Rapport etter selskapskontroll

Transkript

1 Glitrevannverket IKS Rapport etter selskapskontroll Lier kommune Januar

2 Forord Etter vedtak i kontrollutvalget i Lier kommune har KPMG gjennomført en selskapskontroll rettet mot Glitrevannverket IKS. Denne rapporten er svar på kontrollutvalgets bestilling av selskapskontrollen av Glitrevannverket. Oppbygging av rapporten Våre konklusjoner og anbefalinger fremgår av rapportens sammendrag. Kapittel 1 har en innledning til rapporten. Her blir bakgrunn, formål, problemstillinger, evalueringskriterier og metode presentert. I kapittel 2 er fakta og vurderinger presentert. I kapittel 3 blir uttalelser i forbindelse med høringen av rapporten tatt inn. Takk til Glitrevannverket og kommunen for god hjelp til oss i vårt arbeidet med selskapskontrollen. Bergen, 13. januar 2017 Ole Willy Fundingsrud Direktør LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL ii

3 Sammendrag Formålet med selskapskontrollen er å undersøke om Lier kommunes 13 eierskapsprinsipper etterleves for Glitrevannverket IKS. Lier kommune eier deler av Glitrevannverket IKS. Kommunens eierskapsprinsipper er derfor ikke felles prinsipper for alle eierkommunene. I lys av at andre eierkommuner kan ha andre eierskapsprinsipper for Glitrevannverket, er det derfor ikke gitt at selskapet kan gjennomføre eierskapsprinsippene fullt ut. Kontrollen som er gjort med selskapets etterlevelse av Lier kommunes eierskapsprinsipper i denne rapporten, må sees i lys av dette. Konklusjon Kommunens eierinteresser utøves i all hovedsak for Glitrevannverket IKS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det vises til at eierskapsprinsippene til Lier kommune etterleves i all hovedsak for selskapet. Se tabellen under som gir en oppsummering av etterlevelsen av hvert prinsipp. Selskapskontrollen har avdekket noen få forbedringspunkter i forhold til tre av prinsippene: Prinsipp nr. 4, om at retningslinjer for utpeking av kandidater til styret skal benyttes, er i det alt vesentlige fulgt. Retningslinjene for styresammensetning legges til grunn og følges med hensyn til retningslinjen pkt. 1-3 og 5-7. Det stilles imidlertid spørsmål ved om retningslinjen pkt. 4 og anbefalingen om at en "beskrevet styreprofil" skal ligge til grunn for vurderingen av de individuelle kandidatene til styret er fulgt. Det vises til at det i representantskapets sak 4/16, hvor tre styremedlmemmer var på valg, ikke fremgår av protokoll eller saksframlegg at det er lagt fram en beskrevet styreprofil som grunnlag for vurderingen av kandidatene. I sak 4/16 var 3 styremedlemer på gjenvalg. Alle har vært i styret siden hhv 2002, 2008 og Medlemmenes kompetanse og erfaring forutsettes derfor å være kjent for valgkomiteen og representantskapet. Konsekvensen av en eventuelt manglende beskrevet styreprofil bør derfor vurderes som liten. Prinsipp nr. 5, om at alle styremedlemmer utpekt av kommunen skal motta kommunens veileder, er ikke fulgt. Vi viser til at styrets medlemmer ikke har mottatt Lier kommunes veileder for styremedlemmer. Selskapskontrollen gir ikke grunnlag for å ta stilling til om dette har gitt noen merkbare negative følger med hensyn til etterlevelse av prinsippene for styrearbeid nedfelt i Lier kommunes veileder. Veilederen er basert på alminnelige prinsipper nedfelt i lov og anbefalinger (NUES, KS) for styrearbeid. Styreleder har opplyst at styret i praksis har arbeidet i tråd med alminnelige regler og prinsipper for styrer. Prinsipp nr. 7, om at det skal være retningslinjer for informasjonsutveksling, er i det alt vesentlige fulgt. Det er en innarbeidet praksis for informasjonsutveksling mellom hhv. kommunestyret, formannskapet og ordfører. Det er etablert et kontaktutvalg for selskap og kommune for avklaring av eierrelaterte spørsmål mellom representantskapsmøter. Formuleringen av prinsippet gjennom bruk av begrepet " retningslinjer" indikerer imidlertid at det bør være skriftlige/formelle retningslinjene for informajsonsutveksling. Slik er ikke laget på tidspunktet for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunen har til vurdering om praksis bør nefelles og formaliseres i retningslinjer. Der hvor tiltak ikke alt er satt i verk, så anbefaler vi at det i verksettes tiltak for å gjøre utbedringer på nevnte forbedringsområder. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL iii

