Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/2350 Arkiv: 034/&34 Saksbehandler: Sikke Næsheim Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet 31.01.2019 Grunnskole-, barnehage- og kulturutvalget 29.01.2019 Helse-, sosial- og omsorgsutvalget 30.01.2019 Planutvalget 29.01.2019 Miljøutvalget 30.01.2019 Kommunestyret 12.02.2019 Politisk struktur kommunestyreperioden 2019-2023 Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling til vedtak. Rådmannens saksutredning: Bakgrunn Kommunestyret vedtok i møte 20. juni 2017 (sak 67/2017) å evaluere kommuneorganisasjonen på folkevalgt og administrativt nivå. Arbeidet ble igangsatt gjennom oppnevning av styringsgruppe (SG sak 67) og i kommuneplanutvalgets møte 28. september s.å. SG sak 67 fattet følgende vedtak: 1. «Forprosjekt i sak 67/2017 anses igangsatt. 2. Styringsgruppen skal snarlig innkalles for å drøfte og innstille når det gjelder sak 67, punkt 3. 3. Kommuneplanutvalgets, herunder styringsgruppens medlemmer, vil prioritere evalueringen av kommuneorganisasjonen på folkevalgt nivå inntil ny rådmann er ansatt, i tråd med skissert fremdriftsplan i herværende sak. 4. Rådmannen bes sende ut en undersøkelse blant alle folkevalgte vedrørende følgende forhold: folkevalgtes arbeidsvilkår, formannskapets og øvrige utvalgs størrelser og roller/mandat, behov for endringer i någjeldende reglement og retningslinjer, ordførers rolle.
5. Rådmannen bes foreta en undersøkelse blant innbyggere, næringsliv og foreninger, slik rådmannen anser hensiktsmessig, for innspill om hvordan vi i fremtiden kan jobbe med medvirkning og inkludering i politiske prosesser. 6. Kommunestyrets størrelse diskuteres i partigrupperingene og drøftes i styringsgruppen. 7. Rådmannen legger frem en sak med konkrete anbefalinger, hensyntatt oppfølging av punkt 4 og 5, til møte i kommuneplanutvalget i november. 8. Rådmannen besørger sak om kommunestyrets størrelse i desembermøtet, ref. kommunelovens 7, 3. ledd om frist for endringer i kommunestyrets størrelse.» I møte den 10. oktober 2017 besluttet SG sak 67 å dele arbeidet inn i følgende to hovedbolker: 1. Kommunestyrets størrelse 2. Øvrige deler av vedtaket i sak 67/2017. Kommunestyrets størrelse, jf. pkt. 1, ble besluttet i kommunestyremøte 12. desember 2017 (sak 127/2017). Av vedtaket fremgår at kommunestyret skal ha 41 medlemmer i valgperioden 2019 2023. Når det gjelder vedtakets pkt., 2 har SG sak 67 i løpet av 2018 gjennomført fem møter hvor utvalgsstruktur, nærdemokratiske ordninger, reglement, mv er diskutert. Formålet med denne saken er å gi grunnlag for kommunestyrets beslutning om: I. Politisk utvalgsstruktur. Formannskap og utvalg, samt antall medlemmer. II. Politisk utvalgsstruktur. Formannskapets og utvalgenes ansvarsområder. III. Obligatoriske utvalg, nemnd og råd, samt antall medlemmer i disse. IV. Prinsipper for representasjon i utvalgene. V. Møterunder og møtetidspunkt. Kommunestyret, formannskap og utvalgene. VI. Videre arbeid. Figuren under viser mulig politisk organisasjonsstruktur og er basert på drøftingene i SG sak 67. Modellen kommenteres pkt. I III og i vedlegg 1.
I Politisk utvalgsstruktur. Formannskap og utvalg, samt antall medlemmer a) Innledning Stortinget vedtok i juni 2018 ny kommunelov. Det er enda ikke vedtatt når den nye loven skal tre i kraft. b) Arbeidsform og tema i møter i SG sak 67 SG sak 67 innledet arbeidet med å be rådmannen gjennomføre en spørreundersøkelse som grunnlag for evaluering av kommunestyreperioden 2015 2019. Deretter har SG sak 67 gjennomført fem møter, hvor følgende tema har vært drøftet: Fastsettelse av antall utvalg og navn på utvalgene. Utvalgenes ansvarsområder. Antall medlemmer i formannskap og i utvalgene. Nærdemokratiske ordninger. Gjennomgående representasjon. Møtetidspunkt. Delegasjon i plansaker, klagenemnd og delegasjon i plansaker til administrasjonen. Etablering av ungdomsråd/annet medvirkningsorgan for ungdom. c) Formannskap Formannskapsmodellen er hovedmodellen i ny kommunelov. I henhold til gjeldende kommunelov 8 og ny kommunelov 5-6 flg. skal kommunestyret opprette formannskap. d) Utvalg Det følger av kommunelovens 10 og ny kommunelov 5-7 at kommunestyret selv oppretter faste utvalg for kommunale formål eller for deler av kommunal virksomhet. På bakgrunn drøftingene i SG sak 67 legges det frem forslag om at det opprettes fire utvalg. Disse er: Utvalg for miljø- og stedsutvikling (MSU). Utvalg for oppvekst, kultur og idrett (OKI). Utvalg for helse, sosial og omsorg (HSO). Eierutvalg (EIU). e) Antall medlemmer i formannskap og i utvalgene Formannskap: I hht kommunelovens 8 nr. 1 og 2 og ny kommunelov 5-6 skal formannskap ha minst fem medlemmer. Basert på drøftingene i SG sak 67 legges det frem forslag om at formannskapet skal ha 13 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til formannskapet skal velges av og blant kommunestyrets medlemmer. Kommunestyret selv velger ordfører og varaordfører blant formannskapets medlemmer.
