REFERAT ETATSBESØK Tromsø Brann og redning 14. mai 2018 Tromsø Brann og redning «Felles trygghet felles ansvar» KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN... 1 2 PLAN FOR ETATSBESØKET... 1 3 DELTAKERE... 1 4 GJENNOMGANG... 2 4.1 Fakta om etaten... 2 4.2 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen... 2 4.3 Arbeidsområde og oppgaver... 3 4.4 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner... 4 4.5 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll.... 4 4.6 Personalforhold... 6 4.7 Organisering av IT-funksjonen:... 6 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet)... 7 4.9 Planer og utfordringer for framtiden... 7 5 OPPSUMMERING... 7
1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Etatsbesøket var et rutinebesøk fastsatt av kontrollutvalget i årsplanen for 2018. Utvalget ønsket å besøke og få en orientering om Tromsø Brann og redning organisering, drift og interne systemer. Besøket ble avholdt i lokalene til etaten på Stakkevollveien. Referatet fra besøket er basert på tilsendt dokumentasjon fra Tromsø Brann og redning, presentasjonen og orienteringen ved besøket. 2 PLAN FOR ETATSBESØKET Etaten var underrettet om besøket gjennom brev fra sekretariatet. Det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 2. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 3. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 4. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 5. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll 6. Personalforhold 7. Registreringsordning for inventar og utstyr 8. Organisering av IT-funksjonen 9. Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) 10. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Fra Brann og redning: Fra KomRev NORD: Fra K-Sekretariatet: Rolleiv O. Lind (leder) Kari Workinn Kåre Sørensen Jon Arne Jørstad Brannsjef Øystein Solstad Varabrannsjef Kaj Christiansen Kontorsjef Gry Heggås Jensen Enhetsleder beredskap Jørgen Mauno Johansen Enhetsleder 110 sentralen Per Ole Sivertsen Verneombud Bjørn Konrad Stenvold Fagleder forebyggende Jan Kåre Lambela Tillitsvalgt (tv.) lederne Fred Johnsen Tv. NITO Arild Warholm Tv. Fagforbundet Ståle Madsen Tv. Delta Erik Bruvoll Forvaltningsrevisor Renate Kristiansen Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Seniorrådgiver Bjørn H. Wikasteen
2 4 GJENNOMGANG 4.1 Fakta om etaten Inndelt i 4 enheter: Forebyggende enhet Nød alarmsentralen (110) Enhet for beredskap Administrasjon/stab Samlet ca. 85,0 årsverk. 4.2 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen
3 4.3 Arbeidsområde og oppgaver Kontrollutvalget fikk en god presentasjon av etatens gjøremål og oppgaver. Etatens arbeidsoppgaver og gjøremål er i store trekk også regulert i lovgivningen. I brann og eksplosjonsvernloven fremkommer det blant annet: Kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte, jfr. 9. Brannvesenet skal ( 11): være innsatsstyrke ved brann være innsatsstyrke ved andre akutte ulykker der det er bestemt med grunnlag i kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse etter anmodning yte innsats ved brann og ulykker i sjøområder innenfor eller utenfor den norske territorialgrensen sørge for feiing og tilsyn med fyringsanlegg Brann- og eksplosjonsvernlovens krav til brannvesenets forebyggende virksomhet er konkretisert i forskrift om organisering og dimensjonering av brannvern kap. 3-2. «Brannvesenets forebyggende avdeling skal være slik bemannet og ha slik kompetanse at de krav som stilles til brannvesenets gjennomføring av forebyggende og kontrollerende oppgaver oppfylles. Det skal utføres minst ett årsverk brannforebyggende arbeid etter forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn pr. 10.000 innbyggere i kommunen eller brannvernregionen. Andre forebyggende oppgaver brannvesenet påtar seg krever ytterligere ressurser.» 16. Nødalarmeringssentral Sentral tilsynsmyndighet kan pålegge en kommune å etablere en nødalarmeringssentral for mottak av meldinger om branner og andre ulykker innen en fastsatt region som kan omfatte flere kommuner. De kommuner som omfattes av den fastsatte regionen plikter å knytte seg til nødalarmeringssentralen og med grunnlag i avtale bære sin andel av kostnadene ved etablering og drift av sentralen. Nødalarmeringssentralen skal bemannes, utrustes og opereres slik at den til enhver tid fyller behovet for mottak og registrering av nødmeldinger, alarmering av mannskaper og kommunikasjon med innsatsstyrkene og den som melder ulykken. Etablering og drift skal samordnes med øvrige nødalarmeringssentraler for helse og politi. Departementet kan gi forskrifter om etablering og drift av nødalarmeringssental for mottak av meldinger om branner, eksplosjoner og andre ulykker, herunder krav til personellets kvalifikasjoner.