4 Tabellen gir en kort oppsummering av etterlevelse av eierskapsprinsippene til Lier kommune: Nr Prinsipp Etterlevelse 1 Før en mulig selskapsdannelse skal det foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap, fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal virksomhet, samt en vurdering av selskapsformen. Ikke relevant 2 Formannskapet er Lier kommunes eierorgan. Ja 3 4 Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse Ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer skal valgkomiteen benytte de gjeldende retningslinjer Ja I all hovedsak 5 Alle styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune skal motta kommunens veileder for styremedlemmer. Nei 6 Vedtektene i selskapene skal være utformet slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. Ja 7 8 Alle selskaper skal ha retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. I all hovedsak Ja For å sikre hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer, stiller kommunestyret ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett, ressurser til disposisjon for gjennomføring av kontrollutvalgets plan for selskapskontroll. Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. Ja Ja Ja 12 Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. Ja 13 Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. Ja LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL iv

5 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Formål Problemstillinger Evalueringskriterier Metode 2 2. Oppfølging av eierskapsprinsippene Prinsipp 1: Selskapsdannelse Prinsipp 2: Eierorgan Prinsipp 3: Valgkomite Prinsipp 4: Retningslinjer for valgkomite Prinsipp 5: Rettleder til styremedlemmer Prinsipp 6: Vedtekter Prinsipp 7: Informasjonsutveksling Prinsipp 8: Eierstrategi Prinsipp 9: Kontroll- og evalueringssystem Prinsipp 10: Åpenhet Prinsipp 11: Informasjon til eier Prinsipp 12: Årlig vurdering Prinsipp 13: Forankring av eierskap Høring Uttalelse fra Glitrevannverket Uttalelse fra Lier kommunes eierrepresentant Error! Bookmark not defined. 3.3 Uttalelse fra rådmannen i Lier kommune Error! Bookmark not defined. Vedlegg 1 Dokumentasjon 14 LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL v

6 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget har bedt KPMG gjennomføre selskapskontroll av Glitrevannverket IKS. Glitrevannverket IKS er et interkommunalt selskap som eies av kommunene Lier, Røyken, Drammen og Nedre Eiker. Grunnlaget for dagens selskap ble lagt i 1968 ved at kommunestyrene i de fire eierkommunene vedtok et forpliktende samarbeid om utbygging av et felles vannverk. Byggingen ble gjort utover 1970-tallet, og i 1978 sto vannbehandlingsanlegget på Landfalltjern klart. Innbyggerne begynte å få vann fra Glitre, og eierkommunene la etter hvert ned noen av sine gamle vannforsyningsanlegg, slik at Glitrevannverket forsynte en stadig større andel av befolkningen. I 2003 ble selskapets ansvarsområde utvidet og tilpasset ny lov om interkommunale selskap. Formell siftelsesdato for Glitrevannverket IKS er Glitrevannverket eier og driver i dag fire vannbehandlingsanlegg som leverer vann til ca mennesker i de fire eierkommunene og i Sande og Frogn kommune. Vannkildene er Glitre, Røysjø og Holsfjorden. 1.2 Formål Formålet med eierskapskontrollen er å undersøke om Lier kommunes 13 eierskapsprinsipper i eierskapsmeldingen etterleves for Glitrevannverket IKS. Det er også et formål å foreslå forbedringstiltak, dersom kontrollen avdekker mangler og forbedringsområder. 1.3 Problemstillinger Selskapskontrollen gir svar på følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger? 2. Hva er årsaker til eventuell manglende etterlevelse? 1.4 Evalueringskriterier Evalueringskriterier er de krav og normer som tilstand og/eller praksis i selskapet og kommunen måles mot. Kilder for å utlede evalueringskriterier har vært: Kommunestyrets vedtak av eierskapsprinsippene (sak 68/2009) Kommunestyrets vedtak av eierskapsprinsippene (sak 102/2015) Kommunestyrets vedtak av Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune (sak 78/2014) Det er beskrivelsen av eierskapsprinsippene, slik de er gjengitt i sak 102/2015, som er lagt til grunn for rapporten. Eierskapsprinsippene utgjør revisjonskriteriene, og disse er det redegjort nærmere for i kapittel 2. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 1

7 1.5 Metode Selskapskontrollen er gjennomført i samsvar med kravene i RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon 1 og basert på veileder "Selskapskontroll fra A til Å" 2. For å svare på problemstilllingene er følgende teknikker brukt for å samle inn data: Dokumentinnsamling og analyse Intervjuer Til grunn for rapporten ligger en gjennomgang og analyse av dokumenter opp mot evalueringskriteriene. Liste over mottatt dokumentasjon er inntatt i vedlegg 1. Det er gjennomført 5 intervjuer. Intervju har vært en sentral informasjonskilde, og utvalget av personer er basert på forventet informasjonsverdi, personenes erfaring og formelt ansvar i forhold til selskapskontrollens formål og problemstillinger. Formålet med intervjuene har vært å få utfyllende og supplerende informasjon til dokumentasjonen vi har mottatt fra kommunen og selskap. I Glitrevannverket har vi snakket med: Styreleder Daglig leder I Lier kommune har vi snakket med: Ordfører (kommunens eierrepresentant i selskapet) Rådmann Kommunalsjef for konserntjenester og styring Datainnsamlingen ble avsluttet Rapport er sendt på høring til selskapet, kommunens eierrepresentant og rådmannen. 1 Norges Kommunrevisorforbund, Norges Kommunerevisorforbund, 2010 LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 2

