Ordinært Sameiermøte TORSDAG 24. APRIL 2014 Kl 18:30 MØTET HOLDES I: OSLO HANDELSGYMNASIUM, AUDITORIET III, 3. ETG. (HEIS). ADRESSE: PARKVEIEN 65, 0254 OSLO Parkering under gymsalen med innkjøring fra Observatoriegt, eventuelt i skolegården med innkjøring fra Parkveien vis-a-vis Scandic KNA Hotell. Vel møtt. Styret
Til behandling foreligger: 1. Konstituering av møtet. Valg av sameier til å underskrive protokollen sammen med ordstyrer. 2. Godkjenning av innkallingen Godkjenning av dagsorden. 3. Styrets årsberetning for 2013 4. Årsregnskap for 2013 5. Budsjett 2014 6. Godtgjørelse for styret og revisor. 7. Innkomne saker. Oppgradere og fornye Soverom 2. Disponering av ukeandeler skal følge kalenderuken. Røykeforbud i hyttene. Ordensregler endres. 8. Valg av styre
NAVNESEDDEL TIL BRUK VED SAMEIERMØTET I SAMEIET BEITOSTØLEN ANDELSHYTTER 24.04.2014 Sameierens navn, hyttenummer og antall andeler, skrives på denne navneseddel som leveres ved inngangen til møtelokalet. Vennligst bruk blokkbokstaver: Navn:.. Hytte nr...... Andeler totalt: Dersom du ikke kan møte på årsmøtet kan du møte ved fullmektig. Ønsker du å benytte denne retten kan fullmakten under benyttes. FULLMAKT Vennligst bruk blokkbokstaver ved utfylling. Jeg, er eier av hytte nr. andeler totalt.. i Sameiet Beitostølen Andelshytter. Jeg kan ikke møte på sameiermøtet den 24.04.2014 og gir med dette.. fullmakt til å møte for meg..., den. Underskrift
Sameiet Beitostølen Andelshytter Gnr. 3 Bnr. 336 i Øystre Slidre Styrets årsberetning 2013 Tillitsvalgte: På ordinært sameiermøte 18.04.2013 fikk styret følgende sammensetning: Styreleder: Ole-Anders Hjelseth, Vestenga 4 B, 1413 Tårnåsen (Til 2015). Styremedlemmer: Hildur Høiland, Lille Frøens vei 8, 0371 Oslo. (Til 2015). Benny Kahr Andersen, Kildebakken 2, 8766 Nørre Snede, Danmark (Til 2014). Varamedlem: Jan E. Hanssen, Tangen Terrasse 53, 1450 Nesoddtangen (Til 2014). Likestilling: Sameiets styre består av en kvinne og tre menn (inkl. varamedlem). Styrets leder er mann. Sameiet følger likestillingsloven, og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i sameiet. Virksomheten art: Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjonssameier, og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for sameierne. Virksomheten drives i Øystre Slidre kommune. Ansatte/arbeidsmiljø: Sameiet har en ansatt tilsynsmann på deltid. For øvrig ingen andre ansatte. Arbeidsmiljøet for tilsynsmann og styret anses for å være godt. Forretningsførsel og revisjon: Forretningsførsel er utført av Brækhus Dege Eiendom AS. Kontaktperson er Anne F. Bergendahl. Styreleder har jevnlig kontakt med forretningsfører. Selskapets revisor er RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen AS. Forsikringer: Sameiet Beitostølen Andelshytter, gnr 3 bnr 336 i Østre Slidre Kommune, er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring NUF, avtalenummer SP328262. Ytre miljø: Styret er ikke kjent med at sameiets virksomhet påvirker det ytre miljøet utover det som anses som vanlig for et boligsameie.
