oss en redegjørelse med henvisning til dokumentasjon for hvert enkelt pkt. i de spørsmål vi hadde sendt ut på forhånd. Tilsynet er basert på vurdering av redegjørelsen, gjennomgang av et utvalg deltakermapper, skriftlig dokumentasjon lagt fram på tilsynsdagen, samtaler med deltakere i introduksjonsprogrammet, samtaler med representanter fra kommunen og annen dokumentasjon Fylkesmannen har hatt tilgang til. Kommunens representanter kunne under gjennomgang av redegjørelsen, som var tilnærmet lik kontrollspørsmålene for tilsynet, vise fram dokumentasjon som underbygget de spørsmålene vi ønsket svar på. Tilsynet er gjennomført slik: 1. Formøte med flere kommuner 28.4.2017 2. Skriftlig varsel fra Fylkesmannen om tilsyn i brev av 16.4.2018 3. Mottak av redegjørelse fra kommunen 14.5.2018 4. Møte med kommunen 5.6.2086 5. Utsending av tilsynsrapport, uke 26 6. Sluttmøte 26.6. 2018 7. Tilsvar fra kommunen i brev av 3.9.2018 8. Endelig tilsynsrapport i brev av 5.10.2018, hvor tilsynet med Snåsa kommune også avsluttes 3. Organisering av Snåsa kommunes arbeid med introduksjonsloven. VI-tjenesten ved enhetsleder har ansvar for introduksjonsordningen i Snåsa kommune. Kommunen startet med bosetting av flyktninger i 2013. Enheten ligger under Kommunalsjef oppvekst, dette ble det også vist til gjennom et organisasjonskart. VI-enheten har ansvar for flyktningtjenesten og voksenopplæringen, som også har ansvar for all opplæring og veiledning. Enhetsleder har ansvar for koordinering av enheten, og er også rektor for voksenopplæringen i tillegg. I det daglige er det flyktningtjenesten og voksenopplæringen som sammen har ansvar for innholdet i introduksjonsprogrammet. De samarbeider også med utarbeidelse av Individuell plan for deltakere i introduksjonsprogrammet. Flyktningkonsulenten har ansvar for daglig drift av flyktningtjenesten. Det er ansatt en programrådgiver. Begge har veiledningsansvar overfor deltakerne og gir deltakerne veiledning og informasjon. Flyktningtjenesten bruker mye tid på boveiledning og for å etablere forståelse av det norske samfunnssystemet. Voksenopplæringen har tilbudt norskopplæring for både bosatte og andre med rett til norskopplæring. Skolen tilbyr norsk, samfunnskunnskap, norskprøve, samfunnsskapsprøve og starsborgerprøve ifølge Årsmelding for 2017. Enheten har all opplæring og veiledning. Det kjøpes tjenester fra andre når flyktningtjenesten har kurs og temadager. Snåsa kommune har ingen avtaler med eksterne tjenesteleverandører. Flyktningtjenesten har samarbeid med andre rundt konkrete saker og arbeider med å få til en samarbeidsavtale med NAV. Kommunen beskriver i kommunens redegjørelse hvordan informasjonsflyt mellom kommunale etater gjøres gjennom følgende: «Vi har et tett samarbeid med skoler, barnehager, helse og teknisk etat og andre kommunale aktører. Flyktningtjenesten har tett samarbeid med NAV og Snåsaprodukter- vekstbedriften i kommunen. Snåsa er en liten kommune med kort avstand mellom kontorene. Flyktningetjenesten har faste kontordager på skolen. I tillegg har vi felles møter hver uke (lærere og flyktningetjenesten). De fleste møter med deltakerne foregår på skolen. I Alle sosiale aktiviteter med elevene deltar både skolen og flykningetjenesten. På denne måten ser vi elevene/ deltakerne med samme øyne og elevene /deltakerne får et helhetlig opplegg. 5