8 2. Oppfølging av eierskapsprinsippene 2.1 Prinsipp 1: Selskapsdannelse Prinsippet Prinsipp 1 lyder: Fakta Før en mulig selskapsdannelse skal det foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap, fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal virksomhet, samt en vurdering av selskapsformen. Eierskapsprisippene ble vedtatt første gang i 2009, lenge etter at selskapet Glitrevannverket ble dannet. Selskapet Glitrevannverket ble etablert på slutten av tallet. Etter at lov om interkommunale selskaper ble vedtatt i 1999 ble selskapet tilpasset den nye selskapsformen for interkommunale selskaper (IKS) og rammebetingelsene for selskapet ble gjennomgått. Glitrevannverket ble etablert som et IKS i Kommunen har lite dokumentasjon fra 1960-tallet som viser begrunnelsen for etablering av selskapet. Omdannelsen av selskapet til et IKS i 2002 er behandlet og vedatt i kommunestyret. I sak 89/2001 vises det til at kommunestyret vedtok å omorganisere vannforsyningen i ett interkommunalt selskap Vurdering Selskapet ble dannet lenge før kommunen vedtok eierskapsprinsipp nr. 1 om selskapsdannelse, og vi fortusetter derfor ikke at prinsipp nr. 1 skal være etterlevd ved etableringen av Glitrevannverket. Samtidig ser vi at omdannelsen av selskapet i 2002 er gjort for å tilpasse det til den nye selskapsformen IKS, som er en selskapsform særlig tilrettelagt for selskaper som bare har kommuner og/eller fylkeskommuner som eiere. 2.2 Prinsipp 2: Eierorgan Prinsippet Prinsipp 2 lyder: Fakta Formannskapet er Lier kommunes eierorgan. Det er vedtatt av kommunestyret som del av det politiske reglement (Formannskapets ansvarsområder) at formannskapet er kommunens eierorgan. Det vises blant annet til kommunestyret sak 102/2015. I "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune" fremgår det også: Kommunestyret er den formelle eieren av kommunens selskaper eller eierandeler i selskaper. Ved vedtak av 14. desember 2009 (sak 68/2009) har kommunestyret utpekt formannskapet som eierorgan på sine vegne. I praksis betyr det at alle saker som skal behandles av eieren legges frem for formannskapet til behandling, og i hovedsak også for endelig avgjørelse. Det LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 3

9 kan dreie seg om eierens forberedelse til generalforsamling/representantskap, kommunens eierstrategi for det aktuelle selskapet, prinsipielle problemstillinger oversendt fra selskapet til eierne for avklaring osv. I spørsmål som kjøp og salg av aksjer, etablering av nye selskap, vedtektsendringer av prinsipiell betydning mv. vil likevel kommunestyret være vedtaksmyndighet. Formannskapet blir i slike tilfeller forberedende organ som fremmer forslag (innstilling) til vedtak." Formannskapet behandler saker som gjelder eierskapet, blant annet ved behandling av årsrapport fra selskapet og ved å få orienteringer fra ordfører om møter i representantskapet Vurdering Prinsipp nr. 2 er etterlevd. Det vises til at formannskapet opptrer som kommunens eierorgan. 2.3 Prinsipp 3: Valgkomite Prinsippet Prinsipp 3 lyder: Fakta Det tilstrebes at alle selskap hvor kommunen er eier oppretter en egen valgkomité. Eierorganet velger en egen valgkomité bestående av tre medlemmer som så langt det er mulig bør reflektere eierorganets politiske sammensetning. Denne, eller de som valgkomiteen oppnevner, er eierorganets representant(er) i selskapenes valgkomiteer der kommunen er invitert til slik deltakelse. Valgkomiteen i Glitrevannverket er ensbetydende med representantskapet i selskapet. I representantskapet sitter ordførerne i de fire eierkommunene. I representantskap sak 04/16, saksframlegget, fremgår at "Representantskapet er selv valgkomite og fremmer sin innstilling i møtet". Protokoll fra representantskapsmøte , sak 04/16, viser representantskapets valg av styremedlemmer Vurdering Prinsipp nr. 3 er etterlevd. Glitrevannverket har en valgkomite, som utgjøres av represenantskapet, som er eierorganet i selskapet. Valgkomiteen har mer enn 3 medlemmer. Siden alle fire ordfører i eierkommunene er med i valgkomiteen, reflekterer valgkomiteen representantskapets politiske sammensetning. 2.4 Prinsipp 4: Retningslinjer for valgkomite Prinsippet Prinsipp 4 lyder: Ved utpeking av kandidater til selskapenes styrende organer skal valgkomiteen benytte de gjeldende retningslinjer LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 4

