Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2018/1401 Arkiv: 026 Saksbehandler: Sikke Næsheim Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet 31.01.2019 Kommunestyret 12.02.2019 Lier kommunes eierskapsprinsipper Rådmannens forslag til vedtak: Lier kommune vedtar følgende 16 prinsipper som kommunens eierskapsprinsipper: 1. Før en mulig selskapsdannelse og valg av selskapsform skal det foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap, fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal virksomhet. 2. Eierutvalget er Lier kommunes eierorgan. 3. Eierutvalget er Lier kommunes valgkomité. Denne, eller de valgkomiteen oppnevner, er eierutvalgets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse. 4. Vedtektene i selskapene skal være utformet slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. 5. Ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer skal valgkomiteen vektlegge at selskapsstyrene skal ha bred kompetanse, herunder god økonomisk og juridisk forståelse, bransjekunnskap, relevant erfaring og fortrinnsvis styreerfaring samt politisk og samfunnsmessig kompetanse. Det skal tilstrebes balansert kjønnsrepresentasjon. I Lier kommunes kommunale foretak og hel- og deleide selskaper skal folkevalgte ikke velges til styreverv. Styremedlemmene skal velges for to år omgangen, med mulighet for gjenvalg. 6. Alle styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune skal motta kommunens veileder for styremedlemmer. Styremedlemmer i kommunalt eide foretak og selskaper skal tilbys opplæring i rollen som styremedlem. 7. Alle selskaper skal drives ut fra god forretningsetikk og bærekraftig samfunnsutvikling. Alle kommunale foretak og heleide selskaper skal som minimum implementere Lier kommunes etiske retningslinjer. 8. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. 9. Alle kommunale foretak og selskaper skal ha retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierutvalget og eierutvalgets representant. 10. Kommunale foretak og kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. 11. Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen.
12. Eierskap skal være godt forankret i formannskapet og kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. Det skal årlig avholdes eierseminar for eierutvalg og formannskap hvor også selskaper kan være representert på invitasjon. 13. Der kommunen eier samtlige aksjer utgjør formannskapet generalforsamling. Der hvor aksjeselskapet ikke er heleid av Lier kommune har ordfører fullmakt til å møte på generalforsamling. Rådmann kan møte med fullmakt. 14. Resultatene av Lier kommunes eierskap skal behandles av kommunestyret hvert år, i løpet av 4. kvartal gjennom sak om eierskapsmelding. 15. Eierskapspolitikken behandles av kommunestyret to ganger i kommunestyreperioden, første gang innen utgangen av første året i ny valgperiode. 16. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for hvilke eierskapskontroller som skal gjennomføres. Rådmannens saksutredning: Bakgrunn Eierskapsprinsipper er overordnede prinsipper for hvordan Lier kommune skal utøve sitt eierskap. Eierskapsprinsippene konkretiseres nærmere i kommunens eierskapspolitikk. Lier kommune vedtok i desember 2009 (sak 6/2009) Lier kommunes eierskapsprinsipper. Da er gått lang tid siden disse ble vedtatt, bør prinsippene evalueres. Dette for å sikre at eierskapsprinsippene er i samsvar med kommunens mål og strategier, eventuelle endringer i lov og at prinsippene er vurdert opp mot anbefalinger på området, eksempelvis KS: Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Følgende styrende dokumenter er førende for eierstyring av hel- eller deleide selskaper samt kommunale foretak: Eierskapsprinsipper overordnede prinsipper for hvordan Lier kommune skal utøve sitt eierskap. Eierskapspolitikk konkretisering av eierskapsprinsippene. Eierskapsmelding s årlige sak til kommunestyret om resultatene av Lier kommunes eierskap. Sammenhengen mellom eierskapsprinsippene og ny politisk utvalgsstruktur Eierorganet har denne høsten drøftet innholdet i Lier kommunes eierskapsprinsipper. I tillegg har styringsgruppe for sak 67 arbeidet med ny utvalgsstruktur, herunder drøftet etablering av et eget eierutvalg. Det er følgelig viktig at eierskapsprinsippene fremlagt i denne saken vurderes i sammenheng med sak om politisk struktur for neste kommunestyreperiode. Det vises her til at det i denne saken er redegjort for etablering av et eget eierutvalg. Forslag til nye eierskapsprinsipper Forslag til nye eierskapsprinsipper fremgår av tabellen under. De mest vesentlige endringer er markert med gul skrift. Gjeldende eierskapsprinsipper fremgår av vedlegg 1.