Forsknings- og utviklingsaktiviteter: Sameiet driver ikke FOU. Møtevirksomhet: Styret har i perioden avholdt fire styremøter. Styrehonorarer: I 2013 ble det utbetalt styrehonorarer med til sammen kr. 10.000,-. Vedlikehold/ fornyelser: Bredbånd Referanse: Innkomne saker 7.2 på sameiets årsmøte 18. april 2013. Styret har sett på denne saken, og valg å legge dette på is. Årsakene var: kostnader, generell utvikling på rimelig mobilt bredbånd/dekning og prioritering av sameiets midler på Soverom 2. Soverom 1 Er blitt oppgradert etter vedtak på sameiets siste årsmøte. Leveransene fra Gamal årgang har vært i henhold til våre forventninger. Vaktmester/tilsynsmann Terje Goflebakke har gjort en meget god jobb i forkant av arbeidet, koordinering underveis og ved avslutning av prosjektet. Styret har fått mange positive tilbakemeldinger. Stikkord fra vaktmester/tilsynsmann Terje Goflebakke: På plattingene har jeg skiftet ut en del bord og beiset leveggene mellom hyttene. Gjenstående to plattinger og levegger - mye folk i hyttene også i sommersesongen. Har slått ned en impregnert stolpe i enden av hver levegg mellom hyttene. Rundt hyttene er det gravd vekk jord som holdt på å gå opp i kledningen. Har skiftet ut en del tetningslister rundt glass og dører der det var mest påkrevd, og lakkert gulvet i halvparten av hyttene. Malt peisen der det trengs. Pusset og oljet kjøkkenbenker. Styret vil rette en TAKK til vår flinke vaktmester/tilsynsmann på Beitostølen, Terje Goflebakke, som har fulgt opp hyttene og driften av hyttene for oss på en utmerket måte! Han ordner opp med alt som trengs av vedlikehold og reparasjoner, koordinerer utføring av arbeider, og sjekker hyttene våre etter bruk hver lørdag. Han er vår uunnværlige altmuligmann på stedet! Befaring av hyttene styrets byggetekniske kompetanse; styremedlem Benny K. Andersen Han konstatert, at hyttene er i god stand. Løpende vedlikehold på nivået vi gjør nå løpende, ref. foregående beskrivelse fra tilsynsmann, er tilfredsstillende. Det henstilles igjen om at alle viser hensyn og behandler sengetøyet med renslighet og sørger for å tildekke madrasser, tepper og puter med tilstrekkelig av eget trekk, slik at vi slipper flekker og ubehag ved å skulle re opp og legge oss i flekkete sengetøy! Sengetøyet skal også ristes etter bruk og sengene skal støvsuges! Her slurves det mye! Og det er ikke all right! Ved eventuelle uhell må vår tilsynsmann/vaktmester varsles slik at man får rettet det opp. Dette gjelder også for skader eller uhell i hytta forøvrig.
Bruk av hyttene: Det er fortsatt viktig at vi utviser måtehold i forbehold til strøm og vannforbruk. Vi har hatt en økning sammenlignet med 31.12.2012, men lavere enn året før dette. Sannsynlig årsak er en kaldere vinter, men dette markedet svinger fort og uberegnelig. Slå av lys i rom som ikke er i bruk, og slå av alt lys når du ikke er inne i hytta! Fyll opp oppvaskmaskinen før den settes i gang og det bør holde med en maskinoppvask om dagen. Alle må være oppmerksomme på at vi har litt lite strøm inn til hyttene! Det var ikke beregnet så mye tekniske hjelpemidler den gang hyttene ble bygd. Varmtvannsbeholder, komfyr og oppvaskmaskinen går på samme tekniske kurs. Settes alt på samtidig, vil sikringen gå! Skulle sikringen gå når du er på hytta, så slå ned på strømforbruk og vent noen minutter, før du slår sikringen på igjen. Det er ikke nødvendig å tilkalle vaktmesteren fordi en sikring går! Han bor et godt stykke unna, og det er ingen selvfølge at han kan komme