10 2.4.2 Fakta Kommunestyret i Lier har , i sak 52 vedtatt retningslinjer for styresammensetning for kommunalt eide selskaper. Retningslinjene ligger som vedlegg til kommunens "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune." Det fremgår av saken at i den utstrekning det er formelt og praktisk mulig legges retningslinjene til grunn også ved rekruttering av styremedlemmer i selskaper der Lier kommune ikke er majoritetseier. Retningslinjene er: 1. Styrets sammensetning skal til enhver tid hensynta selskapets situasjon og utfordringer basert på en analyse foretatt av valgkomitéen. 2. Styrets egenevaluering vurderes av valgkomitéen og vektlegges i beskrivelsen av ønsket kompetanse og egenskaper hos styremedlemmene. 3. Ved rekruttering av styremedlemmer skal valgkomitéen alltid sikre at styrets samlede kompetanse innen flg. områder er vurdert: a. Økonomiforståelse og økonomistyring b. Selskapsrett og ev. særskilte juridiske emner ut fra selskapets egenart c. Marked og konkurranseforhold d. Samfunnsansvar og omdømme 4. Valgkomitéen innhenter forslag til kandidater og foretar en individuell vurdering av dem basert på en beskrevet styreprofil. 5. Valgkomitéen sikrer at det ved behov gjennomføres samtaler med kandidater til styreverv for vurdering av kompetanse og egenskaper. Unntaksvis kan ekstern bistand benyttes ved slik vurdering. 6. Valgkomitéen skal sikre kjønnsbalanse i styrene gjennom sine forslag til kandidater. 7. Medlemmer av kommunestyret, utvalg eller råd skal ikke oppnevnes som kandidater til verv i selskapsstyrer. I sak 4/16 valgte representantskapet nye styremedlemmer. I saksframlegget til sak 4/16 er det gitt en oversikt over sammensetning av styrets medlemmer, hvilket år disse ble valgt til styret første og siste gang, og når de er på valg neste gang. Utover dette fremgår det ikke ytterligere informasjon av saksframlegget. Styre består per i dag av 5 medlemmer, hvor 3 er menn og 2 er kvinner, slik at kjønnsbalanse sikres. Det er i tillegg en valgt observatør fra de ansatte i selskapet. Ingen av styrets medlemmer er medlemmer av kommunestyret eller øvrige politiske utvalg i Lier kommune. I intervju er det opplyst om at retningslinjene for styresammensetning legges til grunn for valg av styremedlemmer, og at praksis i selskapet for valg av styremedlemmer oppleves å fungere godt. Sentralt for valgkomiteen er styrets egenevaluering, og orienteringen som styreleder gir til valgkomiteen vedrørende styrets kompetanse og behov for eventuelle endringer i styresammensetningen Vurdering Prinsipp nr. 4 er i det alt vesentlige fulgt. Retningslinjene for styresammensetning legges til grunn og følges med hensyn til retningslinjen pkt. 1-3 og 5-7. Det stilles imidlertid spørsmål ved om retningslinjen pkt. 4 er fulgt med heynd til anbefalingen om at en "beskrevet styreprofil" skal ligge til grunn for vurderingen av de individuelle kandidatene til styret. Det vises til at det i sak 4/16, hvor tre styremedlmemmer var på valg, ikke fremgår av protokoll eller saksframlegg at det er lagt fram en beskrevet styreprofil som grunnlag for vurderingen av kandidatene. I sak 4/16 var 3 styremedlemer på gjenvalg. De har vært i styret siden hhv. 2002, 2008 og Styremedlemmenes kompetanse og erfaring forutsettes derfor å være kjent for valgkomiteen og representantskapet. Konsekvensen av en eventuelt manglende beskrevet styreprofil bør derfor vurderes som liten ved valget. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 5

11 2.5 Prinsipp 5: Veileder til styremedlemmer Prinsippet Prinsipp 5 lyder: Fakta Alle styremedlemmer oppnevnt av Lier kommune skal motta kommunens veileder for styremedlemmer. Lier kommunestyret har vedtatt en "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune (sak 78/2014). Av intervju går frem at styrets leder og medlemmer ikke har mottatt veilederen fra kommunen. Etter oppstart av denne selskapskontrollen har styrets leder innhentet og gjennomgått veilederen fra kommunen. Veilederen i styrearbeid bygger blant annet på lov om interkommunale selskaper og alminnelige anerkjente prinsipper for styrearbeid (NUES, KS). Selv om ikke selve veiledningsdokumentet har vært gjennomgått tidligere, så er det opplyst i intervju at praksis for styrets arbeid i selskapet ikke avviker fra de premisser som fremgår av veilederen. I sak 102/2015 gis det en status mht. oppfølging av eierskapsprinsippene. Ift prinsipp nr. 5 fremgår det at "Styrelederne i de heleide selskapene har bekreftet at alle styremedlemmene har mottatt veilederen." Tilsvarende bekreftelse er ikke gitt for selskaper hvor Lier kommune er deleier, slik som i Glitrevannverket Vurdering Prinsipp nr. 5 er ikke fulgt. Vi viser til at styrets medlemmer ikke har mottatt veilederen. Selskapskontrollen gir ikke grunnlag for å ta stilling til om dette har gitt noen merkbare negative følger med hensyn til etterlevelse av prinsippene for styrearbeid nefelt i Lier kommunes veileder. 2.6 Prinsipp 6: Vedtekter Prinsippet Prinsipp 6 lyder: Fakta Vedtektene i selskapene skal være utformet slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. Glitrevannverket er et interkommunalt selskap og det er i lov om interkommunale selskaper ikke stilt krav om at det skal fastsettes vedtekter for slike selskap. Det er heller ikke laget vedtekter for selskapet. Selskapet har imidlertid en selskapsavtale, som er lovpålagt i lov om interkommunale selskaper 4. Selskapsavtalen 7 innebærer at representantskapet er selskapets øverste organ. I representantskapet sitter ordførere fra de fire eierkommunene. Selskapsavtalen 8 innebærer at representantskapet velger styret for selskapet, som igjen ansetter daglig leder. Representantskapet behandler og vedtar selskapets budsjett og regnskap, samt følger opp selskapets eierstrategi, vedtatt av kommunestyrene i eierkommunene. Det er vedtatt en eierstrategi for selskapet, som fastsetter hvordan den formelle eierstyringen skal skje og at eierstrategien skal revideres hvert 4 år ved starten av en ny valgperiode for å sikre politisk behandling av denne. Eierstrategien stiller krav til rapportering til representantskapet, slik at representantskapet får informasjon og underlag for å treffe beslutninger. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 6