Teknisk etat. Vi har faste møter, de har også faste dager de skal være tilgjengelige for oss. Dette gjelder både lokalene vi har skole i, fordeling av boliger og veiledning/ hjelp til praktiske oppgaver i boligene. Helse. Vi har helsesøster i 30 % stilling (redusert fra 40 % fra 1.mai) Møter etter behov. Helsesøster har hatt faste dager på skolen hvor eleven bare kunne stikke innom. I tillegg har hun hatt faste dager på helsestasjonen hvor beboerne har hatt avtaler. Skole/ barnehage. Dette er egentlig ikke vårt arbeidsområde, men vi har hatt mye samarbeid med både skole og barnehage. Vi har et felles ønske/ mål om at ungene skal ha det bra og da hjelper vi gjerne til. Mye av kommunikasjonen foregår via telefon og mail, med stedlige møter der det trengs. Vi har prøvd å bruke andre i informasjonsdelen av introduksjonsprogrammet. Helse om helsespørsmål, NAV der det har vært naturlig, karrieresenter, osv.» Kommunen beskriver videre i sin redegjørelse hvordan kommuneledelse og politisk nivå holdes orientert om arbeidet med og resultatene for introduksjonsordningen gjennom at etaten ved enhetsleder har månedlige møter med kommunalsjefen for oppvekst det leveres Årsmelding i april hvert år, det arrangeres årlig Oppvekstdag. Det er et møte med kommunestyret med ulike tema. Vienheten har fått presentere enheten med ulike temaer. Det vises til møte med politisk utvalg oppvekst, og til møter i lederforum hver måned. 4. Tilsynets kontrollspørsmål 4.1 Utarbeider kommunen en individuell plan som fastsettes ved enkeltvedtak? 4.1.1. Beskrivelse av kommunens praksis Snåsa kommune har rutine for at det utarbeides en individuell plan (IP) innen tre måneder. Det er en egen mal for denne og en egen mal for vedtak for grunnskole. Det er laget en egen beskrivelse for rutiner ved utarbeidelse av individuell plan. Her beskrives også rutiner for deltakelse i introduksjonsprogram. Flyktningtjenesten har samtaler med deltakeren om innhold og mål i IP ut fra karrierelinjen og ønsker som har fremkommet fra deltakeren i kartleggingssamtalene. Flyktningtjenesten har samtale med kontaktlærer, etter at kontaktlærer har hatt samtale med deltaker, om IP for å koordinere hva som skal vektlegges i den forestående IP- samtalen med deltakeren. Det gjennomføres så en trekantsamtale hvor deltaker, kontaktlærer og kontaktperson i flyktningtjenesten deltar. Deretter ferdigstilles IP med klagemuligheter, samt en fremdriftsplan som viser hvert halvår 3-4 år fram i tid. Etter vedtak om IP gjennomføres underveissamtaler minst hvert halvår med evaluering av IP og videre framdrift. Det fremstilles en samlet individuell plan (egen mal og egen beskrivelse av rutiner) for deltakelse i introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap. Det vises til 6 og 19 første ledd introduksjonsloven i både IP og på vedtak om introduksjonsprogram. Deltakeren mottar skriftlig IP med signatur når prosessen er ferdig, med henvisning til klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se dokumentene i saken. 4.1.2. Fylkesmannens vurderinger Tilsendt og framlagt dokumentasjon og samtaler med ansatte og deltakere, viser at den individuelle planen, IP, fastsettes ved enkeltvedtak. Det blir redegjort for deltakeren i vedtak om deltakelse i introduksjonsprogram at deltakeren har krav på et individuelt tilrettelagt program. På bakgrunn av det skal det utarbeides en individuell plan som utformes på bakgrunn av en kartlegging av 6
vedkommende sine behov for opplæring, og i forhold til hvilke tiltak vedkommende kan nyttiggjøre seg. I vedtaket om deltakelse i program er det også beskrevet at programmet skal inneholde norskopplæring, samfunnskunnskap og tiltak som forbereder til opplæring eller tilknytning til yrkeslivet. IP bygger på kartlegging, dokumentert i et eget kartleggingsskjema, hvor del 1 er kartlegging i bosettingsfasen som bla viser til fremtidsplaner ihht utdanning og jobb. Del 2 er kartlegging av kompetanse og bakgrunn som skolegang, kurs, utdanning, arbeidserfaringer fra hjemlandet, andre land eller fra Norge. Del 3 er kartlegging av fremtidsplaner som karrieremål, ønske om aktiviteter og kurs, motivasjon og livssituasjon. Del 4 viser til kartleggings- og evalueringssamtaler senest etter