Rådmannen har i sitt utkast sett på: Eierskapsprinsipper i sammenlignbare kommuner, og en kommune med eierutvalg KS:Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Tilbakemeldinger som ble gitt av eierorganet på eierseminaret i oktober 2018. Nytt forslag 1 Før en mulig selskapsdannelse og valg av selskapsform skal det foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap, fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal virksomhet. Kommentar/vurderinger fra Gjeldende prinsipp foreslå Hvordan analysen skal gjennomføres og hva som skal analyseres utdypes i 2 Eierutvalget er Lier kommunes eierorgan. Det vises til styringsgruppe for sak 67. I sak om politisk struktur fremgår mulige ansvarsområder for et eierutvalg. Utvalgets myndighet må tydeliggjøres nærmere i nytt politisk reglement. I dagens modell ble det opprettet et arbeidsutvalg for eierorganet, jf. vedtak i formannskapet, sak 6/2016. 3 Eierutvalget er Lier kommunes valgkomité. Denne, eller de valgkomiteen oppnevner, er eierutvalgets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse. 4 Vedtektene i selskapene skal være utformet slik at tilstrekkelig eierstyring sikres 5 Ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer skal valgkomiteen vektlegge at selskapsstyrene skal ha bred kompetanse, herunder god økonomisk og juridisk forståelse, bransjekunnskap, relevant erfaring og fortrinnsvis styreerfaring samt politisk og samfunnsmessig kompetanse. Det skal tilstrebes balansert kjønnsrepresentasjon. I Lier kommunes kommunale foretak og hel- og deleide selskaper skal folkevalgte ikke velges til styreverv. Styremedlemmene skal velges for to år omgangen, med mulighet for gjenvalg. Valgkomiteen vil ha sitt hovedvirke for heleide aksjeselskaper og kommunale foretak. Øvrig innflytelse vil i praksis avhenge av eierandelens størrelse. Hensiktsmessigheten av å ha eierutvalget som valgkomité vil avhenge av størrelsen på eierutvalget. I sak om politisk struktur foreligger et forslag om et eierutvalg med fem medlemmer. Dersom eierutvalget blir større kan eierutvalget alternativt opprette et arbeidsutvalg som valgkomité, jf. ny kommunelovs 5-7. Teksten prinsipp 3 bør da justeres i forhold til dette. Lier kommune har i dag egne retningslinjer for valgkomiteen. Dette pkt. kan erstatte disse. Ambisjonen om kjønnsbalanse er også i gjeldende retningslinjer for valgkomiteen. Loven er ikke til hinder for at folkevalgte velges til styreverv. KS viser i sin anbefaling til utfordringer knyttet til habilitet. I gjeldende eierskapsprinsipper fremgår at folkevalgte ikke skal ha styreverv.
Nytt forslag Kommentar/vurderinger fra I dette utkastet tydeliggjøres det at det ikke er noe som skal hindre folkevalgte å ha styreverv i selskaper hvor Lier kommune ikke har eierinteresser. Registrering av styreverv beskrives i Tydeliggjør mulighet til gjenvalg. Føringer/policyer for styregodtgjørelse beskrives i 6 Alle styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune skal motta kommunens veileder for styremedlemmer. Styremedlemmer i kommunalt eide foretak og selskaper skal tilbys opplæring i rollen som styremedlem. 7 Alle selskaper skal drives ut fra god forretningsetikk og bærekraftig samfunnsutvikling. Alle kommunale foretak og heleide selskaper skal som minimum implementere Lier kommunes etiske retningslinjer. 8 Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. 9 Alle kommunale foretak og selskaper skal ha retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierutvalget og eierutvalgets representant. 10 Kommunale foretak og kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet 11 Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. 12 Eierskap skal være godt forankret i formannskapet og kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. Det skal årlig avholdes eierseminar for eierutvalg og formannskap hvor også selskaper kan være representert på invitasjon. Nytt punkt for å sikre at styremedlemmer gis opplæring i rollen. Selskapene er et viktig redskap for at Lier kommune skal nå sine målsettinger. Opplæring av styremedlemmer er slik sett også en arena for å også forankre kommunens strategier, mål og planer. Kommunens selskaper og foretak forvalter av fellesskapets ressurser. Det anbefales derfor en føring på at dette skal skje på en måte som er etisk og samfunnsmessig forsvarlig. Ihht gjeldende retningslinjer, men tydeliggjort at dette også gjelder for kommunale foretak. Slik retningslinje ble vedtatt i formannskapet, sak 33/2017. I samsvar med gjeldende eierskapsprinsipper, men tydeliggjort at dette også gjelder for kommunale foretak. Hvordan Lier kommune skal sikre innbyggerne innsyn i den virksomhet som foretak eller selskapene driver bør beskrives i Det bør fremgå av politisk reglement hvordan eierutvalget forankrer og informerer om sin virksomhet til formannskapet og kommunestyret. I dag gjennomføres årlig eierseminar (høst). I dette utkastet er det lagt inn forslag om at årlig eierseminar skal avholdes for både eierutvalg og formannskap.
Nytt forslag Kommentar/vurderinger fra Det foreslås en tydeliggjøring av at selskapene kan inviteres. På denne måten kan denne arenaen i større grad brukes til dialog med selskapene rundt aktuelle tema, orientering om viktige strategier, planer, mål osv hvor selskapene er et virkemiddel for måloppnåelse. Alternativt kan det i tillegg til eierseminar avholdes årlig eierdag (vår). 13 Der kommunen eier samtlige aksjer utgjør formannskapet generalforsamling. Der hvor aksjeselskapet ikke er heleid av Lier kommune har ordfører fullmakt til å møte på generalforsamling. Rådmann kan møte med fullmakt. 14 Resultatene av Lier kommunes eierskap skal behandles av kommunestyret hvert år, i løpet av 4. kvartal gjennom sak om eierskapsmelding. 15 Eierskapspolitikken behandles av kommunestyret to ganger i kommunestyreperioden, første gang innen utgangen av første året i ny valgperiode. 16 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for hvilke eierskapskontroller som skal gjennomføres. Skal formannskap eller eierutvalg utgjør generalforsamling for aksjeselskapene? Jf. sak om politisk organisasjonsstruktur. Tydeliggjør ordførers fullmakt for aksjeselskaper som ikke er heleide. Tydeliggjør at s kan møte på fullmakt. Jf. vedtak i kommunestyret, sak 113/2017. Jf. vedtak i kommunestyret, sak 113/2017. I henhold til kommunelovens bestemmelser. Kommunestyret har tilsyns- og kontrollansvar. Kontrollansvaret gjelder også når virksomheten er skilt ut i egne selskaper. Dette punktet bør utdypes noe i Vedlegg: Lier kommunes gjeldende eierskapsprinsipper