12 Eierstrategien stiller også krav om at selskapet skal ha en selskapsstrategi, som er forankret i eierstrategien og som skal vedtas av representantskapet. Selskapet skal årlig rapportere på mål i selskapsrapporten Vurdering Prinsipp nr. 6 får ikke direkte anvendelse på interkommunale selskap som Glitrevannverket som er et IKS og som derfor ikke har formelle vedtekter. Samtidig er intensjonen med prinsipp nr. 6, å sikre eierstyringen, også relevant for interkommunale selskaper. Etter vår vurdering legger selskapsavtalen, eierstrategien og selskapsstrategien, samt kravene om rapportering, til rette for at Lier sine eierinteresser kan ivaretas i selskapet: Kommunens ordfører er kommunens eierrepresentant i representantskapet, som er det øverste organet i selskapet. Eierrepresentanten er gjennom deltakelse i valgkomite og representantskapet med å velge styre for selskapet, samt fastsetter de økonomiske rammene for drift og investeringer i selskapet. Styret ansetter daglig leder og følger opp denne. Kommunestyret har, sammen med øvrige eiere, lagt føringer og krav på selskapet gjennom eierskapsstrategien. Representantskapet har vedtatt mål for selskapet gjennom selskapstrategien. Målene skal være konistent med/ forankret i eierstrategien. Selskapet rapporterer årlig på mål til representantskap og eierkommunene. Oppsummert har Lier derfor lagt til rette for en styringsstruktur fra kommunestyre, via representantskapet, styret og daglig ledelse i selskapet, som etter vår vurdering gir tilstrekkelig eierstyring. 2.7 Prinsipp 7: Informasjonsutveksling Prinsippet Prinsipp 7 lyder: Fakta Alle selskaper skal ha retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. Informasjonsutveksling om selskapene mellom formannskapet (eierorganet) og ordfører (eierorganets representant) må tilpasses hvert selskap. Dette fordi kommunens eierandeler i selskapene og hvem de øvrige eierne er varierer fra selskap til selskap. Det foreligger ikke formelle retningslinjer for informasjonsutveksling mellom formannskapet og ordfører som eierrepresentant vedrørende Glitrevannverket IKS. Retningslinjer for informasjonsutveksling har vært tema i formannskapet. Der er behovet drøftet og det ligger nå til vurdering i administrasjonen for hvordan man kan tilrettelegge for en formell retningslinje. Det er uavhengig av formelle retningslinjer praksis for informasjonsutveksling mellom hhv. kommunestyret, formannskapet og ordfører som eierrepresentant. Ordføreren orienterer gjennom ordførerens informasjonskvarter på hvert kommunestyremøte om ulike aktiviteter og møter hun har deltatt på. Herunder informeres det også om deltakelse i representantskapsmøter for Glitrevannverket IKS når det er aktuelt. Formannskapet har et fast vår- og høstseminar som fungerer som informasjonsutvekslingspunkt. Kommunen ser behov for enda bedre informasjonsutveksling og har begynt å jobbe med dette. Et tiltak er å sette av nok tid til høst- og vårseminar for formannskapet. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 7

