Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 21/10/15 SAK NR 51-2015 Godkjenning av protokoll fra styremøtene 28.08.15 og 25.09.15 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 28.08.15 og telefonstyremøtet 25.09.15. Skien, 13. oktober 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 28.08.15 Møtested Tid: Møteleder Referent Thon Hotell Opera, Oslo Kl 09.30-11.40 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 28.08.15 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Tove Skjelvik, Helse Nord RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Geir Kristoffersen, Helse Sør-Øst RHF Gunn Høvik, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Stian Larsen, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Forfall: Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra regionale brukerutvalg deltok: Grete Müller, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass.direktør, Pasientreiser ANS Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser ANS Roy Smelien, leder, styringsinformasjon og støttesystemer, Pasientreiser ANS Svein Erik Fauskanger, leder, reiser med rekvisisjon, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Side 2 av 8
Saker som ble behandlet: Sak 40-2015: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 10.06.15 Protokoll fra styremøtene 10.06.15 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 10.06.15. Sak 41-2015: Virksomhetsrapportering pr 31. juli 2015 Rapporteringen for perioden mai-juli viser gode resultater på selskapets leveranser og det er fortsatt høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.juli 2015 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. juli 2015 til etterretning. Sak 42-2015: Handlingsplan for oppfølging av rapport 1/2015 fra internrevisjonens gjennomgang av virksomhetsstyringen i Pasientreiser ANS Internrevisjonens rapport om revisjon av intern styring og kontroll som integrert del av virksomhetsstyringen avdekket ingen vesentlige svakheter, men pekte på enkelte forbedringsområder innen virksomhetsstyring i Pasientreiser ANS. Som en følge av dette er det utarbeidet en handlingsplan som et verktøy til å forbedre områder som i rapporten er omtalt i gul sone, og på denne måten sikre en bedre virksomhetsstyring i Pasientreiser ANS. Alle tiltak relatert til områder i gul sone er nå gjennomført all5eller under iverksetting. Handlingsplanen vurderes som et godt verktøy i arbeidet med å systematisere og prioritere oppfølging av anbefalingene fra revisjonsrapporten. Resultatet danner et godt grunnlag for det videre arbeidet med utvikling av virksomhetsstyring i selskapet. Det anbefales at styret tar handlingsplanen til etterretning. Styret tar fremlagt handlingsplan for oppfølging av revisjonsrapport om revisjon av intern styring og kontroll som integrert del av virksomhetsstyringen til etterretning. Sak 43-2015: Valg av leverandør og gjennomføring av prosjektene samkjøring og alternativ bestillerløsning samt oppgjørskontroll Prosjekt Samkjøring og prosjekt Oppgjørskontroll ferdigstilte de respektive konkurranser med forhandlinger primo juli. Tilbyderne Trapeze Group og BEKK Consulting AS leverte de økonomisk mest fordelaktige tilbud ut fra tildelingskriteriene, og er følgelig innstilt som leverandører av henholdsvis IKT-løsning for planlegging og optimalisering av pasientreiser og IKT-løsning for kontroll av transportoppgjør. Prosjektene er sentrale for gjennomføringen av Pasientreiser ANS` strategi for 2015-2017, er sterkt ønsket av pasientreisekontorene og har et betydelig gevinstpotensial, både i form av kvantitative og kvalitative gevinster. Videre anses risiko forbundet med prosjektene å være moderat, og de valgte leverandørene skaper gjennom kvaliteten på de endelige tilbud stor trygghet for leveransene. Side 3 av 8
