BRUKERVEILEDNING tn:billing&invoice Fakturakontroll SHIPMENTS Manage Område tn:billing&invoice Funksjon Invoice Control Kort beskrivelse Kontroll av transportfaktura vs kalkulert pris på sending. Dato sist endret 16.01.13
Formål... 3 Forutsetninger for funksjonen... 3 Begrep og definisjoner... 4 Transportkjøpers pris... 4 Fraktberegningsvekt... 4 Endelig pris... 4 Prosesser i fakturakontroll... 5 Innlesing av fakturafiler... 6 Fakturakontroll... 6 Søk etter faktura... 6 Priskontroll... 7 Linjedetaljer... 9 Sett endelig pris på sendinger... 11 Prisrapport... 12 Kostnadsrapport... 13 Page 2 of 13
Formål Dette dokument har til hensikt å beskrive hvordan Transportnett kan foreta kontroll av elektroniske transportfaktura fra transportører, Det er også mulig å få sjekket fakturaer mottatt på annen måte som papir eller pdf, ved da manuelt kontrollere sending for sending og ikke gruppert under et fakturanummer. En kostnadsrapport kan tas ut i ulike format på bakgrunn av disse kontrollene. Prissetting på sendinger er første steg for å kunne utføre kontroll av transportfakturaer fra sine transportører. Dette er beskrevet i eget dokument: Prismatrise for transportkjøper. Forutsetninger for funksjonen Prismodul må være bestilt og aktivert for transportkjøper. Basispris og evt. tillegg må være beregnet på sendinger som skal kontrolleres. For å kunne utføre fakturakontroll, må slike filer være innlest i TN. Format som støttes er INVOIC og E2B for mer detaljer kontakt Transportnett. Pris er definert som det transportkjøperen skal betale og vises som tilsvarende beløp på fakturaer fra transportør. Pris beregnes alltid pr. enkeltstående sending med et grunnbeløp og evt flere tilleggspriser, men det er totalt for disse som det utføres kontroll på og som er mest utbredt. Prisene kan ikke endres på sending eller på faktura, men tillegg kan legges til sending for å justere total opp eller ned. Fakturakontrollen erstatter ikke normal regnskapsføring, men forenkler kontrollrutinene slik at store og uoversiktelige mengder fakturalinjer kan håndteres og at avvik avdekkes på en enkel måte. Page 3 of 13
Begrep og definisjoner Transportkjøpers pris Prisene som beregnes og kontrolleres, er alltid transportkjøperens pris og ment for hva denne skal betale overfor transportøren som frakter godset. Ved prisberegning vil det kun hentet ut ett -1- beløp fra disse - kalt basispris. For tilleggspriser kan det derimot hentes ut flere typer tillegg til basisprisen. Fraktberegningsvekt Ved prisberegning benyttes først og fremst fraktberegningsvekt. Denne beregnes utfra en faktor på volum av godset eller lastemeter og det omgjøres til en beregnet vekt. Den største verdien av beregnet vekt eller aktuell fysisk vekt vil bli benyttet når pris hentes ut av matrisene. FBV (fraktberegningsvekt) = max av (vekt : volum * Volumfaktor : LM * Lmfaktor) Endelig pris Siden beregnet pris på sending og motsvarende fakturabeløp fra transportør kan være ulike, benyttes fakturakontrollen til å finne ut hvorfor og dernest bestemme hva som skal gjelde. Endelig Pris er et begrep for at sendingen er kontrollert og avsluttet, samt at det er avklart hvilken pris som skal gjelde for videre behandling, eks. I en kostnadsrapport. Page 4 of 13
Prosesser i fakturakontroll Sendinger autoprises ut fra matriser i TN og disse oversendes til transportør uten pris. Etter endt fremføring mottas fakturafiler fra transportører og disse leses inn i basen av TN. For å kunne kontrollere, benyttes et vedlikeholdsbilde som kan vise sendingenes status mellom opprinnelig pris mot fakturert pris. I de tilfeller dette stemmer overens har man mulighet til å krysse disse ut som behandlet slik at man sitter igjen med avvikene og behandle disse. Avvik kan skyldes flere ting: Vektendringer etter måling Feil i prismatrisen hos TN Feil fakturering fra transportør Tilleggspriser som ikke matrise dekker Ukjent sendingsnummer fra transportør - med flere For å kunne håndtere dette, må det kunne gjøres endringer den ene eller den andre veien, slik at man kan komme frem til et resultat som skal gjelde for videre behandling. Etter avkryssning som ferdigbehandlet, så kan kostnadsrapport hentes ut og evt. fordeles ned på lavere nivå, eksempel på ordrenivå etter vektfordeling, hvis sendinger er konsolidert på dette. Det finnes flere muligheter som kan tilpasses den enkelte transportkjøper, hvorvidt om man ønsker en fil til eget BI-system eller en overføring til regnskapsystem. Dette kan avtales med Transportnett. Page 5 of 13