13 I starten av formannskapsmøter informerer ordfører om hvilke representantskapsmøter hun har deltatt på og hva som har blitt drøftet der dersom det antas å ha større interesse. Ordfører informere om hvilke selskaper hun skal møte i fremover. Årsrapporten fra Glitrevannverket behandles i formannskapet og kommunestyret. Årsrapporten brukes som grunnlag for mer formell informasjon mellom selskapet og eierorganet og inkluderer en drøfting og evaluering av selskapet. Ordfører har også dialog med styreleder i selskapet. At det bør være rutiner for informasjonsutveksling mellom selskapet og eierkommunen fremgår av "Veileder i styrearbeid for selskaper eid av Lier kommune" pkt 7.4 bokstav g). Her står det at ved utarbeidelse av eierstrategien for det enkelte selskap skal et av hovedpunktene vurderes å være "Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan." Vurdering Prinsipp nr. 7 er i det alt vesentlige fulgt. Det er en innarbeidet praksis for informasjonsutveksling mellom hhv. kommunestyret, formannskapet og ordfører. Det er etablert et kontaktutvalg for selskap og kommune for avklaring av eierrelaterte spørsmål mellom representantskapsmøter. Formuleringen av prinsippet gjennom bruk av begrepet " retningslinjer" indikerer at det bør være skriftlige/formelle retningslinjene for informajsonsutveksling. I dag foreligger det ikke skriftlige, formelle retningslinjer. Kommunen har til vurdering om retningslinjene bør formaliseres. 2.8 Prinsipp 8: Eierstrategi Prinsippet Prinsipp 8 lyder: Fakta Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. Det foreligger en eierskapstrategi for selskapet dater Eierstrategien ble vedtatt av kommunestyret i sak 2/2015. Eierstrategien inneholder: Formål med eierskapet Styring av Glitrevannverket Mandat og handlingsrom for Glitrevannverket I eierstrategien pkt 3.2 Forventninger og krav fra eierne, er det stilt krav om at selskapet utarbeider en selskapsstrategi, som skal forankre eierstrategien. "Glitrevannverket forventes å etablere en selskapsstrategi som forankrer eierstrategien." Det fremgår også at selskapet skal utarbeide en årlig selskapsrapport, som skal "rapportere i forhold til gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi. Selskapsrapporten skal særlig vise i hvilke grad Glitrevannverket oppfyller eiernes forventninger og selskapets egne mål, ( )" Selskapet har i tråd med eierstrategien utarbeidet en selskapsstrategi, som er vedtatt i representantskapet, selskapet og legger årleg fram årsrapporter. Selskapsstrategien er forankret i eierskapsstrategien og blir oppfattet av styreleder som tydelig og presis på hva som forventes av selskapet. Styrets medlemmer har kjennskap til eierstrategien og selskapstategien, ved at dokumentene er tatt opp og gjennomgått i styret. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 8

14 Intervjuer tegner et bildet av at styret, representantskapet og kommunens administrasjon oppleverer eierstrategien for Glitrevannverket som klar og presis Vurdering Prinsipp nr. 8 følges. Eierstrategien oppleves som klar og presis av eier og selskap. Eierstrategien er forankret hos styrets medlemmer både ved at styret har gjennomgått den, men også gjennom arbeid med selskapsstategi og årsrapport for selskapet, som evaluerer selskapets oppnåelse av målene i eierstategien. 2.9 Prinsipp 9: Kontroll- og evalueringssystem Prinsippet Prinsipp 9 lyder: For å sikre hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer, stiller kommunestyret ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett, ressurser til disposisjon for gjennomføring av kontrollutvalgets plan for selskapskontroll Fakta I kommunestyret sak 102/2015 er det gjort rede for status vedrørende oppfølgingen av kommunens eierskapsprinsipper. For prinsipp nr. 9 er det uttalt følgende: "Kontrollutvalget drøftet i møte 24. september 2015 omfanget av mulige kontroller i relevante selskaper, og hvilke beløp det kan være snakk om i løpet av Utvalget har meldt et samlet ressursbehov på kr , men kontrollutvalget ønsker å understreke at en ny plan for selskapskontroll kan medføre fornyet vurdering av ressursbehovet." For perioden er kontrollutvalgets vurdering at det er behov for kr for å gjennomføre plan for selskapskontroll. I planen er fem selskaper prioritert for kontroll i perioden For 2016 har kontrollutvalget et budsjett på kr , hvor av ca kr er disponert for selskapskontroll av to selskaper, bestilt i kontrollutvalgssak 32/ Vurdering Prinsipp nr. 9 er fulgt. Kommunestyret har stilt til rådighet for kontrollutvalget et budsjett som muliggjør gjennomføring av planlagte selskapskontroller i Prinsipp 10: Åpenhet Prinsippet Prinsipp 10 lyder: Fakta Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. Selskapet har en kommunikasjonsstrategi. Her fremgår mål for selskapets kommunikasjon og strategier for å oppfylle målene: Kommunikasjonsmål Glitrevannverkets kommunikasjonsarbeid skal være proaktivt og planmessig, og bygge opp under den tilliten vannverket har i regionen. Resultatmål: LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 9

