Fra mange arkiv til ett Ragnar Sturtzel, Løsningsarkitekt 1 SAK- & PORTALDAGENE 2018
Fra mange arkiv til ett Sammenslåtte kommuner Nye arkivløsninger Skannede byggesaksarkiv Kommune 1 Kommune n braarkiv Og alt trengs under saksbehandlingen Hva bør man gjøre? Historisk 1 Historisk n 2
Hva skjer ved kommunesammenslåing?
Nytt organisasjonsnummer -> Skarpt skille Alle saker avsluttes Også pågående saker Ny sak opprettes i nytt arkiv Kommune 1 Kommune 2 Kommune n Ved kommuneutvidelse gjelder skarpt skille kun for de kommunene som opphører Ny kommune 4
Nytt kommunenummer Alle referanser som inneholder kommunenummeret blir «feil» Matrikkelnummer Planident Evt. andre 5
Nytt gårdsnummer Største opprinnelige kommune beholder gjerne sine gårdsnumre Øvrige får nye gårdsnumre +200 for neste kommune +400 for neste derigjen Kommune 1: 12/34 -> 12/34 Kommune 2: 12/34 -> 212/34 Kommune 3: 12/34 -> 412/34 6
En del veier får nye navn Kun én Storgata i en kommune Hensyn til nødetater m.fl. Storgata 1, 1234 Store byen Forblir Storgata 1 Storgata 1, 1235 Lille byen Blir kanskje Torggata 1 7
Hvordan finner man igjen saker og dokumenter?
Alternativ 0: Behold alt som det er Gamle systemer og baser beholdes en god stund Ingen dataendringer Bruker gamle systemer for å gjøre oppslag 9
Alternativ 1: Søketjeneste Gamle systemer og baser beholdes en god stund Ingen dataendringer Nytt søkebilde for søk på tvers Søkekjerne som kjenner alle de gamle systemene Evt. konvertering av søkebegrep og søkeresultat Utfører søk i parallell mot flere kilder Søkeresultatet inneholder lenker til gamle applikasjoner for mer info Søketjeneste 10
Alternativ 2: Søkebase Kopibase med data fra alle gamle baser Vaskede data tilrettelagt for søk Anbefales, men ikke krav Bruker fritekstsøk fra Elements Får opp alle data i samme bilde Får opp detaljdata direkte i Elements Søketjeneste 11
Alternativ 0
Fordeler Ingen data å konvertere Ingen ny programvare å installere 13
Ulemper Mange gamle systemer må driftes videre Må kjenne historien for adresser og matrikkelnumre Gamle matrikkelnumre Gamle adresser Må kjenne historien for å velge riktig program Må antagelig kjenne flere brukeridenter og passord Kanskje ikke tilgang til alle baser 14
Anbefaling Kun som midlertidig løsning for å komme raskt opp å kjøre 15
Alternativ 1
Fordeler Ingen data å konvertere Kun et søkebilde og en tjeneste å installere av ny programvare Kan samle data fra mange kilder via ett søkebilde 17
Ulemper Mange gamle systemer må driftes videre Må kjenne historien for adresser og matrikkelnumre Gamle matrikkelnumre Gamle adresser Må antagelig kjenne flere brukeridenter og passord (for detaljtilgang) Kanskje ikke tilgang til alle baser 18
Anbefaling Gir for lite vs. alternativ 0 Kun et felles søkebilde Koster for mye vs. alternativ 0 Må investere i tjeneste som gjør løpende datakonvertering Må drifte mange gamle systemer i lang tid 19
Alternativ 2
Fordeler Alle data direkte tilgjengelig i Elements Slipper å drifte gamle systemer Kan tilpasse data, f.eks. adresser og matrikkelnumre til oppdaterte verdier Kan evt. la både gamle og nye nøkler ligge som søkedata 21
Ulemper Data må konverteres Søk gitt gammelt matrikkelnummer? Hvis begge er beholdt risikerer man «duplikate» data Kartverket har lovet en tjeneste for å kunne finne den ene gitt den andre Søk gitt gammel adresse? Hvis begge er beholdt risikerer man «duplikate» data Kartverket har lovet en tjeneste for å kunne finne den ene gitt den andre Ikke gitt at alle data blir med til søkebasen Håndtering av gamle byggesaker i braarkiv? 22
Anbefaling Investering initielt for å konvertere data inn i en Elementsdatabase Vi anbefaler datavask i tillegg Samme dokumenttype, matrikkelnummer, på tvers av gamle og nye data Store besparelser når man er i drift Gå for denne! 23
Konverteringer og vasking Andre systemer enn Elements må konverteres til Elements Søkenøkler bør oppdateres til dagens Eiendommer med nye matrikkelnumre Steder med ny adresse Gjelder kun i metadata, ikke i dokumentene Bl.a. Infotorg leverer vasketjenester for data Merk: Det er kopier som konverteres / oppdateres. Originalene avleveres. 24