4 4.4 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Etaten har i forkant av etatsbesøket over skriftlige rutiner knyttet til ansvars og funksjonsoversikter, herunder også oversikt over attestasjons og anvisningsrutiner. Enhetsleder har delegert anvisningsfullmakt, og er den eneste som har fullmakt til beløp over 500 000 NOK. I tråd med fullmakt er attestasjon og anvisningsmyndighet delegert videre i virksomheten. Delegasjonsreglement, innkjøpsrutiner og sentrale retningslinjer er gjort kjent for de berørte ansatte i enheten. 4.5 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll. Rapportering skjer i henhold til gjeldende rutiner og reglement i Tromsø kommune. Det er faste økonomimøter med administrasjonen. Brann og redning har initiert ønsket om faste møter med Controller. Det er ikke lett å lese et kommuneregnskap, og det ble ytret behov for å ha bedre samarbeid med rådhuset om hvor etaten «ligger an i løypa». Eksempelvis er 110 sentralens utgiftsposter ikke gjenfinnbar i kommunens regnskaper på grunn av omposteringer. Årshjul til Brann og redning er som følger:
5
6 4.6 Personalforhold Etaten har redusert sykefravær fra 10 % til 6,6 %. De har egne oppfølgingssamtaler med ansatte med over 5 % sykefravær. De tillitsvalgte som var til stede på etatsbesøket ga uttrykk for tilfredsstillende arbeidsmiljø, og at det har vært en gradvis bedring etter en turbulent tid. 4.7 Organisering av IT-funksjonen: IT-funksjoner og IT-sikkerhet følger kommunens sentrale regler. IT-senteret har blant annet ansvaret for valg og drift av teknologisk infrastruktur, sikkerhet og kvalitet i de it løsninger som tas i bruk. Det er bevissthet i enheten rundt viktigheten av å følge grunnleggende rutiner for god IT sikkerhet.
7 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) Før øvrig er etaten undergitt meget omfattende regelverk knyttet til HMS. Verneombud ga under etatsbesøket uttrykk for et for dårlig tilbud på etterutdanning, kurs, og kompetanseoppbygging. Fagforeninger jobber veldig godt i lag, men den økonomiske situasjon i etaten medfører at brannsjefen må si nei til 90 % av forslag til positive tiltak. Etaten har etablerte varslingsrutiner. 4.9 Planer og utfordringer for framtiden Etatens planer for fremtiden er inntatt i «Strategiplan Tromsø Brann og Redning 2018 2022». Denne ble oversendt kontrollutvalget før etatsbesøket. Etaten ser forøvrig frem til Stortingsmeldingen om brann og redningstjenesten i Norge som etter plan skal fremlegges innen utgangen av 2018. 5 OPPSUMMERING Basert fra det som fremkom under etatsbesøket har kontrollutvalget merket seg følgende: Etaten ga uttrykk for at den har et urealistisk budsjett. De kan kun bruke penger der det er strengt tatt nødvendig. De tilgjengelige økonomiske rammer gjør ikke etaten i stand til tilfredsstillende kompetanseutvikling og opplæring. Etaten har ikke muligheter seg slik de ønsker, og tar ikke i bruk tilgjengelig teknologi. Etaten mener de kanskje ikke har vært flinke nok til å kommunisere ovennevnte til rådhuset og kommunestyret.
8 Etaten var tilfreds med arbeidet med å få ned sykefraværet. Etaten ba også om at kommunestyret merket seg de positive ting som TBR har klart og snudd til tross for utfordrende økonomiske rammer. Etaten ytret ønske om lokaler til brann museum, må flytte utstyr for 5. gang Etaten sier at den økonomiske situasjon medfører at de bruker unødig mye administrativ tid på å godkjenne selv små innkjøp. Etaten fremhevet at det foreligger uavklarte forhold knyttet til fremtidig finansering av 110 sentraler. Etaten ser fra til den kommende Stortingsmelding om brann og redningstjenesten i landet. Tromsø, den 14. mai 2018 Rolleiv O. Lind leder