seks måneder, og en gang hvert halvår, hvor evaluering av program, karrieremål og veien videre, egenvurdering av personlige egenskaper og uformell kompetanse kartlegges, kartlegging av CV, datakunnskaper, nettverk, norskutvikling og motivasjon og livssituasjon blir kartlagt. Del 5 i kartleggingsskjema som skal føres inn senest etter tolv måneder og 18 måneder, viser til evaluering av program, motivasjon, livssituasjon og fravær. Arbeidspraksis og språkpraksis, justeringer av planprogram og registreringer av deltidsjobber. I tillegg til denne kartleggingen, som vi så deltakerne hadde i mappene og som deltakerne selv viste til i samtaler, ble det laget en karrierelinje for deltakerne for å visualisere vegen fram mot målsettingen som er at deltakeren så raskt som mulig, ut fra deltakerens målsetting, skal over i arbeid eller utdanning etter avsluttet introduksjonsprogram. Rutiner og skjema er godt dokumentert. Ved gjennomgang av deltakernes mapper var det flere av kartleggingsskjemaene som kunne ha vært mer utfylt. Og begrunnelsene for innholdet i IP kunne ha vært tydeliggjort på en bedre måte. Det kan med fordel blitt viset til kartleggingen når det gjelder deltakerens bakgrunn og fremtidig karrieremål. 4.1.3. Fylkesmannens konklusjon Fylkesmannen finner at den individuelle planen til deltakere i introduksjonsprogram fastsettes ved enkeltvedtak slik som loven krever. 4.2 Er planen individuelt tilpasset og utarbeidet i samråd med deltakeren? 4.2.1. Beskrivelse av kommunens praksis Deltakerne i programmet blir gitt veiledning om hva den individuelle planen er og hva som er formålet med planen under samtaler med programveileder hvor også deltakerens mål og ønsker gjennom samtaler og kartlegging ihht planen blir vurdert. Videre vises det til at det gjennomføres egne IP - samtaler og elevsamtaler. Det gjennomføres en grundig og kontinuerlig kartlegging. IP- samtaler med deltakerne gjennomføres minst en gang i halvåret, eller når det er behov for det. Det benyttes alltid kvalifisert tolk (telefontolk) ved behov. Ansatte sa at det kunne være vanskelig å få fram deltakernes mål i den tidlige kartleggingsfasen. Kommunen beskriver at kartleggingen av deltakerens kompetanse og opplæringsbehov er en kontinuerlig prosess. Kommunen skriver i sin redegjørelse at deltakerens mål fremgår både i langsiktige mål og mål innenfor rammen i introduksjonsprogrammet, og at planen inneholder både hovedmål og delmål og hvilken fremdrift som forventes for de ulike målene. Det vises til kommunens maler. Videre viser Snåsa kommune til at målene for opplæring i norsk og samfunnskunnskap er fastsatt i samsvar med nivå og kompetansemål som beskrevet i læreplan norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere. 7
4.2.2. Fylkesmannens vurderinger Deltakerens mål skal fremkomme av den individuelle planen og det skal skilles det mellom mål som ligger innenfor rammen av introduksjonsprogrammet og mål som ligger lenger frem i tid. Målene skal være relatert til introduksjonslovens formål. Hovedmål og delmål i norsk og samfunnskunnskap kommer tydeligere fram i IP til deltakeren når vi så på de mappene vi hadde tilgang til. Dette sammen med skriftlig evaluering i fag sikrer progresjon og måloppnåelse både for de som har norsk og samfunnskunnskap og for de som har grunnskoleopplæring. Kartleggingen som foretas gjør at de som jobber med deltakerne får god innsikt i bakgrunnen og kvalifikasjonene til den enkelte deltaker, som skal være styrende for introduksjonsperioden. Snåsa kommune kar gode rutiner på at IP lages i samarbeid med og etter deltakerens ønske om kvalifisering. Deltakerne gjennomfører prøver i norskopplæringen og mål i opplæringen justeres etter det. Gjennom trekantsamtalene justeres IP. Utledet av 21 i Introduksjonsloven er det