Innlesing av fakturafiler Dette avtales mellom Transportnett, transportør og transportkjøper med hvilket format og frekvens. Det er ingen rutiner som transportkjøper bør gjøre i forbindelse med fakturafiler, da dette settes opp med automatikk og Transportnett sørger for at de er tilgjengelig under menyene. Fakturakontroll Søk etter faktura Eget menypunkt benyttes. Her søkes frem de innleste transportfakturaer fra transportører ved å angi datointervall, transportør eller evt et fakturanummer man kjenner. Hver linje indikerer en faktura og hvis den er markert i rødt så gir systemet beskjed om at faktura inneholder linjer som ikke er ferdig behandlet med å sette endelig pris. Linjen viser fakturadato, transportøren, avtalenummer/kundenummer, fakturanummer, MVA beløp, totalbeløp for faktura og fakturaens forfallsdato. Ved å trykke på en linje, vil en bli ført videre til et nytt bilde som viser alle linjene for fakturaen. Page 6 of 13
Priskontroll For hver faktura kan man gå inn å se alle fakturalinjer som tilhører på et eget skjermbilde. Bildet er delt i tre med en heading, filter/oppdatering og så alle sendings og fakturalinjer. Headingen inneholder de samme opplysninger som linjene på Søk på faktura. Filtervalgene benyttes for å vise de linjer som er ønsket å vise under og for å oppdatere med endelig pris når OK. o Filtrere sendinger Alle: Alle linjer til denne faktura vises. OK: Kun linjer som er oppdatert med endelig pris vises Ikke OK: Kun linjer som gjenstår å oppdatere vises o +/- % Margin For at linjer skal ha match, må beløp på sending og fakturalinje være identiske, noe som avrundingsregler etc kan forhindre. Hvis man ønsker å fokusere på heller større avvik, kan langt flere linjer få match med å angi et % tall og få fjernet disse og satt de til OK. Angi 0 for absolutt treff ikke blank Page 7 of 13
o Sett matchede til OK Ved å markere for denne og Oppdater, så vil systemet foreta en oppdatering på de linjer som har Match med endelig pris. Systemet bruker alltid beløpet fra fakturalinjen ved masseoppdateringen. For å sette et annet beløp som endelig pris, må dette gjøres pr linje via linjedetaljer. Endelig pris vil ikke oppdateres hvis beregnet verdi er 0. Informasjon på hver linje består av: Venstre side: Beregnet Sendingsinformasjon fra TN. Midten: Statusfelt Høyre side: Faktura Tilhørende fakturalinje for sendingen til venstre. Venstre side Beregnet: Sendingsnummer er hentet fra fakturaen og er matchet mot TN. Mangler det informasjon etter dette på venstre side, så er sendingsinformasjonen ukjent i Transportnett. Dette kan skyldes at transportør har etablert referansenummer på eks. manglende EDI o.l. Mangler kun beløp, er sendingen ikke blitt beregnet med pris og da kan de evt rekalkuleres med ny pris før videre behandling. Linjen viser foruten sendingsnummer Fra postnummer, Til postnummer, antall kolli registrert, Fraktberegningsvekt og beregnet totalpris for sendingen i TN. Midterste kolonne indikerer status på linjene: Tomt: Linjen er ikke kontrollert og det er ikke samsvar mellom sending i TN og med fakturalinje. Match: Linjebeløp er lik mellom sending i TN og med fakturalinje, men den er ikke oppdatert enda. Beløp: Linjen er oppdatert og endelig pris er satt med dette beløpet. Høyre side Faktura: Informasjon er hentet fra fakturalinjen og viser fakturabeløp med mer. Postnummer på fra og til adresse, antall kolli og fraktberegningsvekt viser hva transportør har benyttet ved fakturering. Disse kan ofte være en årsak til avvik på pris og det er da enkelt å identifisere. Egne felt viser evt. differanser mellom beregnet i TN og hva som er på faktura: beløp fraktberegningsvekt Trykk hvor som helst på linjen for å vise linjedetaljer. Page 8 of 13