med engang. Det koster oss selvfølgelig også penger for utrykning, som er utenom hans faste tider for arbeidet for sameiet. Parkering: På vinterstid er det fint om alle forsøker å parkere bilene på parkeringsplassen og ikke foran hyttedøren. Det klages fra brøytemannskapet om at det er vanskelig å komme til, slik at det tar ekstra tid med brøytingen. Dette går selvfølgelig ut over våre utgifter til brøyting. Øvrig: Vi ber om at alle behandler hyttene og området forsiktig! Forlat alltid hytta slik du ønsker å finne den når du kommer selv! Vår vaktmester/tilsynsmann Terje Goflebakke, går igjennom hyttene etter bruk, og vil rapportere direkte til styret om skadeverk eller dårlig rengjøring. Skade som er påført hyttene i uken man eier, vil bli krevd erstattet av eieren. Rengjøring før avreise : På våre hjemmesider har vi en liste med hva man skal gjøre før man forlater hytta, men for de som ikke har internett tar vi med listen her: Før du reiser fra hytta må du huske å Fylle ut og levere «Kontrollisten» i oppsynsmannens postkasse. Ved framleie skal alltid hytta vaskes via bestilling til vår vaktmester/tilsynsmann, Terje Goflebakke. Dette bestilles i god tid på tlf.: 61 34 24 92/908 45 509. Hytta skal likevel ryddes, og punktene 1 til og med 10 på listen under skal utføres. Pris for vask: kr. 500,- pr. hytte.
Huskeliste ved rengjøring av hytta før avreise: 1. Tømme skap, hyller og re sengene på soverommene. 2. Rydde i hytta. Ta inn utemøbler. 3. Vaske opp. Porselen, bestikk, gryter og lignende utstyr etterlates i rengjort stand og settes tilbake der de tilhører. 4. Tørke av kjøkkenbenk og bord i hytta. 5. Rydde i skap og skuffer på kjøkkenet. 6. Fjerne mat i skap og skuffer. 7. Kaste søppel. 8. La ovner og varmekabler i gulv stå på 1. 9. Tømme peisen for aske. 10. Tømme og vaske kjøleskap og komfyr. 11. Riste teppene. 12. Tørke støv. 13. Lufte og riste dyner, puter og laken. Støvsuge madrassene. 14. Vaske badet. 15. Støvsuge og vaske alle gulv. Mener vaktmesteren/tilsynsmannen at det er for dårlig rengjort, vil man få tilsendt et straffegebyr for ekstravask på kr. 1.000,- Styret oppfordrer alle sameiere som har tilgang til internett om å bruke våre hjemmesider aktivt til salg/kjøp, leie/utleie, osv. www.beitostolen-andelshytter.no Mail til styret og evt. ønske om annonser etc. sendes til vår e-mail: info@beitostolen-andelshytter.no Husk å melde fra ved salg av ukeandeler, navnendring, adresseforandring, bytte av tlf. og e-mailadresser til: Sameiet Beitostølen Andelshytter, v/brækhus Dege Eiendom AS, Postboks 1369, Vika 0114 Oslo, eller på e-mail til: bergendahl@bd.no Det ville være fint om alle som har e-mailadresse opplyser om dette til: bergendahl@bd.no
Økonomi: Resultatregnskapet for 2013 viser et underskudd på kr. 23.185,-. Underskuddet er ført mot egenkapitalen. Årsaken til underskuddet er vårt prosjekt med å oppgradere/fornye soverom 1, som ble besluttet på sameiermøte 18. april 2013. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter som sameiet har hatt er medtatt i det fremlagte regnskapet. Det har ikke inntrådt forhold i regnskapsårets slutt som kan påvirke resultat eller sameiets stilling. For øvrig vises til regnskapet med noter, budsjett og kommentarer under regnskapsbehandlingen på årsmøtet. Regnskapet er avgitt under forutsetning av fortsatt drift. Sameiets likviditet er tilfredsstillende. Disponible midler pr. 31.12.2013: kr. 1.153.773,-. Årsavgiften er foreslått beholdt på kr. 1.300,- pr ukeandel for 2014. Våre