krav om at deltakeren skal være med på å utarbeide planen sin. Det er også et krav om at kommunen skal gi deltakeren veiledning om hva den individuelle planen er, og hva som er formålet med planen. Deltakeren vet at han/hun har en individuell plan. Snåsa kommune har rutiner som oppfyller disse kravene. Målene i planen er relatert til introduksjonslovens formål. Men når det gjelder mål for introduksjonsprogrammet er dette etter Fylkesmannens vurdering av målene i de individuelle planene vi hadde tilgang til, for lite rettet mot reelle mål og tiltak når det gjelder tiltak som forbereder til videre opplæring eller kvalifiserer til arbeid og utdanning. Innholdet planen skal være begrunnet. F. eks tiltak som viser mer arbeidsretting og som kan kombineres med norskopplæring. I eksisterende mal til IP og det vi så i deltakermappene, kom dette for utydelig fram. Under tilsynet fant vi at den individuelle planen til deltakere i introduksjonsprogram i Snåsa kommune ikke var individuelt tilpasset. Ny IP og Fremdriftsplan for utdanning og arbeid, er utarbeidet og sendt Fylkesmannen i brev av 3.9.2018 fra kommunen. Fylkesmannen vurderer det som meget sannsynlig at kommunen gjennom eksisterende rutiner og det samarbeidet som det er vist til, kommer til å ta i bruk mal for ny individuell plan fom høsten 2018, og får implementert dette en ny praksis. De opplysninger Fylkesmannen har innhentet bl. gjennom samtaler med deltakere i program, viser at tiltak er evaluert minst en gang i halvåret. 4.2.3. Fylkesmannens konklusjon Fylkesmannen finner at den individuelle planen til deltakere i introduksjonsprogram i Snåsa kommune er individuelt tilpasset. Planen er utarbeidet i samråd med deltakeren. 4.3 Inneholder den individuelle planen programmets start, tidsfaser og en angivelse av tiltakene i programmet? 4.3.1. Beskrivelse av kommunens praksis I headingen på IP fremgår tidspunkt for programmets start og varighet. Planen viser samlet en oversikt som viser at de tre obligatoriske innholdselementene norskopplæring, samfunnskunnskap og tiltak som kvalifiserer til videre opplæring eller tilknytning til yrkeslivet. Programmets start og slutt er angitt. Tidsrom for de tiltakene som beskrives framkommer ikke i planen, men fremkommer i fremdriftsplanen som er laget for den enkelte deltaker når det gjelder utdanning og arbeid. 8
4.3.2. Fylkesmannens vurderinger Tilsynet viser at Snåsa kommune utarbeider individuell plan, som inkluderer en plan for norskopplæringen. IP inneholder oversikt over hvem som har ansvaret for gjennomføringen av ulike tiltak og de angir tidsfaser. Planen inneholder de tre obligatoriske innholdselementene norskopplæring, samfunnskunnskap og tiltak som forbereder til videre opplæring. Signering av IP fremkommer av dokumentet. Når tidsrom for tiltakene som beskrives ikke fremkommer i planen, men i fremdriftsplanen, bør det fremgå tydelig at fremdriftsplanen er del av IP, f.eks. ved at den er et vedlegg i planen. De mappene som ble gjennomgått viste både tiltak for å nå målene, og start og tidsbruk. I tillegg gav det informasjon om måloppnåelse for de ulike målene. Det framkom gjennom samtaler med ansatte og i samtaler med deltakerne hvem som har ansvar for å gjennomføre de ulike tiltakene. Planene revideres og signeres jevnlig og ved behov. 4.3.3. Fylkesmannens konklusjon Fylkesmannen finner at den individuelle planen i Snåsa kommune inneholder programmets start, tidsfaser og en angivelse av tiltakene i programmet. 4.4 Tas den individuelle planen opp til ny vurdering med jevne mellomrom og ved vesentlig endring i deltakerens livssituasjon? 