Linjedetaljer Inne på detaljbildet for fakturalinje, vises også her detaljer fra Transportnett på venstre side mens detaljer fra faktura på høyre side. Beregnede detaljer Transportnett ID er unikt referansenummer for sendingen hos Transportnett. Sendingsnummer, Avsenders.ref. og Mottakers ref. tilhører sendingen. ETD og ETA er hente og leveringstider som er satt på sending. Leveringsadressen vises med mottaker, adresser, postnummer og sted. Antall kolli og beregnet fraktberegningsvekt. Egen knapp for å vise sporingsdetaljer kan også benttes. Prisbeløp og alle evt.tillegg vises, samt total for disse. De beregnede verdier kan ikke korrigeres, det må i så fall gjøres med rekalkulering fra sendingstorg. Men det kan legges til korrigeringer i bildet i form av tillegg. Nederst på venstre side kan korrigeringer legges inn med tekst og et beløp. Det er mulig å benytte minustegn foran beløpet for å korrigere totalpris ned. Dette skrives inn i sendingen og påvirker ikke fakturalinjen. Benytt knapp med + for å legge til tillegget. Page 9 of 13
Fakturadetaljer På høyre side vises informasjon fra fakturaen med fakturanummer, fra og til postnummer, ant.kolli og fraktberegningsvekt. Til slutt beløpet for fakturalinjen. Det er også et kommentarfelt om man ønsker å notere ned noe for senere bruk. Under dette finnes valg for å bestemme hvilket beløp som skal settes som endelig pris for sendingen. Ved å krysse av for enten beregnede detaljer eller invoicedetaljer, vil beløpet hentes og vises i feltet under. Det beløp som er valgt, er det beløp som vil bli satt som endelig ved lagring. Ved avvik som man vil viderebehandle, enten internt eller overfor transportør, kan informasjon fra siden enkelt legges ved i en mail via en knapp for dette. Sett OK-knapp, oppdater endelig pris for sending med det beløp som er valgt. Velg tilbake knapp hvis man ikke vil oppdatere enda. Page 10 of 13
Sett endelig pris på sendinger For de sendinger man ikke mottar elektroniske transportfakturaer, er det eget menypunkt som man kan benytte til å kontrollere manuelle fakturaer. Ved å søke frem et datointervall og transportør kan de enkelte sendinger gjennomgås på skjerm. Det er mulig å masseoppdatere flere samtidig med endelig pris eller vurdere hver enkelt detaljert. Korrigeringer kan gjøres med tillegg på samme måte som ved kontroll av elektroniske fakturaer, men høyre side av skjerm inneholder selvfølgelig ikke detaljer. Man må da kontrollere manuelt mot faktura på annet format. Page 11 of 13
Prisrapport Eget menypunkt gir tilgang til å vise sendinger med alle priselementer på skjerm, samt å hente ut oversikt i Excelformat til ulike formål. Rapporten er todelt med noen faste opplysninger, samt en dynamisk prisdel som utvider seg og har med alle tillegg som kan ha blitt kalkulert. Informasjon som er med i rapporten: Ordre id 14582516 Avsenders ref. 'SO00014271\ BE Sendingsnr. '70706400037278517 Mapei AS Faktureres Reklamematerie Hentes Mapei AS H.Postnr. 2120 H.Sted SAGSTUA Leveres Malorama AS L.Postnr. 3117 L.Sted TØNSBERG Ordreplasserer avdeling Kolli 1 Vekt 15 Volum 0 Rute Hovedrute Avdeling 10 Transportør Ruuds Transport AS Produkt ETD 11.01.201300:00 ETA 10.01.201300:00 Transportavtale Pris 0 Beregnet Pris 4000 Farlig gods NO 0 Varmegods NO 0 Løftelem 0 Total Beregnet Pris 4000 Final pris 0 Transportørpris 0 Page 12 of 13
Kostnadsrapport Når pris på sendinger er kontrollert og satt som endelig, kan en ta ut en statistikk fra eget menypunkt. I motsetning til prisrapporten som lister alle priselementer om de er ferdig kontrollert eller ikke, er at denne rapport hensyntar kun de som er kontrollert ferdig og fått endelig pris. Rapporten hensyntar den endelige prisen og vil fordele kostnader ned på lavere nivå hvis dette er tilstede. For sendinger som er konsolidert med flere ordre innen samme sending, foretas en prosentvis fordeling av sendingens kostnad ned på ordre. Fordeling skjer etter ordrenes vekt. Dette gjør at kostnadene er på samme nivå som mottaker kjenner igjen og foreta videre behandling i eget ERP eller BI-system. I tillegg til at dette kan inspiseres på skjerm, kan rapporten tas ut i excel eller plassere en csv fil til en avtalt ftp adresse. Page 13 of 13