Administrerende direktør anbefaler at styret gir sin tilslutning til valg av leverandør for begge prosjekter, og at endelig investeringsplan og oppstart av prosjektene i henhold til framlagt plan godkjennes. 1. Styret gir sin tilslutning til valg av leverandør for begge prosjekter. 2. Styret godkjenner endelig investeringsplan og oppstart av prosjektene i henhold til fremlagt plan med forbehold om AD-møtets tilslutning.. Sak 44-2015: Datoer for styremøter 2016 og årsplan styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å godkjenne fremlagte forslag til møteplan for 2016. 1. Styret godkjenner fremlagt forslag til møteplan for 2016. 2. Styret tar fremlagt årsplan styresaker til orientering. Sak 45-2015: Statusrapportering prosjekt Mine pasientreiser pr 31.07.15 Rapporteringen omfatter perioden mai-juli og er spesielt rettet mot selskapets ansvarsområder som systemeier sikre nødvendig teknologiutvikling bidra med interne ressurser i den øvrige prosjektgjennomføringen økonomirapportering på utvikling og drift mot styregodkjente budsjettrammer Prosjektet rapporterer nå at man ikke vil nå MP 3 den 15.september, hvor utvikling av ny løsning skal være avsluttet og klar for test. Dette skyldes vesentlige forsinkelser knyttet til utviklingen av helsenorge.no i regi av Helsedirektoratet. Framdriftsplanen for teknologiutvikling vil som følge av dette bli foreslått endret overfor styringsgruppen. Dette vil også medføre behov for en re-planlegging av hele prosjektet da de fleste resultatmål har avhengigheter til teknologiutviklingen. Det vil bli fremmet en egen sak overfor styret når ny plan er godkjent i styringsgruppen og konsekvensene klare. Administrerende direktør anbefaler at styret tar statusrapporteringen per 31.juli 2015 til etterretning. Styret tar statusrapporten til etterretning. Sak 46-2015: Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. januar 2015 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. 10.06.2015 til orientering. Sak 47-2015: Kartlegging av praksis og kvalitet i vedtak For å sikre lik og riktig praktisering av regelverket er det avgjørende å ha kunnskap om områder hvor praksis er ulik. Det gjennomføres derfor årlig kartlegging av praksis blant saksbehandlerne og kvalitet på vedtak blir undersøkt. Lederne av pasientreisekontorene og Pasientreiser ANS får gjennom kartleggingen av praksis Side 4 av 8
viktig kunnskap på områder hvor det eventuelt kan være behov for å sette i gang tiltak for å heve kompetansen til saksbehandlerne. Det anbefales at styret tar gjennomført kartlegging og kvalitetsmåling til orientering. Styret tar gjennomgangen av kartleggingen av praksis og kvalitet i vedtak til orientering. Sak 48-2015: Halvårlig driftsmøte SLA De halvårlige driftsmøtene mellom RHF-ene og Pasientreiser ANS er den formelle arena hvor RHF-ene gir tilbakemelding på leveransene fra Pasientreiser ANS knyttet til SLA. I driftsmøte 11.06.2015 ble det fra alle de fire RHF-ene gitt positiv tilbakemelding på de tjenesteleveransene som er nedfelt i SLA. RHF-ene sluttet seg til rapporten knyttet til alle tjenesteområdene. Styret tar gjennomgangen om halvårlig driftsmøte vedr SLA-avtalen til orientering Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende sak: - Samarbeidsarena for de felleseide selskapene Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Side 5 av 8
Per Karlsen Nestleder Stian Larsen Reidun Rømo Gunn Høvik Tove Skjelvik Geir Kristoffersen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 25.09.15 Møtested Tid: Møteleder Referent Telefonmøte Kl 15.00-15.15 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 25.09.15 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Tove Skjelvik, Helse Nord RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Geir Kristoffersen, Helse Sør-Øst RHF Gunn Høvik, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Stian Larsen, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Ellers deltok: Grete Müller, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent En sak ble innmeldt til eventuelt Side 7 av 8
Saker som ble behandlet: Sak 49-2015: Innstilling til valg av ekstern revisor Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS tilrår at selskapsmøtet velger PricewaterhouseCoopers AS som revisor for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Sak 50-2015: Godkjenning av innkalling til selskapsmøte 19. oktober 2015 Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte 19. oktober 2015. EVENTUELT Styreleder og administrerende direktør orienterte om aktuell situasjon vedr mulig flytting av serverparken til Norsk Helsenett og mulige økonomiske konsekvenser for selskapet. Per Karlsen Nestleder Stian Larsen Reidun Rømo Gunn Høvik Tove Skjelvik Geir Kristoffersen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 8 av 8