4.4.1. Beskrivelse av kommunens praksis Kommunen viser til at det er både formelle og uformelle samtaler med deltakerne under vegs i programmet. Deltakerens fremgang i programmet og i opplæringen av norsk og samfunnskunnskap tas opp på alle trekantsamtaler i året. Dette kommer fram i kartleggingsskjema og av praksis det ble vist til under samtale med ansatte i kommunen. Deltakerne kunne også bekrefte denne praksisen. Det gjennomføres skriftlig vurderinger i norsk to ganger per år. IP justeres i tråd med trekantsamtaler og prøver som gjøres. Det kom fram i samtale med deltakere og i mappene som ble fremlagt på tilsynsdagen. Kommunen skriver i redegjørelsen at de alltid spiller på lag med deltakeren og prøver å finne gode løsninger begge parter er fornøgd med. De har hittil ikke skrevet ny IP, da det ikke har vært situasjoner som har krevd det. 4.4.2. Fylkesmannens vurderinger Tilsynet viser at deltakerne ved introduksjonsprogrammet i Snåsa kommune bl.a. gjennom trekantsamtaler, som avholdes minimum hvert halvår, har god mulighet til å gi innspill på justering og revidering av egne planer. I beskrivelse av rutiner ved utarbeidelse av individuellplan vises det skal gjennomføres underveissamtaler hvert halvår med evaluering av IP og fremdrift. Deltakerne kunne alle fortelle om tett oppfølging, hyppige samtaler og at det gjennomføres minst to trekantsamtaler i året hvor IP var tema. Det tas utgangspunkt i planene og de evalueres/revideres ut fra møtedeltakernes innspill. Her brukes det alltid tolk ved behov. Flyktningtjenesten henter inn dokumentasjon i forkant av samtalen. Begge parter kjenner deltakerens situasjon i forveien, det er ett tett samarbeid mellom voksenopplæring og flyktningtjenesten. I samtaler med ansatte i Snåsa kommune kom det fram at kommunen hittil ikke har eksempler på deltakere som fikk planen endret ut fra vesentlige endringer i livssituasjonen. Men dersom det oppstår vesentlige endringer i deltakerens livssituasjon, vil planen endres i samråd med deltakeren. 4.4.3. Fylkesmannens konklusjon Fylkesmannen finner at individuelle planen tas opp til ny vurdering med jevne mellomrom og ved vesentlig endring i deltakerens livssituasjon. 9
4.5. Fastsettes vesentlige endringer i den individuelle planen ved enkeltvedtak? 4.5.1. Beskrivelse av kommunens praksis Snåsa kommune viser til at det gjennomføres jevnlige møter og samtaler med deltakerne og at planen justeres under vegs ut fra deltakerens progresjon og behov gjennom programperioden. I samhandling med deltaker blir IP justert når dette er aktuelt ut fra trekantsamtalen. Kommunen viser til at de ikke har skrevet nye vedtak, da de ikke har sett på endringene som så store. For eksempel ved omsorgspermisjon har IP blitt «frosset», og tatt opp igjen ved start. Med små justeringer ved behov. Kommunen har ikke hatt deltakere med så store endringer at det har vært aktuelt med et nytt enkeltvedtak. 4.5.2. Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannen har undersøkt om vesentlige endringer i IP fastsettes ved enkeltvedtak og om prosessen ved endring følger forvaltningslovens krav til saksbehandling og innhold i enkeltvedtaket, samt om deltakeren så snart som mulig får skriftlig melding om dette. Kommunen viser til at de alltid gjør endringer sammen med deltakeren. Kommunen har ikke vært i situasjoner som har krevd endringer i IP med nytt vedtak. Justeringer av i IP skjer ikke uten at deltakeren er involvert og informert. Snåsa kommune har rutiner for å endre dersom det skullevære behov for det og til at deltakeren får delta i denne vurderingen gjennom bl.a. i trekantsamtaler. Gjennom samtaler med deltakere, ansatte og ved gjennomgang av mappene vi hadde tilgang til, var det ikke endringer i IP som indikerte at det var vesentlige endringer i IP, som skulle ha vært fastsatt ved enkeltvedtak. 4.5.3. Fylkesmannens konklusjon Snåsa kommune har rutiner for å endre IP dersom det er vesentlige endring, fastsatt ved enkeltvedtak. 10