utenlandske sameiere må i tillegg huske å betale gebyret på kr. 50,- for overførsel av valuta til Norge. Årsavgiften skal ifølge vedtektene være innbetalt innen ultimo mars hvert år, hvis ikke styret bestemmer noe annet. Siden det er mest økonomisk å sende fakturaer for årsavgiften samtidig med innkallingen til årsmøtet, er den 20. april 2014 forfallsdato for innbetalingen i år. Det oppfordres til å overholde innbetalingsfristen, så vi slipper alt ekstraarbeid og utgifter til å purre og inndrive årsavgiften! Etter fristens utløp overdras innkrevingen til et inkassobyrå for skyldners regning. Det har i løpet av året kommet hyggelige og positive tilbakemeldinger fra mange av dere. Det er alltid hyggelig for oss i styret å få litt ros og tilbakemelding! Tusen takk! Oslo, 17. mars 2014 Ole-Anders Hjelseth Hildur Høiland Benny Kahr Andersen Styreleder Styremedlem Styremedlem
Sak 6: Godtgjørelse til styret Styret foreslår at godtgjørelse for perioden 2013/2014 fastsettes til kr 20.000,- til intern fordeling (tidligere kr. 10.000,-). Sak 7: Innkomne forslag 7.1 Soverom 2 Soverom 1 er nå oppgradert og fornyet. Resultatet har blitt veldig bra bare positive tilbakemeldinger! Interiørkomiteen har innhentet priser og forslag fra interiørbutikken Gamal Årgang (som leverte Soverom 1). Styrets innstilling: Soverom 2 oppgraderes og fornyes med køyeseng, garderobeskap, natthylle, sengehest og skuffesett i samme stil / utforming som Soverom 1. Tilbudet fra Gamal Årgang er på kr. 952.265,- (inkl. mva) inkl. frakt og montering. 7.2 Disponering av ukeandeler skal følge kalenderuken. Begrunnelsen for forslaget er at slik det fungerer i dag, legges det begrensninger for weekend bruk av ukeandelen. Det er heller ikke samsvar med den tinglyste bruksrett for uke-andelen. Forslagsstiller: Einar Borgersrud. Styrets innstilling: Styret tar ikke stilling til forslaget årsmøtet stemmer over og beslutter. Men, styret stiller følgende forutsetning knyttet til forslaget for at dette skal være realistisk å gjennomføre: Ordensregler pkt 4) må endres: FRA: Ukeskift skjer hver lørdag. Ankomst kan skje lørdag kl 1400 og avreise må skje senest lørdag kl. 1100. TIL: Ukeskift skjer hver mandag. Ankomst kan skje mandag kl 14:00 og avreise må skje senest kl 10:00. NB! Ved vaskehjelp engasjert gjennom tilsynsmann må avreise skje søndag kl. 16:00. Kommentarer: Tilsynsmannen benytter tidsperioden (4 timer) på mandag til mindre nødvendig vedlikehold i hyttene. Timene på søndag ettermiddag/kveld og på mandag frem til kl 14:00 er nødvendig for å få gjort renhold av vaskehjelp engasjert gjennom tilsynsmann. Styret tar forbehold om dette eventuelt må justeres litt etter praktisk erfaring (hvis forslaget blir vedtatt). 7.3 Røkeforbud i hyttene. Styrets oppfatning er at dette er noe de fleste ønsker. Styrets innstilling: Ordensreglene oppdateres med dette.
Sak 8: Valg 8.1 Styre I år er det Styremedlem Benny Kahr Andersen og varamedlem Jan E. Hanssen som er på valg. Medlemmene til styret velges for to år av gangen. Det er fint om dere kommer med innspill og forslag til evt. kandidater til styret. Du kan gjerne foreslå deg selv. Det er fint om sameiere med interesse og lyst vil være med i styret! Det er gjennom verv i styret, at man kan få påvirkning til at saker kan gjennomføres! Har du spørsmål eller forslag kan du gjerne ringe eller sende epost til styreleder Ole- Anders Hjelseth: mobil 918 41 932 eller epost: oahjel@gmail.com. Eventuelt send dine forslag til: info@beitostolen-andelshytter.no.