15 Oppnå 10 oppslag/innslag i lokale og regionale medier i året Oppnå 1-2 oppslag/innslag i landsdekkende medier Årlig økning på 25 % i antall besøk på Glitrevannverkets nettsider i kommende fireårsperiode Minst 10 kvalifiserte søkere til hver ledig stilling Kommunikasjonsstrategi Bruke nettsiden glitre.no som hovedkanal for kommunikasjon om Glitrevannverket Bruke lokalmediene til å formidle kunnskap om viktigheten av vannets- og vannkildenes verdi Bruke kampanjer i sosiale medier for å kommunisere kunnskap om viktigheten og folkehelseperspektivet av godt, nok og sikkert vann, og for å mobilisere folk til å drikke mer vann Bruke møter og direkte dialog med grunneierne-, frilufts- og andre frivillige organisasjoner med interesser av aktivitet knyttet til Glitrevannverkets nedslagsfelt for å komme til enighet om hvordan vi i fellesskap best mulig kan ta vare på vannressursene våre Søke samarbeid med andre relevante aktører om kommunikasjonsarbeidet for å sikre effektivitet og gjennomføringskraft Invitere relevante målgrupper til våre anlegg, og gjennom vertskapsrollen bidra til å styrke kjennskap og skape tilhørighet til Glitrevannverket Selskapet publiserer informasjon om selskapets organisering, oppgaver og aktiviteter på nettsiden Selskapet deler også informasjon på selskapets Facebook side. Selskapet har en offentlig journal i papirformat (Excel) for inn- og utgående saksdokumenter, som oppdateres jevnlig, og som enhver kan be om innsyn i. Selskapet arbeider med å implementere ett nytt IKT-basert system for arkiv/journal ("Public 360") Vurdering Prinsipp 10 følges. Selskapet har mål og strategier for kommunikasjon og deler informasjon via flere kommunikasjonskanaler. Selskapet må som heleid offentlig selskap følge offentlighetsloven. Et av kravene her er at selskapet skal ha en postliste/journal, slik at enhver kan få innsyn i saker i selskapet. Selskapet har en slik postliste/journal Prinsipp 11: Informasjon til eier Prinsippet Prinsipp 12 lyder: Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen Fakta Formell rapportering skjer gjennom årsregnskap - og beretning til representantskapet, og gjennom selskapsrapport til eierkommunene via representantskapet. Styreleders kontakt med eier skjer i møtene i representantskapet ved at gis en generell orientering om relevante forhold i den daglig drift. I forkant av hvert representantskapsmøte møtes leder av representantskapet og styreleder for å forberede møtene (dagsorden mm). Styreleder orienterer kommunenes eierorganer på forespørsel. Det er også utarbeidet instruks for daglig leder. Stillingsinstruksen til daglig leder viser at daglig leder skal rapporterer til og forholde seg til styret i selskapet. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 10

16 Daglig leders kontakt med eier er regulert av eierstrategien. Glitrevannverket sin eierstrategi stiller i kap. 2 Styring av Glitrevannverket krav om at "Rådmennene i hver eierkommune skal utpeke én kontaktperson i kommunenes administrasjon som skal utgjøre Glitrevannverkets kontaktutvalg for eierrelaterte spørsmål. Formålet med kontaktutvalget er å tilrettelegge for løpende faglig gjennomgang av saker, før de behandles av representantskapet." Selskapet har etablert kontaktutvalget og har derfor en "kanal" for gjensidig informasjon/kontakt mellom eierkommunene og selskapet på administrativt nivå. Kommunalsjef konserntjenester og styring deltar i kontaktutvalget og er ansvarlig på rådmannens vegne. Styreleder og daglig leder holdes hverandre gjensidig orientert om innhold i kontakter med eierkommunene. Intervjuer tegner et klart bilde av at kommunikasjonslinjene mellom eierorgan, eierrepresentant, kommuneadministrasjonen og selskap er avklarte og følges i praksis Vurdering Prinsipp nr. 11 følges. Informasjon fra selskap til eierkommunen gis gjennom selskapets ledelse, representert ved daglig leder og styreleder. Det er rutiner for kommunikasjonen, og rutinene etterleves og fungerer godt i praksis Prinsipp 12: Årlig vurdering Prinsippet Prinsipp 12 lyder: Fakta Utøvelsen av kommunens eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med selskapene, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. Kommunestyret har vurdert kommunens eiersskap i sak 102/2015 Resultatene av Lier kommunes eierskap (E). Tilsvarende behandlet kommunstyret i 2014 en sak om kommunes eierskap. I saksutredningen, som ligger til grunn for vedtaket i sak 102/2015, er det redegjort genrelt for status i forhold til alle selskapene kommunen eier: Nøkkeltall for selskapene Eierskapsprinsippene og status vedrørende oppfølging av disse Begrunnelse for kommunalt eierskap i selskapene Eierskapsstrategi Kommunens eierposter i selskapene Resultat av eierskapet basert på regnskapstall 2014 En oppsummering av resultatene av eierskapet generelt (her omtales ikke Glitrevannverket særskilt) Presentasjonen gir en omtale av formålet med selskapet, innholdet i eierstrategien, økonomisk resultat, styresammensetning, styregodtgjørelse, samt en vurdering av den økonomiske situasjonen i selskapet. I tertialrapporteringen i kommunen er nøkkeltall for selskaper kommunen eier inkludert i rapporteringen. Styret i Glitrevannverket utarbeider årlig en selskapsrapport (årsrapport), som oversendes kommunen. Selskapsrapporten rapportere på måloppnåelse ift eierens mål med selskapet. Rapporten blir lagt frem for og behandlet i formannskapet og kommunestyret. Det vises til kommunestyrets sak 38/16, melding nr. 19. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 11