Utvalg: Det følger av kommunelovens 10 og ny kommunelov 5-7 at utvalg for kommunale formål, eller for deler av kommunal virksomhet, skal ha minst tre medlemmer. Det er kommunestyret selv som velger medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Basert på drøftingene i SG sak 67, legges det frem forslag om eierutvalget skal ha fem medlemmer, mens de øvrige tre utvalgene skal ha ni medlemmer. Som beskrevet over er det kommunestyret som velger medlemmer til utvalgene. Det nevnes at det i drøftingene i SG sak 67 fremgikk at ordfører bør være leder av eierutvalget, og også kommunens representant i representantskapene for de interkommunale selskapene. f) Navn på utvalg og antall medlemmer i formannskap og utvalg - oppsummert Formannskap og utvalg Faste medlemmer Formannskap 13 Utvalg for oppvekst, kultur og idrett 9 Utvalg for helse, sosial og omsorg 9 Utvalg for miljø og stedsutvikling 9 Eierutvalg 5 II Politisk utvalgsstruktur. Formannskapets og utvalgenes ansvarsområder a) Formannskap I hht kommunelovens 8 nr. 3 og ny kommunelov 5-6, behandler formannskapet økonomisaker. For øvrig fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet. Utkast til formannskapets ansvarsområde, jf. vedlegg 1, er utarbeidet basert på drøftingene i SG sak 67. Dette må bearbeides når politiske reglementer skal utarbeides. b) Utvalgene I hht kommunelovens 10 og ny kommunelov 5-7 fastsetter kommunestyret selv området for utvalgenes virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Med utgangspunkt i drøftingene i SG sak 67, er det utarbeidet utkast til utvalgenes ansvarsområder, jf. vedlegg 1. Dette må bearbeides når politiske reglementer skal utarbeides. Særlig om eierutvalg: Det er til denne møterunden også lagt frem en egen sak og melding om Lier kommunes eierskapsprinsipper. Rådmannen anbefaler at angjeldende sak, om politisk struktur 2019 2023, ses i sammenheng med sak og melding om Lier kommunes eierskapsprinsipper.
III Obligatoriske utvalg, nemnd og råd, samt antall medlemmer i disse Gjeldende og ny kommunelov har også lovpålagt krav om opprettelse av nærmere bestemte utvalg, på nærmere bestemte vilkår. Dette gjelder for: Partssammensatt utvalg Klagenemnd Kontrollutvalg Eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsråd a) Partssammensatt utvalg: I hht kommunelovens 25 og ny kommunelov 5-11, skal det opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter fra kommunen. Ansvarsområdene til partssammensatt utvalg kan sammenliknes med de som tilligger dagens administrasjonsutvalg. Basert på lovkrav og drøftingene i SG sak 67 legges frem forslag, jf. vedlegg 1, om at det opprettes ett partssammensatt utvalg, og at kommunen har fem representanter i dette utvalget. b) Klagenemnd I henhold til forvaltningsloven 28, jf. kommunelovens 10 og ny kommunelov 5-6 flg., skal det opprettes klagenemnd. Dette gjelder dersom ikke kommunestyret selv er klagenemnd, eller har delegert klagesaksbehandlingen til formannskapet, eller en eller flere særskilte klagenemnder oppnevnt av kommunestyret. Basert på drøftingene i SG sak 67 foreslås, jf. vedlegg 1, det at det opprettes klagenemnd for valgperioden 2019 2023. Det foreslå også at klagenemnd for valgperioden 2019 2023 består av fem medlemmer. c) Kontrollutvalg I hht kommunelovens 77 og ny kommunelov 23-1 og 23-1, skal det opprettes kontrollutvalg. Kontrollutvalgets oppgave er å føre tilsyn med kommunenes forvaltning på kommunestyrets vegne. I henhold til gjeldende kommunelov 77 skal kontrollutvalget ha minst tre medlemmer. Ny kommunelov krever imidlertid at dette utvalget består av minst fem medlemmer. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen. Basert på drøftingene i SG og nytt lovkrav i ny kommunelov om antall representanter i kontrollutvalget, legges frem forslag, jf. vedlegg 1, om at det opprettes et kontrollutvalg med fem medlemmer.
d) Eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsråd Ny kommunelov 5-12 oppstiller krav om at kommunestyre selv skal velge et eldreråd, et råd for personer med funksjonsnedsettelse og et ungdomsråd eller annet medvirkningsorgan for ungdom. Rådene, eller annet medvirkningsorgan for ungdom i stedet for ungdomsråd, er rådgivende organ for kommunen og har rett til å uttale seg i saker som gjelder henholdsvis eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom. Følgende følger av ny kommunelov 5-12 for rådene: Ungdomsrådet eller annet medvirkningsorgan for ungdom skal ha en valgperiode på inntil to år. Medlemmene i ungdomsrådet eller annet medvirkningsorgan for ungdom skal på valgtidspunktet ikke ha fylt 19 år. Flertallet av medlemmene i eldrerådet skal på valgtidspunktet ha fylt 60 år. Det er fra Kommunal- om moderniseringsdepartementet varslet forskrift om oppgaver, organisering og saksbehandling for rådene eller for annet medvirkningsorgan for ungdom. Rådmannen har fått opplyst fra departement at forskrifter skal på høring i løpet av våren 2019 og at nye forskrifter blir gjeldende først høsten 2019. Slik rådmannen har forstått SG sa 67 skal det tas endelig stilling til organisering av rådene etter at departementet har vedtatt forskrift om råd. e) Obligatoriske utvalg, nemnd og råd oppsummert Utvalg og råd Faste medlemmer Kontrollutvalg 5 Partssammensatt utvalg 5 Klagenemnd 5 Eldreråd, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og ungdomsråd Avventer forskrift IV Prinsipper for representasjon i utvalgene Gjennomgående representasjon innebærer at det er kommunestyrets medlemmer som oppnevnes til utvalg, og gjerne slik at samtlige representanter er medlem i ett av utvalgene. Praksis i Lier kommune i dag er at gjennomgående representasjon tilstrebes, men ikke er et absolutt krav. Dette kommer til syne ved at alle ledere av hovedutvalg er medlemmer av kommunestyret, mens det ikke er krav om at alle medlemmer eller varamedlemmer også er kommunestyrerepresentanter. Basert på drøftingene i SG sa 67, legges følgende frem: Dagens praksis videreføres, hvor tilnærmet gjennomgående representasjon tilstrebes, men ikke vil være et krav. Leder og nestleder av utvalg skal være medlem av kommunestyret.
V Møterunder og møtetidspunkt. Kommunestyret, formannskap og utvalgene SG sak 67 har også drøftet antall politiske møterunder, tidspunkt for gjennomføring av møtene samt mulighet for orienteringer og befaringer. a) Antall møterunder Det legges opp til maksimalt åtte møterunder i løpet av ett år, dvs. åtte møter i kommunestyret og de fire utvalgene i løpet av et år. b) Møtetidspunkt for kommunestyret Kommunestyret har sine møter på kvelden. Møtestart i kommunestyret foreslås til kl. 18:00. c) Møtetidspunkt formannskap og utvalgene Formannskap og de fire utvalgene, jf. pkt. I bokstav c og d, skal som hovedregel ha kveldsmøter. Oppstart skal være kl 18:00. Formannskap og hvert utvalg skal ha ett dagmøte pr halvår med oppstart kl. 08:30 og sluttidspunkt kl. 15:30. Ordinære møter er møter der formannskap og utvalgene treffer sine vedtak. Formannskap og utvalg for miljø- og stedsutvikling skal i forkant av sine ordinære møter ha mulighet for fast møtetid, med mulighet for muntlige orientering, befaringer, spørsmål og dialog med administrasjonen. Slik fast møtetid i forkant av ordinært møte skjer fortrinnsvis fra kl. 17:00 19:00, en til to dager før ordinært møte, og ved behov. Det understrekes at et slikt møte er åpent for publikum (der saker ikke er unntatt offentlighet). d) Annet Det gjennomføres eget møte i forbindelse med årlig budsjettbehandling. Dette skal gjennomføres som dagsmøte. Mat serves på utvalgsmøtene/formannskap og kommunestyret fra kl. 1630. VI Videre arbeid Bokstav a g under lister opp de reglement som berører politikere i Lier kommune pr. i dag. Følgende arbeid gjenstår for å følge opp mandatet til SG sak 67: a) Sammenfatte vedtak i angjeldende sak, om formannskapets og utvalgenes ansvarsområder, i eget skriv/reglement. b) Utarbeide reglement for politiske organer.
c) Utarbeide reglement for godtgjøring for folkevalgte. d) Utarbeide reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet. e) Utarbeide reglement for deltagelse på kurs og konferanser. f) Beslutte antall råd og innarbeide dette i aktuelle reglementer og skriv. g) Gjennomgå reglement for registrering av verv og økonomiske interesser. I tilknytning til arbeidet gjennomgang av nevnte reglementer kan det ses nærmere på om noen av reglementene bør slås sammen. Vedlegg: 1. Utkast til utvalgenes ansvarsområder, klagenemnd og valgstyre