2 Ordinært sameiermøte
Brækhus Dege Brækhus Dege Consult AS Brækhus Dege driver hovedsakelig med advokatvirksomhet og eiendomsforvaltning i selskapene, Brækhus Dege Advokatfirma DA og Brækhus Dege Eiendom AS. Virksomheten har en historie på ca 100 år, og eiendomsjus og eiendomsforvaltning har vært en sentral del fra starten. Vår visjon er å hjelpe virksomheter og personer fremover. Vi tilstreber å være tydelige, uavhengige og handlekraftige i arbeidet for kundene og i forhold til deres motparter. Brækhus Dege Eiendom AS Brækhus Dege Eiendom AS forvalter i dag ca. 140 boligselskaper med til sammen ca. 7.100 boliger og 15 næringsselskaper tilknyttet eiendomsbransjen hvor både kontorbygg, kjøpesenter, kombinertbygg og utleiegårder er en del av porteføljen. Selskapet eies av partnerne i Brækhus Dege Advokatfirma. Brækhus Dege Eiendom AS har felles kontorlokaler med advokatfirmaet og gjennom det en unik tilgang til juridisk kompetanse på alle områder. Boligselskap forvaltet av Brækhus Dege Eiendom AS får 20 % rabatt på advokattjenester. Beboere får gunstige tilbud på eiendomsmegler-tjenester i forbindelse med salg og utleie av eiendom. Brækhus Dege Advokatfirma DA Brækhus Dege Advokatfirma er meget kompetent innen fast eiendomsrettsforhold; herunder seksjonering, plan og bygningsrett, selskapsorganisering, skatterett med mer. Brækhus Dege Advokatfirma DA er et fullservice advokatkontor som er representert med høy kvalitet på de fleste forretningsjuridiske områder, jf. f.eks. den anerkjente advokatrangeringen Legal 500 hvor vi er topptrerangert innenfor 9 av 13 kategorier. Advokatfirmaet har lang erfaring med å representere både byggherrer og utbyggere i forskjellige faser av en byggeprosess. Innenfor boligrett nevnes også særskilt vår ukentlige ekspertspalte i Aftenpostens papirutgave samt den som er publisert på nettet. Advokatfirmaet tilbyr også styrestøttefunksjon for de selskapene som måtte ønske en slik løsning. Brækhus Dege Consult AS leverer regnskapstjenester og bistand innen merverdiavgiftrelaterte problemstillinger til norske og utenlandske oppdragsgivere som driver virksomhet i Norge. Rabattordninger for boligselskap og dets beboere Brækhus Dege Eiendom AS har framforhandlet rabattavtaler for boligselskapene på en rekke områder bl.a. forsikring, finansiering, fyringsolje, tekniske konsulenttjenester, service- og vedlikehold av heisanlegg, strøm, vaktmestertjenester og revisjon. Boligselskapene får i tillegg rabatt på tjenester fra Brækhus Dege Advokatfirma (pt. 20 %). Beboere i selskaper Brækhus Dege Eiendom AS forvalter får rabatt på telefoni og på meglertjenester. Brækhus Dege Advokatfirma DA Dronning Mauds gate 10, Pb. 1369 Vika, N-0114 Oslo Tel. + 47 23 23 90 90, Fax + 47 22 83 60 60 E-mail: advokat@bd.no Brækhus Dege Eiendom AS Dronning Mauds gate 10, Pb. 1369 Vika, N-0114 Oslo Tel. + 47 23 23 90 50, Fax + 47 22 83 60 61 E-mail: eiendom@bd.no Brækhus Dege Advokatfirm DA avd. Sandvika: Kinoveien 12, P.b. 216, N-1300 Sandvika Tel. + 47 67 80 90 60, Fax + 47 67 80 90 61 E-mail: advokat@bd.no www.bd.no Med handlekraft og tydelige råd hjelper vi deg fremover 3 Ordinært sameiermøte