17 Vurdering Prinsipp nr. 12 følges. Kommunestyret gjør en felles vurdering av eierskapet for alle selskap (felles sak) hvert år. Kommunestyret gjør vurderingen ut fra eierskapsprinsippene, og basert på regnskapstall for selskapene. Formannskapet og kommunestyret får i tillegg forelagt seg årsrapport fra selskapet, hvor selskapet rapportere på oppnåelse av eiernes mål Prinsipp 13: Forankring av eierskap Prinsippet Prinsipp 13 lyder: Fakta Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger. Kommunestyret har vurdert kommunens eierskap i sak 102/2015. Saken gir en omtale av nøkkeltall i selskapet. Formannskap og kommunestyret får seg også forelagt årsrapport fra selskapet. Omdannelsen av selskapet til et IKS i 2002 er behandlet og vedtatt i kommunestyret Vurdering Prinsipp nr. 13 følges. Både etableringen av Glitrevannverket IKS og meldinger om selskaper er lagt fram for og forankret i kommunestyret. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 12

18 3. Høring Rapportutkastet har vært på høring til styreleder i selskapet, ordfører i kommunen og rådmannen i kommunen. Rapporten ble sendt på høring den Høringsfristen var Styreleder i Glitrevannverket har noen kommentarer til rapporten som er vist under. I forhold til kommentaren i fjerde avsnitt har vi presisert styrelederspoeng i sammendraget av rapporten. 3.1 Uttalelse fra Glitrevannverket Som styreleder i Glitrevannverket IKS har jeg fått utkast til «Rapport etter selskapskontroll, Lier kommune, januar 2017» til gjennomsyn. Fremstillingen fremstår for meg som systematisk og oversiktlig og jeg har ingen kommentarer. Jeg nevner dog at mht rapportens pkt vil gjeldende selskapsavtale ha samme innhold til ev. vedtekter ville hatt. Jeg kan derfor ikke se behovet for vedtekter. For øvrig har jeg en generell betraktning til din refleksjon og evt. justering av innholdet. Generelt vil det være et naturlig bakteppe for kontrollen at eierskapsprinsippene man skal kontrollere oppfølgingen av, ikke er felles prinsipper for alle de fire eierne. Prinsippene er rett nok relativt almene, men i mangel av felles prinsipper for eierne må Lier kommune ikke forledes til å tro at Liers prinsipper kan gjøres gjeldende fullt ut. Prinsippene må i minoritetsposisjon anvendes med skjønn og i samråd med de øvrige eierne. Jeg kan dog ikke se at dette innebærer noen praktiske problem for utøvelsen av virksomheten i selskapet. Min vurdering er at eiere, styret og administrasjon er samordnet i syne synspunkter på dette punkt. Både punkt 4 og 5 er eksempler på dette poenget. Jeg takker for en ryddig prosess. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 13

19 Vedlegg 1 Dokumentasjon Stilling, navn, e-post og tlf. til kommunens eierrepresentanter i VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, samt informasjon om hvilke selskapsorganer de sitter i. Dokumentasjon på at det før selskapsdannelse av VIVA IKS og Glitrevannverket er gjort en vurdering av selskapsformen vurderes. Inkl. dokumentasjon på at det er gjort en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal etatsorganisering. Informasjon om formannskapet er Lier kommunes eierorgan, eller om andre organ/enheter har denne funksjonen Dokumentasjon på valgkomite opprettet for VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, informasjon om hvem som har valgt valgkomiteen og informasjon om sammensetning av valgkomiteen (antall, navn, kontaktinformasjon, politisk tilhørighet) Vedtektene til VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, og informasjon om hvordan utformingen av vedtektene sikrer tilstrekkelig eierstyring Retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representanter i VIVA IKS og Glitrevannverket IKS Eierstrategi for VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, og informasjon om hvordan eierstrategien er forankret hos det enkelte styremedlem i de to selskapene. Dokumentasjon på at utøvelsen av kommunens eierskap er vurdert hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål med VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, fastsatt i eierstrategiene og vedtektene. Dokumentasjon på retningslinjer som skal benyttes av valgkomiteen ved utpeking av kandidater til styrende organer i VIVA IKS og Glitrevannverket IKS Dokumentasjon på at det er opprettet hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for VIVA IKS og Glitrevannverket IKS, og de to selskapenes styrer. Informasjon om hvordan disse systemene også ivaretar hensynet til så vel selskapenes egne valgte revisor som kommunens eget kontrollutvalg. Dokumentasjon på at eierskap er tatt opp og behandlet i kommunestyret, gjennom f.eks. vedtak og meldinger som gjelder VIVA IKS og Glitrevannverket IKS. Selskapets vedtekter Eierstrategi for selskapet Dokumentasjon på kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer. Dokumentasjon på hvordan disse systemene skal ivareta hensynet til selskapenes egen valgte revisor og kommunens kontrollutvalg. Dokumentasjon på hvordan selskapet legger til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessige hensyn ikke er unntatt offentlighet. Dokumentasjon på eller informasjon om hvordan det sikres at informasjon fra selskapet til eier skjer gjennom selskapsledelsen. LIER KOMMUNE, SELSKAPSKONTROLL 14

20 Kontakt oss Ole Willy Fundingsrud Direktør T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no kpmg.no 2017 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. This proposal is made by KPMG AS, a limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative, and is in all respects subject to the negotiation, agreement, and signing of a specific engagement letter or contract. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.